Se scrivete documenti, questo articolo vi sarà molto utile. Imparerete a inserire un indice nel vostro documento, a modificarlo e ad aggiornarlo in pochi clic. Inoltre, vi mostrerò come dare al vostro documento un aspetto gradevole utilizzando gli stili di intestazione integrati in Word e l'opzione di elenco a più livelli.

Sono sicuro che tutti coloro che stanno leggendo questo articolo hanno avuto a che fare almeno una volta nella vita con un documento molto lungo in Microsoft Word. Potrebbe trattarsi di un documento accademico o di una lunga relazione. A seconda del progetto, potrebbe essere lungo decine o addirittura centinaia di pagine! Quando si ha un documento così grande, con capitoli e sottocapitoli, risulta molto difficile navigare all'interno del documento.Fortunatamente, Word consente di creare un indice, che facilita il riferimento alle sezioni pertinenti del documento, ed è quindi un'operazione indispensabile per chi scrive documenti.

Potreste creare un indice manualmente, ma sarebbe una vera perdita di tempo. Lasciate che Word lo faccia automaticamente per voi!

In questo post vi mostrerò come creare un indice in Word in modo automatico e come aggiornarlo in pochi clic. Utilizzerò Word 2013 ma è possibile utilizzare esattamente lo stesso metodo in Word 2010 o Word 2007 .

Dare al documento un aspetto gradevole

Stili di intestazione

Il segreto per creare una pagina di contenuto facile e veloce è utilizzare gli stili di intestazione integrati di Word ( Rubrica 1 , Rubrica 2 ecc.) per i titoli (capitoli) e i sottotitoli (sottocapitoli) del documento. Non preoccupatevi se non li avete ancora usati, vi mostrerò come funziona con il testo normale.

• Evidenziate il titolo o il testo che volete sia il titolo della vostra prima sezione principale.
• Vai al sito CASA nella barra multifunzione
• Ricerca del Stili gruppo
• Scegliere Rubrica 1 dal gruppo

Ora avete assegnato la prima sezione principale del vostro documento. Continuate a scorrere il testo e a selezionare i titoli delle sezioni principali. Applicate il simbolo " Rubrica 1 "Questi titoli appariranno nell'indice come titoli delle sezioni principali.

Quindi, definire le sezioni secondarie all'interno di ogni capitolo primario e applicare il criterio " Rubrica 2 " ai sottotitoli di queste sezioni.

Se si desidera porre l'accento su alcuni paragrafi all'interno delle sezioni secondarie, è possibile selezionare i titoli per essi e applicare il simbolo " Rubrica 3 "È inoltre possibile sfruttare lo stile " Rubrica 4-9 " per creare livelli di intestazione aggiuntivi.

Elenco multilivello

Voglio che il mio indice sia più presentabile, quindi aggiungerò uno schema di numerazione ai titoli e ai sottotitoli del mio documento.

• Evidenziare il primo titolo principale.
• Trovate il gruppo Paragrafo nella scheda HOME della barra multifunzione.
• Fare clic sul pulsante Elenco multilivello nel gruppo
• Selezionate lo stile dalle opzioni della Libreria di elenchi

Ecco il numero del mio primo titolo principale!

Ripetete l'operazione per gli altri titoli principali, ma ora, quando il numero appare accanto al titolo, fate clic sul riquadro luminoso e scegliete "Continua numerazione": i numeri aumenteranno.

Per quanto riguarda i sottotitoli, evidenziatene uno, premete il tasto TAB sulla tastiera e poi scegliete la stessa opzione Elenco multilivello. I sottotitoli delle sezioni secondarie verranno disegnati con numeri come 1.1, 1.2, 1.3, ecc. come nella schermata qui sotto. Potete anche scegliere un'altra opzione per farli apparire in modo diverso.

Continuate a far girare la palla in tutto il documento per tutte le vostre sezioni :-)

Perché dovrei usare gli stili di intestazione?

Da un lato, gli stili di intestazione semplificano notevolmente il lavoro e presentano il documento in modo strutturato; dall'altro, quando inserisco un indice, Word cerca automaticamente le intestazioni e visualizza un indice basato sul testo contrassegnato da ciascuno stile. In seguito posso anche utilizzare queste intestazioni per aggiornare l'indice.

Creare un indice di base

Ora ho il mio documento ben preparato con i titoli come Titolo 1 e i sottotitoli come Titolo 2. È ora di lasciare che Microsoft Word faccia la sua magia!

• Posizionate il cursore nel punto in cui volete che appaia l'indice nel documento.
• Passare alla sezione RIFERIMENTI nella barra multifunzione
• Fare clic sul pulsante Indice dei contenuti nella sezione Indice dei contenuti gruppo
• Scegliere una delle opzioni " Automatico " stili di contenuto elencati

Ecco a voi! Il mio indice si presenta così:

L'indice crea anche dei collegamenti per ogni sezione, consentendo di navigare verso le diverse parti del documento. È sufficiente tenere premuto il tasto Ctrl sulla tastiera e fare clic per passare a qualsiasi sezione.

Modificare l'indice dei contenuti

Se non si è soddisfatti dell'aspetto dell'indice, è sempre possibile modificarne le radici e i rami. Per farlo, è necessario aprire la finestra di dialogo Indice.

• Fare clic all'interno dell'indice.
• Vai a RIFERIMENTI -> Sommario .
• Selezionare la voce " Indice personalizzato... " dal menu a discesa del pulsante.

Viene visualizzata la finestra di dialogo che mostra il Indice dei contenuti dove è possibile personalizzare lo stile e l'aspetto dell'indice.

Se si desidera modificare l'aspetto del testo dell'indice (il carattere, la dimensione, il colore, ecc.), è necessario seguire i passaggi indicati di seguito nella finestra di dialogo Indice.

• Assicuratevi di aver scelto " Da Template " nel Formati scatola
• Fare clic sul pulsante Modificare in basso a destra per aprire la seguente finestra

Viene visualizzata la finestra di dialogo Modifica stile:

• Modificare la formattazione e fare clic su OK
• Selezionare un altro stile da modificare e ripetere
• Una volta completata la modifica, fare clic su OK per uscire
• Cliccare OK per sostituire l'indice

Aggiornare un indice

L'indice è un campo, non un testo normale, e per questo motivo non si aggiorna automaticamente.

Una volta apportate le modifiche alla struttura del documento, è necessario aggiornare personalmente l'indice. Per eseguire l'aggiornamento:

• Fare clic su un punto qualsiasi dell'indice
• Premere F9 o il tasto Tabella di aggiornamento nel controllo del contenuto (o nella finestra di dialogo RIFERIMENTI scheda)
• Utilizzare il Aggiornamento dell'indice per scegliere cosa aggiornare
• Cliccare OK

È possibile scegliere di aggiornare solo numeri di pagina , o il intero tavolo È una buona idea scegliere sempre". Aggiornare l'intera tabella "Aggiornate sempre l'indice prima di inviare o stampare il documento, in modo da includere le modifiche apportate.

Non importa quanto sia grande il vostro documento, potete vedere che non c'è nulla di complicato nel creare un indice. Il modo migliore per imparare a creare/aggiornare un indice è sperimentarlo! Prendetevi un po' di tempo per seguire il processo e creare il vostro indice personale.