Якщо ви пишете документи, ця стаття буде дуже корисною для вас. Ви дізнаєтесь, як вставити зміст у свій документ, змінювати та оновлювати його всього за кілька кліків. Також я покажу вам, як зробити ваш документ гарним за допомогою вбудованих стилів заголовків та багаторівневих списків Word.

Я впевнений, що кожному, хто зараз читає цю статтю, хоча б раз у житті доводилося мати справу з дуже довгим документом в Microsoft Word. Це може бути наукова робота або великий звіт. Залежно від проекту, він може налічувати десятки, а то й сотні сторінок! Коли у вас є такий великий документ з розділами і підрозділами, то орієнтуватися в ньому виявляється дуже складно.На щастя, Word дозволяє створювати зміст, що дозволяє легко посилатися на відповідні розділи документа, а тому є обов'язковим завданням для укладачів документів.

Ви можете створити зміст вручну, але це буде справжньою тратою часу. Дозвольте Word зробити це автоматично за вас!

У цьому пості я покажу вам, як створити зміст в Word в автоматичному режимі, а також як оновити його всього в кілька кліків. Я буду використовувати Word 2013 але ви можете використовувати точно такий же метод в Word 2010 або Word 2007 .

Зробіть так, щоб ваш документ виглядав добре

Стилі заголовків

Ключ до швидкого і простого створення сторінки змісту - використання вбудованих стилів заголовків Word ( Розділ 1 , Розділ 2 і т.д.) для заголовків (розділів) і підзаголовків (підпунктів) вашого документа. Не хвилюйтеся, якщо ви ще не використовували їх, я покажу вам, як це працює зі звичайним текстом.

• Виділіть заголовок або текст, який ви хочете зробити заголовком вашого першого основного розділу
• Перейдіть на сторінку ГОЛОВНА вкладка в Стрічці
• Шукайте на сайті Стилі група
• Обирайте Розділ 1 з групи

Отже, ви призначили перший основний розділ вашого документа. Продовжуйте прокручувати текст і вибирати заголовки основних розділів. Застосуйте кнопку " Розділ 1 "Вони з'являться у вашому змісті як заголовки основних розділів.

Далі визначте вторинні розділи в межах кожного первинного розділу і застосуйте " Розділ 2 " до підзаголовків цих розділів.

Якщо ви хочете зробити акцент на деяких абзацах в межах другорядних розділів, то ви можете виділити для них заголовки і застосувати символ " Розділ 3 "Ви також можете скористатися стилем " Розділ 4-9 " для створення додаткових рівнів заголовків.

Багаторівневий лістинг

Я хочу, щоб мій зміст був більш презентабельним, тому я збираюся додати нумерацію до заголовків і підзаголовків мого документа.

• Виділіть перший основний заголовок.
• Знайдіть групу Абзац на вкладці ГОЛОВНЕ в Стрічці
• Натисніть кнопку Багаторівневий список в групі
• Виберіть стиль з опцій бібліотеки списків

Ось і номер мого першого головного титулу!

Пройдіть по колу для інших основних заголовків, але тепер, коли поруч із заголовком з'явиться цифра, натисніть на блискавку і виберіть "Продовжити нумерацію". Це призведе до того, що цифри піднімуться вгору.

Що стосується субтитрів, виділіть один з них, натисніть клавішу TAB на клавіатурі, а потім виберіть ту саму опцію "Багаторівневий список". Він оформить субтитри другорядних розділів цифрами 1.1, 1.2, 1.3 і т.д., як на скріншоті нижче. Ви також можете вибрати інший варіант, щоб вони виглядали по-іншому.

Продовжуйте роботу над документом для всіх своїх розділів :-)

Навіщо використовувати стилі заголовків?

З одного боку, стилі заголовків значно спрощують мою роботу і представляють мій документ у структурованому вигляді. З іншого боку, коли я вставляю зміст, Word автоматично шукає ці заголовки і відображає зміст на основі тексту, який я позначив кожним стилем. Пізніше я також можу використовувати ці заголовки для оновлення змісту.

Створення базового змісту

Тепер у мене є добре підготовлений документ із заголовками в заголовку 1 і підзаголовками в заголовку 2. Настав час дозволити Microsoft Word творити свою магію!

• Встановіть курсор в тому місці документа, де ви хочете, щоб зміст з'явився в документі
• Перейти до розділу ЛІТЕРАТУРА вкладка в Стрічці
• Натисніть на кнопку Зміст кнопку в розділі Зміст група
• Оберіть один з варіантів " Автоматичний " перераховані стилі змісту

Ось, будь ласка, мій зміст виглядає так:

Зміст також створює посилання для кожного розділу, що дозволяє переходити до різних частин документа. Просто утримуйте клавішу Ctrl на клавіатурі і клацніть, щоб перейти до будь-якого розділу.

Змінити зміст

Якщо Вас не влаштовує зовнішній вигляд змісту, Ви завжди можете змінити його корінь і гілки. Для цього необхідно відкрити діалогове вікно Зміст.

• Клацніть у змісті.
• Перейдіть до СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ - Зміст .
• Виберіть кнопку " Нестандартний зміст... " у випадаючому меню кнопки.

З'явиться діалогове вікно, в якому буде відображено Зміст вкладка, де ви можете налаштувати стиль та зовнішній вигляд вашого змісту.

Якщо Ви бажаєте змінити вигляд тексту у змісті (шрифт, розмір шрифту, колір тощо), Вам необхідно виконати наведені нижче дії у діалоговому вікні "Зміст".

• Переконайтеся, що ви обрали " З шаблону " в Формати ящик
• Натисніть на кнопку Змінити внизу праворуч, щоб відкрити наступне вікно

З'явиться діалогове вікно Змінити стиль:

• Внесіть зміни в форматування і натисніть ГАРАЗД.
• Виберіть інший стиль для зміни та повторення
• Після завершення редагування натисніть ГАРАЗД. на виїзд
• Натисніть ГАРАЗД. на заміну змісту

Оновити зміст

Зміст - це поле, а не звичайний текст. З цієї причини він не оновлюється автоматично.

Після внесення будь-яких змін до структури документа необхідно самостійно оновити зміст. Виконати оновлення:

• Клацніть в будь-якому місці змісту
• Натисніть F9 або клавішу Актуалізація таблиці в управлінні контентом (або на сторінці ЛІТЕРАТУРА вкладка)
• Скористайтеся кнопкою Оновлення змісту діалогове вікно для вибору, що оновлювати
• Натисніть ГАРАЗД.

Ви можете оновити тільки номери сторінок або вся таблиця Завжди є сенс обирати" Оновити всю таблицю " у випадку, якщо ви внесли будь-які інші зміни. Завжди оновлюйте зміст перед розсилкою або друком документа, щоб включити в нього всі зміни.

Незалежно від того, наскільки великий ваш документ, ви можете побачити, що в створенні змісту немає нічого складного. Найкращий спосіб навчитися створювати / оновлювати зміст - це поекспериментувати з цим! Витратьте трохи часу, щоб пройти через цей процес і створити свій власний зміст.