Jos kirjoitat asiakirjoja, tämä artikkeli on sinulle erittäin hyödyllinen. Opit, miten sisällysluettelon voi lisätä asiakirjaan, muokata ja päivittää sitä muutamalla napsautuksella. Näytän myös, miten saat asiakirjastasi hyvän näköisen käyttämällä Wordin sisäänrakennettuja otsikkotyylejä ja monitasoisen luettelon vaihtoehtoa.

Olen varma, että jokainen, joka lukee tätä artikkelia juuri nyt, on ainakin kerran elämässään joutunut käsittelemään todella pitkää asiakirjaa Microsoft Wordissa. Se voi olla akateeminen tutkielma tai pitkä raportti. Projektista riippuen se voi olla kymmeniä tai jopa satoja sivuja pitkä! Kun sinulla on näin suuri asiakirja, jossa on lukuja ja alalukuja, on hyvin vaikeaa navigoida asiakirjassa...Onneksi Wordissa voit luoda sisällysluettelon, jonka avulla on helppo viitata asiakirjan olennaisiin osiin, ja siksi se on asiakirjan kirjoittajien pakollinen tehtävä.

Sisällysluettelon voisi luoda manuaalisesti, mutta se olisi todellista ajanhukkaa. Anna Wordin tehdä se automaattisesti puolestasi!

Tässä viestissä näytän, miten voit luoda sisällysluettelon Wordissa automaattisesti ja päivittää sen muutamalla napsautuksella. Käytän apuna Word 2013 , mutta voit käyttää täsmälleen samaa menetelmää osoitteessa Word 2010 tai Word 2007 .

Tee asiakirjastasi hyvän näköinen

Otsikkotyylit

Avain nopean ja helpon sisältösivun luomiseen on käyttää Wordin sisäänrakennettuja otsikkotyylejä ( Otsake 1 , Otsake 2 , jne.) asiakirjasi otsikoille (luvuille) ja väliotsikoille (alaluvuille). Älä huoli, jos et ole vielä käyttänyt niitä, näytän sinulle, miten se toimii tavallisen tekstin kanssa.

• Korosta otsikko tai teksti, jonka haluat ensimmäisen pääosan otsikoksi.
• Mene osoitteeseen HOME välilehti nauhassa
• Etsi Tyylit ryhmä
• Valitse Otsake 1 ryhmästä

Nyt olet siis määrittänyt asiakirjasi ensimmäisen pääjakson. Jatka eteenpäin! Jatka tekstin selaamista ja valitse pääjaksojen otsikot. Käytä " Otsake 1 " -tyyliä näihin otsikoihin. Ne näkyvät sisällysluettelossasi tärkeimpien osioiden otsikoina.

Määrittele seuraavaksi kunkin ensisijaisen luvun sisällä olevat toissijaiset jaksot ja sovella " Otsake 2 " -tyyliä näiden osioiden tekstityksiin.

Jos haluat painottaa joitakin kohtia toissijaisissa osioissa, voit valita niiden otsikot ja soveltaa " Otsake 3 " -tyyliä näihin otsikoihin. Voit myös hyödyntää " Otsake 4-9 " -tyylejä ylimääräisten otsikkotasojen luomista varten.

Monitasoinen listaus

Haluan, että sisällysluettelostani tulee edustavampi, joten aion lisätä asiakirjani otsikoihin ja väliotsikoihin numerointijärjestelmän.

• Korosta ensimmäinen pääotsikko.
• Etsi nauhan HOME-välilehden Paragraph-ryhmä.
• Napsauta monitasoinen luettelo -painiketta ryhmässä
• Valitse tyyli List Library -luettelon vaihtoehdoista

Täältä tulee ensimmäisen pääotsikkoni numero!

Kierrä muut pääotsikot, mutta nyt kun numero ilmestyy otsikon viereen, napsauta salamalaatikkoa ja valitse "Jatka numerointia". Se saa numerot nousemaan.

Mitä tulee tekstityksiin, korosta yksi, paina näppäimistön TAB-painiketta ja valitse sitten sama Multilevel List -vaihtoehto. Se muotoilee toissijaisten osioiden tekstitykset numeroilla kuten 1.1, 1.2, 1.3 jne. kuten alla olevassa kuvakaappauksessa. Voit myös valita toisen vaihtoehdon, jotta ne näyttävät erilaisilta.

Pidä pallo liikkeessä koko asiakirjan ajan kaikkien osioiden osalta. :-)

Miksi minun pitäisi käyttää otsikkotyylejä?

Yhtäältä otsikkotyylit helpottavat huomattavasti työtäni ja esittävät asiakirjani jäsennellysti. Toisaalta, kun lisään sisällysluettelon, Word etsii automaattisesti nämä otsikot ja näyttää sisällysluettelon sen tekstin perusteella, jonka olen merkinnyt kullakin tyylillä. Myöhemmin voin myös käyttää näitä otsikoita sisällysluettelon päivittämiseen.

Perussisällysluettelon luominen

Nyt minulla on asiakirjani hyvin valmisteltuna otsikot otsikkona 1 ja tekstitykset otsikkona 2. Nyt on aika antaa Microsoft Wordin tehdä taikansa!

• Aseta kursori kohtaan, jossa haluat sisällysluettelon näkyvän asiakirjassa.
• Siirry kohtaan VIITTEET välilehti nauhassa
• Napsauta Sisällysluettelo painiketta Sisällysluettelo ryhmä
• Valitse yksi " Automaattinen " Sisällysluettelon tyylit lueteltu

Ole hyvä! Sisällysluetteloni näyttää tältä:

Sisällysluettelo luo myös linkkejä kuhunkin osioon, jolloin voit siirtyä asiakirjan eri osiin. Pidä näppäimistön Ctrl-näppäintä painettuna ja siirry mihin tahansa osioon napsauttamalla sitä.

Muokkaa sisällysluetteloa

Jos et ole tyytyväinen sisällysluettelon ulkoasuun, voit aina muuttaa sen juurta ja haaraa. Voit tehdä niin avaamalla Sisällysluettelo-valintaikkunan.

• Napsauta sisällysluetteloa.
• Siirry osoitteeseen VIITTEET -> Sisällysluettelo .
• Valitse " Mukautettu sisällysluettelo... " -komentoa painikkeen pudotusvalikosta.

Valintaikkuna tulee näkyviin ja näyttää Sisällysluettelo välilehti, jossa voit mukauttaa sisällysluettelon tyyliä ja ulkoasua.

Jos haluat muuttaa sisällysluettelon tekstin ulkoasua (fonttia, fonttikokoa, väriä jne.), sinun on noudatettava alla olevia ohjeita sisällysluettelo -valintaikkunassa.

• Varmista, että olet valinnut " From Template " in the Muodot laatikko
• Napsauta Muokkaa painiketta oikeassa alakulmassa avataksesi seuraavan ikkunan.

Muokkaa tyyliä -valintaikkuna tulee näkyviin:

• Tee muutoksia muotoiluun ja napsauta OK
• Valitse toinen muokattava tyyli ja toista
• Kun olet saanut muokkauksen valmiiksi, napsauta OK poistua
• Klikkaa OK sisällysluettelon korvaaminen

Sisällysluettelon päivittäminen

Sisällysluettelo on kenttä, ei tavallista tekstiä, joten se ei päivity automaattisesti.

Kun teet muutoksia asiakirjan rakenteeseen, sinun on päivitettävä sisällysluettelo itse. Päivitys suoritetaan seuraavasti:

• Napsauta mitä tahansa kohtaa sisällysluettelossa
• Paina F9 tai Päivitä taulukko painiketta sisällönohjaimessa (tai VIITTEET välilehti)
• Käytä Sisällysluettelon päivitys valintaikkunassa voit valita, mitä päivitetään
• Klikkaa OK

Voit valita päivityksen vain sivunumerot , tai koko taulukko . On aina hyvä idea valita " Päivitä koko taulukko ", jos olet tehnyt muita muutoksia. Päivitä sisällysluettelo aina ennen asiakirjan lähettämistä tai tulostamista, jotta kaikki muutokset tulevat mukaan.

Riippumatta siitä, kuinka suuri asiakirjasi on, näet, ettei sisällysluettelon luominen ole mitenkään monimutkaista. Paras tapa oppia, miten sisällysluettelo luodaan / päivitetään, on kokeilla sitä! Ota aikaa käydä läpi prosessi ja luoda oma sisällysluettelosi.