Αν είστε συγγραφέας εγγράφων, αυτό το άρθρο θα σας φανεί πολύ χρήσιμο. Θα μάθετε πώς να εισάγετε έναν πίνακα περιεχομένων στο έγγραφό σας, να τον τροποποιείτε και να τον ενημερώνετε με λίγα μόνο κλικ. Επίσης, θα σας δείξω πώς να κάνετε το έγγραφό σας να φαίνεται όμορφο χρησιμοποιώντας τα ενσωματωμένα στυλ επικεφαλίδων του Word και την επιλογή λίστας πολλαπλών επιπέδων.

Είμαι βέβαιος ότι όλοι όσοι διαβάζουν αυτό το άρθρο αυτή τη στιγμή είχαν να αντιμετωπίσουν ένα πραγματικά μεγάλο έγγραφο στο Microsoft Word τουλάχιστον μία φορά στη ζωή τους. Θα μπορούσε να είναι μια ακαδημαϊκή εργασία ή μια μακροσκελής έκθεση. Ανάλογα με το έργο, μπορεί να είναι δεκάδες ή και εκατοντάδες σελίδες! Όταν έχετε ένα τόσο μεγάλο έγγραφο με κεφάλαια και υποκεφάλαια αποδεικνύεται πολύ δύσκολο να πλοηγηθείτε στο έγγραφοαναζητώντας τις απαραίτητες πληροφορίες. Ευτυχώς, το Word σας επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων, καθιστώντας εύκολη την αναφορά στα σχετικά τμήματα του εγγράφου σας, και ως εκ τούτου είναι μια εργασία που πρέπει να κάνουν οι συντάκτες εγγράφων.

Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων χειροκίνητα, αλλά θα ήταν πραγματική σπατάλη χρόνου. Αφήστε το Word να το κάνει αυτόματα για εσάς!

Σε αυτή τη δημοσίευση θα σας δείξω πώς να δημιουργήσετε έναν πίνακα περιεχομένων στο Word με αυτόματο τρόπο και επίσης πώς να τον ενημερώσετε με λίγα μόνο κλικ. Θα χρησιμοποιήσω Word 2013 , αλλά μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ακριβώς την ίδια μέθοδο στο Word 2010 ή Word 2007 .

Κάντε το έγγραφό σας να φαίνεται καλό

Στυλ επικεφαλίδων

Το κλειδί για τη δημιουργία μιας γρήγορης και εύκολης σελίδας περιεχομένων είναι η χρήση των ενσωματωμένων στυλ επικεφαλίδων του Word ( Επικεφαλίδα 1 , Επικεφαλίδα 2 , κ.λπ.) για τους τίτλους (κεφάλαια) και τους υπότιτλους (υποκεφάλαια) του εγγράφου σας. Μην ανησυχείτε αν δεν τα έχετε χρησιμοποιήσει ακόμη, θα σας δείξω πώς λειτουργεί με κανονικό κείμενο.

• Επισημάνετε τον τίτλο ή το κείμενο που θέλετε να είναι ο τίτλος της πρώτης κύριας ενότητάς σας.
• Πηγαίνετε στο HOME στην Κορδέλα
• Αναζήτηση για το Στυλ ομάδα
• Επιλέξτε Επικεφαλίδα 1 από την ομάδα

Έτσι, τώρα έχετε ορίσει την πρώτη κύρια ενότητα του εγγράφου σας. Συνεχίστε! Συνεχίστε την κύλιση του κειμένου και επιλέξτε τους τίτλους των κύριων ενοτήτων. Εφαρμόστε το " Επικεφαλίδα 1 "Θα εμφανιστούν στον πίνακα περιεχομένων σας ως τίτλοι των κύριων ενοτήτων.

Στη συνέχεια, ορίστε τα δευτερεύοντα τμήματα μέσα σε κάθε πρωτεύον κεφάλαιο και εφαρμόστε το " Επικεφαλίδα 2 " στους υπότιτλους αυτών των τμημάτων.

Αν θέλετε να δώσετε έμφαση σε ορισμένες παραγράφους μέσα στις δευτερεύουσες ενότητες, τότε μπορείτε να επιλέξετε τους τίτλους τους και να εφαρμόσετε την επιλογή " Επικεφαλίδα 3 " σε αυτούς τους τίτλους. Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από το " Τίτλος 4-9 " για τη δημιουργία πρόσθετων επιπέδων επικεφαλίδων.

Πολυεπίπεδη καταχώριση

Θέλω ο πίνακας περιεχομένων μου να είναι πιο ευπαρουσίαστος, οπότε θα προσθέσω ένα σύστημα αρίθμησης στους τίτλους και τους υπότιτλους του εγγράφου μου.

• Επισημάνετε τον πρώτο κύριο τίτλο.
• Βρείτε την ομάδα Paragraph στην καρτέλα HOME της κορδέλας
• Κάντε κλικ στο κουμπί Πολυεπίπεδη λίστα στην ομάδα
• Επιλέξτε το στυλ από τις επιλογές της Βιβλιοθήκης της λίστας

Έρχεται το νούμερο του πρώτου μου κύριου τίτλου!

Συνεχίστε τον κύκλο για τους άλλους κύριους τίτλους, αλλά τώρα, όταν ο αριθμός εμφανίζεται δίπλα στον τίτλο, κάντε κλικ στο πλαίσιο με τον κεραυνό και επιλέξτε "Συνέχιση της αρίθμησης". Αυτό θα κάνει τους αριθμούς να ανέβουν.

Όσον αφορά τους υπότιτλους, επισημάνετε έναν, πατήστε το πλήκτρο TAB στο πληκτρολόγιό σας και στη συνέχεια επιλέξτε την ίδια επιλογή Multilevel List. Θα σχεδιάσει τους υπότιτλους των δευτερευουσών ενοτήτων με τους αριθμούς όπως 1.1, 1.2, 1.3 κ.λπ. όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια άλλη επιλογή ώστε να φαίνονται διαφορετικά.

Κρατήστε την μπάλα σε όλο το έγγραφο για όλα τα τμήματά σας :-)

Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσω τα στυλ επικεφαλίδων;

Από τη μία πλευρά, τα στυλ επικεφαλίδων απλοποιούν σημαντικά την εργασία μου και παρουσιάζουν το έγγραφό μου με δομημένο τρόπο. Από την άλλη πλευρά, όταν εισάγω έναν πίνακα περιεχομένων, το Word αναζητά αυτόματα αυτές τις επικεφαλίδες και εμφανίζει έναν πίνακα περιεχομένων με βάση το κείμενο που έχω επισημάνει με κάθε στυλ. Αργότερα μπορώ επίσης να χρησιμοποιήσω αυτές τις επικεφαλίδες για να ενημερώσω τον πίνακα περιεχομένων μου.

Δημιουργία ενός βασικού πίνακα περιεχομένων

Τώρα έχω το έγγραφό μου καλά προετοιμασμένο με τους τίτλους ως επικεφαλίδα 1 και τους υπότιτλους ως επικεφαλίδα 2. Ήρθε η ώρα να αφήσω το Microsoft Word να κάνει τα μαγικά του!

• Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να εμφανιστεί ο πίνακας περιεχομένων στο έγγραφο.
• Πλοηγηθείτε στο ΑΝΑΦΟΡΕΣ στην Κορδέλα
• Κάντε κλικ στο Πίνακας περιεχομένων στο κουμπί Πίνακας περιεχομένων ομάδα
• Επιλέξτε ένα από τα " Αυτόματο " Πίνακας περιεχομένου που παρατίθενται

Ορίστε! Ο πίνακας των περιεχομένων μου είναι κάπως έτσι:

Ένας πίνακας περιεχομένων δημιουργεί επίσης συνδέσμους για κάθε ενότητα, επιτρέποντάς σας να πλοηγηθείτε σε διαφορετικά μέρη του εγγράφου σας. Απλώς κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl στο πληκτρολόγιό σας και κάντε κλικ για να μεταβείτε σε οποιαδήποτε ενότητα.

Τροποποιήστε τον πίνακα περιεχομένων σας

Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με την εμφάνιση του πίνακα περιεχομένων σας, μπορείτε πάντα να αλλάξετε τη ρίζα και το κλαδί του. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Πίνακας περιεχομένων.

• Κάντε κλικ στον πίνακα περιεχομένων.
• Πηγαίνετε στο ΑΝΑΦΟΡΕΣ -> Πίνακας περιεχομένων .
• Επιλέξτε το " Προσαρμοσμένος πίνακας περιεχομένων... " από το αναπτυσσόμενο μενού του κουμπιού.

Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται και εμφανίζει το Πίνακας περιεχομένων όπου μπορείτε να προσαρμόσετε το στυλ και την εμφάνιση του πίνακα περιεχομένων σας.

Αν θέλετε να αλλάξετε την εμφάνιση του κειμένου στον πίνακα περιεχομένων (γραμματοσειρά, μέγεθος γραμματοσειράς, χρώμα κ.λπ.), πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα στο πλαίσιο διαλόγου Πίνακας περιεχομένων.

• Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει " Από το πρότυπο " στο Μορφές κουτί
• Κάντε κλικ στο Τροποποίηση κάτω δεξιά για να ανοίξει το ακόλουθο παράθυρο

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τροποποίηση στυλ:

• Κάντε αλλαγές στη μορφοποίηση και κάντε κλικ στο OK
• Επιλέξτε ένα άλλο στυλ για τροποποίηση και επαναλάβετε
• Όταν ολοκληρώσετε την επεξεργασία, κάντε κλικ στο OK για έξοδο
• Κάντε κλικ στο OK για την αντικατάσταση του πίνακα περιεχομένων

Ενημέρωση ενός πίνακα περιεχομένων

Ο πίνακας περιεχομένων είναι ένα πεδίο και όχι ένα συνηθισμένο κείμενο. Για το λόγο αυτό δεν ενημερώνεται αυτόματα.

Μόλις κάνετε οποιαδήποτε αλλαγή στη δομή του εγγράφου σας, πρέπει να ενημερώσετε τον πίνακα περιεχομένων μόνοι σας. Για να εκτελέσετε την ενημέρωση:

• Κάντε κλικ οπουδήποτε στον πίνακα περιεχομένων
• Πατήστε F9 ή το πλήκτρο Πίνακας ενημέρωσης στο στοιχείο ελέγχου περιεχομένου (ή στο ΑΝΑΦΟΡΕΣ καρτέλα)
• Χρησιμοποιήστε το Ενημέρωση πίνακα περιεχομένων παράθυρο διαλόγου για να επιλέξετε τι θα ενημερώσετε
• Κάντε κλικ στο OK

Μπορείτε να επιλέξετε να ενημερώσετε μόνο αριθμοί σελίδων , ή το ολόκληρος ο πίνακας . Είναι καλή ιδέα να επιλέγετε πάντα " Ενημέρωση ολόκληρου του πίνακα " σε περίπτωση που έχετε κάνει άλλες αλλαγές. Ενημερώνετε πάντοτε τον πίνακα περιεχομένων σας πριν από την αποστολή ή την εκτύπωση του εγγράφου, ώστε να συμπεριληφθούν τυχόν αλλαγές.

Ανεξάρτητα από το πόσο μεγάλο είναι το έγγραφό σας, μπορείτε να δείτε ότι δεν υπάρχει τίποτα περίπλοκο στη δημιουργία ενός πίνακα περιεχομένων. Ο καλύτερος τρόπος για να μάθετε πώς να δημιουργείτε/ενημερώνετε έναν πίνακα περιεχομένων είναι να πειραματιστείτε κάνοντάς το! Αφιερώστε λίγο χρόνο για να περάσετε από τη διαδικασία και να δημιουργήσετε το δικό σας πίνακα περιεχομένων.