إذا كنت كاتب مستندات ، فستكون هذه المقالة مفيدة جدًا لك. ستتعلم كيفية إدراج جدول محتويات في المستند وتعديله وتحديثه ببضع نقرات. سأوضح لك أيضًا كيفية جعل المستند يبدو جيدًا باستخدام أنماط العناوين المضمنة في Word وخيار القائمة متعددة المستويات.

أنا متأكد من أن كل من يقرأ هذه المقالة الآن يجب أن يتعامل مع مستند طويل جدًا في Microsoft Word مرة واحدة على الأقل في حياتهم. يمكن أن تكون ورقة أكاديمية أو تقرير مطول. اعتمادًا على المشروع ، قد يكون طوله عشرات أو حتى مئات الصفحات! عندما يكون لديك مثل هذا المستند الكبير الذي يحتوي على فصول وفصول فرعية ، يصبح من الصعب جدًا التنقل في المستند بحثًا عن المعلومات الضرورية. لحسن الحظ ، يسمح لك Word بإنشاء جدول محتويات ، مما يجعل من السهل الرجوع إلى الأقسام ذات الصلة من المستند الخاص بك ، وبالتالي فهي مهمة لا بد منها لكتاب المستندات.

يمكنك إنشاء جدول يضم المحتويات يدويًا ، لكنها ستكون مضيعة حقيقية للوقت. دع Word يقوم بذلك تلقائيًا نيابة عنك!

في هذا المنشور سأوضح لك كيفية إنشاء جدول محتويات في Word بطريقة تلقائية وأيضًا كيفية تحديثه ببضع نقرات. سأستخدم Word 2013 ، ولكن يمكنك استخدام نفس الطريقة تمامًا في Word 2010 أو Word 2007 .

اجعل المستند يبدو جيدًا

أنماط العنوان

المفتاح لإنشاءصفحة المحتويات السريعة والسهلة هي استخدام أنماط العناوين المضمنة في Word ( العنوان 1 ، العنوان 2 ، إلخ.) للعناوين (الفصول) والعناوين الفرعية (الفصول الفرعية) للمستند الخاص بك . لا تقلق إذا لم تكن قد استخدمتها بعد ، فسأوضح لك كيفية عملها مع النص العادي.

• قم بتمييز العنوان أو النص الذي تريد أن يكون عنوان القسم الرئيسي الأول.
• انتقل إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية في الشريط
• ابحث عن الأنماط المجموعة
• اختر العنوان 1 من المجموعة

حتى الآن قمت بتعيين القسم الرئيسي الأول من المستند الخاص بك. أبقه مرتفعاً! استمر في التمرير عبر النص واختيار عناوين القسم الأساسي. قم بتطبيق النمط " العنوان 1 " على هذه العناوين. ستظهر في جدول المحتويات كعناوين للقسم الرئيسي.

بعد ذلك ، حدد الأقسام الثانوية داخل كل فصل أساسي ، وقم بتطبيق نمط " العنوان 2 " على ترجمات هذه الأقسام.

إذا كنت تريد التركيز على بعض الفقرات داخل الأقسام الثانوية ، فيمكنك تحديد العناوين لها وتطبيق " العنوان 3 "على غرار هذه العناوين. يمكنك أيضًا الاستفادة من أنماط " العنوان 4-9 " لإنشاء مستويات عناوين إضافية.

قائمة متعددة المستويات

أريد أن يكون جدول المحتويات الخاص بي أكثر قابلية للتقديم ، لذلك سأضيف مخطط ترقيم إلى العناوين والعناوين الفرعية الخاصة بيالمستند.

• قم بتمييز العنوان الرئيسي الأول.
• ابحث عن مجموعة الفقرة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية في الشريط
• انقر فوق الزر قائمة متعددة المستويات في المجموعة
• حدد النمط من خيارات مكتبة القائمة

هنا يأتي رقم لقبي الرئيسي الأول!

انتقل إلى العناوين الرئيسية الأخرى ، ولكن الآن عندما يظهر الرقم بجوار العنوان ، انقر فوق مربع البرق واختر "متابعة الترقيم". ستجعل الأرقام ترتفع.

أما بالنسبة للترجمات ، قم بتمييز واحدة ، واضغط على الزر TAB في لوحة المفاتيح ، ثم اختر نفس خيار القائمة متعددة المستويات. سيصمم عناوين فرعية للأقسام الثانوية بأرقام مثل 1.1 ، 1.2 ، 1.3 ، إلخ. كما في لقطة الشاشة أدناه. يمكنك أيضًا اختيار خيار آخر بحيث تبدو مختلفة.

اجعل الكرة تدور في جميع أنحاء المستند لجميع أقسامك. :-)

لماذا يجب علي استخدام أنماط العناوين؟

من ناحية ، تعمل أنماط العناوين على تبسيط عملي بشكل كبير وتقديم المستند الخاص بي بطريقة منظمة. من ناحية أخرى ، عندما أقوم بإدراج جدول محتويات ، يبحث Word تلقائيًا عن تلك العناوين ويعرض جدول محتويات بناءً على النص الذي قمت بتمييزه بكل نمط. في وقت لاحق يمكنني أيضًا استخدام هذه العناوين لتحديث جدول المحتويات الخاص بي.

إنشاء جدول محتويات أساسي

الآن لدي المستند الخاص بي مُجهز جيدًا باستخدامالعناوين كـ Heading 1 والعناوين الفرعية كـ Heading 2. حان الوقت للسماح لـ Microsoft Word بعمل سحره!

• ضع المؤشر في المكان الذي تريد أن يظهر فيه جدول المحتويات في المستند
• انتقل إلى علامة التبويب المراجع في الشريط
• انقر فوق الزر جدول المحتويات في جدول المحتويات المجموعة
• اختر أحد أنماط المحتوى المدرجة في جدول " تلقائي "

ها أنت! يبدو جدول المحتويات الخاص بي كما يلي:

ينشئ جدول المحتويات أيضًا روابط لكل قسم ، مما يسمح لك بالانتقال إلى أجزاء مختلفة من المستند. ما عليك سوى الضغط باستمرار على مفتاح Ctrl على لوحة المفاتيح والنقر للانتقال إلى أي قسم.

قم بتعديل جدول المحتويات

إذا لم تكن راضيًا عن المظهر في جدول المحتويات الخاص بك ، يمكنك دائمًا تغيير جذره وفرعه. للقيام بذلك ، تحتاج إلى فتح مربع الحوار "جدول المحتويات".

• انقر داخل جدول المحتويات.
• انتقل إلى REFERENCES - & gt؛ جدول المحتويات .
• حدد الأمر " جدول محتويات مخصص ... " من القائمة المنسدلة للزر.

مربع الحوار يظهر مربع ويعرض علامة التبويب جدول المحتويات حيث يمكنك تخصيص نمط ومظهر جدول المحتويات.

إذا كنت تريد تغيير بالطريقة التي يظهر بها النص في جدول المحتويات (الخط وحجم الخط واللون وما إلى ذلك) ، فأنت بحاجة إلى اتباع ملفالخطوات أدناه في مربع الحوار "جدول المحتويات".

• تأكد من أنك قد اخترت " من قالب " في تنسيقات مربع
• انقر فوق الزر تعديل في أسفل اليمين لفتح النافذة التالية

يعرض مربع الحوار تعديل النمط:

• قم بإجراء تغييرات على التنسيق وانقر فوق موافق
• حدد نمطًا آخر للتعديل والتكرار
• عند الانتهاء من التحرير ، انقر فوق موافق للخروج
• انقر فوق موافق لاستبدال جدول المحتويات

تحديث جدول المحتويات

جدول المحتويات هو وليس نصًا عاديًا. لهذا السبب لا يتم تحديثه تلقائيًا.

بمجرد إجراء أي تغييرات على بنية المستند ، يجب عليك تحديث جدول المحتويات بنفسك. لإجراء التحديث:

• انقر في أي مكان في جدول المحتويات
• اضغط على F9 أو زر تحديث الجدول في عنصر التحكم في المحتوى (أو على الزر المراجع علامة التبويب)
• استخدم مربع الحوار تحديث جدول المحتويات لاختيار ما تريد تحديثه
• انقر فوق موافق

يمكنك اختيار تحديث أرقام الصفحات فقط ، أو الجدول بأكمله . من الأفضل دائمًا اختيار " تحديث الجدول بالكامل " في حالة إجراء أية تغييرات أخرى. قم دائمًا بتحديث جدول المحتويات قبل إرسال المستند أو طباعته بحيث يتم تضمين أي تغييرات.

بغض النظر عن حجم المستند ،يمكنك أن ترى أنه لا يوجد شيء معقد حول إنشاء جدول محتويات. أفضل طريقة لمعرفة كيفية إنشاء / تحديث جدول محتويات هو تجربة القيام بذلك! خذ بعض الوقت لاستكمال العملية وإنشاء جدول المحتويات الخاص بك.