Ef þú ert skjalahöfundur mun þessi grein vera mjög gagnleg fyrir þig. Þú munt læra hvernig á að setja efnisyfirlit inn í skjalið þitt, breyta og uppfæra það með örfáum smellum. Einnig mun ég sýna þér hvernig á að láta skjalið þitt líta vel út með því að nota innbyggða fyrirsagnarstíla í Word og fjölþrepa listamöguleikann.

Ég er viss um að allir sem lesa þessa grein þurftu að takast á við með mjög langt skjal í Microsoft Word að minnsta kosti einu sinni á ævinni. Það gæti verið fræðileg ritgerð eða löng skýrsla. Það fer eftir verkefninu, það gæti verið tugir eða jafnvel hundruð síðna langt! Þegar þú ert með svona stórt skjal með köflum og undirköflum reynist mjög erfitt að fletta í skjalinu og leita að nauðsynlegum upplýsingum. Sem betur fer gerir Word þér kleift að búa til efnisyfirlit, sem gerir það auðvelt að vísa til viðeigandi hluta skjalsins þíns, og því er það skylduverkefni fyrir skjalahöfunda.

Þú gætir búið til töflu með innihaldið handvirkt, en það væri algjör tímasóun. Leyfðu Word að gera það sjálfkrafa fyrir þig!

Í þessari færslu mun ég sýna þér hvernig á að búa til efnisyfirlit í Word á sjálfvirkan hátt og einnig hvernig á að uppfæra hana með örfáum smellum. Ég mun nota Word 2013 , en þú getur notað nákvæmlega sömu aðferð í Word 2010 eða Word 2007 .

Láttu skjalið þitt líta vel út

Fyrirsagnarstíll

Lykillinn að því að búa tilfljótleg og auðveld innihaldssíða er að nota innbyggða fyrirsagnarstíla í Word ( Heading 1 , Heading 2 osfrv.) fyrir titla (kafla) og texta (undirkafla) skjalsins þíns . Ekki hafa áhyggjur ef þú hefur ekki notað þá ennþá, ég mun sýna þér hvernig það virkar með venjulegum texta.

• Auðkenndu titilinn eða textann sem þú vilt að sé titill fyrsta aðalhluta þíns
• Farðu á flipann HOME í borði
• Leitaðu að Stílar hópnum
• Veldu Fyrirsögn 1 úr hópnum

Svo nú hefur þú úthlutað fyrsta aðalhluta skjalsins þíns. Haltu þessu áfram! Haltu áfram að fletta í gegnum textann og veldu titla aðalhluta. Notaðu " Heading 1 " stílinn á þessa titla. Þeir munu birtast í efnisyfirlitinu þínu sem aðalkaflaheiti.

Næst skaltu skilgreina aukakaflana í hverjum aðalkafla og nota " Heading 2 " stílinn á texta þessara köflum.

Ef þú vilt leggja áherslu á sumar málsgreinar í aukahlutum, þá geturðu valið titlana fyrir þá og notað " Fyrirsögn 3 " stíl við þessa titla. Þú getur líka nýtt þér " Heading 4-9 " stílana til að búa til fleiri fyrirsagnarstig.

Margþrepa skráning

Ég vil að efnisyfirlitið mitt sé frambærilegra , svo ég ætla að bæta númerakerfi við titla og texta á mínumskjal.

• Auðkenndu fyrsta aðalheitið.
• Finndu Paragraph hópinn á HOME flipanum í borði
• Smelltu á Multilevel List hnappinn í hópnum
• Veldu stílinn úr valmöguleikum Listasafns

Hér kemur númerið á fyrsta aðaltitlinum mínum!

Farðu hring eftir öðrum aðaltitlum, en núna þegar númerið birtist við hliðina á titlinum skaltu smella á eldingarboxið og velja "Halda áfram að númera". Það mun láta tölurnar hækka.

Hvað varðar textann, auðkenndu einn, ýttu á TAB hnappinn á lyklaborðinu þínu og veldu síðan sama Multilevel List valmöguleikann. Það mun hanna texta aukahluta með tölunum eins og 1.1, 1.2, 1.3, osfrv. eins og á skjámyndinni hér að neðan. Þú getur líka valið annan valmöguleika þannig að þær líti öðruvísi út.

Haltu boltanum áfram í gegnum skjalið fyrir alla hlutana þína. :-)

Hvers vegna ætti ég að nota fyrirsagnarstílana?

Annars vegar einfalda fyrirsagnarstílarnir vinnu mína mjög og setja skjalið mitt fram á skipulegan hátt. Á hinn bóginn, þegar ég set inn efnisyfirlit, leitar Word sjálfkrafa að þessum fyrirsögnum og birtir efnisyfirlit byggt á textanum sem ég merkti við hvern stíl. Seinna get ég líka notað þessar fyrirsagnir til að uppfæra efnisyfirlitið mitt.

Búa til grunn efnisyfirlit

Nú er ég með skjalið mitt vel undirbúið meðtitlar sem fyrirsögn 1 og textar sem fyrirsögn 2. Það er kominn tími til að láta Microsoft Word gera töfra sína!

• Setjið bendilinn þar sem þú vilt að efnisyfirlitið birtist í skjalinu
• Flettu í flipann HEIMILDIR í borði
• Smelltu á hnappinn Efnisyfirlit í hópnum Efnisyfirlit
• Veldu einn af " Sjálfvirkur " efnisyfirlitsstílunum sem eru taldar upp

Hér ertu! Efnisyfirlitið mitt lítur svona út:

Efnisyfirlit býr einnig til tengla fyrir hvern hluta, sem gerir þér kleift að fletta í mismunandi hluta skjalsins þíns. Haltu bara Ctrl takkanum á lyklaborðinu þínu og smelltu til að fara í hvaða hluta sem er.

Breyttu efnisyfirlitinu þínu

Ef þú ert ekki ánægður með útlitið af efnisyfirlitinu þínu geturðu alltaf breytt rót og grein þess. Til að gera það þarftu að opna innihaldsyfirlitsgluggann.

• Smelltu í efnisyfirlitinu.
• Farðu í HEIMILDIR -> Efnisyfirlit .
• Veldu " Sérsniðið efnisyfirlit... " skipunina í fellivalmynd hnappsins.

Glugginn kassi birtist og sýnir flipann Efnisyfirlit þar sem þú getur sérsniðið stíl og útlit efnisyfirlitsins.

Ef þú vilt breyta hvernig textinn í efnisyfirlitinu lítur út (leturgerð, leturstærð, litur osfrv.), Þú þarft að fylgjaskref fyrir neðan í efnisyfirliti valmyndinni.

• Gakktu úr skugga um að þú hafir valið " Frá sniðmáti " í Format reitnum
• Smelltu á Breyta hnappinn neðst til hægri til að opna eftirfarandi glugga

Breyta stílglugginn birtist:

• Gerðu breytingar á sniðinu og smelltu á Í lagi
• Veldu annan stíl til að breyta og endurtaka
• Þegar þú hefur lokið við breytinguna skaltu smella á Í lagi til að hætta
• Smelltu á OK til að skipta um efnisyfirlit

Uppfæra efnisyfirlit

Efnisyfirlit er reit, ekki venjulegur texti. Af þessum sökum uppfærist það ekki sjálfkrafa.

Þegar þú gerir einhverjar breytingar á skjalaskipaninni þarftu að uppfæra efnisyfirlitið sjálfur. Til að framkvæma uppfærsluna:

• Smelltu hvar sem er í efnisyfirlitinu
• Ýttu á F9 eða hnappinn Uppfæra töflu í efnisstýringunni (eða á Tilvísanir flipann)
• Notaðu Uppfæra efnisyfirlit valmynd til að velja hvað á að uppfæra
• Smelltu á Í lagi

Þú getur valið að uppfæra aðeins blaðsíðunúmer eða alla töfluna . Það er góð hugmynd að velja alltaf " Uppfæra alla töfluna " ef þú hefur gert einhverjar aðrar breytingar. Uppfærðu alltaf efnisyfirlitið þitt áður en þú sendir út eða prentar skjalið þannig að allar breytingar séu innifaldar.

Sama hversu stórt skjalið þitt er,þú sérð að það er ekkert flókið við að búa til efnisyfirlit. Besta leiðin til að læra hvernig á að búa til / uppfæra efnisyfirlit er að gera tilraunir! Taktu þér tíma til að fara í gegnum ferlið og búa til þína eigin efnisyfirlit.