Ако пишете документи, тази статия ще ви бъде много полезна. Ще научите как да вмъкнете таблица със съдържание в документа си, да я променяте и актуализирате само с няколко щраквания на мишката. Също така ще ви покажа как да направите документа си да изглежда добре, като използвате вградените в Word стилове за заглавия и опцията за многостепенни списъци.

Сигурен съм, че всеки, който чете тази статия, поне веднъж в живота си се е сблъсквал с наистина дълъг документ в Microsoft Word. Това може да е академична работа или дълъг доклад. В зависимост от проекта той може да е дълъг десетки или дори стотици страници! Когато имате толкова голям документ с глави и подглави, се оказва много трудно да се ориентирате в документа.търсене на необходимата информация. За щастие Word ви позволява да създавате съдържание, което улеснява препращането към съответните раздели на вашия документ, и затова е задължителна задача за авторите на документи.

Бихте могли да създадете съдържание ръчно, но това би било истинска загуба на време. Позволете на Word да го направи автоматично вместо вас!

В тази публикация ще ви покажа как да създадете таблица със съдържание в Word по автоматичен начин, а също и как да я актуализирате само с няколко кликвания. Ще използвам Word 2013 , но можете да използвате абсолютно същия метод в Word 2010 или Word 2007 .

Направете така, че документът ви да изглежда добре

Стилове на заглавията

Ключът към създаването на бърза и лесна страница със съдържание е използването на вградените в Word стилове за заглавия ( Заглавие 1 , Позиция 2 , и т.н.) за заглавия (глави) и подзаглавия (подглави) на вашия документ. Не се притеснявайте, ако все още не сте ги използвали, ще ви покажа как се работи с обикновен текст.

• Маркирайте заглавието или текста, който искате да бъде заглавие на първия основен раздел.
• Отидете в HOME в лентата
• Търсене на Стилове група
• Изберете Заглавие 1 от групата

И така, вече сте задали първия основен раздел на вашия документ. Продължавайте да го правите! Продължавайте да прелиствате текста и да избирате заглавията на основните раздели. Приложете " Заглавие 1 " към тези заглавия. Те ще се появят в съдържанието като заглавия на основните раздели.

След това определете второстепенните раздели във всяка основна глава и приложете " Позиция 2 " в субтитрите на тези раздели.

Ако искате да поставите акцент върху някои параграфи във второстепенните раздели, можете да изберете заглавията им и да приложите " Позиция 3 " на тези заглавия. Можете също така да се възползвате от функцията " Позиция 4-9 " за създаване на допълнителни нива на заглавията.

Многостепенно вписване

Искам съдържанието ми да бъде по-представително, затова ще добавя схема за номериране на заглавията и подзаглавията на документа.

• Маркирайте първото основно заглавие.
• Намерете групата Параграф в раздела HOME в лентата
• Щракнете върху бутона Списък на няколко нива в групата
• Изберете стила от опциите на библиотеката на списъка

Ето го и номерът на първата ми основна титла!

Продължете с останалите основни заглавия, но сега, когато до заглавието се появи номер, щракнете върху светлинното поле и изберете "Продължи номерирането". Това ще накара номерата да се увеличат.

Що се отнася до субтитрите, маркирайте един от тях, натиснете бутона TAB на клавиатурата и след това изберете същата опция Multilevel List (Многостепенни списъци). Тя ще оформи субтитрите на второстепенните раздели с номера като 1.1, 1.2, 1.3 и т.н., както е показано на снимката по-долу. Можете да изберете и друга опция, така че те да изглеждат по различен начин.

Поддържайте топката в целия документ за всички ваши раздели. :-)

Защо трябва да използвам стиловете за заглавия?

От една страна, стиловете за заглавия значително опростяват работата ми и представят документа ми по структуриран начин. От друга страна, когато вмъкна таблица със съдържание, Word автоматично търси тези заглавия и показва таблица със съдържание въз основа на текста, който съм отбелязал с всеки стил. По-късно мога да използвам тези заглавия и за актуализиране на таблицата със съдържание.

Създаване на основно съдържание

Сега вече имам добре подготвен документ със заглавия като заглавие 1 и подзаглавия като заглавие 2. Време е да оставя Microsoft Word да направи своята магия!

• Поставете курсора на мястото, където искате да се появи таблицата със съдържание в документа
• Навигирайте до СПОРАЗУМЕНИЯ в лентата
• Щракнете върху Съдържание бутон в Съдържание група
• Изберете един от " Автоматичен " изброени стилове на съдържанието

Ето ви! Съдържанието ми изглежда така:

Съдържанието също така създава връзки за всеки раздел, което ви позволява да преминавате към различни части на документа. Просто задръжте клавиша Ctrl на клавиатурата и щракнете, за да преминете към всеки раздел.

Промяна на таблицата със съдържание

Ако не сте доволни от външния вид на таблицата със съдържание, винаги можете да промените корена и разклонението й. За целта трябва да отворите диалоговия прозорец Таблица със съдържание.

• Кликнете върху съдържанието.
• Отидете на РЕФЕРЕНЦИИ -> Съдържание .
• Изберете " Потребителско съдържание... " от падащото меню на бутона.

Диалоговият прозорец се появява и показва Съдържание където можете да персонализирате стила и външния вид на таблицата със съдържание.

Ако искате да промените начина, по който изглежда текстът в таблицата със съдържание (шрифт, размер на шрифта, цвят и т.н.), трябва да следвате стъпките по-долу в диалоговия прозорец Таблица със съдържание.

• Уверете се, че сте избрали " От шаблона " в Формати кутия
• Щракнете върху Промяна на в долния десен ъгъл, за да отворите следния прозорец

Показва се диалоговият прозорец Модифициране на стила:

• Направете промени във форматирането и щракнете върху OK
• Изберете друг стил, който да модифицирате, и повторете
• Когато приключите с редактирането, щракнете върху OK да излезете
• Кликнете върху OK за замяна на съдържанието

Актуализиране на таблица със съдържание

Съдържанието е поле, а не обикновен текст. По тази причина то не се актуализира автоматично.

След като направите промени в структурата на документа, трябва сами да актуализирате таблицата със съдържание. За да извършите актуализацията:

• Щракнете навсякъде в таблицата със съдържание
• Натиснете F9 или Актуализиране на таблицата в контрола на съдържанието (или в СПОРАЗУМЕНИЯ таб)
• Използвайте Актуализиране на съдържанието диалогов прозорец, за да изберете какво да актуализирате
• Кликнете върху OK

Можете да изберете да актуализирате само номера на страници , или цялата маса . Добре е винаги да избирате " Актуализиране на цялата таблица ", в случай че сте направили други промени. Винаги актуализирайте съдържанието, преди да изпратите или разпечатате документа, за да бъдат включени всички промени.

Без значение колко голям е документът ви, можете да видите, че няма нищо сложно в създаването на таблица със съдържание. Най-добрият начин да научите как да създавате/актуализирате таблица със съдържание е да експериментирате, като го правите! Отделете известно време, за да преминете през процеса и да създадете своя собствена таблица със съдържание.