Ngày nay, khi e-mail đã trở thành phương tiện liên lạc chính của cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời đánh cắp thông tin là mục tiêu mà tội phạm bí mật thương mại phát triển mạnh, thì mọi người đều quan tâm đến vấn đề bảo mật email và bảo vệ quyền riêng tư.

Ngay cả khi công việc của bạn không có nghĩa là gửi những bí mật của công ty bạn cần được bảo vệ khỏi những cặp mắt không mong muốn, bạn vẫn có thể tìm kiếm một chút riêng tư cá nhân. Dù lý do của bạn là gì, cách đáng tin cậy nhất để bảo mật thông tin liên lạc của bạn với đồng nghiệp, bạn bè và gia đình là mã hóa thư và chữ ký điện tử. Mã hóa email Outlook bảo vệ nội dung thư của bạn khỏi bị đọc trái phép, trong khi chữ ký số đảm bảo rằng thư gốc của bạn không bị sửa đổi và đến từ một người gửi nhất định.

Mã hóa email Outlook nghe có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nó thực sự khá đơn giản. Có một số phương pháp gửi email an toàn trong Outlook và trong phần tiếp theo của bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào những điều cơ bản của từng phương pháp:

Nhận ID kỹ thuật số cho Outlook (mã hóa và ký chứng chỉ)

Để có thể mã hóa các e-mail Outlook quan trọng, điều đầu tiên bạn cần có là ID kỹ thuật số , còn được gọi là Chứng chỉ E-mail. Bạn có thể lấy ID kỹ thuật số từ một trong những nguồn do Microsoft đề xuất. Bạn sẽ có thể sử dụng các ID này không chỉ để gửi tin nhắn Outlook an toàn mà còn bảo vệ tài liệu củaMã hóa được cho là đã khắc phục cả hai vấn đề nêu trên. Để tìm thêm thông tin về nó, hãy truy cập trang web chính thức hoặc blog này.

Nếu không có kỹ thuật bảo vệ email nào trong bài viết này đáp ứng đầy đủ yêu cầu của bạn, bạn có thể cân nhắc sử dụng các phương pháp khác tinh vi hơn, chẳng hạn như Steganography . Từ khó phát âm này có nghĩa là ẩn một tin nhắn hoặc tệp khác trong một tin nhắn hoặc tệp khác. Tồn tại nhiều kỹ thuật steganography kỹ thuật số khác nhau, ví dụ: che giấu nội dung của email trong các bit hình ảnh nhiễu thấp nhất, trong dữ liệu được mã hóa hoặc ngẫu nhiên, v.v. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết này trên Wikipedia.

Và đây là tất cả cho ngày hôm nay, cảm ơn bạn đã đọc!

Quá trình nhận ID kỹ thuật số tùy thuộc vào dịch vụ bạn đã chọn. Thông thường, một ID được cung cấp ở dạng cài đặt thực thi sẽ tự động thêm chứng chỉ vào hệ thống của bạn. Sau khi được cài đặt, ID kỹ thuật số của bạn sẽ khả dụng trong Outlook và các ứng dụng Office khác.

Cách thiết lập chứng chỉ email của bạn trong Outlook

Để xác minh xem ID kỹ thuật số có sẵn trong Outlook của bạn hay không , hãy thực hiện các bước bên dưới. Chúng tôi giải thích cách thực hiện điều này trong Outlook 2010, mặc dù nó hoạt động chính xác theo cách tương tự trong Outlook 2013 - 365 và với những khác biệt không đáng kể trong Outlook 2007. Vì vậy, hy vọng bạn sẽ không gặp bất kỳ sự cố nào khi định cấu hình chứng chỉ mã hóa của mình trong bất kỳ phiên bản Outlook nào .

1. Chuyển sang tab Tệp rồi chuyển đến Tùy chọn > Trung tâm tin cậy và nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm tin cậy .
2. Trong cửa sổ hộp thoại Trung tâm tin cậy, chọn Bảo mật email .
3. Trên tab Bảo mật email, nhấp vào Cài đặt trong E-mail được mã hóa .

   Lưu ý: Nếu bạn đã có ID kỹ thuật số, cài đặt sẽ được định cấu hình tự động cho bạn. Nếu bạn muốn sử dụng chứng chỉ email khác, hãy làm theo các bước còn lại.

4. Trong cửa sổ hộp thoại Thay đổi cài đặt bảo mật , nhấp vào Mới bên dưới Tùy chọn cài đặt bảo mật .
5. Nhập tên cho chứng chỉ kỹ thuật số mới của bạn vào hộp Tên Cài đặt Bảo mật .
6. Đảm bảo rằng S/MIME được chọn trong danh sách Định dạng mật mã . Hầu hết các ID kỹ thuật số đều thuộc loại SMIME và rất có thể đây sẽ là tùy chọn duy nhất dành cho bạn. Nếu loại chứng chỉ của bạn là Exchange Security, hãy chọn loại chứng chỉ đó.
7. Nhấp vào Chọn bên cạnh Chứng chỉ mã hóa để thêm chứng chỉ kỹ thuật số của bạn nhằm mã hóa email.

   Lưu ý: Để tìm hiểu xem chứng chỉ có hợp lệ cho chữ ký điện tử hoặc mã hóa hay cả hai hay không, hãy nhấp vào liên kết Xem thuộc tính chứng chỉ trên hộp thoại Chọn chứng chỉ .

   

   Thông thường, chứng chỉ dành cho nhắn tin mật mã (chẳng hạn như mã hóa email Outlook và chữ ký số) có nội dung như " Bảo vệ thư điện tử ".

8. Chọn hộp kiểm Gửi các chứng chỉ này với thư đã ký nếu bạn định gửi thư email được mã hóa Outlook bên ngoài công ty của mình. Sau đó nhấp vào OK và bạn đã hoàn tất!

   Mẹo: Nếu bạn muốn các cài đặt này được sử dụng theo mặc định cho tất cả các thư được mã hóa và ký điện tử mà bạn gửi trong Outlook, hãy chọn hộp kiểm Cài đặt bảo mật mặc định cho định dạng thư mật mã này .

Cách mã hóa email trong Outlook

Mã hóa email trong Outlook bảo vệ quyền riêng tưthư bạn gửi bằng cách chuyển đổi chúng từ văn bản có thể đọc được thành văn bản được mã hóa lộn xộn.

Để có thể gửi và nhận thư email được mã hóa, bạn cần có hai điều cơ bản:

• ID kỹ thuật số (chứng chỉ email mã hóa). Chúng ta đã thảo luận về cách lấy ID kỹ thuật số và thiết lập chứng chỉ trong Outlook ở phần đầu của bài viết.
• Chia sẻ khóa công khai của bạn (là một phần của chứng chỉ) với phóng viên mà bạn muốn nhận tin nhắn được mã hóa từ đó. Xem hướng dẫn từng bước về cách chia sẻ khóa chung.

Bạn cần chia sẻ chứng chỉ với những người liên hệ của mình vì chỉ người nhận mới có khóa riêng tư phù hợp khóa chung mà người gửi đã sử dụng để mã hóa email có thể đọc được tin nhắn đó. Nói cách khác, bạn cung cấp cho người nhận khóa công khai của mình (là một phần của ID kỹ thuật số của bạn) và người gửi thư cung cấp cho bạn khóa công khai của họ. Chỉ trong trường hợp này, bạn mới có thể gửi email được mã hóa cho nhau.

Nếu người nhận không có khóa riêng khớp với khóa chung mà người gửi sử dụng để mở một email được mã hóa, họ sẽ sẽ thấy thông báo này:

" Xin lỗi, chúng tôi đang gặp sự cố khi mở mục này. Sự cố này có thể là tạm thời, nhưng nếu bạn nhìn thấy nó lần nữa, bạn có thể muốn khởi động lại Outlook. Tên ID kỹ thuật số của bạn không thể được tìm thấy bởi hệ thống bảo mật cơ bản."

Vì vậy, hãy xem cách chia sẻID kỹ thuật số được thực hiện trong Outlook.

Cách thêm ID kỹ thuật số của người nhận (khóa chung)

Để có thể trao đổi thư được mã hóa với một số liên hệ nhất định, bạn cần chia sẻ công khai của mình các phím trước. Bạn bắt đầu bằng cách trao đổi email được ký điện tử (không được mã hóa!) với người mà bạn muốn gửi email được mã hóa.

Sau khi nhận được email được ký điện tử từ địa chỉ liên hệ của mình, bạn phải thêm chứng chỉ ID kỹ thuật số của địa chỉ liên hệ đó vào mục liên hệ của anh ấy/cô ấy trong Sổ địa chỉ của bạn. Để thực hiện việc này, vui lòng làm theo các bước bên dưới:

1. Trong Outlook, hãy mở thư được ký điện tử. Bạn có thể nhận dạng thư được ký điện tử bằng Biểu tượng chữ ký .
2. Nhấp chuột phải vào tên người gửi trong các trường Từ rồi nhấp vào Thêm vào Danh bạ Outlook .

   Khi người đó được thêm vào danh bạ Outlook của bạn, chứng chỉ kỹ thuật số của họ sẽ được lưu trữ cùng với mục nhập của liên hệ.

   Lưu ý: Nếu bạn đã có mục nhập cho người dùng này trong danh sách Liên hệ của mình, hãy chọn Cập nhật thông tin trong hộp thoại Đã phát hiện liên hệ trùng lặp .

Để xem chứng chỉ cho một liên hệ nhất định, nhấp đúp vào tên của người đó và sau đó nhấp vào tab Chứng chỉ .

Khi bạn đã chia sẻ ID kỹ thuật số với một liên hệ nhất định, bạn có thể gửi tin nhắn được mã hóa cho nhau và hai phần tiếp theo sẽ giải thích cách thực hiện việc này.

Cách mã hóa một emailthư trong Outlook

Trong thư email bạn đang soạn, chuyển sang nhóm Tùy chọn > Quyền và nhấp vào nút Mã hóa . Sau đó, gửi email được mã hóa như bạn thường làm trong Outlook, bằng cách nhấp vào nút Gửi . Vâng, thật dễ dàng :)

Nếu bạn không thấy nút Mã hóa , hãy làm như sau:

1. Chuyển đến Tùy chọn nhóm > Tùy chọn khác và nhấp vào Trình khởi chạy hộp thoại tùy chọn tin nhắn ở góc dưới.
2. Trong cửa sổ hộp thoại Thuộc tính, nhấp vào nút Cài đặt bảo mật .
3. Trong cửa sổ hộp thoại Thuộc tính bảo mật , hãy chọn hộp kiểm Mã hóa nội dung thư và tệp đính kèm và nhấp vào OK.

   Lưu ý: Quá trình này cũng sẽ mã hóa bất kỳ tệp đính kèm nào bạn gửi cùng với thư email được mã hóa trong Outlook.

4. Hoàn tất việc soạn thư của bạn và gửi thư như bình thường.

   Để xác minh xem mã hóa email có hoạt động hay không, hãy chuyển sang thư mục Mục đã gửi và nếu email của bạn được mã hóa thành công, bạn sẽ thấy Biểu tượng mã hóa bên cạnh.

   Lưu ý: Nếu bạn đang cố gắng gửi một tin nhắn được mã hóa tới một người nhận không chia sẻ khóa chung với bạn, thì bạn sẽ được cung cấp lựa chọn gửi tin nhắn ở định dạng không được mã hóa. Trong trường hợp này, hãy chia sẻ chứng chỉ của bạn với người liên hệ hoặc gửi tin nhắn không được mã hóa:

   Xem thêm: Hàm OFFSET trong Excel - ví dụ về công thức và cách sử dụng

Mã hóa tất cả email bạn gửi trong Outlook

Nếu bạn thấy rằng việc mã hóa từng email riêng lẻ là một quá trình khá phức tạp, bạn có thể chọn tự động mã hóa tất cả email bạn gửi trong Outlook. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng trong trường hợp này, tất cả người nhận của bạn phải có ID kỹ thuật số của bạn để có thể giải mã và đọc email được mã hóa của bạn. Đây có thể là phương pháp phù hợp nếu bạn sử dụng tài khoản Outlook đặc biệt để chỉ gửi email trong tổ chức của mình.

Bạn có thể bật mã hóa email Outlook tự động theo cách sau:

1. Điều hướng đến thẻ Tệp > Tùy chọn > Trung tâm Tin cậy > Cài đặt Trung tâm Tin cậy .
2. Chuyển sang tab Bảo mật email và chọn Mã hóa nội dung và tệp đính kèm cho thư gửi đi trong Email được mã hóa . Sau đó bấm OK và bạn sắp hoàn thành.

   Mẹo: Trong trường hợp bạn muốn một số cài đặt bổ sung, chẳng hạn như để chọn một chứng chỉ kỹ thuật số khác, hãy nhấp vào nút Cài đặt .

3. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Từ giờ trở đi, tất cả thư bạn gửi trong Outlook sẽ được mã hóa.

Chà, như bạn có thể thấy, Microsoft Outlook áp dụng phương pháp mã hóa email khá nặng nề. Nhưng một khi được định cấu hình, nó chắc chắn sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn và giao tiếp qua email an toàn hơn.

Tuy nhiên, phương thức mã hóa email mà chúng ta vừa khám phá có mộthạn chế đáng kể - nó chỉ hoạt động cho Outlook. Nếu người nhận của bạn sử dụng một số ứng dụng email khác thì bạn sẽ cần sử dụng các công cụ khác.

Mã hóa email giữa Outlook và các ứng dụng email khác

Để gửi email được mã hóa giữa Outlook và email không phải của Outlook khác khách hàng, bạn có thể sử dụng một trong các công cụ mã hóa thư của bên thứ ba.

Công cụ mã nguồn mở miễn phí phổ biến nhất hỗ trợ cả hai tiêu chuẩn mã hóa, OpenPGP và S/MIME, đồng thời hoạt động với nhiều ứng dụng email bao gồm cả Outlook là GPG4WIn ( tên đầy đủ là GNU Privacy Guard for Windows).

Sử dụng công cụ này, bạn có thể dễ dàng tạo khóa mã hóa, xuất khóa và gửi cho các địa chỉ liên hệ của mình. Khi người nhận của bạn nhận được email có khóa mã hóa, họ sẽ cần lưu nó vào một tệp rồi nhập khóa vào ứng dụng email của họ.

Tôi sẽ không đi vào chi tiết nhiều về cách làm việc với công cụ này vì nó khá trực quan và dễ hiểu. Nếu cần thông tin đầy đủ, bạn có thể tìm hướng dẫn kèm theo ảnh chụp màn hình trên trang web chính thức.

Để có ý tưởng chung về giao diện của GPG4OL trong Outlook, hãy xem ảnh chụp màn hình sau:

Bên cạnh bổ trợ GPG4Win, còn có một số công cụ khác để mã hóa email. Một số chương trình này chỉ hoạt động với Outlook, trong khi những chương trình khác hỗ trợ một số ứng dụng email:

• Thư bảo mật chuyển động dữ liệu - hỗ trợ Outlook, Gmail vàLotus.
• Cryptshare - hoạt động cho Microsoft Outlook, IBM Notes và Web.
• Phần bổ trợ Sendinc Outlook - phần mềm Mã hóa email miễn phí cho Outlook.
• Virtru - ứng dụng bảo mật email để mã hóa email được gửi qua Outlook, Gmail, Hotmail và Yahoo.
• Đánh giá năm ứng dụng miễn phí để mã hóa email
• Các dịch vụ dựa trên web miễn phí để gửi email được mã hóa và bảo mật

Mã hóa lưu trữ trên Exchange

Nếu bạn đang làm việc trong môi trường công ty, bạn có thể sử dụng dịch vụ Exchange Hosted Encryption (EHE) để mã hóa/giải mã email của bạn tại máy chủ bên dựa trên các quy tắc chính sách mà quản trị viên của bạn tạo.

Người dùng Outlook đã từng thử phương pháp mã hóa này có hai phàn nàn chính.

Thứ nhất, mã hóa được lưu trữ trên Exchange rất khó định cấu hình. Bên cạnh ID kỹ thuật số, nó cũng yêu cầu một mật khẩu đặc biệt, hay còn gọi là mã thông báo, mà quản trị viên Exchange đã chỉ định cho bạn. Nếu quản trị viên Exchange của bạn chịu trách nhiệm và đáp ứng, anh ấy sẽ định cấu hình mã hóa Exchange của bạn và giúp bạn thoát khỏi vấn đề đau đầu này :) Nếu bạn không may mắn như vậy, hãy thử làm theo hướng dẫn của Microsoft ( Nhận ID kỹ thuật số để gửi thư bằng Microsoft Exchange ở gần cuối trang).

Thứ hai, những người nhận email được mã hóa của bạn cũng nên sử dụng mã hóa được lưu trữ trên Exchange, nếu không, mã hóa đó sẽ vô dụng.

Office 365 Exchange được lưu trữ