หากคุณเป็นนักเขียนเอกสาร บทความนี้จะมีประโยชน์มากสำหรับคุณ คุณจะได้เรียนรู้วิธีแทรกสารบัญในเอกสารของคุณ แก้ไขและอัปเดตได้ในไม่กี่คลิก นอกจากนี้ ฉันจะแสดงวิธีทำให้เอกสารของคุณดูดีโดยใช้สไตล์หัวเรื่องในตัวของ Word และตัวเลือกรายการหลายระดับ

ฉันแน่ใจว่าทุกคนที่อ่านบทความนี้ตอนนี้จะต้องจัดการ ด้วยเอกสารขนาดยาวจริงๆ ใน ​​Microsoft Word อย่างน้อยสักครั้งในชีวิต อาจเป็นเอกสารวิชาการหรือรายงานขนาดยาวก็ได้ ขึ้นอยู่กับโครงการ อาจมีความยาวหลายสิบหรือหลายร้อยหน้า! เมื่อคุณมีเอกสารขนาดใหญ่ที่มีบทและบทย่อย การค้นหาข้อมูลที่จำเป็นในเอกสารจะเป็นเรื่องยากมาก โชคดีที่ Word อนุญาตให้คุณสร้างสารบัญ ทำให้ง่ายต่อการอ้างถึงส่วนที่เกี่ยวข้องในเอกสารของคุณ ดังนั้นจึงเป็นงานที่ต้องทำสำหรับผู้เขียนเอกสาร

คุณสามารถสร้างสารบัญ เนื้อหาด้วยตนเอง แต่จะเป็นการเสียเวลาอย่างแท้จริง ให้ Word ทำแทนคุณโดยอัตโนมัติ!

ในโพสต์นี้ ฉันจะแสดงวิธีสร้างสารบัญใน Word โดยอัตโนมัติ และวิธีการอัปเดตด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ฉันจะใช้ Word 2013 แต่คุณสามารถใช้วิธีการเดียวกันใน Word 2010 หรือ Word 2007 ได้

ทำให้เอกสารของคุณดูดี

รูปแบบหัวเรื่อง

กุญแจสำคัญในการสร้างหน้าเนื้อหาที่ง่ายและรวดเร็วคือการใช้รูปแบบหัวเรื่องในตัวของ Word ( หัวเรื่อง 1 , หัวเรื่อง 2 ฯลฯ) สำหรับหัวเรื่อง (บท) และชื่อรอง (บทย่อย) ของเอกสารของคุณ . ไม่ต้องกังวลหากคุณยังไม่เคยใช้ ฉันจะแสดงให้คุณเห็นว่ามันทำงานอย่างไรด้วยข้อความปกติ

• เน้นชื่อเรื่องหรือข้อความที่คุณต้องการให้เป็นชื่อหัวข้อหลักส่วนแรกของคุณ
• ไปที่แท็บ หน้าแรก ใน Ribbon
• ค้นหากลุ่ม รูปแบบ
• เลือก ส่วนหัว 1 จากกลุ่ม

ตอนนี้คุณได้กำหนดส่วนหลักส่วนแรกของเอกสารของคุณแล้ว ติดตามต่อไป! เลื่อนดูข้อความและเลือกชื่อหัวข้อหลัก ใช้สไตล์ " Heading 1 " กับชื่อเหล่านี้ ซึ่งจะปรากฏในสารบัญของคุณเป็นชื่อหัวข้อหลัก

ถัดไป กำหนดส่วนรองภายในแต่ละบทหลัก และใช้สไตล์ " หัวข้อ 2 " กับคำบรรยายเหล่านี้ ส่วน

หากคุณต้องการเน้นย่อหน้าบางส่วนภายในส่วนรอง คุณสามารถเลือกชื่อเรื่องและใช้ " หัวเรื่อง 3 " สไตล์สำหรับชื่อเหล่านี้ คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากสไตล์ " หัวเรื่อง 4-9 " เพื่อสร้างระดับหัวเรื่องเพิ่มเติมได้

รายการหลายระดับ

ฉันต้องการให้สารบัญของฉันดูเรียบร้อยมากขึ้น ดังนั้นฉันจะเพิ่มรูปแบบการกำหนดหมายเลขให้กับชื่อเรื่องและคำบรรยายของฉันเอกสาร

• เน้นหัวเรื่องหลักแรก
• ค้นหากลุ่มย่อหน้าบนแท็บหน้าแรกใน Ribbon
• คลิกปุ่มรายการหลายระดับในกลุ่ม<13
• เลือกสไตล์จากตัวเลือกไลบรารีรายการ

นี่คือหมายเลขของชื่อหลักแรกของฉัน!

ไปที่หัวข้อหลักอื่น ๆ แต่เมื่อหมายเลขปรากฏถัดจากชื่อเรื่อง ให้คลิกช่องฟ้าแลบแล้วเลือก "ใส่หมายเลขต่อไป" มันจะทำให้ตัวเลขเพิ่มขึ้น

สำหรับคำบรรยาย ให้เน้นที่หนึ่ง กดปุ่ม TAB บนแป้นพิมพ์ จากนั้นเลือกตัวเลือกรายการหลายระดับเดียวกัน มันจะออกแบบคำบรรยายของภาครองด้วยตัวเลขเช่น 1.1, 1.2, 1.3 เป็นต้น ตามภาพหน้าจอด้านล่าง คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นเพื่อให้ดูแตกต่างออกไป

ทำให้ทุกส่วนของคุณหมุนไปทั่วทั้งเอกสาร :-)

เหตุใดฉันจึงควรใช้รูปแบบหัวเรื่อง

ในแง่หนึ่ง รูปแบบหัวเรื่องช่วยให้งานของฉันง่ายขึ้นอย่างมาก และนำเสนอเอกสารของฉันในรูปแบบที่มีโครงสร้าง ในทางกลับกัน เมื่อฉันแทรกสารบัญ Word จะค้นหาหัวเรื่องเหล่านั้นโดยอัตโนมัติและแสดงสารบัญตามข้อความที่ฉันทำเครื่องหมายในแต่ละลักษณะ ในภายหลัง ฉันสามารถใช้หัวเรื่องเหล่านี้เพื่ออัปเดตสารบัญของฉันได้

การสร้างสารบัญพื้นฐาน

ตอนนี้ ฉันได้เตรียมเอกสารอย่างดีกับชื่อเรื่องเป็นหัวเรื่อง 1 และชื่อเรื่องรองเป็นหัวเรื่อง 2 ได้เวลาให้ Microsoft Word ร่ายมนตร์แล้ว!

• วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่คุณต้องการให้สารบัญปรากฏในเอกสาร
• ไปที่แท็บ อ้างอิง ใน Ribbon
• คลิกปุ่ม สารบัญ ในกลุ่ม สารบัญ
• เลือกสไตล์สารบัญ " อัตโนมัติ " รายการใดรายการหนึ่ง

มาแล้ว! สารบัญของฉันมีลักษณะดังนี้:

สารบัญยังสร้างลิงก์สำหรับแต่ละส่วน ทำให้คุณสามารถนำทางไปยังส่วนต่างๆ ของเอกสารได้ เพียงกดปุ่ม Ctrl บนแป้นพิมพ์ค้างไว้แล้วคลิกเพื่อไปยังส่วนใดก็ได้

แก้ไขสารบัญของคุณ

หากคุณไม่พอใจกับรูปลักษณ์ ของสารบัญของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนรูทและสาขาของมันได้ตลอดเวลา ในการทำเช่นนั้น คุณต้องเปิดกล่องโต้ตอบสารบัญ

• คลิกภายในสารบัญ
• ไปที่ อ้างอิง -> สารบัญ .
• เลือกคำสั่ง " สารบัญที่กำหนดเอง... " จากเมนูแบบเลื่อนลงของปุ่ม

กล่องโต้ตอบ กล่องปรากฏขึ้นและแสดงแท็บ สารบัญ ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งรูปแบบและรูปลักษณ์ของสารบัญได้

หากคุณต้องการเปลี่ยน ลักษณะของข้อความในสารบัญของคุณ (แบบอักษร ขนาดแบบอักษร สี ฯลฯ) คุณต้องปฏิบัติตามขั้นตอนด้านล่างในกล่องโต้ตอบสารบัญ

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือก " จากเทมเพลต " ในกล่อง รูปแบบ
• คลิกปุ่ม แก้ไข ที่ด้านล่างขวาเพื่อเปิดหน้าต่างต่อไปนี้

กล่องโต้ตอบปรับเปลี่ยนสไตล์จะปรากฏขึ้น:

• ทำการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบและคลิก ตกลง
• เลือกรูปแบบอื่นเพื่อแก้ไขและทำซ้ำ
• เมื่อคุณแก้ไขเสร็จแล้ว ให้คลิก ตกลง เพื่อออก
• คลิก ตกลง เพื่อแทนที่สารบัญ

อัปเดตสารบัญ

สารบัญคือ ฟิลด์ ไม่ใช่ข้อความธรรมดา ด้วยเหตุนี้ จึงไม่อัปเดตโดยอัตโนมัติ

เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับโครงสร้างเอกสารของคุณ คุณต้องอัปเดตสารบัญด้วยตัวเอง ในการดำเนินการอัปเดต:

• คลิกที่ใดก็ได้ในสารบัญ
• กด F9 หรือปุ่ม อัปเดตตาราง ในตัวควบคุมเนื้อหา (หรือบนปุ่ม อ้างอิง แท็บ)
• ใช้กล่องโต้ตอบ อัปเดตสารบัญ เพื่อเลือกสิ่งที่ต้องอัปเดต
• คลิก ตกลง

คุณสามารถเลือกอัปเดต หมายเลขหน้าเท่านั้น หรือ ทั้งตาราง เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะเลือก " อัปเดตทั้งตาราง " ในกรณีที่คุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ อัปเดตสารบัญของคุณเสมอก่อนที่จะส่งออกหรือพิมพ์เอกสารเพื่อให้มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ รวมอยู่ด้วย

ไม่ว่าเอกสารของคุณจะใหญ่แค่ไหนคุณจะเห็นว่าการสร้างสารบัญนั้นไม่มีอะไรซับซ้อน วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้วิธีสร้าง / อัปเดตสารบัญคือการทดลองทำ! ใช้เวลาในการดำเนินการและสร้างสารบัญของคุณเอง