Ak píšete dokumenty, tento článok bude pre vás veľmi užitočný. Dozviete sa, ako vložiť obsah do dokumentu, upraviť ho a aktualizovať len niekoľkými kliknutiami. Tiež vám ukážem, ako dosiahnuť, aby váš dokument vyzeral dobre pomocou vstavaných štýlov nadpisov vo Worde a možnosti viacúrovňového zoznamu.

Som si istý, že každý, kto práve číta tento článok, sa aspoň raz v živote stretol s naozaj dlhým dokumentom v programe Microsoft Word. Môže to byť akademická práca alebo dlhá správa. V závislosti od projektu môže mať desiatky alebo dokonca stovky strán! Keď máte taký veľký dokument s kapitolami a podkapitolami, ukáže sa, že je veľmi ťažké sa v dokumente orientovať.hľadanie potrebných informácií. Našťastie, Word umožňuje vytvoriť obsah, ktorý uľahčuje odkazovanie na príslušné časti dokumentu, a preto je pre autorov dokumentov povinnou úlohou.

Obsah by ste mohli vytvoriť ručne, ale bola by to skutočná strata času. Nechajte Word, aby to urobil automaticky za vás!

V tomto príspevku vám ukážem, ako vytvoriť obsah v programe Word automatickým spôsobom a tiež ako ho aktualizovať len niekoľkými kliknutiami. Budem používať Word 2013 , ale presne rovnakú metódu môžete použiť aj v Word 2010 alebo Word 2007 .

Zabezpečte, aby váš dokument vyzeral dobre

Štýly nadpisov

Kľúčom k rýchlemu a jednoduchému vytvoreniu stránky s obsahom je použitie vstavaných štýlov nadpisov aplikácie Word ( Položka 1 , Položka 2 , atď.) pre nadpisy (kapitoly) a podnadpisy (podkapitoly) vášho dokumentu. Nebojte sa, ak ste ich ešte nepoužili, ukážem vám, ako to funguje s bežným textom.

• Zvýraznite názov alebo text, ktorý chcete, aby bol názvom vašej prvej hlavnej časti.
• Prejdite na HOME karta na páse kariet
• Vyhľadajte Štýly skupina
• Vyberte si Položka 1 zo skupiny

Teraz ste teda priradili prvú hlavnú časť dokumentu. Pokračujte v tom! Pokračujte v prechádzaní textu a vyberajte názvy hlavných častí. Použite " Položka 1 " na tieto názvy. Budú sa zobrazovať v obsahu ako názvy hlavných častí.

Potom definujte sekundárne časti v rámci každej primárnej kapitoly a použite " Položka 2 " na titulky týchto častí.

Ak chcete zdôrazniť niektoré odseky v rámci sekundárnych sekcií, môžete vybrať ich názvy a použiť " Položka 3 " na tieto tituly. Môžete tiež využiť " Položka 4-9 " štýly na vytváranie ďalších úrovní nadpisov.

Viacúrovňové zoznamy

Chcem, aby bol môj obsah prehľadnejší, preto pridám do nadpisov a podnadpisov dokumentu schému číslovania.

• Zvýraznite prvý hlavný názov.
• Na karte HOME na páse kariet nájdete skupinu Odsek
• Kliknite na tlačidlo Viacúrovňový zoznam v skupine
• Vyberte štýl z možností knižnice Zoznam

Prichádza číslo môjho prvého hlavného titulu!

Prejdite na ostatné hlavné názvy, ale teraz, keď sa pri názve objaví číslo, kliknite na políčko s bleskom a vyberte možnosť "Pokračovať v číslovaní". Tým sa čísla zvýšia.

Pokiaľ ide o titulky, zvýraznite jeden z nich, stlačte tlačidlo TAB na klávesnici a potom vyberte rovnakú možnosť Viacúrovňový zoznam. Navrhne titulky vedľajších sekcií s číslami ako 1.1, 1.2, 1.3 atď. ako na snímke nižšie. Môžete vybrať aj inú možnosť, aby vyzerali inak.

Udržujte loptu v celom dokumente pre všetky svoje časti. :-)

Prečo by som mal používať štýly nadpisov?

Na jednej strane mi štýly nadpisov výrazne zjednodušujú prácu a prezentujú môj dokument štruktúrovaným spôsobom. Na druhej strane, keď vložím obsah, Word automaticky vyhľadá tieto nadpisy a zobrazí obsah na základe textu, ktorý som označil jednotlivými štýlmi. Neskôr môžem tieto nadpisy použiť aj na aktualizáciu obsahu.

Vytvorenie základného obsahu

Teraz mám svoj dokument dobre pripravený s nadpismi ako hlavičkou 1 a podnadpismi ako hlavičkou 2. Je čas nechať Microsoft Word robiť svoje kúzla!

• Umiestnite kurzor na miesto, kde sa má v dokumente zobraziť obsah
• Prejdite na ODKAZY karta na páse kariet
• Kliknite na tlačidlo Obsah tlačidlo v Obsah skupina
• Vyberte si jednu z možností " Automatické " zoznam obsahových štýlov

Tu ste! Môj obsah vyzerá takto:

Obsah tiež vytvára odkazy pre každú časť, čo vám umožňuje prechádzať do rôznych častí dokumentu. Stačí podržať kláves Ctrl na klávesnici a kliknúť, aby ste prešli do ktorejkoľvek časti.

Úprava obsahu

Ak nie ste spokojní so vzhľadom vášho obsahu, vždy môžete zmeniť jeho koreň a vetvu. Ak to chcete urobiť, musíte otvoriť dialógové okno Obsah.

• Kliknite na obsah.
• Prejsť na ODKAZY -> Obsah .
• Vyberte položku " Vlastný obsah... " z rozbaľovacej ponuky tlačidla.

Zobrazí sa dialógové okno a zobrazí Obsah karta, kde môžete prispôsobiť štýl a vzhľad obsahu.

Ak chcete zmeniť vzhľad textu v obsahu (písmo, veľkosť písma, farbu atď.), musíte v dialógovom okne Obsah postupovať podľa nasledujúcich krokov.

• Uistite sa, že ste vybrali " Zo šablóny " v Formáty box
• Kliknite na tlačidlo Úprava stránky tlačidlo vpravo dole, čím sa otvorí nasledujúce okno

Zobrazí sa dialógové okno Upraviť štýl:

• Vykonajte zmeny formátovania a kliknite na tlačidlo OK
• Vyberte iný štýl, ktorý chcete upraviť, a zopakujte
• Po dokončení úprav kliknite na tlačidlo OK na výstup
• Kliknite na . OK nahradiť obsah

Aktualizácia obsahu

Obsah je pole, nie bežný text. Z tohto dôvodu sa neaktualizuje automaticky.

Po vykonaní akýchkoľvek zmien v štruktúre dokumentu musíte sami aktualizovať obsah. Ak chcete vykonať aktualizáciu:

• Kliknite kdekoľvek v obsahu
• Stlačte kláves F9 alebo Aktualizácia tabuľky v ovládacom prvku obsahu (alebo na ODKAZY tab)
• Použite Aktualizácia obsahu dialógové okno, v ktorom si môžete vybrať, čo chcete aktualizovať
• Kliknite na . OK

Môžete si vybrať aktualizáciu iba čísla strán alebo celý stôl . Je dobré si vždy vybrať " Aktualizácia celej tabuľky " v prípade, že ste vykonali ďalšie zmeny. Pred odoslaním alebo vytlačením dokumentu vždy aktualizujte obsah, aby boli zahrnuté všetky zmeny.

Bez ohľadu na to, aký veľký je váš dokument, vidíte, že na vytvorení obsahu nie je nič zložité. Najlepší spôsob, ako sa naučiť vytvárať/aktualizovať obsah, je experimentovať pri tom! Venujte nejaký čas tomuto procesu a vytvorte si vlastný obsah.