Hvis du skriver dokumenter, vil denne artikel være meget nyttig for dig. Du vil lære at indsætte en indholdsfortegnelse i dit dokument, ændre og opdatere den med få klik. Jeg vil også vise dig, hvordan du får dit dokument til at se godt ud ved hjælp af Words indbyggede overskriftsstile og muligheden for lister i flere niveauer.

Jeg er sikker på, at alle, der læser denne artikel lige nu, har haft at gøre med et meget langt dokument i Microsoft Word mindst én gang i deres liv. Det kan være en akademisk artikel eller en lang rapport. Afhængigt af projektet kan det være snesevis eller endda hundredvis af sider! Når du har et så stort dokument med kapitler og underkapitler, viser det sig at være meget svært at navigere i dokumentet.Heldigvis giver Word dig mulighed for at oprette en indholdsfortegnelse, så det er nemt at henvise til de relevante afsnit i dit dokument, og derfor er det en uundværlig opgave for dokumentforfattere.

Du kunne oprette en indholdsfortegnelse manuelt, men det ville være spild af tid. Lad Word gøre det automatisk for dig!

I dette indlæg vil jeg vise dig, hvordan du kan oprette en indholdsfortegnelse i Word på en automatisk måde og også hvordan du kan opdatere den med få klik. Jeg vil bruge Word 2013 , men du kan bruge nøjagtig den samme metode i Word 2010 eller Word 2007 .

Få dit dokument til at se godt ud

Stilarter for overskrifter

Nøglen til at skabe en hurtig og nem indholdsside er at bruge Word's indbyggede overskriftsstile ( Udgiftsområde 1 , Udgiftsområde 2 , osv.) til titler (kapitler) og undertitler (underkapitler) i dit dokument. Bare rolig, hvis du ikke har brugt dem endnu, jeg vil vise dig, hvordan det fungerer med almindelig tekst.

• Fremhæv titlen eller den tekst, som du ønsker skal være titlen på dit første hovedafsnit
• Gå til HOME fanen i båndet
• Søg efter den Stilarter gruppe
• Vælg Udgiftsområde 1 fra gruppen

Så nu har du tildelt det første hovedafsnit i dit dokument. Fortsæt med det! Fortsæt med at rulle gennem teksten og vælg de primære afsnitstitler. Anvend " Udgiftsområde 1 "De vil blive vist i indholdsfortegnelsen som hovedafsnitstitler i din indholdsfortegnelse.

Definer derefter de sekundære afsnit inden for hvert primært kapitel, og anvend " Udgiftsområde 2 " til underteksterne til disse afsnit.

Hvis du ønsker at fremhæve nogle afsnit i de sekundære afsnit, kan du vælge titlerne for dem og anvende " Udgiftsområde 3 " til disse titler. Du kan også benytte dig af " Udgiftsområde 4-9 " til at oprette yderligere overskriftsniveauer.

Multilevel Listing

Jeg vil gerne have min indholdsfortegnelse til at være mere præsentabel, så jeg vil tilføje et nummereringsskema til titlerne og undertitlerne i mit dokument.

• Markér den første hovedtitel.
• Find gruppen Afsnit på fanen HOME i båndet
• Klik på knappen Multilevel List i gruppen
• Vælg stilen fra indstillingerne i List Library

Her kommer nummeret på min første hovedtitel!

Gør det samme med de andre hovedtitler, men når tallet nu vises ved siden af titlen, skal du klikke på lynboksen og vælge "Fortsæt nummerering". Det vil få tallene til at stige.

Hvad angår underteksterne, skal du markere en af dem, trykke på TAB-knappen på dit tastatur og derefter vælge den samme indstilling Multilevel List. Det vil designe underteksterne for de sekundære sektioner med numre som 1.1, 1.2, 1.3 osv. som i skærmbilledet nedenfor. Du kan også vælge en anden indstilling, så de ser anderledes ud.

Hold bolden i gang i hele dokumentet for alle dine afsnit :-)

Hvorfor skal jeg bruge overskriftsstilene?

På den ene side forenkler overskriftsstilene mit arbejde betydeligt og præsenterer mit dokument på en struktureret måde. På den anden side søger Word automatisk efter disse overskrifter, når jeg indsætter en indholdsfortegnelse, og viser en indholdsfortegnelse baseret på den tekst, som jeg har markeret med hver stil. Senere kan jeg også bruge disse overskrifter til at opdatere min indholdsfortegnelse.

Oprettelse af en grundlæggende indholdsfortegnelse

Nu er mit dokument velforberedt med titlerne som overskrift 1 og underteksterne som overskrift 2. Så er det tid til at lade Microsoft Word udføre sin magi!

• Placer markøren der, hvor du ønsker, at indholdsfortegnelsen skal vises i dokumentet
• Naviger til den REFERENCER fanen i båndet
• Klik på den Indholdsfortegnelse knappen i Indholdsfortegnelse gruppe
• Vælg en af de " Automatisk " indholdsfortegnelse med de anførte stilarter

Værsgo! Min indholdsfortegnelse ser således ud:

En indholdsfortegnelse opretter også links til hvert afsnit, så du kan navigere til forskellige dele af dokumentet. Du skal blot holde Ctrl-tasten på tastaturet nede og klikke for at gå til et hvilket som helst afsnit.

Ændre din indholdsfortegnelse

Hvis du ikke er tilfreds med udseendet af din indholdsfortegnelse, kan du altid ændre rod og gren i den. For at gøre det skal du åbne dialogboksen Indholdsfortegnelse.

• Klik i indholdsfortegnelsen.
• Gå til REFERENCER -> Indholdsfortegnelse .
• Vælg den " Brugerdefineret indholdsfortegnelse... " fra knappens rullemenuen.

Dialogboksen vises og viser den Indholdsfortegnelse hvor du kan tilpasse stilen og udseendet af din indholdsfortegnelse.

Hvis du vil ændre den måde, som teksten i indholdsfortegnelsen ser ud på (skrifttype, skriftstørrelse, farve osv.), skal du følge nedenstående trin i dialogboksen Indholdsfortegnelse.

• Sørg for, at du har valgt " Fra skabelon " i den Formater boks
• Klik på den Ændre knappen nederst til højre for at åbne følgende vindue

Dialogboksen Ændre stil vises:

• Foretag ændringer i formateringen, og klik på OK
• Vælg en anden stil, der skal ændres, og gentag
• Når du har afsluttet redigeringen, skal du klikke på OK for at afslutte
• Klik på OK at erstatte indholdsfortegnelsen

Opdatere en indholdsfortegnelse

En indholdsfortegnelse er et felt og ikke almindelig tekst, og derfor opdateres den ikke automatisk.

Når du foretager ændringer i din dokumentstruktur, skal du selv opdatere indholdsfortegnelsen. Sådan udfører du opdateringen:

• Klik et vilkårligt sted i indholdsfortegnelsen
• Tryk på F9 eller på Opdatering af tabel knappen i indholdskontrollen (eller på knappen REFERENCER faneblad)
• Brug den Opdatering af indholdsfortegnelse dialogboks for at vælge, hvad der skal opdateres
• Klik på OK

Du kan vælge at opdatere kun sidetal , eller hele bordet . Det er en god idé altid at vælge " Opdater hele tabellen ", hvis du har foretaget andre ændringer. Opdater altid din indholdsfortegnelse, inden du sender eller printer dokumentet, så eventuelle ændringer medtages.

Uanset hvor stort dit dokument er, kan du se, at der ikke er noget kompliceret ved at oprette en indholdsfortegnelse. Den bedste måde at lære, hvordan man opretter/opdaterer en indholdsfortegnelse, er at eksperimentere med det! Tag dig tid til at gennemgå processen og oprette din egen indholdsfortegnelse.