ایکسل میں CSV صحیح طریقے سے نہیں کھل رہا ہے؟ ٹیوٹوریل عام مسائل کی چھان بین کرتا ہے اور انتہائی مؤثر حل فراہم کرتا ہے۔

سی ایس وی فارمیٹ کو عام طور پر مختلف اسپریڈشیٹ پروگراموں کے درمیان ڈیٹا کی درآمد/برآمد کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے۔ نام CSV (کوما سے الگ کردہ اقدار) کا مطلب ڈیٹا فیلڈز کو الگ کرنے کے لیے کوما کا استعمال ہے۔ لیکن یہ تھیوری میں ہے۔ عملی طور پر، بہت سی نام نہاد CSV فائلیں دوسرے حروف جیسے سیمیکولن یا ٹیبز کا استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا کو الگ کرتی ہیں۔ کچھ نفاذ میں ڈیٹا فیلڈز کو سنگل یا ڈبل ​​کوٹیشن مارکس میں بند کیا جاتا ہے، جبکہ دیگر کو یونیکوڈ بائٹ آرڈر مارک (BOM) کی ضرورت ہوتی ہے، مثال کے طور پر UTF-8، صحیح یونیکوڈ تشریح کے لیے۔ معیار کی کمی CSV سے Excel کی تبدیلیوں کے ساتھ مختلف مسائل کو جنم دیتی ہے۔

CSV فائل ایکسل میں ایک کالم میں کھلتی ہے

علامات ۔ ایکسل میں csv فائل کھولتے وقت، تمام ڈیٹا ایک کالم میں ظاہر ہوتا ہے۔

وجہ ۔ کالموں میں ڈیٹا تقسیم کرنے کے لیے، ایکسل آپ کی ونڈوز ریجنل سیٹنگز میں سیٹ سیپریٹر کا استعمال کرتا ہے۔ یہ یا تو کوما (شمالی امریکہ اور کچھ دوسرے ممالک میں) یا سیمی کالون (یورپی ممالک میں) ہوسکتا ہے۔ جب کسی مخصوص .csv فائل میں استعمال ہونے والا حد بندی ڈیفالٹ سیپریٹر سے مختلف ہو، تو وہ فائل ایک کالم میں کھل جاتی ہے۔

حل ۔ اس کیس کے لیے کئی ممکنہ حل ہیں جن میں VBA میکروز یا ونڈوز سیٹنگز میں عالمی تبدیلی شامل ہیں۔ ہم دکھائیں گے کہ ڈیفالٹ کو تبدیل کیے بغیر مسئلہ کو فوری طور پر کیسے حل کیا جائے۔اپنے کمپیوٹر پر لسٹ الگ کرنے والا، تاکہ آپ کی کوئی بھی ایپلیکیشن متاثر نہ ہو۔

CSV فائل میں ڈیلیمیٹر تبدیل کریں

ایکسل کے لیے ایک مختلف سیپریٹر کے ساتھ CSV پڑھنے کے قابل ہونے کے لیے، آپ ڈیلیمیٹر کی وضاحت کر سکتے ہیں۔ براہ راست اس فائل میں۔ اسے مکمل کرنے کے لیے، فائل کو کسی بھی ٹیکسٹ ایڈیٹر کے ساتھ کھولیں (نوٹ پیڈ ٹھیک کرے گا) اور پہلی لائن میں نیچے کا متن شامل کریں۔ نوٹ، یہ کسی بھی دوسرے ڈیٹا سے پہلے ایک الگ لائن ہونی چاہیے:

• کوما سے الگ کرنے کے لیے: sep=,
• سیمی کالون کے ساتھ الگ کرنے کے لیے: sep=;

اسی طریقے سے، آپ کوئی دوسرا کسٹم سیپریٹر سیٹ کر سکتے ہیں - بس اسے برابری کے نشان کے بعد ٹائپ کریں۔

ایک مناسب سیپریٹر کی وضاحت کے ساتھ، آپ اب کھول سکتے ہیں۔ فائل کو معمول کے مطابق ایکسل سے یا ونڈوز ایکسپلورر سے۔

ایکسل میں CSV فائل درآمد کرتے وقت حد بندی کی وضاحت کریں

ایکسل میں CSV فائل کھولنے کے بجائے، اسے ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ میں سے کسی ایک کا استعمال کرکے درآمد کریں۔ (تمام ورژن میں) یا پاور سوال (ایکسل 365 - 2016 میں)۔

ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ ( ڈیٹا ٹیب > ٹیکسٹ سے ) چند انتخاب فراہم کرتا ہے۔ مرحلہ 2 میں حد بندی کرنے والوں کے لیے۔ عام طور پر، آپ منتخب کریں گے:

• کوما کوما سے الگ کردہ اقدار کی فائلوں کے لیے
• ٹیب ٹیکسٹ فائلوں کے لیے
• سیمی کالون سیمیکولن سے الگ کردہ اقدار کی فائلوں کے لیے

اگر آپ کو یقین نہیں ہے کہ آپ کے ڈیٹا میں کون سا الگ کرنے والا ہے، تو مختلف حد بندی آزمائیں اور دیکھیں کہ کون سا درست کام کرتا ہے۔ ڈیٹا کا پیش نظارہ۔

ایک تخلیق کرتے وقتپاور سوال کنکشن، آپ پیش نظارہ ڈائیلاگ ونڈو میں حد بندی کا انتخاب کر سکتے ہیں:

تفصیلی مرحلہ وار ہدایات کے لیے، براہ کرم اوپر سے منسلک مثالیں دیکھیں۔<3

ٹیکسٹ ٹو کالمز فیچر کا استعمال کرتے ہوئے سیلز کو تقسیم کریں

اگر آپ کا ڈیٹا پہلے ہی ایکسل میں منتقل ہو چکا ہے، تو آپ ٹیکسٹ ٹو کالم فیچر استعمال کرکے اسے مختلف کالموں میں الگ کرسکتے ہیں۔ بنیادی طور پر، یہ ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ کی طرح کام کرتا ہے: آپ ایک حد بندی کا انتخاب کرتے ہیں اور ڈیٹا کا پیش نظارہ فلائی پر ہونے والی تبدیلیوں کی عکاسی کرتا ہے:

مکمل تفصیلات کے لیے، براہ کرم ایکسل میں سیلز کو کیسے تقسیم کیا جائے دیکھیں۔

ایکسل CSV میں لیڈنگ زیرو کو کیسے رکھیں

علامات۔ آپ کی csv فائل میں کچھ ویلیوز لیڈنگ زیروز پر مشتمل ہیں۔ جب فائل ایکسل میں کھولی جاتی ہے، تو پہلے والے زیرو ضائع ہو جاتے ہیں۔

وجہ ۔ پہلے سے طے شدہ طور پر، مائیکروسافٹ ایکسل csv فائلوں کو جنرل فارمیٹ میں تبدیل کرتا ہے جو پہلے والے صفر کو ختم کر دیتا ہے۔

حل ۔ کھولنے کے بجائے، اپنی CSV کو Excel میں درآمد کریں اور مشکل کالموں کے لیے Text فارمیٹ منتخب کریں۔

Text Import Wizard کا استعمال کرنا

شروع کرنے کے لیے Text Wizard درآمد کریں خود بخود فائل ایکسٹینشن کو .csv سے .txt میں تبدیل کریں، اور پھر ایکسل سے ٹیکسٹ فائل کھولیں۔ یا فرم ٹیکسٹ (لیگیسی) فیچر کو فعال کریں، اور CSV کو Excel میں درآمد کرنا شروع کریں۔

وزرڈ کے مرحلہ 3 میں، پہلے زیرو والی قدروں پر مشتمل کالم کو منتخب کریں اور اس کی شکل کو Text میں تبدیل کریں۔ . یہ اقدار کو درآمد کرے گا۔ٹیکسٹ سٹرنگز کے طور پر تمام لیڈنگ زیرو کو اپنی جگہ پر رکھتے ہیں۔

پاور کوئری کا استعمال کرتے ہوئے

اگر آپ csv فائل کو ایکسل سے منسلک کرکے امپورٹ کرنے کو ترجیح دیتے ہیں، تو وہاں موجود ہیں آگے زیرو رکھنے کے دو طریقے۔

طریقہ 1: تمام ڈیٹا کو ٹیکسٹ فارمیٹ میں درآمد کریں

پیش نظارہ ڈائیلاگ باکس میں، ڈیٹا ٹائپ ڈیٹیکشن کے تحت ، منتخب کریں ڈیٹا کی اقسام کا پتہ نہ لگائیں ۔ آپ کی csv فائل کے مواد کو ایکسل میں ٹیکسٹ کے طور پر لوڈ کیا جائے گا، اور تمام لیڈنگ زیرو برقرار رہیں گے۔

نوٹ۔ یہ طریقہ ٹھیک کام کرتا ہے اگر آپ کی فائل میں صرف text ڈیٹا ہو۔ اگر مختلف قسم کی قدریں ہیں، تو ہر کالم کے لیے انفرادی طور پر مناسب فارمیٹ کی وضاحت کے لیے طریقہ 2 استعمال کریں۔

طریقہ 2: ہر کالم کے لیے فارمیٹ سیٹ کریں

اس صورت حال میں جب آپ کی csv فائل میں متن، نمبر، کرنسی، تاریخیں اور اوقات جیسے ڈیٹا کی مختلف اقسام شامل ہوں، آپ واضح طور پر اس بات کی نشاندہی کرسکتے ہیں کہ کون سا ہر مخصوص کالم کے لیے فارمیٹ استعمال کیا جانا چاہیے۔

1. ڈیٹا پیش نظارہ کے نیچے، ڈیٹا کو تبدیل کریں پر کلک کریں۔
2. پاور کوئری ایڈیٹر میں، وہ کالم منتخب کریں جہاں آپ پچھلے صفر کو برقرار رکھنا چاہتے ہیں، اور ڈیٹا کی قسم > ٹیکسٹ پر کلک کریں۔

ٹپ۔ یہ طریقے آپ کے ڈیٹا کے ساتھ دیگر ہیرا پھیری کو بھی روک سکتے ہیں جسے Excel خود بخود انجام دینے کی کوشش کرتا ہے۔ مثال کے طور پر، اگر درآمد شدہ ڈیٹا "=" سے شروع ہوتا ہے، تو Excel اس کا حساب لگانے کی کوشش کرے گا۔ Text فارمیٹ کو لاگو کرکے، آپ اس بات کی نشاندہی کرتے ہیں کہ اقدار سٹرنگز ہیں، فارمولے نہیں۔

ایکسل میں CSV ڈیٹ فارمیٹ کے مسائل کو کیسے حل کریں

علامات۔ CSV کو Excel میں تبدیل کرنے کے بعد، تاریخوں کو غلط طریقے سے فارمیٹ کیا جاتا ہے، دنوں اور مہینوں کو تبدیل کیا جاتا ہے، کچھ تاریخوں کو متن میں تبدیل کیا جاتا ہے، اور کچھ ٹیکسٹ ویلیوز خود بخود تاریخوں کے طور پر فارمیٹ ہو جاتی ہیں۔

وجہ ۔ آپ کی csv فائل میں، تاریخیں آپ کے آپریٹنگ سسٹم میں سیٹ کردہ ڈیفالٹ ڈیٹ فارمیٹ سے مختلف فارمیٹ میں لکھی جاتی ہیں، جس کی وجہ سے Excel تاریخوں کی صحیح تشریح کرنے میں ناکام رہتا ہے۔

حل ۔ بالکل اس بات پر منحصر ہے کہ آپ کو کس مسئلے کا سامنا ہے، درج ذیل میں سے ایک حل آزمائیں۔

دن اور مہینوں کو ملایا جاتا ہے

جب ونڈوز ریجنل سیٹنگز اور csv فائل میں ڈیٹ فارمیٹس مختلف ہوتے ہیں۔ , Excel کے لیے اس بات کا تعین کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے کہ mm/dd/yy تاریخیں اس مخصوص فائل میں dd/mm/yy فارمیٹ میں محفوظ ہیں۔ نتیجتاً، دن اور مہینے کی اکائیوں کو الٹ دیا جاتا ہے: Jan-3 Mar-1 ، Jan-10 بن جاتا ہے Oct-1 >، وغیرہ۔ مزید یہ کہ، جنوری-12 کے بعد کی تاریخیں ہیں۔ٹیکسٹ سٹرنگز میں تبدیل ہو گیا کیونکہ 13ویں، 14ویں، وغیرہ مہینوں کا کوئی وجود نہیں ہے۔

درست طریقے سے درآمد کی جانے والی تاریخوں کے لیے، ٹیکسٹ امپورٹ وزرڈ چلائیں، اور مرحلہ 3 میں مختص کردہ تاریخ فارمیٹ منتخب کریں۔ :

کچھ اقدار کو تاریخوں میں تبدیل کیا جاتا ہے

مائیکروسافٹ ایکسل کو مختلف قسم کی قدروں کو داخل کرنا آسان بنانے کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ لہذا، اگر ایکسل یہ مانتا ہے کہ ایک دی گئی قدر تاریخ کی نمائندگی کرتی ہے، تو یہ خود بخود تاریخ کے طور پر فارمیٹ ہو جاتی ہے۔ مثال کے طور پر، ٹیکسٹ سٹرنگ apr23 کافی حد تک 23 اپریل کی طرح نظر آتی ہے، اور 11/3 نومبر 3 سے ملتی جلتی ہے، لہذا دونوں قدریں ہیں۔ تاریخوں میں تبدیل۔

ایکسل کو متن کی قدروں کو تاریخوں میں تبدیل کرنے سے روکنے کے لیے، پہلے سے مانوس طریقہ استعمال کریں: CSV کو درآمد کرکے Excel میں تبدیل کریں۔ Text Import Wizard کے مرحلہ 3 میں، پریشانی والے کالم کو منتخب کریں اور اس کے فارمیٹ کو Text میں تبدیل کریں۔

تاریخیں فارمیٹ کی جاتی ہیں۔ غلط طریقے سے

جب ایکسل میں csv فائل کھولی جاتی ہے، تو تاریخیں عام طور پر ڈیفالٹ فارمیٹ میں ظاہر ہوتی ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ کی اصل فائل میں، آپ کے پاس 7-May-21 یا 05/07/21 ہوسکتا ہے، جب کہ Excel میں یہ 5/7/2021<کے طور پر ظاہر ہوتا ہے۔ 2>۔

تاریخوں کو مطلوبہ فارمیٹ میں ظاہر کرنے کے لیے، سیلز فارمیٹ کریں فیچر کا استعمال کریں:

1. تاریخوں کا کالم منتخب کریں۔
2. فارمیٹ سیلز ڈائیلاگ باکس کو کھولنے کے لیے Ctrl + 1 دبائیں۔
3. نمبر ٹیب پر، زمرہ کے تحت تاریخ کا انتخاب کریں۔ ۔
4. قسم کے تحت،مطلوبہ فارمیٹنگ چنیں۔
5. ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

اگر پہلے سے سیٹ کردہ فارمیٹس میں سے کوئی بھی آپ کے لیے صحیح نہیں ہے، تو آپ بنا سکتے ہیں۔ آپ کا اپنا جیسا کہ ایکسل میں کسٹم ڈیٹ فارمیٹ بنانے کا طریقہ میں وضاحت کی گئی ہے۔

ایکسل کو نمبروں کو سائنسی اشارے میں تبدیل کرنے سے روکیں

علامات۔ CSV کو Excel میں تبدیل کرنے کے بعد، طویل اعداد کو سائنسی اشارے کے طور پر فارمیٹ کیا جاتا ہے، جیسے 1234578900 1.23E+09 کے بطور ظاہر ہوتا ہے۔

وجہ ۔ مائیکروسافٹ ایکسل میں نمبرز 15 ہندسوں تک محدود ہیں۔ اگر آپ کی csv فائل میں نمبر اس حد سے تجاوز کر جاتے ہیں، تو Excel خود بخود انہیں سائنسی اشارے میں تبدیل کر دیتا ہے تاکہ اس حد کو پورا کیا جا سکے۔ اگر کسی نمبر میں 15 سے زیادہ اہم ہندسے ہوتے ہیں تو آخر میں تمام "اضافی" ہندسے صفر میں تبدیل ہو جاتے ہیں۔

حل ۔ لمبے نمبرز کو ٹیکسٹ کے طور پر امپورٹ کریں یا نمبر فارمیٹ کو براہ راست Excel میں تبدیل کریں۔

لمبے نمبروں کو ٹیکسٹ کے طور پر درآمد کریں

بڑے نمبروں کو CSV سے Excel میں درست طریقے سے منتقل کرنے کے لیے، Text Import Wizard<کو چلائیں۔ 2> اور ہدف کالم (کالموں) کی شکل کو ٹیکسٹ پر سیٹ کریں۔

یہ درست طریقے سے درآمد کرنے کا واحد حقیقی حل ہے عددی سٹرنگز ڈیٹا کھوئے بغیر، یعنی 16ویں اور اس کے بعد کے ہندسوں کو 0 کے ساتھ تبدیل کیے بغیر یا پہلے زیرو کو ہٹائے بغیر۔ یہ پروڈکٹ آئی ڈیز، اکاؤنٹ نمبرز، بار کوڈز اور اس طرح کے اندراجات کے لیے بہت اچھا کام کرتا ہے۔

تاہم، اگر آپ کی اقدار نمبرز ہیں، تار نہیں، تو یہ بہترین طریقہ نہیں ہے کیونکہآپ نتیجے میں آنے والی ٹیکسٹ ویلیوز پر کوئی ریاضی نہیں کر پائیں گے۔

یہ طریقہ آپ کو CSV فائل کو تبدیل کرتے وقت دیگر غیر مطلوبہ خودکار ڈیٹا فارمیٹنگ کو روکنے میں بھی مدد دے گا۔

نمبر فارمیٹ کو اس میں تبدیل کریں ایکسل

اگر آپ کا ڈیٹا پہلے سے ہی ایکسل میں ہے، تو آپ فارمیٹ کو جنرل سے ٹیکسٹ یا نمبر میں تبدیل کر سکتے ہیں جیسا کہ ذیل میں دکھایا گیا ہے:

نوٹ۔ یہ طریقہ 15ویں پوزیشن کے بعد حذف شدہ پچھلے زیرو یا ہندسوں کو بحال نہیں کرے گا جنہیں صفر سے تبدیل کیا گیا تھا۔

مزید معلومات کے لیے، براہ کرم ایکسل میں سیلز کو فارمیٹ کرنے کا طریقہ دیکھیں۔

کالم کو وسیع تر بنائیں

سب سے آسان صورت میں، جب کوئی نمبر 15 سے کم ہندسوں پر مشتمل ہو، تو اسے بنانا کافی ہے۔ نمبرز کو عام طور پر ظاہر کرنے کے لیے ایک کالم تھوڑا وسیع کریں۔

مزید تفصیلات کے لیے، براہ کرم دیکھیں کہ کس طرح ایکسل میں کالموں کا سائز تبدیل کرنا اور خودکار فٹ کرنا ہے۔

یہ ہے CSV سے Excel تبادلوں کے ساتھ پیش آنے والے عام مسائل کو کیسے حل کریں۔ پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ اور اگلے ہفتے ملتے ہیں!