ٹیوٹوریل فلیش فل فنکشنلٹی کی بنیادی باتوں کی وضاحت کرتا ہے اور ایکسل میں فلیش فل استعمال کرنے کی مثالیں فراہم کرتا ہے۔

فلیش فل ایکسل کی سب سے حیرت انگیز خصوصیات میں سے ایک ہے۔ یہ ایک تکلیف دہ کام کو پکڑتا ہے جسے دستی طور پر انجام دینے میں گھنٹے لگتے ہیں اور اسے فلیش میں خود بخود انجام دیتا ہے (اس وجہ سے نام)۔ اور یہ اتنی جلدی اور آسانی سے آپ کو کوئی کام کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن آپ جو چاہتے ہیں اس کی صرف ایک مثال فراہم کریں۔

ایکسل میں فلیش فل کیا ہے؟

Excel Flash Fill ایک خاص ٹول ہے جو آپ کی داخل کردہ معلومات کا تجزیہ کرتا ہے اور جب یہ کسی پیٹرن کی نشاندہی کرتا ہے تو خود بخود ڈیٹا کو بھر دیتا ہے۔

Flash Fill کی خصوصیت Excel 2013 میں متعارف کرائی گئی تھی اور یہ Excel 2016 کے بعد کے تمام ورژنز میں دستیاب ہے، Excel 2019, Excel 2021, and Excel for Microsoft 365۔

دسمبر 2009 میں مائیکروسافٹ کے ایک سینئر محقق، سمیت گلوانی کی ایک کوشش کے طور پر شروع کیا گیا، تاکہ ایک کاروباری خاتون کی مدد کی جا سکے جس سے وہ غلطی سے ہوائی اڈے پر اس کے ضم ہونے والے چیلنج سے مل گئی، کچھ سالوں بعد یہ ایکسل کے بہت سے کاموں کو خودکار کرنے کی ایک طاقتور صلاحیت میں تبدیل ہو گیا ہے۔

فلیش فل آسانی سے درجنوں مختلف کاموں کا مقابلہ کرتا ہے جن کے لیے بصورت دیگر پیچیدہ فارمولوں یا حتی کہ VBA کوڈ کی ضرورت پڑتی ہے جیسے کہ متن کے تاروں کو تقسیم کرنا اور یکجا کرنا، ڈیٹا کو صاف کرنا اور تضادات کو درست کرنا، متن اور نمبروں کو فارمیٹ کرنا، تاریخوں کو t میں تبدیل کرنا وہ فارمیٹ اور بہت کچھ چاہتا تھا۔

ہر بار، فلیش فل لاکھوںچھوٹے پروگرام جو اس کام کو پورا کر سکتے ہیں، پھر مشین لرننگ تکنیک کا استعمال کرتے ہوئے ان کوڈ کے ٹکڑوں کو ترتیب دیتے ہیں اور اس کو تلاش کرتے ہیں جو کام کے لیے بہترین ہو۔ یہ سب کچھ پس منظر میں ملی سیکنڈ میں کیا جاتا ہے، اور صارف نتائج کو تقریباً فوراً دیکھ لیتا ہے!

ایکسل میں فلیش فل کہاں ہے؟

ایکسل 2013 اور بعد میں، فلیش فل ٹول پر رہتا ہے۔ ڈیٹا ٹیب ، ڈیٹا ٹولز گروپ میں:

ایکسل فلیش فل شارٹ کٹ

آپ میں سے جو زیادہ تر وقت کی بورڈ سے کام کرنے کو ترجیح دیتے ہیں، وہ اس کلیدی امتزاج کے ساتھ فلیش فل چلا سکتے ہیں: Ctrl + E

ایکسل میں فلیش فل کا استعمال کیسے کریں

عام طور پر فلیش فل خود بخود شروع ہوجاتا ہے، اور آپ صرف ایک پیٹرن فراہم کرنے کی ضرورت ہے. یہ طریقہ ہے:

1. اپنے سورس ڈیٹا کے ساتھ کالم سے ملحق ایک نیا کالم داخل کریں۔
2. نئے شامل کیے گئے کالم کے پہلے سیل میں، مطلوبہ قدر ٹائپ کریں۔
3. اگلے سیل میں ٹائپ کرنا شروع کریں، اور اگر ایکسل کو پیٹرن کا احساس ہوتا ہے، تو یہ ذیل کے سیلز میں خودکار طور پر بھرے ہونے والے ڈیٹا کا پیش نظارہ دکھائے گا۔
4. پیش نظارہ قبول کرنے کے لیے Enter کلید دبائیں۔ ہو گیا!

تجاویز:

• اگر آپ فلیش فل کے نتائج سے ناخوش ہیں، تو آپ Ctrl + Z دبا کر ان کو کالعدم کر سکتے ہیں۔ یا فلیش فل کے اختیارات کے مینو کے ذریعے۔
• اگر فلیش فل خود بخود شروع نہیں ہوتا ہے، تو یہ آسان ٹربل شوٹنگ تکنیکوں کو آزمائیں۔

ایک بٹن کلک یا شارٹ کٹ کے ساتھ ایکسل میں فلیش فل کرنے کا طریقہ

زیادہ تر میںحالات میں، جیسے ہی ایکسل آپ کے داخل کردہ ڈیٹا میں پیٹرن قائم کرتا ہے، فلیش فل خود بخود شروع ہو جاتا ہے۔ اگر کوئی پیش نظارہ ظاہر نہیں ہوتا ہے، تو آپ فلیش فل کو دستی طور پر اس طرح چالو کر سکتے ہیں:

1. پہلے سیل کو پُر کریں اور Enter دبائیں۔
2. Flash Fill<پر کلک کریں۔ ڈیٹا ٹیب پر 17> بٹن دبائیں یا Ctrl + E شارٹ کٹ دبائیں۔

Excel Flash Fill کے اختیارات

جب ڈیٹا انٹری کو خودکار کرنے کے لیے ایکسل میں فلیش فل کا استعمال کرتے ہوئے، Flash Fill Options بٹن آٹو فلڈ سیلز کے قریب ظاہر ہوتا ہے۔ اس بٹن پر کلک کرنے سے وہ مینو کھلتا ہے جو آپ کو درج ذیل کام کرنے دیتا ہے:

• Flash Fill کے نتائج کو واپس کریں۔
• خالی سیلز کو منتخب کریں جنہیں Excel آباد کرنے میں ناکام رہا ہے۔
• تبدیل شدہ سیلز کو منتخب کریں، مثال کے طور پر، ان سب کو ایک ساتھ فارمیٹ کرنے کے لیے۔

Excel Flash Fill کی مثالیں

جیسا کہ پہلے ہی بتایا گیا ہے، فلیش فل ہے ایک بہت ہی ورسٹائل ٹول۔ ذیل کی مثالیں اس کی کچھ صلاحیتوں کو ظاہر کرتی ہیں، لیکن اس میں اور بھی بہت کچھ ہے!

سیل سے متن نکالیں (کالم تقسیم کریں)

فلیش فل کے وجود میں آنے سے پہلے، ایک سیل کے مواد کو تقسیم کرتے ہوئے کئی سیلوں میں ٹیکسٹ ٹو کالم فیچر یا ایکسل ٹیکسٹ فنکشنز کے استعمال کی ضرورت ہوتی ہے۔ فلیش فل کے ساتھ، آپ متن کی پیچیدہ ہیرا پھیری کے بغیر فوری طور پر نتائج حاصل کر سکتے ہیں۔

فرض کریں کہ آپ کے پاس پتوں کا ایک کالم ہے اور آپ زپ کوڈز کو ایک الگ کالم میں نکالنا چاہتے ہیں۔ ٹائپ کرکے اپنے مقصد کی نشاندہی کریں۔پہلے سیل میں زپ کوڈ۔ جیسے ہی ایکسل سمجھ جاتا ہے کہ آپ کیا کرنے کی کوشش کر رہے ہیں، یہ مثال کے نیچے دی گئی تمام قطاروں کو نکالے گئے زپ کوڈز سے بھر دیتا ہے۔ ان سب کو قبول کرنے کے لیے آپ کو صرف Enter کو دبانے کی ضرورت ہے۔

سیلز کو تقسیم کرنے اور متن نکالنے کے فارمولے:

• ایکسٹریکٹ ذیلی اسٹرنگ - کسی مخصوص لمبائی کے متن کو نکالنے یا دیئے گئے کردار سے پہلے یا بعد میں ذیلی اسٹرنگ حاصل کرنے کے فارمولے۔
• سٹرنگ سے نمبر نکالیں - الفانیومرک سٹرنگز سے نمبر نکالنے کے فارمولے۔
• ایکسل میں نام تقسیم کریں - پہلا، آخری اور درمیانی نام نکالنے کے فارمولے۔

ایکسٹریکٹنگ اور اسپلٹنگ ٹولز:

• ایکسل کے لیے ٹیکسٹ ٹول کٹ - مختلف کارکردگی کا مظاہرہ کرنے کے لیے 25 ٹولز متن کی ہیرا پھیری بشمول کسی بھی کردار کے ذریعہ سیل کو تقسیم کرنا جیسے کوما، اسپیس، لائن بریک؛ متن اور نمبر نکالنا۔
• اسپلٹ نیمز ٹول - ایکسل میں ناموں کو الگ کرنے کا تیز اور آسان طریقہ۔

متعدد سیلز سے ڈیٹا اکٹھا کریں (کالموں کو ضم کریں)

اگر آپ کے پاس ایک مخالف کام ہے، کوئی حرج نہیں، فلیش فل سیل کو بھی جوڑ سکتا ہے۔ مزید یہ کہ، یہ مشترکہ اقدار کو اسپیس، کوما، سیمیکولن یا کسی دوسرے کریکٹر کے ساتھ الگ کر سکتا ہے - آپ کو صرف ایکسل کو پہلے سیل میں مطلوبہ اوقاف کو دکھانے کی ضرورت ہے:

یہ طریقہ خاص طور پر مختلف ناموں کے حصوں کو ایک سیل میں ملانے کے لیے مفید ہے جیسا کہ فلیش فل کے ساتھ پہلا اور آخری نام کیسے ملایا جائے میں دکھایا گیا ہے۔

سیل میں شامل ہونے کے فارمولےاقدار:

• ایکسل میں CONCATENATE فنکشن - ٹیکسٹ سٹرنگز، سیلز اور کالمز کو یکجا کرنے کے فارمولے۔

ضم کرنے والے ٹولز:

• مرج ٹیبلز وزرڈ - دو ٹیبلز کو عام کالموں کے ذریعے جوڑنے کا فوری طریقہ۔
• ڈپلیکیٹس وزرڈ کو ضم کریں - کلیدی کالموں کے ذریعے ایک جیسی قطاروں کو یکجا کریں۔

ڈیٹا صاف کریں

اگر آپ کی ورک شیٹ میں کچھ ڈیٹا اندراجات معروف جگہ سے شروع ہوتے ہیں، تو فلیش فل پلک جھپکتے ہی ان سے چھٹکارا پا سکتا ہے۔ پہلے والی جگہ کے بغیر پہلی ویلیو ٹائپ کریں، اور دوسرے سیلز میں موجود تمام اضافی خالی جگہیں بھی ختم ہو جائیں گی:

ڈیٹا صاف کرنے کے فارمولے:

• Excel TRIM فنکشن - Excel میں اضافی خالی جگہوں کو ہٹانے کے فارمولے۔

ڈیٹا کلیننگ ٹولز:

• ایکسل کے لیے ٹیکسٹ ٹول کٹ - تمام آگے، پیچھے اور درمیان میں خالی جگہوں کو تراشیں لیکن الفاظ کے درمیان ایک ہی اسپیس کریکٹر۔

ٹیکسٹ، نمبرز اور تاریخوں کو فارمیٹ کریں

اکثر اوقات آپ کی اسپریڈ شیٹس میں موجود ڈیٹا کو ایک میں فارمیٹ کیا جاتا ہے۔ جب آپ اسے دوسرے میں چاہتے ہیں۔ صرف اقدار کو بالکل اسی طرح ٹائپ کرنا شروع کریں جیسے آپ چاہتے ہیں کہ وہ ظاہر ہوں، اور باقی کام فلیش فل کرے گا۔

شاید آپ کے پاس پہلے اور آخری ناموں کا کالم چھوٹے حروف میں ہو۔ آپ چاہتے ہیں کہ آخری اور پہلے نام مناسب صورت میں، کوما کے ساتھ الگ کیے جائیں۔ فلیش فل کے لیے کیک کا ایک ٹکڑا :)

شاید آپ نمبروں کے کالم کے ساتھ کام کر رہے ہیں جسے فون نمبرز کے طور پر فارمیٹ کرنے کی ضرورت ہے۔ پہلے سے طے شدہ کا استعمال کرکے کام کو پورا کیا جاسکتا ہے۔خصوصی فارمیٹ یا حسب ضرورت نمبر فارمیٹ بنانا۔ یا آپ اسے فلیش فل کے ساتھ آسان طریقے سے کر سکتے ہیں:

تاریخوں کو اپنی پسند کے مطابق دوبارہ فارمیٹ کرنے کے لیے، آپ متعلقہ تاریخ کا فارمیٹ لگا سکتے ہیں یا مناسب طریقے سے فارمیٹ کی گئی تاریخ ٹائپ کر سکتے ہیں۔ پہلے سیل میں افوہ، کوئی تجویز سامنے نہیں آئی… کیا ہوگا اگر ہم فلیش فل شارٹ کٹ ( Ctrl + E ) دبائیں یا ربن پر اس کے بٹن پر کلک کریں؟ جی ہاں، یہ خوبصورتی سے کام کرتا ہے!

سیل مواد کے کچھ حصے کو تبدیل کریں

سٹرنگ کے حصے کو کسی اور متن سے تبدیل کرنا ایکسل میں ایک بہت عام عمل ہے، جو فلیش فل بھی خودکار ہو سکتا ہے۔

آئیے، آپ کے پاس سوشل سیکیورٹی نمبرز کا ایک کالم ہے اور آپ آخری 4 ہندسوں کو XXXX سے بدل کر اس حساس معلومات کو سنسر کرنا چاہتے ہیں۔

اسے کرنے کے لیے ، یا تو REPLACE فنکشن استعمال کریں یا پہلے سیل میں مطلوبہ قدر ٹائپ کریں اور Flash Fill کو بقیہ سیلز کو خودکار طور پر بھرنے دیں:

جدید مجموعے

فلیش فل ایکسل میں نہ صرف سیدھے سادے کاموں کو پورا کر سکتا ہے جیسا کہ اوپر کی مثالوں میں دکھایا گیا ہے بلکہ مزید نفیس ڈیٹا ری آرنجمنٹ بھی انجام دے سکتا ہے۔

ایک مثال کے طور پر، آئیے 3 کالموں سے معلومات کے مختلف ٹکڑوں کو اکٹھا کریں اور اس میں کچھ حسب ضرورت حروف شامل کریں۔ نتیجہ۔

فرض کریں، آپ کے کالم A میں پہلے نام، کالم B میں آخری نام، اور کالم C میں ڈومین کے نام ہیں۔ اس معلومات کی بنیاد پر، آپ ای میل ایڈری بنانا چاہتے ہیں۔ اس فارمیٹ میں sses:1 کنکٹنیشن آپریٹر کا استعمال کرتے ہوئے تمام ٹکڑوں کو:

=LOWER(LEFT(B2,1))&"."&LOWER(A2)&"@"&LOWER(C2)&".com"

لیکن کیا ایکسل فلیش فل ہمارے لیے خود بخود یہ ای میل ایڈریس بنا سکتا ہے؟ یقینی بات!

Excel Flash Fill کی حدود اور انتباہات

Flash Fill ایک زبردست ٹول ہے، لیکن اس میں کچھ حدود ہیں جن سے آپ کو آگاہ ہونا چاہیے۔ اس سے پہلے کہ آپ اپنے حقیقی ڈیٹا سیٹس پر اس خصوصیت کا استعمال شروع کریں۔

1۔ فلیش فل کے نتائج خود بخود اپ ڈیٹ نہیں ہوتے ہیں

فارمولوں کے برعکس، فلیش فل کے نتائج جامد ہوتے ہیں۔ اگر آپ اصل ڈیٹا میں کوئی تبدیلی کرتے ہیں، تو وہ فلیش فل کے نتائج میں ظاہر نہیں ہوں گے۔

2۔ پیٹرن کی شناخت کرنے میں ناکام ہو سکتا ہے

بعض حالات میں، خاص طور پر جب آپ کا اصل ڈیٹا مختلف طریقے سے ترتیب دیا جاتا ہے یا فارمیٹ کیا جاتا ہے، تو فلیش فل ٹھوکر کھا سکتا ہے اور غلط نتائج پیدا کر سکتا ہے۔

مثال کے طور پر، اگر آپ فلیش فل استعمال کرتے ہیں فہرست سے درمیانی نام نکالنے کے لیے جہاں کچھ اندراجات میں صرف پہلا اور آخری نام ہوتا ہے، ان خلیوں کے نتائج غلط ہوں گے۔ لہذا، ہمیشہ فلیش فل آؤٹ پٹ کا جائزہ لینا دانشمندی ہے۔

3۔ نان پرنٹ ایبل حروف والے سیلز کو نظر انداز کرتا ہے

اگر خود کار طریقے سے بھرے جانے والے سیلز میں خالی جگہیں یا دیگر غیر پرنٹ ایبل حروف ہوتے ہیں،فلیش فل ایسے سیلز کو چھوڑ دے گا۔

لہذا، اگر نتیجے میں آنے والے سیلز میں سے کوئی خالی ہے تو ان سیلز کو صاف کریں ( Home tab > فارمیٹس گروپ > کلیئر کریں > سب کو صاف کریں ) اور دوبارہ فلیش فل چلائیں۔

4۔ نمبروں کو سٹرنگز میں تبدیل کر سکتا ہے

نمبروں کو دوبارہ فارمیٹ کرنے کے لیے فلیش فل کا استعمال کرتے وقت، براہ کرم آگاہ رہیں کہ یہ آپ کے نمبروں کو حروف نمبری تاروں میں تبدیل کر سکتا ہے۔ اگر آپ نمبر رکھنے کو ترجیح دیتے ہیں تو ایکسل فارمیٹ کی صلاحیتوں کا استعمال کریں جو صرف بصری نمائندگی کو تبدیل کرتی ہے، لیکن بنیادی اقدار کو نہیں۔

فلیش فل کو آن اور آف کرنے کا طریقہ

ایکسل میں فلیش فل کو بطور ڈیفالٹ آن کیا جاتا ہے۔ اگر آپ اپنی ورک شیٹس میں کوئی تجاویز یا خودکار تبدیلیاں نہیں چاہتے ہیں، تو آپ اس طرح فلیش فل کو غیر فعال کرسکتے ہیں:

1. اپنے ایکسل میں، فائل<2 پر جائیں۔>> اختیارات ۔
2. بائیں پینل پر، ایڈوانسڈ پر کلک کریں۔
3. ترمیم کے اختیارات کے تحت، <کو صاف کریں۔ 16>خودکار طور پر فلیش فل کریں باکس۔
4. تبدیلیاں محفوظ کرنے کے لیے ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

دوبارہ فعال کرنے کے لیے فلیش فل، بس اس باکس کو دوبارہ منتخب کریں۔

ایکسل فلیش فل کام نہیں کر رہا ہے

زیادہ تر معاملات میں، فلیش فل بغیر کسی رکاوٹ کے کام کرتا ہے۔ جب یہ گر جاتا ہے، تو ذیل کی خرابی ظاہر ہو سکتی ہے، اور درج ذیل تجاویز آپ کو اسے ٹھیک کرنے میں مدد کریں گی۔

1۔ مزید مثالیں فراہم کریں

مثال کے طور پر فلیش فل سیکھتا ہے۔ اگر یہ آپ کے ڈیٹا میں پیٹرن کو پہچاننے سے قاصر ہے، تو کچھ اور بھریں۔سیلز دستی طور پر، تاکہ Excel مختلف نمونوں کو آزما سکے اور آپ کی ضروریات کے لیے موزوں ترین تلاش کر سکے۔

2. اسے چلانے پر مجبور کریں

اگر آپ کے ٹائپ کرتے وقت فلیش فل کی تجاویز خود بخود ظاہر نہیں ہوتی ہیں تو اسے دستی طور پر چلانے کی کوشش کریں۔

3۔ یقینی بنائیں کہ فلیش فل فعال ہے

اگر یہ خود بخود یا دستی طور پر شروع نہیں ہوتا ہے تو چیک کریں کہ آیا آپ کے ایکسل میں فلیش فل فنکشنلٹی آن ہے۔

4۔ فلیش فل کی خرابی برقرار رہتی ہے

اگر اوپر دی گئی تجاویز میں سے کوئی بھی کام نہیں کرتی ہے اور Excel Flash Fill میں پھر بھی کوئی خرابی آتی ہے، تو آپ کچھ اور نہیں کر سکتے سوائے دستی طور پر یا فارمولوں کے ساتھ ڈیٹا درج کریں۔

یہ ہے ایکسل میں فلیش فل کا استعمال کیسے کریں۔ میں پڑھنے کے لیے آپ کا شکریہ ادا کرتا ہوں اور امید کرتا ہوں کہ آپ کو اگلے ہفتے ہمارے بلاگ پر ملوں گا!