Дізнайтеся, як друкувати таблиці Excel саме так, як вам потрібно - друкувати виділення, аркуш або всю книгу, на одній сторінці або на декількох сторінках, з правильними розривами сторінок, лініями сітки, заголовками і багатьом іншим.

Живучи в цифровому світі, ми все одно час від часу потребуємо друкованої копії. На перший погляд, роздрукувати електронну таблицю Excel дуже просто. Просто натисніть на кнопку Друк Насправді, добре організований і красиво відформатований аркуш, який чудово виглядає на моніторі, часто є безладом на друкованій сторінці. Це пов'язано з тим, що робочі аркуші Excel призначені для зручного перегляду і редагування на екрані, а не для того, щоб поміститися на аркуші паперу.

Цей посібник допоможе вам отримати ідеальні друковані копії ваших документів Excel. Наші поради працюватимуть для всіх версій Excel для Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 і нижче.

Як роздрукувати таблицю Excel

Для початку ми надамо загальну інструкцію з друку в Excel, а потім більш детально розглянемо найбільш важливі та корисні функції.

Для того, щоб роздрукувати таблицю Excel, необхідно зробити наступне:

1. На робочому аркуші натисніть Файл > Друк або натисніть комбінацію клавіш Ctrl + P. У результаті відкриється вікно попереднього перегляду друку.
2. В рамках проекту Копії введіть кількість примірників, яку ви бажаєте отримати.
3. Під Принтер оберіть, який принтер використовувати.
4. Під Налаштування вкажіть, що саме потрібно надрукувати, та налаштуйте поля сторінки, орієнтацію, розмір паперу тощо.
5. Натисніть на кнопку Друк кнопку.

Виберіть, що друкувати: виділення, аркуш або всю книгу

Щоб вказати Excel, які дані і об'єкти повинні бути включені в роздруківку, в розділі Налаштування натисніть на стрілку поруч з пунктом Друк активних аркушів та оберіть один з цих варіантів:

Нижче ви знайдете коротке пояснення кожного параметра, показаного на скріншоті вище, і як правильно ними користуватися.

Вибір / діапазон друку

Щоб надрукувати тільки певний діапазон комірок, виділіть його на аркуші, а потім виберіть Вибір друку Щоб вибрати несуміжні комірок або діапазонів, утримуйте клавішу Ctrl під час виділення.

Роздрукувати весь аркуш(и)

Для того, щоб роздрукувати весь аркуш які зараз відкриті, виберіть Друк активних аркушів .

До друку кілька аркушів , клацніть на вкладках аркуша, утримуючи клавішу Ctrl, а потім виберіть Друк активних аркушів .

Роздрукувати всю книгу

До друку всі аркуші в поточній книзі виберіть Роздрукувати весь робочий зошит .

Роздрукувати таблицю Excel

Щоб роздрукувати таблицю Excel, клацніть будь-яку комірку в таблиці, а потім виберіть Друк виділеної таблиці Ця опція з'являється тільки тоді, коли виділена таблиця або її частина.

Як надрукувати один і той же діапазон на декількох аркушах

При роботі з однаково структурованими робочими аркушами, такими як рахунки-фактури або звіти про продажі, ви, очевидно, захочете надрукувати однаковий гнів на всіх аркушах. Ось найшвидший спосіб зробити це:

1. Відкрийте перший аркуш і виберіть діапазон для друку.
2. Утримуючи клавішу Ctrl, клацайте на інших вкладках аркушів, які потрібно надрукувати. Щоб вибрати суміжні аркуші, клацніть на першій вкладці аркуша, утримуючи клавішу Shift, і клацніть на останній вкладці аркуша.
3. Натисніть Ctrl + P і виберіть Вибір друку у випадаючому списку праворуч під Налаштування .
4. Натисніть на кнопку Друк кнопку.

Порада. Щоб переконатися, що Excel надрукує потрібні дані, перевірте кількість сторінок у нижній частині вікна Попередній перегляд Якщо ви вибрали тільки один діапазон на аркуші, кількість сторінок повинна відповідати кількості вибраних аркушів. Якщо вибрано два або більше діапазонів, кожен з них буде надруковано на окремій сторінці, тому кількість аркушів слід помножити на кількість діапазонів. Для повного контролю використовуйте стрілки вправо і вліво для перегляду кожної сторінки, що друкується.

Порада: Щоб задати область друку на декількох аркушах, можна скористатися цими макросами Область друку.

Як роздрукувати таблицю Excel на одній сторінці

За замовчуванням Excel друкує аркуші за їх фактичним розміром. Отже, чим більший аркуш, тим більше сторінок він займе. Щоб надрукувати аркуш Excel на одній сторінці, виберіть один з наступних способів Варіанти масштабування які проживають в кінці Налаштування в розділі Попередній перегляд для друку вікно:

• Умістити аркуш на одній сторінці - це зменшить аркуш так, щоб він помістився на одній сторінці.
• Вмістити всі колонки на одній сторінці - це призведе до друку всіх стовпців на одній сторінці, тоді як рядки можуть бути розбиті на декілька сторінок.
• Вмістити всі рядки на одній сторінці - буде надруковано всі рядки на одній сторінці, але стовпці можуть займати декілька сторінок.

До видалити накип обирайте Без масштабування у переліку опцій.

Будь ласка, будьте дуже уважні при друкуванні на одній сторінці - на величезному аркуші роздруківка може стати нечитабельною. Щоб перевірити, який масштаб буде використаний насправді, натисніть Користувацькі параметри масштабування... Це відкриє вікно Налаштування сторінки діалогове вікно, в якому ви дивитеся на номер в Налаштуйтеся на Ящик:

У разі, якщо Налаштуйте на У цьому випадку можуть бути корисними наступні корективи:

• Змінити орієнтацію сторінки За замовчуванням Портрет добре підходить для аркушів, які мають більше рядків, ніж стовпців. Якщо на аркуші більше стовпців, ніж рядків, змініть орієнтацію сторінки на Ландшафт .
• Налаштуйте націнку Чим менші поля, тим більше місця буде для ваших даних.
• Вкажіть кількість сторінок Щоб надрукувати таблицю Excel на заздалегідь визначеній кількості сторінок, на Сторінка на вкладці Налаштування сторінки Діалогове вікно, у розділі Масштабування введіть кількість сторінок в обох документах Підходить для Зверніть увагу, що при використанні цієї опції ігноруються всі ручні розриви сторінок.

Друк у файл - збереження результатів для подальшого використання

Друк у файл одна з найбільш рідко використовуваних функцій друку Excel, яку багато хто недооцінює. Якщо коротко, то ця опція зберігає вихідні дані у файлі замість того, щоб надсилати їх на принтер.

Для чого потрібен друк у файл? Щоб заощадити час, коли потрібні додаткові друковані копії одного і того ж документа. Ідея полягає в тому, що ви налаштовуєте параметри друку (поля, орієнтація, розриви сторінок і т.д.) тільки один раз і зберігаєте результат у файлі .pdf. Наступного разу, коли вам знадобиться друкована копія, просто відкрийте цей .pdf-файл і натисніть на кнопку Друк .

Давайте подивимося, як це працює:

1. Про це йдеться на Макет сторінки на вкладці "Друк" налаштуйте необхідні параметри друку і натисніть Ctrl + P .
2. В рамках проекту Попередній перегляд для друку відкрийте вікно Принтер у випадаючому списку виберіть Друк у файл .
3. Натисніть на кнопку Друк кнопку.
4. Виберіть, куди зберегти файл .png з результатами.

Попередній перегляд в Excel

Завжди корисно переглянути результати перед друком, щоб уникнути несподіваних результатів. Існує кілька способів отримати доступ до попереднього перегляду в Excel:

• Натисніть Файл > Друк .
• Натисніть комбінацію клавіш попереднього перегляду друку Ctrl + P або Ctrl + F2 .

Попередній перегляд друку Excel - надзвичайно корисний інструмент для економії паперу, чорнила та нервів. Він не тільки показує, як саме виглядатимуть ваші робочі аркуші на папері, але й дозволяє вносити певні зміни безпосередньо у вікні попереднього перегляду:

• Для попереднього перегляду наступний і попередні сторінки використовуйте стрілки вправо та вліво в нижній частині вікна або введіть номер сторінки у відповідне поле та натисніть клавішу Enter. Стрілки з'являються тільки тоді, коли вибраний аркуш або діапазон містить більше однієї друкованої сторінки даних.
• Щоб відобразити сторінку маржа натисніть на кнопку Показати націнку Щоб зробити поля ширшими або вужчими, просто перетягніть їх за допомогою миші. Ви також можете налаштувати ширина колонки перетягуванням ручок у верхній або нижній частині вікна попереднього перегляду друку.
• Хоча в Excel Print Preview немає повзунка масштабування, ви можете використовувати загальне поєднання клавіш Ctrl + колесо прокрутки, щоб трохи змінити масштаб масштабування Щоб повернутися до початкового розміру, натисніть на кнопку Збільшити сторінку у правому нижньому куті.

Для виходу Попередній перегляд для друку і поверніться на робочий аркуш, натисніть стрілку у верхньому лівому кутку Попередній перегляд для друку вікно.

Параметри та функції друку Excel

Найбільш часто використовувані параметри друку доступні у вікні попереднього перегляду друку, описаному вище. Ще більше параметрів доступні на сторінці Макет сторінки стрічки Excel:

Окрім налаштування полів сторінки та розміру паперу, тут можна вставляти та видаляти розриви сторінок, встановлювати область друку, приховувати та показувати лінії сітки, вказувати рядки та стовпці, що повторюватимуться на кожній друкованій сторінці, тощо.

Розширені опції, для яких не вистачає місця на стрічці, доступні в розділі Налаштування сторінки Щоб відкрити діалогове вікно, натисніть на кнопку запуску діалогу в Налаштування сторінки група з питань Макет сторінки рахунок.

Зауважте. Налаштування сторінки діалогове вікно можна також відкрити з вікна Попередній перегляд друку. У цьому випадку деякі з опцій, наприклад Область друку або Рядки повторювати вгорі Щоб увімкнути ці функції, відкрийте діалогове вікно Налаштування сторінки з меню Макет сторінки рахунок.

Область друку Excel

Для того, щоб Excel друкував певну частину таблиці, а не всі дані, встановіть область друку. Ось як це зробити:

1. Виберіть один або декілька діапазонів, які потрібно надрукувати.
2. На Макет сторінки у вкладці Налаштування сторінки групу, натисніть Область друку > Встановити область друку .

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Область друку зберігається при збереженні книги. Таким чином, при друкуванні цього аркуша, друкована копія буде включати тільки область друку.

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як встановити область друку в Excel.

Як додати кнопку друку на панель швидкого доступу Excel

Якщо ви часто друкуєте в Excel, то вам може бути зручно мати команду "Друк" на Панелі інструментів швидкого доступу. Для цього достатньо виконати наступне:

1. Натисніть на кнопку Налаштування панелі швидкого доступу (стрілка вниз у крайньому правому куті панелі інструментів швидкого доступу).
2. У списку команд, що відобразилися, виберіть Попередній перегляд та друк Готово!

Як вставити розрив сторінки в Excel

Під час друку величезної електронної таблиці ви можете керувати тим, як дані розподіляються на декількох сторінках, вставляючи розриви сторінок. Ось як це працює:

1. Натисніть на рядок або стовпець, який ви хочете перенести на нову сторінку.
2. Про це йдеться на Макет сторінки у вкладці Налаштування сторінки групу, натисніть Перерви > Вставка розриву сторінки .

Вставляється розрив сторінки. Щоб візуально побачити, які дані потрапляють на різні сторінки, перейдіть на сторінку Вид вкладку і ввімкніть Попередній перегляд розриву сторінки .

Якщо ви хочете змінити положення певного розриву сторінки, переїзд її куди завгодно, перетягнувши лінію розриву.

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як вставляти та видаляти розриви сторінок в Excel.

Як роздрукувати формули в Excel

Щоб змусити Excel друкувати формули, а не їх обчислені результати, потрібно просто показати формулу на робочому аркуші, а потім надрукувати її звичайним способом.

Для цього перейдіть на сторінку Формули і натисніть на вкладку Показати формули кнопку в розділі Формульний аудит група.

Як роздрукувати діаграму в Excel

Щоб надрукувати тільки діаграма без даних робочого аркуша виберіть графік, що цікавить, і натисніть Ctrl + P. У вікні Попередній перегляд для друку ви побачите праворуч попередній перегляд графіка, а ліворуч - кнопку Друк вибраної діаграми опцію, обрану в розділі Налаштування Якщо попередній перегляд має бажаний вигляд, натисніть Друк в іншому випадку відкоригуйте налаштування:

Поради та примітки:

• Щоб надрукувати весь вміст аркуша, включаючи діаграму, натисніть клавіші Ctrl + P, не виділяючи нічого на аркуші, і переконайтеся в тому, що Друк активних аркушів опція обирається в розділі Налаштування .
• Неможливо відрегулювати масштабування діаграми в Попередній перегляд для друку Якщо ви бажаєте, щоб роздрукований графік вписувався у вікно повна сторінка , змініть розмір графіка, щоб зробити його більшим.

Як надрукувати лінії сітки в Excel

За замовчуванням всі аркуші друкуються без ліній сітки. Якщо ви хочете надрукувати таблицю Excel з лініями між комірками, ось що вам потрібно зробити:

1. Перейдіть на сторінку Макет сторінки рахунок.
2. в Параметри аркуша група, під керівництвом Лінії електропередач перевірте Друк Ящик.

Як змінити колір друкованих ліній сітки? Детальну інструкцію можна знайти в статті Як змусити Excel друкувати лінії сітки.

Як надрукувати заголовки в Excel

У багатосторінковому аркуші Excel зрозуміти, що означають ті чи інші дані, може бути непросто. Друк заголовків дозволяє відображати заголовки стовпців і рядків на кожній друкованій сторінці, що значно полегшить читання друкованої копії.

Щоб повторити рядок або стовпець верхнього колонтитула на кожній друкованій сторінці, виконайте такі дії:

1. Про це йдеться на Макет сторінки у вкладці Налаштування сторінки групу, натисніть Друк заголовків .
2. Про це йдеться на Лист на вкладці Налаштування сторінки діалогове вікно, в розділі Назви для друку вкажіть, які рядки повторювати зверху та/або які стовпці повторювати зліва.
3. По завершенню натисніть ГАРАЗД. .

Для отримання додаткової інформації див. розділ Як друкувати заголовки рядків і стовпців на кожній сторінці.

Як роздрукувати коментарі в Excel

Якщо Ваші нотатки є не менш важливими, ніж дані таблиці, Ви можете отримати коментарі і на папері. Для цього зробіть наступне:

1. Про це йдеться на Макет сторінки у вкладці Налаштування сторінки натисніть кнопку запуску діалогу (маленька стрілка в правому нижньому куті групи).
2. В рамках проекту Налаштування сторінки переключіться у вікно Лист на вкладці, натисніть стрілку поруч з пунктом Коментарі та оберіть спосіб їх друку:

Для більш детальної інформації, будь ласка, дивіться Як роздрукувати коментарі в Excel.

Як надрукувати адресні етикетки з Excel

Щоб надрукувати поштові етикетки з Excel, скористайтеся функцією злиття пошти. Будьте готові до того, що з першого разу етикетки можуть вийти не відразу. Детальні кроки з великою кількістю корисних порад можна знайти в цьому посібнику: Як створити та надрукувати етикетки з Excel.