У посібнику показано, як вставити таблицю в Excel і пояснюються переваги цього процесу. Ви знайдете ряд корисних функцій, таких як обчислювані стовпці, загальний рядок і структуровані посилання. Ви також отримаєте уявлення про табличні функції і формули Excel, навчитеся перетворювати таблицю в діапазон або видаляти форматування таблиці.

Таблиця - одна з найпотужніших функцій Excel, яку часто не помічають або недооцінюють. Ви можете чудово обходитися без таблиць, поки не натрапите на них. І тоді ви зрозумієте, що втратили чудовий інструмент, який міг би заощадити значну частину вашого часу і зробити ваше життя набагато простішим.

Перетворення даних у таблицю позбавляє вас головного болю від створення динамічних іменованих діапазонів, оновлення посилань на формули, копіювання формул по стовпцях, форматування, фільтрації та сортування даних. Microsoft Excel подбає про все це в автоматичному режимі.

Що таке таблиця в Excel?

Таблиця Excel - це іменований об'єкт, який дозволяє керувати його вмістом незалежно від решти даних робочого аркуша. Таблиці були введені в Excel 2007 як вдосконалена версія функції "Список" в Excel 2003 і доступні у всіх наступних версіях Excel з 2010 по 365.

Таблиці Excel надають широкий спектр можливостей для ефективного аналізу та управління даними, таких як обчислювані стовпці, загальний рядок, автофільтр та параметри сортування, автоматичне розширення таблиці тощо.

Як правило, таблиця містить пов'язані дані, які вводяться в ряд рядків і стовпців, хоча вона може складатися з одного рядка та/або стовпця. Знімок екрана нижче показує різницю між звичайним діапазоном і таблицею:

Примітка: Таблицю Excel не слід плутати з таблицею даних, яка є частиною пакету What-If Analysis, що дозволяє розраховувати декілька результатів.

Як створити таблицю в Excel

Іноді, коли люди вводять пов'язані дані на робочому аркуші, вони називають ці дані "таблицею", що є технічно некоректним. Щоб перетворити діапазон комірок на таблицю, потрібно явно відформатувати його як такий. Як це часто буває в Excel, існує більше одного способу зробити одну й ту ж саму річ.

3 способи створення таблиці в Excel

Щоб вставити таблицю в Excel, упорядкуйте дані в рядках і стовпцях, клацніть будь-яку окрему клітинку в наборі даних і виконайте будь-яку з наведених нижче дій:

1. Про це йдеться на Вставка у вкладці Таблиці групу, натисніть Таблиця Це призведе до вставки таблиці зі стилем за замовчуванням.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Формат у вигляді таблиці і виберіть один з попередньо визначених стилів таблиці.
3. Якщо ви віддаєте перевагу роботі з клавіатури, а не за допомогою миші, то найшвидший спосіб створити таблицю - натиснути клавішу Ярлик таблиці Excel : Ctrl+T

Який би спосіб ви не вибрали, Microsoft Excel автоматично виділяє весь блок клітинок. Ви перевіряєте правильність виділення діапазону, встановлюючи або знімаючи прапорець Моя таблиця має заголовки і натисніть кнопку ГАРАЗД. .

В результаті на робочому аркуші створюється красиво відформатована таблиця. На перший погляд, вона може виглядати як звичайний діапазон з кнопками фільтрації в рядку заголовка, але це не так!

Нотатки:

• Якщо ви хочете керувати кількома незалежними наборами даних, ви можете створити кілька таблиць на одному аркуші.
• Неможливо вставити таблицю в загальний файл, оскільки функція таблиці не підтримується в загальних книгах.

10 найкорисніших функцій таблиць Excel

Як уже згадувалося, таблиці Excel мають ряд переваг у порівнянні зі звичайними діапазонами даних. Тож чому б вам не скористатися потужними функціями, які тепер доступні лише одним натисканням кнопки?

1. інтегровані можливості сортування та фільтрації

Зазвичай сортування та фільтрація даних на робочому аркуші займає кілька кроків. У таблицях стрілки фільтрів автоматично додаються в рядку заголовка і дозволяють використовувати різні текстові та числові фільтри, сортувати за зростанням або спаданням, за кольором або створювати власний порядок сортування.

Якщо ви не плануєте фільтрувати або сортувати дані, ви можете легко приховати стрілки фільтрів звернувшись до Дизайн вкладка> Параметри стилю таблиці та знявши прапорець з групи Кнопка фільтрації Ящик.

Ви також можете перемикатися між приховуванням та відображенням стрілок фільтра за допомогою комбінації клавіш Shift+Ctrl+L.

Крім того, в Excel 2013 і вище можна створити зріз для швидкої і легкої фільтрації даних таблиці.

2. заголовки колонок видно під час прокрутки

Коли ви працюєте з великою таблицею, яка не вміщується на екрані, рядок заголовка завжди залишається видимим при прокручуванні вниз. Якщо це не працює, просто не забудьте виділити будь-яку комірку всередині таблиці перед прокручуванням.

3. зручне форматування (стилі таблиць Excel)

Новостворена таблиця вже відформатована з об'єднанням рядків, рамками, затіненням і т.д. Якщо вам не подобається формат таблиці за замовчуванням, ви можете легко змінити його, вибравши один з 50+ попередньо визначених стилів, доступних в розділі Стилі столів галереї на Дизайн рахунок.

Крім зміни стилів столів, ми можемо запропонувати Дизайн Вкладка дозволяє ввімкнути або вимкнути наступні елементи таблиці:

• Рядок заголовка - відображає заголовки стовпців, які залишаються видимими при прокручуванні даних таблиці.
• Всього рядків - додає підсумковий рядок в кінці таблиці з рядом попередньо визначених функцій для вибору форми.
• Стрічкові ряди і стрічкові колони - відображення альтернативних кольорів рядків або стовпців.
• Перша колонка і остання колонка - виводити спеціальне форматування для першого та останнього стовпчика таблиці.
• Кнопка фільтрації - показує або приховує стрілки фільтрів у рядку заголовка.

На скріншоті нижче показані параметри стилю таблиці за замовчуванням:

Підказки щодо стилів таблиць:

• У разі, якщо Дизайн зникла з Вашої книги, просто клацніть будь-яку комірку в таблиці, і вона знову з'явиться.
• Щоб встановити певний стиль як стиль таблиці за замовчуванням у книзі, клацніть цей стиль правою кнопкою миші в галереї "Стилі таблиць Excel" і виберіть Встановити за замовчуванням .
• До прибрати форматування таблиці в рамках програми "Відкритий світ", на Дизайн у вкладці Стилі столів у групі, натисніть на кнопку Більше кнопка в правому нижньому куті, а потім натисніть Чисто під мініатюрами стилів таблиць. Більш детально див. розділ Як очистити форматування таблиці в Excel.

Для отримання додаткової інформації див. розділ Використання стилів таблиць Excel.

4. автоматичне розширення таблиці для включення нових даних

Зазвичай додавання нових рядків або стовпців на аркуші означає більше форматування та переформатування. Але не тоді, коли ви організували свої дані в таблиці! Коли ви вводите що-небудь поруч із таблицею, Excel припускає, що ви хочете додати до неї новий запис, і розширює таблицю, щоб включити цей запис.

Як видно на скріншоті вище, форматування таблиці підлаштовується під доданий рядок і стовпець, а також зберігається почергове затінення рядків (смугасті рядки). Але розширюється не тільки форматування таблиці, до нових даних також застосовуються табличні функції і формули!

Іншими словами, коли ви малюєте таблицю в Excel, вона є "динамічною таблицею" за своєю природою, і, як динамічний діапазон імен, вона автоматично розширюється, щоб вмістити нові значення.

До скасувати розгортання таблиці натисніть на кнопку Скасувати кнопка на Панелі швидкого доступу або натисніть Ctrl+Z, як ви зазвичай робите, щоб повернути останні зміни.

5. швидкі підсумки (загальний рядок)

Щоб швидко підсумувати дані в таблиці, відобразіть рядок підсумків в кінці таблиці, а потім виберіть необхідну функцію з випадаючого списку.

Щоб додати підсумковий рядок до таблиці, клацніть правою кнопкою миші будь-яку комірку таблиці, вкажіть на Таблиця і натисніть Підсумки Рядок .

Або зверніться до Дизайн вкладка> Параметри стилю таблиці і виберіть групу Всього Ряд Ящик:

У будь-якому випадку, підсумковий рядок з'являється в кінці таблиці. Ви вибираєте потрібну функцію для кожної клітинки підсумкового рядка, і відповідна формула автоматично вводиться в цю клітинку:

Підказки Total Row:

• Функції таблиці Excel не обмежуються функціями в списку, що випадає. Ви можете ввести будь-яка функція в будь-якій комірці загального рядка, натиснувши кнопку Більше функцій у випадаючому списку або вводячи формулу безпосередньо в комірку.
• Рядок Total вставляє функцію SUBTOTAL, яка обчислює значення тільки в видимі клітини і не враховує приховані (відфільтровані) комірки. Якщо ви хочете підсумувати дані у видимих і невидимих рядках, введіть відповідну формулу вручну, наприклад, СУМА, КІЛЬКІСТЬ, СЕРЕДНЄ і т.д.

6. простота обчислення даних таблиці (обчислювані стовпці)

Ще однією великою перевагою таблиці Excel є те, що вона дозволяє обчислити весь стовпець, ввівши формулу в одну комірку.

Наприклад, для створення обчислюваного стовпця в нашій зразковій таблиці введіть формулу Середнє в комірку E2:

Після натискання клавіші Enter формула одразу ж копіюється в інші комірки стовпця і належним чином коригується для кожного рядка таблиці:

Обчислені кінчики стовпців:

• Якщо у вашій таблиці не створено обчислюваного стовпця, переконайтеся, що в полі "Обчислюваний стовпець" встановлено значення Заповнення формул в таблицях для створення розрахункових стовпців включена опція в Excel. Щоб перевірити це, натисніть Файл > Опції виберіть Вичитка в лівій панелі натисніть на кнопку Параметри автокорекції і переключіться на Автоматичне форматування під час введення рахунок.
• Введення формули в комірку, яка вже містить дані, не призводить до створення обчислюваного стовпця. У цьому випадку в комірці, яка вже містить дані, з'являється кнопка Параметри автокорекції з'являється кнопка (як на скріншоті нижче), яка дозволяє перезаписати дані в усьому стовпчику так, щоб створити розрахунковий стовпчик.
• Ви можете швидко скасувати розрахований стовпець, натиснувши кнопку Відмінити розрахований стовпець в Параметри автокорекції або натиснувши на кнопку Скасувати на панелі інструментів швидкого доступу.

7. зрозумілі табличні формули (структуровані посилання)

Незаперечною перевагою таблиць є можливість створення динамічних і зручних для читання формул з структуровані посилання в яких замість звичайних адрес комірок використовуються імена таблиць і стовпців.

Наприклад, ця формула знаходить середнє арифметичне всіх значень у стовпчиках Ян через Березень в Sales_table :

=AVERAGE(Sales_table[@[Jan]:[Mar]])

Принадність структурованих посилань полягає в тому, що, по-перше, вони створюються автоматично Excel без необхідності вивчати їх спеціальний синтаксис, а по-друге, вони автоматично коригуються при додаванні або видаленні даних з таблиці, тому вам не доведеться турбуватися про оновлення посилань вручну.

Для отримання додаткової інформації, будь ласка, дивіться Структурована довідка в таблицях Excel.

8. вибір даних в один клік

Ви можете виділяти клітинки та діапазони в таблиці за допомогою миші, як це робиться зазвичай. Ви також можете виділяти рядки та стовпці таблиці клацанням миші.

9. динамічні діаграми

При створенні діаграми на основі таблиці діаграма автоматично оновлюється в міру редагування даних таблиці. Після додавання нового рядка або стовпця в таблицю діаграма динамічно розширюється, щоб вмістити нові дані. При видаленні деяких даних в таблиці Excel відразу ж видаляє їх з діаграми. Автоматична настройка діапазону джерел діаграми є надзвичайно корисною функцією при роботі з наборами даних, якічасто розширюються або скорочуються.

10. друк тільки таблиці

Якщо ви хочете надрукувати тільки таблицю, а все інше на аркуші залишити без уваги, виділіть будь-який продаж у вашій таблиці і натисніть Ctrl+P або клацніть Файл > Друк "У нас тут є Друк виділеної таблиці буде обрано автоматично, без необхідності змінювати налаштування друку:

Як керувати даними в таблиці Excel

Тепер, коли ви знаєте, як зробити таблицю в Excel і використовувати її основні можливості, я закликаю вас приділити ще пару хвилин і дізнатися ще кілька корисних порад і підказок.

Як перетворити таблицю в діапазон

Якщо ви хочете видалити таблицю без втрати даних або форматування таблиці, перейдіть на сторінку Дизайн вкладка> Інструменти групу і натисніть Перетворити на діапазон .

Або клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці таблиці і виберіть Таблиця > Перетворити на діапазон .

Це призведе до видалення таблиці, але збереже всі дані та формати. Excel також подбає про формули таблиці та змінить структуровані посилання на звичайні посилання на клітинки.

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як перетворити таблицю Excel в звичайний діапазон .

Як додати або видалити рядки і стовпці таблиці

Як ви вже знаєте, найпростіший спосіб додати новий рядок або стовпець до таблиці - це ввести будь-яке значення в будь-яку комірку, що знаходиться безпосередньо під таблицею, або ввести що-небудь в будь-яку комірку, що знаходиться праворуч від таблиці.

Якщо рядок "Підсумки" вимкнено, додати новий рядок можна, виділивши праву нижню комірку таблиці та натиснувши клавішу Tab (як це робиться при роботі з таблицями Microsoft Word).

Щоб вставити новий рядок або стовпець всередині столу скористайтеся кнопкою Вставка опції на Головна сторінка вкладка> Клітини Або клацніть правою кнопкою миші клітинку, над якою потрібно вставити рядок, і натисніть Вставка > Рядки таблиці вище щоб вставити новий стовпець, натисніть Колонки таблиці зліва .

До видалити рядків або стовпців, клацніть правою кнопкою миші по будь-якій комірці рядка або стовпця, який потрібно видалити, виберіть Видалити , а потім виберіть одну з наступних опцій Рядки таблиці або Колонки таблиці Або натисніть на стрілку поруч з Видалити на Головна сторінка у вкладці Клітини та оберіть потрібну опцію:

Як змінити розмір таблиці Excel

Щоб змінити розмір таблиці, тобто включити в неї нові рядки або стовпці або виключити деякі з існуючих рядків або стовпців, перетягніть трикутний маркер зміна розміру ручки у правому нижньому куті таблиці вгору, вниз, вправо або вліво:

Як виділити рядки і стовпці в таблиці

Як правило, ви можете вибрати дані в таблиці Excel звичайним способом за допомогою миші. Крім того, ви можете скористатися наступними підказками щодо вибору одним клацанням миші.

Виділення стовпця або рядка таблиці

Підведіть вказівник миші до верхнього краю заголовка стовпця або лівої межі рядка таблиці, доки вказівник не перетвориться на чорну вказівну стрілку. Клацання цієї стрілки один раз виділить тільки область даних у стовпці; клацання двічі включить у виділення заголовок стовпця та загальний рядок, як показано на наступному знімку екрана:

Порада. Якщо виділяється не стовпець або рядок таблиці, а цілий аркуш, наведіть вказівник миші на стовпець або рядок аркуша кордон заголовка стовпчика таблиці або рядка таблиці так, щоб буква стовпчика або номер рядка не були виділені.

Крім того, Ви можете скористатися наступними ярликами:

• Щоб вибрати таблиця колонка клацніть будь-яку комірку в стовпчику та натисніть клавіші Ctrl+Пробіл один раз, щоб виділити тільки дані стовпчика, та двічі, щоб виділити весь стовпчик, включаючи заголовок та загальний підсумок рядка.
• Щоб вибрати таблиця ряд клацніть першу комірку в рядку, а потім натисніть клавіші Ctrl+Shift+стрілка вправо.

Виділення всієї таблиці

Для того, щоб вибрати область даних таблиці клацніть у верхньому лівому куті таблиці, вказівник миші зміниться на стрілку, що вказує на південний схід, як на скріншоті нижче. вся таблиця включаючи заголовки таблиць та загальний рядок, двічі клацніть по стрілці.

Інший спосіб виділення даних таблиці - клацнути будь-яку комірку таблиці, а потім натиснути клавіші CTRL+A. Щоб виділити всю таблицю, включаючи заголовки та підсумкові рядки, двічі натисніть клавіші CTRL+A.

Вставка слайсера для візуальної фільтрації даних таблиці

В Excel 2010 є можливість створювати зрізів тільки для зведених таблиць. У більш нових версіях зрізів можна також використовувати для фільтрації даних таблиці.

Щоб додати зріз для таблиці Excel, виконайте наступні дії:

• Перейдіть на сторінку Дизайн вкладка> Інструменти і натисніть кнопку Вставна слайсерка кнопку.
• В рамках проекту Вставні слайсера встановіть прапорці для стовпців, для яких потрібно створити зрізи.
• Натисни ОК.

В результаті на робочому аркуші з'явиться один або декілька зрізів, і ви просто клацніть елементи, які ви хочете показати у вашій таблиці.

Порада: Щоб відобразити більше одного елемента, утримуйте клавішу Ctrl під час вибору елементів.

Як назвати таблицю в Excel

Коли ви створюєте таблицю в Excel, їй присвоюється ім'я за замовчуванням, наприклад, Таблиця 1, Таблиця 2 і т.д. У багатьох ситуаціях імена за замовчуванням підходять, але іноді ви можете захотіти дати своїй таблиці більш змістовне ім'я, наприклад, щоб зробити формули таблиці більш зрозумілими. Змінити ім'я таблиці настільки просто, наскільки це взагалі може бути можливо.

Перейменування таблиці Excel:

1. Виділіть будь-яку комірку в таблиці.
2. Про це йдеться на Дизайн у вкладці Властивості введіть нову назву в поле Назва таблиці Ящик.
3. Натисни Enter.

Це все, що потрібно!

Як видалити дублікати з таблиці

Це ще одна чудова функція таблиць Excel, про яку багато хто зовсім не знає. Щоб видалити дублікати рядків у вашій таблиці, просто зробіть наступне:

1. Дістався до Дизайн вкладка> Інструменти групу і натисніть Видалення дублікатів .
2. В рамках проекту Видалення дублікатів виберіть колонки, які можуть містити дублікати.
3. Натисни ОК.

Готово!

Порада: якщо ви випадково видалили дані, які повинні зберігатися, натисніть кнопку Скасувати або натисніть Ctrl+Z для відновлення видалених записів.

Цей урок - лише короткий огляд основних можливостей таблиць Excel. Просто спробуйте, і ви знайдете нові способи використання таблиць у своїй повсякденній роботі та відкриєте для себе нові захоплюючі можливості. Дякую за прочитання та з нетерпінням чекаю зустрічі з вами на нашому блозі наступного тижня!