Alam mo ba na kapag pinagsama-sama mo ang 2 Google sheet hindi mo lang maa-update ang mga tala sa isang column kundi mahihila rin ang buong nauugnay na column at maging ang mga hindi tugmang row? Ngayon ay ipapakita ko sa iyo kung paano ito ginagawa sa mga function ng VLOOKUP, INDEX/MATCH, QUERY at ang add-on ng Merge Sheets.

Sa huling pagkakataon na napag-usapan ko ang tungkol sa pagsasama-sama ng 2 Google sheet, nagbahagi ako ng mga paraan upang tumugma & i-update ang data. Sa pagkakataong ito, mag-a-update pa rin kami ng mga cell ngunit kukuha din kami ng iba pang nauugnay na column at hindi tumutugmang mga row.

Narito ang aking lookup table. Kukunin ko ang lahat ng kinakailangang data mula dito ngayon:

Mas lumaki ito sa pagkakataong ito: mayroon itong dalawang karagdagang column na may mga pangalan ng vendor at ang kanilang mga rating. Ia-update ko ang column ng Stock kasama ang impormasyong ito sa isa pang talahanayan at hihilahin din ang mga vendor. Well, siguro mga rating din :)

Gaya ng dati, gagamit ako ng ilang function at isang espesyal na add-on para sa trabaho.

Pagsamahin ang Google sheets & magdagdag ng mga nauugnay na column gamit ang VLOOKUP

Naaalala mo ba ang Google Sheets VLOOKUP? Ginamit ko ito sa aking nakaraang artikulo upang itugma ang data at i-update ang ilang mga cell.

Kung tinatakot ka pa rin ng function na ito, oras na para harapin ito at pag-aralan ito minsan at para sa lahat dahil gagamitin ko ito ngayon din :)

Tip. Kung naghahanap ka ng mabilis na solusyon para makatipid sa iyong oras, makipagkita kaagad sa Merge Sheets.

Gumawa tayo ng mabilisang formula syntax recap:

• search_key ang iyong hinahanap.
• range ang iyong hinahanap.
• <1 Ang>index ay ang numero ng column kung saan ibabalik ang value.
• [is_sorted] ay ganap na opsyonal at nagpapahiwatig kung ang key column ay pinagbukod-bukod.

Tip. Mayroong isang buong tutorial na nakatuon sa Google Sheets VLOOKUP sa aming blog, huwag mag-atubiling tingnan.

Nang pinagsama ko ang dalawang Google sheet at na-update lang ang data sa column ng Stock, ginamit ko itong VLOOKUP formula:

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,2,FALSE),""))

Sigurado si IFERROR walang mga error sa mga cell na walang mga tugma at pinoproseso ng ARRAYFORMULA ang buong column nang sabay-sabay.

Kaya anong mga pagbabago ang kailangan kong gawin para makuha din ang mga vendor bilang bagong column mula sa lookup table?

Well, dahil ito ang index na nagsasabi sa Google Sheets VLOOKUP kung saang column ito dapat kumuha ng data, ligtas na sabihin na ito ang nangangailangan ng pagsasaayos.

Ang pinakasimpleng paraan ay ang kopyahin lang ang formula sa kalapit na column at dagdagan ang index nito ng isa (palitan ang 2 ng 3 ):

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,3,FALSE),""))

Gayunpaman, kakailanganin mong ipasok ang parehong formula na may ibang index nang kasing dami ng karagdagang column na gusto mong makuha.

Sa kabutihang palad, mayroong mas magandang alternatibo. Kabilang dito ang paglikha ng mga array. Hinahayaan ka ng mga array na pagsamahin ang lahat ng column na gusto mong isama sa isang index.

Kapag gumawa ka ng array sa Google Sheets,naglilista ka ng mga value o cell/range reference sa mga bracket, hal. ={1, 2, 3} o ={1; 2; 3}

Ang pagsasaayos ng mga tala na ito sa isang sheet ay nakadepende sa delimiter:

• Kung gagamit ka ng semicolon, ang mga numero ay kukuha ng iba't ibang mga row sa loob ng isang column:

Ang ang huli ay eksakto kung ano ang kailangan mong gawin sa Google Sheets VLOOKUP index argument.

Dahil pinagsama ko ang mga Google sheet, i-update ang 2nd column at hilahin ang pangatlo, kailangan kong gumawa ng array na may mga column na ito: {2, 3} :

=ArrayFormula(IFERROR(VLOOKUP($B$2:$B$10,Sheet1!$B$2:$D$10,{2,3},FALSE),""))

Sa ganitong paraan, isang Google Sheets VLOOKUP formula ang tumutugma sa mga pangalan, nag-a-update ng impormasyon ng stock at nagdaragdag ng mga nauugnay na vendor sa isang walang laman na katabing column.

Itugma & pagsamahin ang mga sheet at magdagdag ng mga column na may INDEX MATCH

Susunod ay INDEX MATCH. Ang dalawang function na ito ay magkasamang nakikipagkumpitensya sa VLOOKUP habang nilalampasan nila ang mga limitasyon nito kapag pinagsasama ang mga Google sheet.

Tip. Kilalanin ang INDEX MATCH para sa Google Sheets sa tutorial na ito.

Hayaan akong magsimula sa pamamagitan ng pagpapaalala sa iyo ng formula na nagsasama-sama lamang ng isang column batay sa mga tugma:

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$C$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Sa formula na ito, Sheet1!$C$1:$C$10 ay isang column na may mga value na kailangan mo kapag ang Sheet1!$B$1:$B$10 ay nakakatugon sa parehong value tulad ng sa B2 sa kasalukuyang talahanayan.

Sa mga puntong ito sa isip, ito ay Sheet1!$C$1:$C$10 na kailangan mongbaguhin upang hindi lamang pagsamahin ang mga talahanayan at i-update ang mga cell ngunit magdagdag din ng mga column.

Hindi tulad ng Google Sheets VLOOKUP, walang magarbong dito. Ilalagay mo lang ang hanay kasama ang lahat ng kinakailangang column: ang isa-update at iba pang idaragdag. Sa aking kaso, ito ay magiging Sheet1!$C$1:$D$10 :

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$D$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

O maaari kong palawakin ang hanay sa E10 upang magdagdag ng 2 column, hindi lang isa:

=IFERROR(INDEX(Sheet1!$C$1:$E$10,MATCH(B2,Sheet1!$B$1:$B$10,0)),"")

Tandaan. Ang mga dagdag na tala na iyon ay palaging nahuhulog sa mga kalapit na hanay. Kung ang mga column na iyon ay magkakaroon ng ilang iba pang mga halaga, ang formula ay hindi io-overwrite ang mga ito. Bibigyan ka nito ng #REF error na may kaukulang pahiwatig:

Kapag na-clear mo ang mga cell na iyon o magdagdag ng mga bagong column sa kaliwa ng mga ito, lalabas ang mga resulta ng formula.

Pagsamahin ang mga Google sheet, i-update ang mga cell & magdagdag ng mga nauugnay na column — lahat ng gumagamit ng QUERY

QUERY ay isa sa pinakamakapangyarihang function sa Google spreadsheet. Kaya't hindi nakakagulat na gagamitin ko ito ngayon upang pagsamahin ang ilang Google sheet, i-update ang mga cell at magdagdag ng mga karagdagang column nang sabay-sabay.

Naiiba ang function na ito sa iba dahil ang isa sa mga argumento nito ay gumagamit ng command language.

Tip. Kung nag-iisip ka kung paano gamitin ang Google Sheets QUERY function, bisitahin ang post sa blog na ito.

Ating alalahanin ang formula na unang nag-a-update ng mga cell:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$C$10,"select C where&QUERY!$B2:$B$10&"""),"")

Narito ang QUERY ay tumitingin sa talahanayan na may kinakailangang data sa Sheet1, tumutugma sa mga cell sa column B sa aking kasalukuyang bagong talahanayan, at pinagsasamamga sheet na ito: kumukuha ng data mula sa column C para sa bawat tugma. Pinapanatili ng IFERROR na walang error ang resulta.

Upang magdagdag ng mga karagdagang column para sa mga tugmang iyon, kailangan mong gumawa ng 2 maliit na pagbabago sa formula na ito:

1. ilista ang lahat ng dapat na column para sa piliin command:

   …select C,D,E…

2. palawakin ang hanay upang tumingin nang naaayon:

   …QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,…

Narito ang isang buong formula:

=IFERROR(QUERY(Sheet1!$A$2:$E$10,"select C,D,E where&Sheet4!$B2:$B$10&"""),"")

Ina-update nito ang stock column at kumukuha ng 2 karagdagang column mula sa lookup table patungo sa pangunahing table na ito.

Paano magdagdag hindi tumutugmang mga hilera gamit ang FILTER + VLOOKUP

Isipin mo ito: pinagsama mo ang 2 Google sheet, i-update ang lumang impormasyon sa bago, at kumuha ng mga bagong column na may mga karagdagang nauugnay na value.

Ano pa ang maaari mong gawin gawin upang magkaroon ng buong larawan ng mga talaan?

Marahil ay nagdaragdag ng mga hindi tugmang hilera sa dulo ng iyong talahanayan? Sa ganitong paraan, magkakaroon ka ng lahat ng value sa isang lugar: hindi lang tumutugma sa na-update na nauugnay na impormasyon kundi pati na rin sa mga hindi tugma para mabilang ang mga ito.

Nagulat ako na alam ng Google Sheets VLOOKUP kung paano gawin mo yan. Kapag ginamit kasama ng FILTER function, pinagsasama nito ang mga Google sheet at nagdaragdag din ng mga hindi tugmang row.

Tip. Sa huli, ipapakita ko rin kung paano ginagawa ng isang add-on ang parehong sa isang solong checkbox.

Ang mga argumento ng Google Sheets FILTER ay medyo malinaw:

• range ay ang data na gusto mong i-filter.
• kondisyon1 ay acolumn o row na may criterion sa pag-filter.
• criteria2, criteria3, atbp. ay ganap na opsyonal. Gamitin ang mga ito kapag kailangan mong gumamit ng ilang pamantayan.

Tip. Matututunan mo ang higit pa tungkol sa function ng Google Sheets FILTER sa post sa blog na ito.

Kaya paano nagkakasundo ang dalawang function na ito at pinagsasama ang mga Google sheet? Well, ibinabalik ng FILTER ang data batay sa pamantayan sa pag-filter na ginawa ng VLOOKUP.

Tingnan ang formula na ito:

=FILTER(Sheet1!$A$2:$E$10,ISERROR(VLOOKUP(Sheet1!$B$2:$B$10,$B$2:$C$10,2,FALSE)=1))

Nag-scan ito ng 2 Google table para sa mga tugma at kumukuha ng hindi- tumutugmang mga hilera mula sa isang talahanayan patungo sa isa pa:

Hayaan akong ipaliwanag kung paano ito gumagana:

1. Ang FILTER ay mapupunta sa lookup sheet (isang talahanayan na may lahat ng data — Sheet1!$A$2:$E$10 ) at gumagamit ng VLOOKUP para makuha ang mga tamang row.
2. Kinuha ng VLOOKUP ang mga pangalan ng mga item mula sa column B sa lookup sheet na iyon at tumutugma sa mga ito sa mga pangalan mula sa aking kasalukuyang talahanayan. Kung walang tugma, sinasabi ng VLOOKUP na mayroong error.
3. Minarkahan ng ISERROR ng 1 ang bawat ganoong error, na nagsasabi sa FILTER na dalhin ang row na ito sa isa pang sheet.

Bilang resulta, ang formula humihila ng 3 karagdagang hanay para sa mga berry na hindi makikita sa aking pangunahing talahanayan.

Hindi ganoon kakomplikado kapag medyo naglaro ka na sa pamamaraang ito :)

Pero kung hindi mo gagawin. Gustong gugulin ang iyong oras dito, may mas mahusay at mas mabilis na paraan — nang walang iisang function at formula.

Formula-free na paraan upang tumugma sa & pagsamahin ang data — Pagsamahin ang mga Sheets add-on

Ang add-on ng Merge Sheets ay sumasaklaw sa lahat ng 3 posibilidad kapag pinagsasama ang mga Google sheet:

• ito ay nag-a-update ng mga nauugnay na cell batay sa mga tugma
• nagdaragdag ng mga bagong column para sa mga tugmang iyon
• naglalagay ng mga row na may mga hindi tugmang tala

Upang maiwasan ang anumang pagkalito, ang proseso ay nahahati sa 5 simpleng hakbang :

• Ang unang dalawa ay kung saan mo piliin ang iyong mga talahanayan kahit na nasa magkaibang mga spreadsheet ang mga ito.
• Sa sa 3d , kailangan mong piliin ang (mga) key column na dapat suriin para sa mga tugma.
• Ang 4th step ay nagbibigay-daan sa iyong itakda ang mga column upang i-update gamit ang mga bagong record o magdagdag mula sa isang sheet papunta sa isa pa:

Nagtagal ng ilang segundo bago ko makita ang resulta:

I-install ang Merge Sheets mula sa Google Sheets store at makikita mo na nagpoproseso ito ng mas malalaking talahanayan tulad ng fa st. Salamat sa Merge Sheets, magkakaroon ka ng mas maraming oras para sa mahahalagang bagay.

Iiwan ko rin itong 3 minutong demo na video para tulungan kang magdesisyon :)

Spreadsheet na may mga halimbawa ng formula

Pagsamahin ang mga Google sheet, magdagdag ng mga nauugnay na column & hindi tugmang mga hilera - mga halimbawa ng formula (gumawa ng kopya ng spreadsheet na ito)