สารบัญ
บทช่วยสอนแสดงวิธีสร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel โดยขึ้นอยู่กับเซลล์อื่นโดยใช้ฟังก์ชันอาร์เรย์แบบไดนามิกใหม่
การสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel เป็นเรื่องง่าย การสร้างดรอปดาวน์ลดหลั่นหลายระดับเป็นสิ่งที่ท้าทายมาโดยตลอด บทช่วยสอนที่เชื่อมโยงด้านบนอธิบายถึงสี่วิธีที่แตกต่างกัน ซึ่งแต่ละวิธีรวมถึงจำนวนขั้นตอนที่บ้าระห่ำ สูตรต่างๆ มากมาย และข้อจำกัดจำนวนหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับการป้อนคำหลายคำ เซลล์ว่าง ฯลฯ
นั่นคือสิ่งที่ไม่ดี ข่าว. ข่าวดีก็คือวิธีการเหล่านั้นได้รับการออกแบบมาสำหรับ Excel เวอร์ชันพรีไดนามิก การแนะนำอาร์เรย์แบบไดนามิกใน Excel 365 ได้เปลี่ยนแปลงทุกอย่าง! ด้วยฟังก์ชันไดนามิกอาร์เรย์ใหม่ การสร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันหลายรายการจะใช้เวลาไม่กี่นาที หรืออาจไม่ใช่วินาที ไม่มีเล่ห์เหลี่ยม ไม่มีข้อแม้ ไม่มีเรื่องไร้สาระ วิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็ว ตรงไปตรงมา และทำตามได้ง่ายเท่านั้น
หมายเหตุ:
- วิธีการสร้างรายการแบบเลื่อนลงของอาร์เรย์แบบไดนามิกแบบใหม่นี้ใช้ได้เฉพาะใน Excel 365 และ Excel 2021 ใน Excel แบบพรีไดนามิก คุณจะต้องทำด้วยวิธีแบบเก่าที่อธิบายไว้ในการสร้างดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันใน Excel 2019 - 2007
- วิธีนี้ใช้สำหรับแถวเดียว หากคุณต้องการคัดลอกรายการสำหรับเลือกลง หลายแถว ให้ทำตามคำแนะนำในรายการแบบเลื่อนลงขึ้นอยู่กับหลายแถว
- เลือกเซลล์ที่คุณต้องการให้รายการแบบเลื่อนลงปรากฏขึ้น (D3 ในกรณีของเรา)
- บนแท็บ ข้อมูล ในกลุ่ม เครื่องมือข้อมูล ให้คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล .
- ในกล่องโต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ให้ทำดังต่อไปนี้:
- ภายใต้ อนุญาต เลือก รายการ .
- ในช่อง แหล่งที่มา ให้ป้อนการอ้างอิงไปยังเอาต์พุตช่วงการรั่วไหลโดยใช้สูตร UNIQUE สำหรับสิ่งนี้ ให้พิมพ์แฮชแท็กต่อจากการอ้างอิงเซลล์ เช่น =$G$3#
สิ่งนี้เรียกว่าการอ้างอิงช่วงการรั่วไหล และไวยากรณ์นี้อ้างอิงถึงช่วงทั้งหมดโดยไม่คำนึงว่าจะขยายหรือย่อมากน้อยเพียงใด
- คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
- หากต้องการให้ รายการใหม่รวมอยู่ด้วย ในรายการแบบเลื่อนลง โดยอัตโนมัติ ให้จัดรูปแบบแหล่งข้อมูลของคุณเป็นตาราง Excel หรือคุณสามารถรวมเซลล์ว่างสองสามเซลล์ในสูตรของคุณตามที่แสดงในตัวอย่างนี้
- หากข้อมูลต้นฉบับของคุณมีช่องว่าง คุณสามารถ กรองช่องว่างออก โดยใช้วิธีแก้ปัญหานี้
- หากต้องการ จัดเรียงตามตัวอักษร รายการของรายการแบบเลื่อนลง ให้รวมสูตรของคุณในฟังก์ชัน SORT ตามที่อธิบายในตัวอย่างนี้
- หากต้องการ รวมข้อมูลใหม่ โดยอัตโนมัติเมื่อเพิ่มลงในรายการแหล่งข้อมูล เพิ่มเซลล์พิเศษสองสามเซลล์ในอาร์เรย์ที่อ้างอิงในสูตรของคุณ
- หากต้องการ ยกเว้นเซลล์ว่าง ให้กำหนดค่าสูตรให้ละเว้นเซลล์ว่างจนกว่าจะเต็ม
วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกใน Excel
ตัวอย่างนี้แสดงให้เห็นทั่วไปวิธีสร้างรายการแบบหล่นลงเรียงซ้อนใน Excel โดยใช้ฟังก์ชันอาร์เรย์แบบไดนามิกใหม่
สมมติว่าคุณมีรายการผลไม้ในคอลัมน์ A และผู้ส่งออกในคอลัมน์ B ปัญหาเพิ่มเติมคือชื่อผลไม้ไม่ได้ จัดกลุ่มแต่กระจัดกระจายไปทั่วคอลัมน์ เป้าหมายคือการใส่ชื่อผลไม้ที่ไม่ซ้ำกันในเมนูแบบเลื่อนลงแรก และขึ้นอยู่กับการเลือกของผู้ใช้ แสดงผู้ส่งออกที่เกี่ยวข้องในเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง
หากต้องการสร้าง รายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นอยู่กับไดนามิกใน Excel ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
1. รับรายการสำหรับรายการแบบหล่นลงหลัก
สำหรับผู้เริ่มต้น เราจะแยกชื่อผลไม้ที่แตกต่างกันทั้งหมดจากคอลัมน์ A ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชัน UNIQUE ในรูปแบบที่ง่ายที่สุด - ระบุรายการผลไม้สำหรับอาร์กิวเมนต์แรก ( อาร์เรย์ ) และละเว้นอาร์กิวเมนต์ทางเลือกที่เหลือเนื่องจากค่าเริ่มต้นใช้งานได้ดีสำหรับเรา:
=UNIQUE(A3:A15)
สูตรไปที่ G3 และหลังจากกดแป้น Enter ผลลัพธ์จะกระจายไปยังเซลล์ถัดไปโดยอัตโนมัติ
2. สร้างรายการแบบเลื่อนลงหลัก
ในการสร้างรายการแบบเลื่อนลงหลักของคุณ ให้กำหนดค่ากฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล Excel ด้วยวิธีนี้:
ดรอปหลักของคุณ เสร็จแล้ว!
3. รับรายการสำหรับรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน
ในการรับรายการสำหรับเมนูแบบเลื่อนลงรอง เราจะกรองค่าในคอลัมน์ B ตามค่าที่เลือกในเมนูแบบเลื่อนลงแรก ซึ่งสามารถทำได้ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชันอาร์เรย์แบบไดนามิกอื่นที่เรียกว่า FILTER:
=FILTER(B3:B15, A3:A15=D3)
โดยที่ B3:B15 เป็นข้อมูลต้นทางสำหรับดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันของคุณ A3:A15 เป็นข้อมูลต้นทางสำหรับ เมนูแบบเลื่อนลงหลักของคุณ และ D3 เป็นเซลล์แบบเลื่อนลงหลัก
เพื่อให้แน่ใจว่าสูตรทำงานได้อย่างถูกต้อง คุณสามารถเลือกค่าบางอย่างในรายการแบบเลื่อนลงรายการแรกและสังเกตผลลัพธ์ที่ส่งคืนโดย FILTER สมบูรณ์แบบ! :)
4. สร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน
หากต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลงรายการที่สอง ให้กำหนดค่าเกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเหมือนกับที่คุณทำกับรายการแบบหล่นลงรายการแรกในขั้นตอนที่ 2 แต่คราวนี้ ให้อ้างอิงช่วงการรั่วไหลที่ส่งคืนโดยฟังก์ชัน FILTER: =$H$3#
นั่นแหละ! รายการแบบเลื่อนลงขึ้นอยู่กับ Excel ของคุณพร้อมใช้งานแล้ว
เคล็ดลับและหมายเหตุ:
วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงหลายรายการใน Excel
ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ เราสร้างรายการแบบเลื่อนลงโดยขึ้นอยู่กับเซลล์อื่น แต่ถ้าคุณต้องการลำดับชั้นแบบหลายระดับ เช่น เมนูแบบเลื่อนลงลำดับที่ 3 ซึ่งขึ้นอยู่กับรายการลำดับที่ 2 หรือแม้แต่รายการแบบเลื่อนลงลำดับที่ 4 ขึ้นอยู่กับรายการลำดับที่ 3 เป็นไปได้ไหม? ได้ คุณสามารถตั้งค่าจำนวนของรายการที่ขึ้นต่อกันได้ (แน่นอนว่าเป็นจำนวนที่สมเหตุสมผล :)
สำหรับตัวอย่างนี้ เราได้วางรัฐ / จังหวัดไว้ในคอลัมน์ C และตอนนี้กำลังมองหาที่จะเพิ่มรายการแบบเลื่อนลงที่สอดคล้องกัน เมนูใน G3:
หากต้องการสร้างรายการแบบเลื่อนลงหลายรายการใน Excel คุณต้องทำดังนี้:
1. ตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงแรก
รายการแบบเลื่อนลงหลักถูกสร้างขึ้นด้วยขั้นตอนเดียวกับในตัวอย่างก่อนหน้า (โปรดดูขั้นตอนที่ 1 และ 2 ด้านบน) ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือการอ้างอิงช่วงการรั่วไหลที่คุณป้อนในช่อง แหล่งที่มา
คราวนี้ สูตร UNIQUE อยู่ใน E8 และเมนูแบบเลื่อนลงหลักรายการจะอยู่ใน E3 ดังนั้น คุณเลือก E3 คลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และระบุข้อมูลอ้างอิงนี้: =$E$8#
2. กำหนดค่าเมนูแบบเลื่อนลงที่สอง
อย่างที่คุณสังเกตเห็น ตอนนี้คอลัมน์ B มีผู้ส่งออกรายเดียวกันเกิดขึ้นหลายครั้ง แต่คุณต้องการเฉพาะชื่อที่ไม่ซ้ำกันในรายการแบบหล่นลงใช่ไหม หากต้องการละเว้นเหตุการณ์ที่ซ้ำกันทั้งหมด ให้รวมฟังก์ชัน UNIQUE ไว้รอบๆ สูตร FILTER ของคุณ แล้วป้อนสูตรที่อัปเดตนี้ใน F8:
=UNIQUE(FILTER(B3:B15, A3:A15=E3))
โดยที่ B3:B15 คือแหล่งข้อมูลสำหรับดรอปดาวน์ที่สอง , A3:A15 เป็นข้อมูลต้นทางสำหรับเมนูแบบเลื่อนลงแรก และ E3 เป็นเซลล์แบบเลื่อนลงเซลล์แรก
หลังจากนั้น ใช้การอ้างอิงช่วงการรั่วไหลต่อไปนี้สำหรับเกณฑ์การตรวจสอบข้อมูล: =$F$8#
3. ตั้งค่ารายการแบบเลื่อนลงที่สาม
ในการรวบรวมรายการสำหรับรายการแบบหล่นลงรายการที่ 3 ให้ใช้สูตร FILTER ที่มีเกณฑ์หลายเกณฑ์ เกณฑ์แรกจะตรวจสอบรายการผลไม้ทั้งหมดกับค่าที่เลือกในเมนูแบบเลื่อนลงที่ 1 (A3:A15=E3) ในขณะที่เกณฑ์ที่สองจะทดสอบรายชื่อผู้ส่งออกเทียบกับค่าที่เลือกในเมนูแบบเลื่อนลงที่ 2 (B3:B15=F3) สูตรที่สมบูรณ์ไปที่ G8:
=FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3))
หากคุณกำลังจะเพิ่มดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกัน (4, 5 เป็นต้น) เป็นไปได้มากว่าคอลัมน์ C จะมีเหตุการณ์ที่เหมือนกันหลายรายการ สิ่งของ. เพื่อป้องกันไม่ให้รายการที่ซ้ำกันเข้าไปในตารางการเตรียมการ และเป็นผลให้อยู่ในดรอปดาวน์ที่ 3 ให้ซ้อนสูตร FILTER ในฟังก์ชัน UNIQUE เหมือนที่เราทำในขั้นตอนก่อนหน้า:
=UNIQUE(FILTER(C3:C15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3)))
สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำคือสร้างกฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลขึ้นอีกหนึ่งกฎด้วยการอ้างอิง แหล่งที่มา นี้: =$G$8#
รายการแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกันหลายรายการพร้อมใช้งานแล้ว!
เคล็ดลับ ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถรับรายการสำหรับ รายการดรอปดาวน์ที่ตามมา สมมติว่าคอลัมน์ D มีแหล่งข้อมูลสำหรับรายการแบบเลื่อนลงที่ 4 ของคุณ คุณสามารถป้อนสูตรต่อไปนี้ใน H8 เพื่อดึงข้อมูลรายการที่เกี่ยวข้อง:
=UNIQUE(FILTER(D3:D15, (A3:A15=E3) * (B3:B15=F3) * (C3:C15=G3)))
วิธีสร้างรายการแบบเลื่อนลงที่ขยายได้ใน Excel
หลังจากสร้างเมนูแบบเลื่อนลง ข้อกังวลแรกของคุณอาจเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณเพิ่มรายการใหม่ลงในแหล่งข้อมูล รายการแบบเลื่อนลงจะอัปเดตโดยอัตโนมัติหรือไม่ หากข้อมูลต้นฉบับของคุณจัดรูปแบบเป็นตาราง Excel แสดงว่าใช่ รายการแบบเลื่อนลงแบบไดนามิกที่กล่าวถึงในตัวอย่างก่อนหน้าจะขยายโดยอัตโนมัติโดยที่คุณไม่ต้องพยายาม เพราะตาราง Excel สามารถขยายได้โดยธรรมชาติ
สำหรับบางคน เหตุผลที่การใช้ตาราง Excel ไม่ใช่ตัวเลือก คุณสามารถทำให้รายการแบบเลื่อนลงขยายได้ด้วยวิธีนี้:
โดยคำนึงถึงประเด็นทั้งสองนี้ เรามาปรับแต่งสูตรกันอย่างละเอียดตารางเตรียมข้อมูลของเรา กฎการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลไม่จำเป็นต้องมีการปรับเปลี่ยนใดๆ เลย
สูตรสำหรับดรอปดาวน์หลัก
ด้วยชื่อผลไม้ใน A3:A15 เราจึงเพิ่มเซลล์พิเศษ 5 เซลล์ลงในอาร์เรย์เพื่อรองรับความเป็นไปได้ รายการใหม่ นอกจากนี้ เรายังฝังฟังก์ชัน FILTER ไว้ใน UNIQUE เพื่อแยกค่าที่ไม่ซ้ำโดยไม่ต้องเว้นว่าง
จากที่กล่าวมาข้างต้น สูตรใน G3 จะมีรูปแบบดังนี้:
=UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20""))
สูตรสำหรับ ดร็อปดาวน์ที่ขึ้นต่อกัน
สูตรใน G3 ไม่ต้องการการปรับแต่งมากนัก - เพียงแค่ขยายอาร์เรย์ด้วยเซลล์เพิ่มเติมอีกสองสามเซลล์:
=FILTER(B3:B20, A3:A20=D3)
ผลลัพธ์คือดร็อปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันแบบไดนามิกที่ขยายได้อย่างเต็มที่ รายการด้านล่าง:
วิธีจัดเรียงรายการแบบเลื่อนลงตามตัวอักษร
ต้องการจัดเรียงรายการแบบเลื่อนลงตามตัวอักษรโดยไม่ต้องใช้แหล่งข้อมูลหรือไม่ Excel แบบไดนามิกใหม่มีฟังก์ชันพิเศษสำหรับสิ่งนี้ด้วย! ในตารางเตรียมข้อมูลของคุณ เพียงรวมฟังก์ชัน SORT ไว้รอบๆ สูตรที่มีอยู่ของคุณ
กฎการตรวจสอบข้อมูลได้รับการกำหนดค่าตรงตามที่อธิบายไว้ในตัวอย่างก่อนหน้านี้
เมื่อต้องการเรียงลำดับจาก A ถึง Z
เนื่องจากการเรียงลำดับจากน้อยไปหามากเป็นตัวเลือกเริ่มต้น คุณจึงสามารถซ้อนสูตรที่มีอยู่ของคุณในอาร์กิวเมนต์ อาร์เรย์ ของ SORT โดยละเว้นอาร์กิวเมนต์อื่นๆ ทั้งหมดซึ่งเป็นทางเลือก
สำหรับ เมนูแบบเลื่อนลงหลัก (สูตรใน G3):
=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")))
สำหรับ เมนูแบบเลื่อนลงที่ขึ้นต่อกัน (สูตรใน H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3))
เสร็จแล้ว! รายการแบบเลื่อนลงทั้งสองได้รับจัดเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z
หากต้องการเรียงลำดับจาก Z ถึง A
หากต้องการเรียงลำดับจากมากไปน้อย คุณต้องตั้งค่าอาร์กิวเมนต์ที่ 3 ( sort_order ) ของฟังก์ชัน SORT เป็น -1
สำหรับ เมนูแบบเลื่อนลงหลัก (สูตรใน G3):
=SORT(UNIQUE(FILTER(A3:A20, A3:A20"")), 1, -1)
สำหรับ รายการดร็อปดาวน์ที่ขึ้นต่อกัน (สูตรใน H3):
=SORT(FILTER(B3:B20, A3:A20=D3), 1, -1)
การดำเนินการนี้จะจัดเรียงทั้งข้อมูลในตารางการเตรียมการและรายการในรายการแบบเลื่อนลงจาก Z ถึง A :
นั่นคือวิธีการสร้างไดนามิกดร็อปดาวน์ลิสต์ใน Excel ด้วยความช่วยเหลือของฟังก์ชันอาร์เรย์ไดนามิกใหม่ วิธีการนี้แตกต่างจากวิธีดั้งเดิมตรงที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบสำหรับการป้อนคำเดียวและหลายคำ และดูแลเซลล์ว่างใดๆ ขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!
สมุดงานแบบฝึกหัดสำหรับการดาวน์โหลด
รายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นกับ Excel (ไฟล์ .xlsx)
