Ha llegado el momento de contarte los diferentes tipos de propiedades de los documentos, las formas de verlas y cambiarlas en Excel 2019, 2016 y 2013. En este artículo también aprenderás a proteger tu documento de cualquier modificación y a eliminar información personal de tu hoja de cálculo de Excel.

Recuerdas tus sensaciones cuando acababas de empezar a utilizar Excel 2016 o 2013? Personalmente a veces me enfadaba al no encontrar la herramienta u opción necesaria en el lugar donde estaban en las versiones anteriores de Excel. Esto es lo que ocurría con las propiedades de los documentos en Excel 2010 / 2013. En estas dos últimas versiones están más escondidas, pero no te llevará mucho tiempo desenterrarlas.

En este artículo encontrará una guía detallada sobre cómo ver y cambiar las propiedades del documento, proteger su documento de cualquier modificación y eliminar información personal de su hoja de cálculo de Excel. Empecemos :)

Tipos de propiedades de los documentos

Antes de empezar a aprender cómo ver, cambiar y eliminar las propiedades del documento (metadatos) en Excel, vamos a aclarar qué tipos de propiedades puede tener un documento de Office.

Tipo 1. Propiedades estándar son comunes a todas las aplicaciones de Office 2010. Contienen información básica sobre el documento, como título, asunto, autor, categoría, etc. Puede asignar sus propios valores de texto a estas propiedades para facilitar la búsqueda del documento en su PC.

Tipo 2. Propiedades actualizadas automáticamente incluyen los datos sobre el archivo que son controlados y modificados por el sistema, como el tamaño del archivo y la hora de creación y modificación del documento. Algunas propiedades que son exclusivas del documento a nivel de aplicación, como el número de páginas, palabras o caracteres del documento o la versión de la aplicación, son actualizadas automáticamente por el contenido del documento.

Tipo 3. Propiedades personalizadas son propiedades definidas por el usuario. Permiten añadir otras propiedades al documento de Office.

Tipo 4. Propiedades para su organización son propiedades específicas de la organización.

Tipo 5. Propiedades de la biblioteca de documentos se refieren a los documentos de una biblioteca de documentos en un sitio Web o en una carpeta pública. La persona que crea una biblioteca de documentos puede establecer algunas propiedades de la biblioteca de documentos y reglas para sus valores. Así, cuando desee añadir un archivo a la biblioteca de documentos, deberá introducir los valores de las propiedades que sean necesarios o corregir las propiedades que sean erróneas.

Ver las propiedades del documento

Si no sabes dónde encontrar la información sobre tu documento en Excel 2016-2010, aquí tienes tres formas de hacerlo.

Método 1. Mostrar el panel de documentos

Este método le permite ver la información sobre su documento directamente en la hoja de cálculo.

1. Haga clic en el botón Archivo Se pasa a la pestaña vista entre bastidores .
2. Elija Información del Archivo menú. El Propiedades a la derecha.

   Aquí ya puede ver alguna información sobre su documento.

3. Haga clic en Propiedades para abrir el menú desplegable.
4. Elija Mostrar panel de documentos del menú.

   Volverá automáticamente a su hoja de cálculo y verá el icono Panel de documentos situado entre la cinta de opciones y el área de trabajo, como en la siguiente captura de pantalla.

Como ve, el Panel de documentos muestra un número limitado de propiedades. Si quieres saber más sobre el documento, pasa al segundo método.

Método 2. Abrir el cuadro de diálogo Propiedades

Si no encuentra la información necesaria en el Panel de documentos Toma el Propiedades avanzadas en uso.

La primera forma de mostrar el Propiedades avanzadas es correcto desde el Panel de documentos .

1. Haga clic en Propiedades del documento en la esquina superior izquierda del Panel de documentos .
2. Elija el Propiedades avanzadas de la lista desplegable.
3. En Propiedades aparecerá en la pantalla.

Aquí puedes ver información general sobre tu documento, algunas estadísticas y el contenido del documento. También puedes cambiar el resumen del documento o definir propiedades personalizadas adicionales. ¿Quieres saber cómo hacerlo? ¡Ten paciencia! Lo compartiré contigo un poco más adelante en este artículo.

Hay otra forma de abrir el Propiedades cuadro de diálogo.

1. Sigue los tres primeros pasos descritos en el Método 1.
2. Elija Propiedades avanzadas del Propiedades menú desplegable.

El mismo Propiedades como en la captura de pantalla anterior.

Método 3. Utilizar el Explorador de Windows

Otra forma sencilla de visualizar los metadatos es utilizar el Explorador de Windows sin abrir la propia hoja de cálculo.

1. Abra la carpeta con los archivos Excel en Explorador de Windows .
2. Selecciona el archivo que necesites.
3. Haga clic con el botón derecho y elija la opción Propiedades en el menú contextual.
4. Pasar a la Detalles para ver el título, el asunto, el autor del documento y otros comentarios.

Ahora ya conoces diferentes formas de ver las propiedades de los documentos en tu PC y seguro que encuentras la información necesaria sin problemas.

Modificar las propiedades del documento

Anteriormente prometí decirte cómo cambiar las propiedades del documento. Así que cuando veas las propiedades usando el Método 1 y el Método 2 descritos anteriormente, puedes añadir inmediatamente la información necesaria o corregir los datos no válidos. En cuanto al Método 3, también es posible si no tienes Windows 8 instalado en tu ordenador.

La forma más rápida de añadir un autor

Si sólo necesita añadir un autor, hay una forma muy rápida de hacerlo directamente en la vista posterior de Excel 2010 / 2013.

1. Ir a Archivo -> Información
2. Pasar a la Personas relacionadas en la parte derecha de la ventana.
3. Sitúe el puntero sobre las palabras "Añadir un autor" y haga clic sobre ellas.
4. Escriba el nombre del autor en el campo que aparece.
5. Haga clic en cualquier lugar de la ventana de Excel y el nombre se guardará automáticamente.

Puede añadir tantos autores como estén trabajando en el documento. Este método rápido también se puede utilizar para cambiar el título o añadir una etiqueta o una categoría al documento.

Cambiar el nombre de autor por defecto

Por defecto, el nombre de autor del documento en Excel es su nombre de usuario de Windows, pero puede que esto no le represente correctamente. En este caso, debería cambiar el nombre de autor por defecto para que Excel utilice su nombre correcto más adelante.

1. Haga clic en el botón Archivo en Excel.
2. Elija Opciones del Archivo menú.
3. Seleccione General en el panel izquierdo del Opciones de Excel ventana de diálogo.
4. Desplácese hasta el Personalice su copia de Microsoft Office sección.
5. Escriba el nombre apropiado en el campo situado junto a Nombre de usuario .
6. Haz clic en "Aceptar".

Definir propiedades personalizadas

Ya he mencionado que puedes definir propiedades adicionales para tu documento Excel. Sigue los siguientes pasos para hacerlo realidad.

1. Vaya a Archivo -> Información
2. Haga clic en Propiedades a la derecha de la ventana.
3. Seleccione Propiedades avanzadas de la lista desplegable.
4. Haga clic en el botón A medida en la pestaña Propiedades que aparece en la pantalla.
5. Elija un nombre para la propiedad personalizada de la lista sugerida o escriba uno único en el campo Nombre campo.
6. Seleccione el tipo de datos de la propiedad en el campo Tipo lista desplegable.
7. Introduzca un valor para la propiedad en el campo Valor campo.
8. Pulse el botón Añadir como se muestra a continuación.

   Nota: El formato del valor debe ajustarse a su elección en el campo Tipo Esto significa que si el tipo de datos elegido es Número debe introducir un número en el campo Valor Los valores que no coincidan con el tipo de propiedad se guardarán como texto.

9. Después de añadir una propiedad personalizada, puede verla en la ventana Propiedades A continuación, pulse OK .

Si hace clic en la propiedad personalizada en la ventana Propiedades y pulse Borrar -> OK su propiedad personalizada recién añadida desaparecerá.

Modificar otras propiedades del documento

Si necesita cambiar otros metadatos, excepto el nombre del autor, el título, las etiquetas y las categorías, deberá hacerlo en el Panel de documento o en el cuadro de diálogo Propiedades.

• En caso de que el Panel de documentos está abierto en su hoja de cálculo, sólo tiene que situar el cursor en el campo que desea editar e introducir la información necesaria.
• Si ya ha abierto el Propiedades cambie al cuadro de diálogo Resumen y añada o actualice la información de los campos, haga clic en OK .

Cuando vuelvas a la hoja de cálculo, los cambios que hayas hecho se guardarán automáticamente.

Eliminar propiedades del documento

Si necesitas ocultar los rastros que dejas en el documento para que nadie vea tu nombre o el de tu organización en las propiedades del documento más adelante, puedes ocultar cualquier propiedad o información personal del público utilizando uno de los siguientes métodos.

Hacer que funcione el Inspector de Documentos

En Inspector de documentos en realidad se utiliza para comprobar si el documento contiene datos ocultos o información personal, pero puede ayudarte a eliminar las propiedades que no vas a compartir con los demás.

1. Vaya a Archivo -> Información .
2. Encuentra el Prepararse para compartir En Excel 2013 esta sección se denomina Inspeccionar el cuaderno de trabajo .
3. Haga clic en Compruebe si hay problemas .
4. Elija el Documento Ispect del menú desplegable.
5. En Inspector de documentos y podrá marcar las cuestiones que desee examinar. Yo las dejaría todas seleccionadas, aunque lo que más nos interesa es comprobar Propiedades del documento e información personal .
6. Cuando hayas elegido, haz clic en Ispect en la parte inferior de la ventana.

   Ahora verá los resultados de la inspección en su pantalla.

7. Haga clic en Quitar todo en cada categoría que te interese. En mi caso es Propiedades del documento e información personal .
8. Cierre el Inspector de documentos .

Entonces te recomendaría guardar el archivo con un nombre nuevo si quieres conservar una versión original con los metadatos.

Eliminar metadatos de varios documentos

Si desea eliminar propiedades de varios documentos a la vez, utilice Explorador de Windows .

1. Abra la carpeta con los archivos Excel en Explorador de Windows .
2. Resalta los archivos que necesites.
3. Haga clic con el botón derecho y elija la opción Propiedades en el menú contextual.
4. Cambiar a la Detalles ficha.
5. Haga clic en Eliminar propiedades e información personal en la parte inferior de la ventana de diálogo.
6. Seleccione Eliminar las siguientes propiedades de este archivo .
7. Marque las propiedades que desea eliminar o haga clic en Seleccionar todo si desea eliminarlos todos.
8. Haga clic en DE ACUERDO.

   Nota: Puede eliminar cualquier propiedad del documento del archivo o de varios archivos utilizando este método, incluso si tiene Windows 8 instalado en su ordenador.

   Ver también: Cómo utilizar la función MIN en Excel

Proteger las propiedades de los documentos

La protección de las propiedades del documento y de la información personal se utiliza en caso de que no quieras que otras personas cambien ningún metadato ni nada de tu documento.

1. Ir a Archivo -> Información .
2. Haga clic en Cuaderno de trabajo Protect en el Permisos sección.
3. En Excel 2013 esta sección se denomina Cuaderno de trabajo Protect .
4. Elija el Marcar como final del menú desplegable.
5. A continuación, se le informará de que esta versión del documento será definitiva, de modo que otras personas no podrán realizar ningún cambio en ella. Debe aceptar o pulsar Cancelar .

Si después de todo quieres permitir que algunas personas modifiquen la hoja de cálculo, puedes establecer una contraseña para quienes quieran cambiar algo en el documento.

1. Permanezca en la vista de bastidores. Si sale de la vista de bastidores y vuelve a la hoja de cálculo, haga clic en el botón Archivo otra vez.
2. Elija Guardar como del Archivo menú.
3. Abra el Herramientas en la parte inferior de la Guardar como ventana de diálogo.
4. Seleccione Opciones generales .
5. Introduzca una contraseña en el campo Contraseña a modificar campo.
6. Haga clic en OK .
7. Vuelva a introducir la contraseña para confirmarla.
8. Haga clic en OK .
9. Elija la carpeta en la que desea guardar el documento y pulse Guardar .

   Ahora su documento está protegido de ediciones no deseadas. Pero ¡cuidado! Las personas que conozcan la contraseña pueden eliminarla fácilmente del Contraseña a modificar permitiendo así que otros lectores cambien la información de la hoja de cálculo.

He intentado cubrir todos los aspectos relacionados con la visualización, modificación y eliminación de las propiedades de los documentos, por lo que espero que encuentres respuestas adecuadas a los puntos conflictivos relacionados con los metadatos.