Masanya telah tiba untuk memberitahu anda tentang pelbagai jenis sifat dokumen, cara melihat dan menukarnya dalam Excel 2019, 2016 dan 2013. Dalam artikel ini, anda juga akan mempelajari cara melindungi dokumen anda daripada sebarang pengubahsuaian dan alih keluar maklumat peribadi daripada lembaran kerja Excel anda.

Adakah anda masih ingat perasaan anda apabila anda baru mula menggunakan Excel 2016 atau 2013? Secara peribadi saya kadangkala berasa marah apabila saya tidak dapat mencari alat atau pilihan yang diperlukan di tempat di mana ia berada dalam versi Excel sebelumnya. Inilah yang berlaku kepada sifat dokumen dalam Excel 2010 / 2013. Dalam dua versi terakhir ini, ia disembunyikan dengan lebih mendalam, tetapi anda tidak akan mengambil banyak masa untuk mencungkilnya.

Dalam artikel ini anda akan dapati panduan terperinci cara melihat dan menukar sifat dokumen, melindungi dokumen anda daripada sebarang pengubahsuaian dan mengalih keluar maklumat peribadi daripada lembaran kerja Excel anda. Jom mulakan! :)

Jenis sifat dokumen

Sebelum mula mempelajari cara melihat, menukar dan mengalih keluar sifat dokumen (metadata) dalam Excel, mari kita jelaskan jenis sifat dokumen Office boleh ada.

Jenis 1. Sifat standard adalah perkara biasa kepada semua aplikasi Office 2010. Ia mengandungi maklumat asas tentang dokumen seperti tajuk, subjek, pengarang, kategori, dsb. Anda boleh menetapkan nilai teks anda sendiri untuk sifat ini agar lebih mudah untuk Simpan .

Kini dokumen anda dilindungi daripada pengeditan yang tidak diingini. Tetapi sila berhati-hati! Orang yang mengetahui kata laluan boleh mengalih keluarnya dengan mudah daripada kotak Kata Laluan untuk mengubah suai sekali gus membenarkan pembaca lain menukar maklumat dalam lembaran kerja.

Wah! Entri ini ternyata panjang! Saya cuba merangkumi semua asas yang berkenaan dengan melihat, menukar dan mengalih keluar sifat dokumen jadi saya harap anda akan mendapat jawapan yang betul untuk masalah sakit yang melibatkan metadata.

Jenis 2. Sifat dikemas kini secara automatik sertakan data tentang fail anda yang dikawal dan diubah oleh sistem seperti saiz fail dan masa dokumen dibuat dan diubah suai. Sesetengah sifat yang unik kepada dokumen pada peringkat aplikasi seperti bilangan halaman, perkataan atau aksara dalam dokumen atau versi aplikasi dikemas kini secara automatik oleh kandungan dokumen.

Jenis 3 . Sifat tersuai ialah sifat yang ditentukan pengguna. Ia membenarkan anda menambahkan sifat lain pada dokumen Office anda.

Jenis 4. Sifat untuk organisasi anda ialah sifat khusus untuk organisasi.

Jenis 5. Sifat perpustakaan dokumen merujuk kepada dokumen dalam pustaka dokumen pada tapak Web atau dalam folder awam. Seseorang yang mencipta pustaka dokumen boleh menetapkan beberapa sifat dan peraturan perpustakaan dokumen untuk nilai mereka. Jadi apabila anda ingin menambah fail pada pustaka dokumen, anda perlu memasukkan nilai untuk mana-mana sifat yang diperlukan atau membetulkan mana-mana sifat yang salah.

Lihat sifat dokumen

Jika anda tidak tahu di mana untuk mencari maklumat tentang dokumen anda dalam Excel 2016-2010, berikut ialah tiga cara untuk melakukannya.

Kaedah 1. Tunjukkan Panel Dokumen

Kaedah ini membolehkan anda untuk melihat maklumat tentang dokumen anda terus dalamlembaran kerja.

1. Klik pada tab Fail . Anda bertukar kepada pandangan belakang pentas .
2. Pilih Maklumat daripada menu Fail . Anak tetingkap Properties ditunjukkan di sebelah kanan.

   Di sini anda sudah boleh melihat beberapa maklumat tentang dokumen anda.

3. Klik pada Properties untuk membuka menu lungsur.
4. Pilih 'Tunjukkan Panel Dokumen' daripada menu .

   Ia akan membawa anda kembali ke lembaran kerja anda secara automatik dan anda akan melihat Panel Dokumen diletakkan di antara Reben dan kawasan kerja seperti pada tangkapan skrin di bawah.

Seperti yang anda lihat, Panel Dokumen menunjukkan bilangan sifat yang terhad. Jika anda tidak sabar-sabar untuk mengetahui lebih lanjut tentang dokumen, beralih ke kaedah kedua.

Kaedah 2. Buka kotak dialog Properties

Jika anda tidak dapat mencari maklumat yang diperlukan dalam Panel Dokumen , gunakan Sifat Terperinci .

Cara pertama untuk memaparkan Sifat Terperinci adalah terus dari Panel Dokumen .

1. Klik pada 'Sifat Dokumen' di penjuru kiri sebelah atas Panel Dokumen .
2. Pilih Pilihan Sifat Terperinci daripada senarai juntai bawah.
3. Kotak dialog Properties akan dipaparkan pada skrin.

Di sini anda boleh melihat maklumat umum tentang dokumen anda, beberapa statistik dan kandungan dokumen. Anda juga boleh menukar dokumenringkaskan atau tentukan sifat tersuai tambahan. Adakah anda ingin tahu bagaimana untuk melakukannya? Sabarlah! Saya akan berkongsi dengan anda sedikit kemudian dalam artikel ini.

Terdapat satu lagi cara untuk membuka kotak dialog Properties .

1. Pergi melalui tiga langkah pertama yang diterangkan dalam Kaedah 1.
2. Pilih 'Sifat Lanjutan' daripada menu lungsur turun Properties .

Kotak dialog Properties yang sama akan muncul pada skrin seperti pada tangkapan skrin di atas.

Kaedah 3. Gunakan Windows Explorer

Satu lagi cara mudah untuk memaparkan metadata ialah menggunakan Windows Explorer tanpa membuka lembaran kerja itu sendiri.

1. Buka folder dengan fail Excel dalam Windows Explorer .
2. Pilih fail yang anda perlukan.
3. Klik kanan dan pilih pilihan Properties dalam menu konteks.
4. Alih ke tab Butiran untuk melihat tajuk, subjek, pengarang dokumen dan ulasan lain.

Kini anda tahu cara yang berbeza untuk melihat sifat dokumen pada PC anda dan saya pasti anda akan menemui maklumat yang diperlukan tanpa sebarang masalah.

Ubah suai sifat dokumen

Terdahulu saya berjanji untuk memberitahu anda cara menukar sifat dokumen. Oleh itu, apabila anda melihat sifat menggunakan Kaedah 1 dan Kaedah 2 yang diterangkan di atas, anda boleh segera menambah maklumat yang diperlukan atau membetulkan data tidak sah. Bagi Kaedah 3, ia juga mungkin jika anda tidak mempunyaiWindows 8 dipasang pada komputer anda.

Cara terpantas untuk menambah pengarang

Jika anda hanya perlu menambah pengarang, terdapat cara yang sangat cepat untuk melakukannya dengan betul dalam Excel 2010 / Pandangan belakang pentas 2013.

1. Pergi ke Fail -> Maklumat
2. Alih ke bahagian Orang Berkaitan di sebelah kanan tetingkap.
3. Tuding penunjuk pada perkataan 'Tambah pengarang' dan klik pada mereka.
4. Taip nama pengarang dalam medan yang dipaparkan.
5. Klik mana-mana sahaja dalam tetingkap Excel dan nama itu akan disimpan secara automatik.

Anda boleh menambah seberapa banyak pengarang yang sedang bekerja pada dokumen. Kaedah pantas ini juga boleh digunakan untuk menukar tajuk atau menambah teg atau kategori pada dokumen.

Tukar nama pengarang lalai

Secara lalai, nama pengarang dokumen dalam Excel ialah anda Nama pengguna Windows, tetapi ini mungkin tidak mewakili anda dengan betul. Dalam kes ini, anda harus menukar nama pengarang lalai supaya Excel akan menggunakan nama yang betul anda nanti.

1. Klik pada tab Fail dalam Excel.
2. Pilih Pilihan daripada menu Fail .
3. Pilih Umum pada anak tetingkap kiri tetingkap dialog Excel Options .
4. Bergerak ke bawah ke Peribadikan salinan anda bahagian Microsoft Office .
5. Taipkan nama yang betul dalam medan di sebelah Nama pengguna .
6. Klik 'OK'.

Tentukan tersuaiproperties

Saya telah menyatakan bahawa anda boleh menentukan sifat tambahan untuk dokumen Excel anda. Ikut langkah di bawah untuk menjadikannya nyata.

1. Navigasi ke Fail -> Maklumat
2. Klik pada Properties di sebelah kanan tetingkap.
3. Pilih 'Advanced Properties' daripada senarai juntai bawah .
4. Klik pada tab Tersuai dalam kotak dialog Properties yang muncul pada skrin anda.
5. Pilih nama untuk sifat tersuai daripada senarai yang dicadangkan atau taipkan nama yang unik dalam medan Nama .
6. Pilih jenis data untuk harta tersebut daripada senarai lungsur turun Jenis .
7. Taip nilai untuk harta dalam medan Nilai .
8. Tekan Tambah butang seperti yang ditunjukkan di bawah.

   Nota: Format nilai mesti memenuhi pilihan anda dalam senarai Jenis . Ini bermakna jika jenis data yang dipilih ialah Nombor , anda perlu menaip nombor dalam medan Nilai . Nilai yang tidak sepadan dengan jenis sifat disimpan sebagai teks.

9. Selepas anda menambah sifat tersuai, anda boleh melihatnya dalam medan Sifat . Kemudian klik 'OK' .

Jika anda mengklik pada sifat tersuai dalam medan Properties dan kemudian tekan Delete -> OK , sifat tersuai anda yang baru ditambahkan akan hilang.

Tukar sifat dokumen lain

Jika anda perlu menukar metadata lain, kecuali nama pengarang, tajuk, teg dankategori, anda perlu melakukannya sama ada dalam Panel Dokumen atau dalam kotak dialog Properties.

• Sekiranya Panel Dokumen dibuka dalam lembaran kerja anda, anda hanya perlu menetapkan kursor dalam medan yang anda mahu edit dan masukkan maklumat yang diperlukan.
• Jika anda telah membuka kotak dialog Properties , tukar ke tab Ringkasan dan tambah atau kemas kini maklumat dalam medan, klik OK .

Apabila anda kembali ke hamparan, sebarang perubahan yang anda buat akan disimpan secara automatik.

Alih keluar sifat dokumen

Jika anda perlu menutup kesan anda yang tertinggal dalam dokumen supaya tiada sesiapa akan melihat nama anda atau nama organisasi anda dalam sifat dokumen kemudian, anda boleh menyembunyikan sebarang harta atau maklumat peribadi daripada orang ramai menggunakan salah satu kaedah berikut.

Jadikan Pemeriksa Dokumen berfungsi

Pemeriksa Dokumen sebenarnya digunakan untuk menyemak dokumen untuk data tersembunyi atau maklumat peribadi, tetapi ia boleh membantu anda untuk mengeluarkan sifat yang anda tidak akan kongsi dengan orang lain.

1. Navigasi ke Fail -> Maklumat .
2. Cari bahagian Bersedia untuk Perkongsian . Dalam Excel 2013 bahagian ini dipanggil Inspect Workbook .
3. Klik pada Semak Isu .
4. Pilih Ispect Document pilihan daripada menu lungsur.
5. Tetingkap Document Inspector akan muncul dan anda boleh menandaisu yang anda ingin lihat. Saya akan membiarkan mereka semua dipilih walaupun kami paling berminat untuk menyemak 'Sifat Dokumen dan Maklumat Peribadi' .
6. Apabila anda membuat pilihan anda, klik Ispect di bahagian bawah tingkap.

   Kini anda melihat hasil pemeriksaan pada skrin anda.

7. Klik pada Alih Keluar Semua dalam setiap kategori yang anda minati. Dalam kes saya, ia adalah Sifat Dokumen dan Maklumat Peribadi .
8. Tutup Pemeriksa Dokumen .

Kemudian saya akan mengesyorkan anda menyimpan fail dengan nama baharu jika anda mahu menyimpan fail asal versi dengan metadata.

Alih keluar metadata daripada beberapa dokumen

Jika anda ingin mengalih keluar sifat daripada beberapa dokumen sekaligus, gunakan Windows Explorer .

1. Buka folder dengan fail Excel dalam Windows Explorer .
2. Serlahkan fail yang anda perlukan.
3. Klik kanan dan pilih Properties pilihan dalam menu konteks.
4. Tukar ke tab Butiran .
5. Klik pada 'Alih Keluar Hartanah dan Maklumat Peribadi' di bahagian bawah tetingkap dialog.
6. Pilih 'Alih keluar sifat berikut daripada fail ini' .
7. Tandakan sifat yang ingin anda alih keluar atau klik Pilih Semua jika anda mahu mengalih keluar kesemuanya.
8. Klik OK.

   Nota: Anda boleh mengalih keluar sebarang sifat dokumen daripada fail atau beberapa fail menggunakan kaedah ini, walaupun andamempunyai Windows 8 dipasang pada komputer anda.

Lindungi sifat dokumen

Perlindungan sifat dokumen dan maklumat peribadi digunakan sekiranya anda tidak mahu orang lain mengubah sebarang metadata atau apa-apa sahaja dalam dokumen anda.

1. Pergi ke Fail -> Maklumat .
2. Klik pada Lindungi Buku Kerja dalam bahagian Kebenaran .
3. Dalam Excel 2013 bahagian ini dinamakan Lindungi Buku Kerja .
4. Pilih pilihan Tandakan sebagai Akhir daripada menu lungsur.
5. Kemudian anda akan dimaklumkan bahawa versi dokumen ini adalah muktamad supaya orang lain tidak dibenarkan membuat sebarang perubahan padanya. Anda perlu bersetuju atau tekan Batal .

Jika anda mahu membenarkan sesetengah orang mengubah suai lembaran kerja, anda boleh menetapkan kata laluan untuk mereka yang ingin menukar sesuatu dalam dokumen.

1. Kekal dalam pandangan belakang pentas. Jika anda keluar dari paparan belakang pentas dan kembali ke lembaran kerja, klik pada tab Fail sekali lagi.
2. Pilih 'Simpan Sebagai' daripada Fail Menu .
3. Buka senarai lungsur Alat di bahagian bawah tetingkap dialog Simpan Sebagai .
4. Pilih Pilihan Umum .
5. Masukkan kata laluan dalam medan Kata Laluan untuk mengubah suai .
6. Klik OK .
7. Masukkan semula kata laluan untuk mengesahkannya.
8. Klik OK .
9. Pilih folder tempat anda ingin menyimpan dokumen dan tekan