Nadszedł czas, aby opowiedzieć Ci o różnych typach właściwości dokumentów, sposobach ich przeglądania i zmiany w Excelu 2019, 2016 i 2013. W tym artykule dowiesz się również, jak zabezpieczyć dokument przed wszelkimi modyfikacjami i usunąć informacje osobiste z arkusza Excela.

Czy pamiętasz swoje odczucia, gdy dopiero zaczynałeś korzystać z Excela 2016 lub 2013? Osobiście czasami czułem złość, gdy nie mogłem znaleźć potrzebnego narzędzia lub opcji w miejscu, w którym były w poprzednich wersjach Excela. Tak właśnie było z właściwościami dokumentów w Excelu 2010 / 2013. W tych dwóch ostatnich wersjach są one ukryte głębiej, ale odkopanie ich nie zajmie Ci dużo czasu.

W tym artykule znajdziesz szczegółowy poradnik jak przeglądać i zmieniać właściwości dokumentu, chronić dokument przed wszelkimi modyfikacjami oraz usuwać informacje osobiste z arkusza Excela.Zaczynajmy :)

Rodzaje właściwości dokumentów

Przed rozpoczęciem nauki przeglądania, zmiany i usuwania właściwości dokumentu (metadanych) w Excelu wyjaśnijmy, jakie rodzaje właściwości może mieć dokument Office.

Typ 1. Właściwości standardowe są wspólne dla wszystkich aplikacji pakietu Office 2010. Zawierają podstawowe informacje o dokumencie, takie jak tytuł, temat, autor, kategoria itp. Do tych właściwości można przypisać własne wartości tekstowe, aby ułatwić znalezienie dokumentu na komputerze.

Typ 2. Automatycznie aktualizowane właściwości obejmują dane o pliku, które są kontrolowane i zmieniane przez system, takie jak rozmiar pliku i czas utworzenia i modyfikacji dokumentu. Niektóre właściwości, które są unikalne dla dokumentu na poziomie aplikacji, takie jak liczba stron, słów lub znaków w dokumencie lub wersja aplikacji, są automatycznie aktualizowane przez zawartość dokumentu.

Typ 3. Właściwości własne to właściwości definiowane przez użytkownika. Pozwalają one na dodanie innych właściwości do dokumentu Office.

Typ 4. Właściwości dla Twojej organizacji są właściwościami charakterystycznymi dla danej organizacji.

Typ 5. Właściwości biblioteki dokumentów odnoszą się do dokumentów w bibliotece dokumentów w witrynie sieci Web lub w folderze publicznym. Osoba, która tworzy bibliotekę dokumentów, może ustawić niektóre właściwości biblioteki dokumentów i zasady dotyczące ich wartości. Tak więc, gdy użytkownik chce dodać plik do biblioteki dokumentów, musi wprowadzić wartości dla wszelkich właściwości, które są wymagane, lub poprawić właściwości, które są błędne.

Wyświetlanie właściwości dokumentu

Jeśli nie wiesz, gdzie znaleźć informacje o swoim dokumencie w Excelu 2016-2010, oto trzy sposoby.

Metoda 1. Pokaż panel dokumentów

Ta metoda pozwala zobaczyć informacje o dokumencie bezpośrednio w arkuszu.

1. Kliknij na Plik zakładka. Przechodzisz do widok zza kulis .
2. Wybierz Info od Plik menu. Właściwości Po prawej stronie znajduje się okienko.

   Tutaj możesz już zobaczyć kilka informacji o swoim dokumencie.

3. Kliknij na Właściwości aby otworzyć menu rozwijane.
4. Wybierz 'Pokaż panel dokumentów' z menu.

   Automatycznie przeniesie Cię z powrotem do Twojego arkusza i zobaczysz Panel dokumentów umieszczony pomiędzy Wstążką a obszarem roboczym, jak na poniższym zrzucie ekranu.

Jak widzisz, Panel dokumentów pokazuje ograniczoną liczbę właściwości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o dokumencie, przejdź do drugiej metody.

Metoda 2. Otwórz okno dialogowe Właściwości

Jeśli nie możesz znaleźć potrzebnych informacji w Panel dokumentów , weź Zaawansowane właściwości do użytku.

Pierwszy sposób na wyświetlenie Zaawansowane właściwości ma prawo od Panel dokumentów .

1. Kliknij na 'Właściwości dokumentu' w lewym górnym rogu Panel dokumentów .
2. Wybierz Zaawansowane właściwości opcja z listy rozwijanej.
3. Na stronie Właściwości Na ekranie pojawi się okno dialogowe.

Tutaj możesz zobaczyć ogólne informacje o swoim dokumencie, niektóre statystyki i zawartość dokumentu. Możesz również zmienić podsumowanie dokumentu lub zdefiniować dodatkowe właściwości niestandardowe. Chcesz wiedzieć jak to zrobić? Bądź cierpliwy! Podzielę się tym z Tobą nieco później w tym artykule.

Jest jeszcze jeden sposób na otwarcie Właściwości okno dialogowe.

1. Przejdź przez pierwsze trzy kroki, które zostały opisane w metodzie 1.
2. Wybierz 'Właściwości zaawansowane' od Właściwości menu rozwijane.

Ten sam Właściwości Na ekranie pojawi się okno dialogowe jak na zrzucie ekranu powyżej.

Metoda 3. Użyj Eksploratora Windows

Jeszcze jednym prostym sposobem na wyświetlenie metadanych jest użycie Eksploratora Windows bez otwierania samego arkusza.

1. Otwórz folder z plikami Excela w Eksplorator Windows .
2. Wybierz plik, którego potrzebujesz.
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości opcja w menu kontekstowym.
4. Przejdź do Szczegóły zakładka, aby zobaczyć tytuł, temat, autora dokumentu i inne komentarze.

Teraz znasz różne sposoby wyświetlania właściwości dokumentu na komputerze i jestem pewien, że bez problemu znajdziesz potrzebne informacje.

Modyfikacja właściwości dokumentu

Wcześniej obiecałem powiedzieć, jak zmienić właściwości dokumentu. Tak więc, gdy przeglądasz właściwości za pomocą metody 1 i metody 2 opisanej powyżej, możesz natychmiast dodać niezbędne informacje lub poprawić nieprawidłowe dane. Jeśli chodzi o metodę 3, jest to również możliwe, jeśli nie masz zainstalowanego systemu Windows 8 na swoim komputerze.

Najszybszy sposób na dodanie autora

Jeśli potrzebujesz tylko dodać autora, istnieje bardzo szybki sposób, aby zrobić to od razu w widoku kulis programu Excel 2010 / 2013.

1. Idź do File -> Info
2. Przejdź do Osoby powiązane sekcja po prawej stronie okna.
3. Najedź kursorem na słowa "Dodaj autora" i kliknij na nie.
4. W wyświetlonym polu wpisz nazwisko autora.
5. Kliknij w dowolnym miejscu w oknie Excela, a nazwa zostanie automatycznie zapisana.

Możesz dodać tylu autorów, ilu pracuje nad dokumentem. Ta szybka metoda może być również użyta do zmiany tytułu lub dodania tagu czy kategorii do dokumentu.

Zmiana domyślnej nazwy autora

Domyślnie nazwą autora dokumentu w programie Excel jest Twoja nazwa użytkownika systemu Windows, ale może to nie reprezentować Cię właściwie. W takim przypadku powinieneś zmienić domyślną nazwę autora, aby Excel używał później Twojej właściwej nazwy.

1. Kliknij na Plik zakładka w Excelu.
2. Wybierz Opcje od Plik menu.
3. Wybierz Ogólne w lewym panelu Opcje programu Excel okno dialogowe.
4. Przejdź w dół do Spersonalizuj swoją kopię Microsoft Office sekcja.
5. Wpisz właściwą nazwę w polu obok Nazwa użytkownika .
6. Kliknąć "OK".

Zdefiniuj właściwości niestandardowe

Wspomniałem już, że możesz zdefiniować dodatkowe właściwości dla dokumentu Excela. Wykonaj poniższe kroki, aby je urzeczywistnić.

1. Przejdź do File -> Info
2. Kliknij na Właściwości po prawej stronie okna.
3. Wybierz 'Właściwości zaawansowane' z listy rozwijanej.
4. Kliknij na Niestandardowe zakładka w Właściwości okno dialogowe, które pojawi się na ekranie.
5. Wybierz nazwę dla właściwości niestandardowej z sugerowanej listy lub wpisz unikalną nazwę w polu Nazwa pole.
6. Wybierz typ danych dla właściwości z listy Typ lista rozwijana.
7. Wpisz wartość dla właściwości w Wartość pole.
8. Naciśnij przycisk Dodaj jak pokazano poniżej.

   Uwaga: Format wartości musi odpowiadać wyborowi w Typ Oznacza to, że jeśli wybrany typ danych to Numer , musisz wpisać liczbę w Wartość Wartości, które nie pasują do typu właściwości są zapisywane jako tekst.

9. Po dodaniu właściwości niestandardowej możesz ją zobaczyć w Właściwości Następnie kliknij 'OK' .

Jeśli klikniesz na właściwość niestandardową w Właściwości Usuń -> OK , twoja właśnie dodana właściwość niestandardowa zniknie.

Zmiana innych właściwości dokumentu

Jeśli musisz zmienić inne metadane, poza nazwiskiem autora, tytułem, tagami i kategoriami, musisz to zrobić albo w panelu dokumentu, albo w oknie dialogowym Właściwości.

• W przypadku, gdy Panel dokumentów jest otwarty w arkuszu, wystarczy ustawić kursor w polu, które chcesz edytować i wprowadzić niezbędne informacje.
• Jeśli już otworzyłeś Właściwości okno dialogowe, przejdź do Podsumowanie i dodać lub zaktualizować informacje w polach, kliknij OK .

Po powrocie do arkusza kalkulacyjnego wszelkie wprowadzone zmiany zostaną automatycznie zapisane.

Usuń właściwości dokumentu

Jeśli potrzebujesz zatuszować ślady pozostawione w dokumencie, aby nikt nie zobaczył później Twojego nazwiska lub nazwy organizacji we właściwościach dokumentu, możesz ukryć wszelkie informacje majątkowe lub osobiste przed opinią publiczną, stosując jedną z poniższych metod.

Spraw, aby inspektor dokumentów działał

Na stronie Inspektor ds. dokumentów jest w rzeczywistości używany do sprawdzania dokumentu pod kątem ukrytych danych lub informacji osobistych, ale może pomóc w usunięciu właściwości, których nie zamierzasz udostępniać innym.

1. Przejdź do File -> Info .
2. Znajdź Przygotuj się do dzielenia się W Excelu 2013 sekcja ta nazywa się Inspect Workbook .
3. Kliknij na Sprawdź, czy nie ma problemów .
4. Wybierz Ispect Document opcja z menu rozwijanego.
5. Na stronie Inspektor ds. dokumentów Pojawi się okno, w którym możesz zaznaczyć sprawy, które chcesz sprawdzić. Ja zostawiłbym je wszystkie zaznaczone, choć najbardziej interesuje nas sprawdzenie 'Właściwości dokumentu i informacje osobiste' .
6. Po dokonaniu wyboru, kliknij Ispect w dolnej części okna.

   Teraz na ekranie widzisz wyniki inspekcji.

7. Kliknij na Usuń wszystko w każdej interesującej Cię kategorii, w moim przypadku jest to Właściwości dokumentu i informacje osobiste .
8. Zamknij Inspektor ds. dokumentów .

Następnie poleciłbym zapisać plik z nową nazwą, jeśli chcesz zachować oryginalną wersję z metadanymi.

Usuń metadane z kilku dokumentów

Jeśli chcesz usunąć właściwości z kilku dokumentów jednocześnie, użyj Eksplorator Windows .

1. Otwórz folder z plikami Excela w Eksplorator Windows .
2. Podświetl pliki, których potrzebujesz.
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Właściwości opcja w menu kontekstowym.
4. Przełącz się na Szczegóły tab.
5. Kliknij na 'Usuń właściwości i informacje osobiste' w dolnej części okna dialogowego.
6. Wybierz 'Usuń następujące właściwości z tego pliku' .
7. Zaznacz właściwości, które chcesz usunąć lub kliknij Wybierz wszystko jeśli chcesz usunąć je wszystkie.
8. Kliknij OK.

   Uwaga: Możesz usunąć dowolną właściwość dokumentu z pliku lub kilku plików za pomocą tej metody, nawet jeśli masz zainstalowany system Windows 8 na swoim komputerze.

Ochrona właściwości dokumentu

Ochrona właściwości dokumentu i informacji osobistych jest stosowana w przypadku, gdy nie chcesz, aby inni ludzie zmieniali jakiekolwiek metadane lub cokolwiek w Twoim dokumencie.

1. Idź do File -> Info .
2. Kliknij na Chronić Zeszyt ćwiczeń w Uprawnienia sekcja.
3. W Excelu 2013 sekcja ta nosi nazwę Chronić Zeszyt ćwiczeń .
4. Wybierz Oznaczenie jako ostateczne opcja z menu rozwijanego.
5. Następnie zostaniesz poinformowany, że ta wersja dokumentu będzie ostateczna, więc inne osoby nie będą mogły wprowadzać do niej żadnych zmian. Musisz się zgodzić lub nacisnąć Anuluj .

Jeśli mimo wszystko chcesz pozwolić niektórym osobom na modyfikację arkusza, możesz ustawić hasło dla tych, którzy chcą zmienić coś w dokumencie.

1. Pozostań w widoku kulis. Jeśli znajdujesz się poza widokiem kulis i wracasz do arkusza, kliknij na Plik ponownie zakładka.
2. Wybierz 'Zapisz jako' od Plik menu.
3. Otwórz Narzędzia lista rozwijana na dole Zapisz jako okno dialogowe.
4. Wybierz Opcje ogólne .
5. Wprowadź hasło w Hasło do modyfikacji pole.
6. Kliknij OK .
7. Wprowadź ponownie hasło, aby je potwierdzić.
8. Kliknij OK .
9. Wybierz folder, w którym chcesz zapisać dokument i naciśnij Zapisz .

   Teraz Twój dokument jest zabezpieczony przed niepożądaną edycją. Ale uważaj! Osoby, które znają hasło, mogą je z łatwością usunąć z dokumentu. Hasło do modyfikacji umożliwiając w ten sposób innym czytelnikom zmianę informacji w arkuszu.

Ten post okazał się być długi! Starałem się pokryć wszystkie podstawy, które dotyczą przeglądania, zmiany i usuwania właściwości dokumentu, więc mam nadzieję, że znajdziesz właściwe odpowiedzi na bolące punkty dotyczące metadanych.