A sosit momentul să vă spunem despre diferitele tipuri de proprietăți ale documentelor, modalitățile de vizualizare și modificare a acestora în Excel 2019, 2016 și 2013. În acest articol veți afla, de asemenea, cum să vă protejați documentul de orice modificare și cum să eliminați informațiile personale din foaia de lucru Excel.

Vă amintiți ce ați simțit când abia ați început să utilizați Excel 2016 sau 2013? Personal, uneori m-am simțit supărat când nu găseam instrumentul sau opțiunea necesară la locul unde se aflau în versiunile anterioare de Excel. Așa s-a întâmplat cu proprietățile documentelor din Excel 2010 / 2013. În aceste ultime două versiuni, ele sunt ascunse mai adânc, dar nu vă va lua mult timp să le scoateți la iveală.

În acest articol veți găsi un ghid detaliat despre cum să vizualizați și să modificați proprietățile documentului, să vă protejați documentul de orice modificare și să eliminați informațiile personale din foaia de lucru Excel. Să începem! :)

Tipuri de proprietăți ale documentelor

Înainte de a începe să învățăm cum să vizualizăm, să modificăm și să eliminăm proprietățile documentelor (metadate) în Excel, să clarificăm ce tipuri de proprietăți poate avea un document Office.

Tipul 1. Proprietăți standard sunt comune tuturor aplicațiilor Office 2010. Acestea conțin informații de bază despre document, cum ar fi titlul, subiectul, autorul, categoria etc. Puteți atribui propriile valori de text pentru aceste proprietăți pentru a facilita găsirea documentului pe PC.

Tipul 2. Proprietăți actualizate automat includ datele despre fișierul dumneavoastră care sunt controlate și modificate de sistem, cum ar fi dimensiunea fișierului și ora la care documentul a fost creat și modificat. Unele proprietăți care sunt unice pentru document la nivelul aplicației, cum ar fi numărul de pagini, cuvinte sau caractere din document sau versiunea aplicației, sunt actualizate automat de conținutul documentului.

Tipul 3. Proprietăți personalizate sunt proprietăți definite de utilizator. Acestea vă permit să adăugați alte proprietăți la documentul Office.

Tipul 4. Proprietăți pentru organizația dvs. sunt proprietăți specifice organizației.

Tipul 5. Proprietățile bibliotecii de documente se referă la documentele dintr-o bibliotecă de documente de pe un site Web sau dintr-un dosar public. O persoană care creează o bibliotecă de documente poate stabili anumite proprietăți ale bibliotecii de documente și reguli pentru valorile acestora. Astfel, atunci când doriți să adăugați un fișier la biblioteca de documente, trebuie să introduceți valorile pentru orice proprietăți care sunt obligatorii sau să corectați orice proprietăți care sunt greșite.

Vizualizați proprietățile documentului

Dacă nu știți unde să găsiți informații despre documentul dvs. în Excel 2016-2010, iată trei modalități de a face acest lucru.

Metoda 1. Afișați panoul de documente

Această metodă vă permite să vedeți informațiile despre documentul dumneavoastră chiar în foaia de lucru.

1. Faceți clic pe butonul Fișier Treceți la fila vedere din culise .
2. Alegeți Informații de la Fișier Meniu. Proprietăți este afișat în partea dreaptă.

   Aici puteți vedea deja câteva informații despre documentul dumneavoastră.

3. Faceți clic pe Proprietăți pentru a deschide meniul derulant.
4. Alegeți "Afișează panoul de documente din meniu.

   Vă va duce automat înapoi la foaia de lucru și veți vedea Panoul de documente plasată între panglică și zona de lucru, așa cum se arată în imaginea de mai jos.

După cum vedeți, în Panoul de documente afișează un număr limitat de proprietăți. Dacă sunteți dornici să aflați mai multe despre document, treceți la a doua metodă.

Metoda 2. Deschideți caseta de dialog Properties (Proprietăți)

Dacă nu puteți găsi informațiile necesare în Panoul de documente , luați Proprietăți avansate în uz.

Prima modalitate de afișare a Proprietăți avansate este chiar de la Panoul de documente .

1. Faceți clic pe 'Proprietăți document' în colțul din stânga sus al Panoul de documente .
2. Alegeți Proprietăți avansate din lista derulantă.
3. The Proprietăți va apărea pe ecran o casetă de dialog.

Aici puteți vedea informații generale despre documentul dvs., unele statistici și conținutul documentului. De asemenea, puteți modifica rezumatul documentului sau defini proprietăți personalizate suplimentare. Doriți să știți cum se face acest lucru? Aveți răbdare! Vă voi împărtăși acest lucru puțin mai târziu în acest articol.

Mai există o modalitate de a deschide Proprietăți caseta de dialog.

1. Parcurgeți primii trei pași descriși în Metoda 1.
2. Alegeți 'Proprietăți avansate' de la Proprietăți meniul derulant.

Același Proprietăți pe ecran va apărea o casetă de dialog ca în imaginea de mai sus.

Metoda 3. Utilizați Windows Explorer

O modalitate mai ușoară de a afișa metadatele este utilizarea Windows Explorer fără a deschide foaia de lucru în sine.

1. Deschideți dosarul cu fișiere Excel în Windows Explorer .
2. Selectați fișierul de care aveți nevoie.
3. Faceți clic dreapta și alegeți opțiunea Proprietăți din meniul contextual.
4. Treceți la Detalii pentru a vizualiza titlul, subiectul, autorul documentului și alte comentarii.

Acum cunoașteți diferite modalități de vizualizare a proprietăților documentelor pe PC și sunt sigur că veți găsi informațiile necesare fără probleme.

Modificarea proprietăților documentului

Mai devreme am promis că vă voi spune cum să modificați proprietățile documentului. Astfel, atunci când vizualizați proprietățile prin metoda 1 și metoda 2 descrise mai sus, puteți adăuga imediat informațiile necesare sau corecta datele invalide. În ceea ce privește metoda 3, este posibilă și dacă nu aveți Windows 8 instalat pe computer.

Cel mai rapid mod de a adăuga un autor

Dacă aveți nevoie doar să adăugați un autor, există o modalitate foarte rapidă de a face acest lucru chiar în vizualizarea din spate a Excel 2010 / 2013.

1. Mergeți la Fișier -> Informații
2. Treceți la Persoane înrudite din partea dreaptă a ferestrei.
3. Treceți indicatorul peste cuvintele "Add an author" (Adăugați un autor) și faceți clic pe ele.
4. Introduceți numele unui autor în câmpul care apare.
5. Faceți clic oriunde în fereastra Excel și numele va fi salvat automat.

Puteți adăuga atâția autori câți autori lucrează la document. Această metodă rapidă poate fi utilizată și pentru a modifica titlul sau pentru a adăuga o etichetă sau o categorie la document.

Modificați numele implicit al autorului

În mod implicit, numele de autor al documentului în Excel este numele de utilizator Windows, dar este posibil ca acesta să nu vă reprezinte în mod corespunzător. În acest caz, trebuie să modificați numele de autor implicit pentru ca Excel să utilizeze ulterior numele dvs. corect.

1. Faceți clic pe butonul Fișier în Excel.
2. Alegeți Opțiuni de la Fișier meniu.
3. Selectați General din panoul din stânga al ferestrei Opțiuni Excel fereastra de dialog.
4. Coborâți la Personalizați-vă copia de Microsoft Office secțiune.
5. Introduceți numele propriu în câmpul de lângă Numele utilizatorului .
6. Faceți clic pe "OK".

Definiți proprietățile personalizate

Am menționat deja că puteți defini proprietăți suplimentare pentru documentul Excel. Urmați pașii de mai jos pentru a le face reale.

1. Navigați la Fișier -> Informații
2. Faceți clic pe Proprietăți în partea dreaptă a ferestrei.
3. Selectați 'Proprietăți avansate' din lista derulantă.
4. Faceți clic pe butonul Personalizat în fila Proprietăți caseta de dialog care apare pe ecran.
5. Alegeți un nume pentru proprietatea personalizată din lista sugerată sau introduceți un nume unic în câmpul Nume domeniu.
6. Selectați tipul de date pentru proprietate din fereastra Tip lista derulantă.
7. Introduceți o valoare pentru proprietate în câmpul Valoare domeniu.
8. Apăsați butonul Adăugați așa cum se arată mai jos.

   Notă: Formatul valorii trebuie să corespundă alegerii dvs. din Tip Aceasta înseamnă că dacă tipul de date ales este Număr , trebuie să introduceți un număr în câmpul Valoare Valorile care nu corespund tipului de proprietate sunt salvate ca text.

9. După ce adăugați o proprietate personalizată, o puteți vedea în fereastra Proprietăți Apoi faceți clic pe 'OK' .

Dacă faceți clic pe proprietatea personalizată din fereastra Proprietăți și apoi apăsați Ștergeți -> OK , proprietatea personalizată pe care tocmai ați adăugat-o va dispărea.

Modificarea altor proprietăți ale documentului

Dacă trebuie să modificați alte metadate, cu excepția numelui autorului, titlului, etichetelor și categoriilor, trebuie să o faceți fie în panoul de documente, fie în caseta de dialog Proprietăți.

• În cazul în care Panoul de documente este deschis în foaia de calcul, trebuie doar să plasați cursorul în câmpul pe care doriți să îl editați și să introduceți informațiile necesare.
• Dacă ați deschis deja fereastra Proprietăți comutați la caseta de dialog Rezumat și adăugați sau actualizați informațiile din câmpuri, faceți clic pe OK .

Când vă întoarceți la foaia de calcul, toate modificările pe care le-ați făcut vor fi salvate automat.

Eliminarea proprietăților documentului

Dacă aveți nevoie să vă acoperiți urmele lăsate în document, astfel încât nimeni să nu vă vadă ulterior numele sau numele organizației dumneavoastră în proprietățile documentului, puteți ascunde orice proprietate sau informație personală de public folosind una dintre următoarele metode.

Faceți ca Inspectorul de documente să funcționeze

The Inspector de documente este de fapt utilizat pentru a verifica dacă există date ascunse sau informații personale în document, dar vă poate ajuta să eliminați proprietățile pe care nu le veți împărtăși cu alții.

1. Navigați la Fișier -> Informații .
2. Găsiți Pregătiți-vă pentru partajare În Excel 2013, această secțiune se numește Inspectați caietul de lucru .
3. Faceți clic pe Verificați dacă există probleme .
4. Alegeți Document Ispect din meniul derulant.
5. The Inspector de documente va apărea o fereastră în care puteți bifa problemele pe care doriți să le verificați. Eu le-aș lăsa pe toate selectate, deși suntem interesați cel mai mult să verificăm 'Proprietăți ale documentelor și informații personale' .
6. După ce ați făcut alegerea, faceți clic pe Ispect în partea de jos a ferestrei.

   Acum vedeți rezultatele inspecției pe ecran.

7. Faceți clic pe Scoateți toate în fiecare categorie care vă interesează. În cazul meu este Proprietăți ale documentelor și informații personale .
8. Închideți Inspector de documente .

Apoi, v-aș recomanda să salvați fișierul cu un nume nou dacă doriți să păstrați o versiune originală cu metadatele.

Eliminarea metadatelor din mai multe documente

Dacă doriți să eliminați proprietăți din mai multe documente deodată, utilizați Windows Explorer .

1. Deschideți dosarul cu fișiere Excel în Windows Explorer .
2. Evidențiați fișierele de care aveți nevoie.
3. Faceți clic dreapta și alegeți opțiunea Proprietăți din meniul contextual.
4. Comutați la Detalii tab.
5. Faceți clic pe 'Eliminați proprietățile și informațiile personale' în partea de jos a ferestrei de dialog.
6. Selectați "Eliminați următoarele proprietăți din acest fișier .
7. Bifați proprietățile pe care doriți să le eliminați sau faceți clic pe Selectați toate dacă doriți să le eliminați pe toate.
8. Faceți clic pe BINE.

   Notă: Puteți elimina orice proprietate a documentului din fișier sau din mai multe fișiere utilizând această metodă, chiar dacă aveți Windows 8 instalat pe computer.

Protejați proprietățile documentelor

Protecția proprietăților documentului și a informațiilor personale este utilizată în cazul în care nu doriți ca alte persoane să modifice metadatele sau orice altceva din documentul dumneavoastră.

1. Mergeți la Fișier -> Informații .
2. Faceți clic pe Protejați caietul de lucru în Permisiuni secțiune.
3. În Excel 2013, această secțiune se numește Protejați caietul de lucru .
4. Alegeți Marcați ca fiind finală din meniul derulant.
5. Apoi veți fi informat că această versiune a documentului va fi finală, astfel încât altor persoane nu li se va permite să facă modificări. Trebuie să fiți de acord sau să apăsați pe Anulează .

Dacă doriți să permiteți unor persoane să modifice foaia de lucru, puteți seta o parolă pentru cei care doresc să modifice ceva în document.

1. Rămâneți în vizualizarea din culise. Dacă ați ieșit din vizualizarea din culise și v-ați întors la foaia de lucru, faceți clic pe butonul Fișier fila din nou.
2. Alegeți "Salvați ca de la Fișier meniu.
3. Deschideți fereastra Unelte lista derulantă din partea de jos a paginii Salvați ca fereastra de dialog.
4. Selectați Opțiuni generale .
5. Introduceți o parolă în fereastra Parola de modificat domeniu.
6. Faceți clic pe OK .
7. Reintroduceți parola pentru a o confirma.
8. Faceți clic pe OK .
9. Alegeți folderul în care doriți să salvați documentul și apăsați Salvați .

   Acum, documentul dvs. este protejat împotriva editării nedorite. Dar aveți grijă! Persoanele care cunosc parola o pot șterge cu ușurință de pe Parola de modificat permițând astfel altor cititori să modifice informațiile din foaia de calcul.

Această postare s-a dovedit a fi lungă! Am încercat să acopăr toate bazele care privesc vizualizarea, modificarea și eliminarea proprietăților documentului, așa că sper că veți găsi răspunsuri adecvate la punctele nevralgice care implică metadatele.