Det är dags att berätta om olika typer av dokumentegenskaper, hur du kan visa och ändra dem i Excel 2019, 2016 och 2013. I den här artikeln får du också veta hur du skyddar dokumentet från ändringar och tar bort personlig information från ditt Excel-arbetsblad.

Minns du hur du kände dig när du precis började använda Excel 2016 eller 2013? Personligen blev jag ibland arg när jag inte kunde hitta det nödvändiga verktyget eller alternativet på den plats där det fanns i de tidigare Excel-versionerna. Det här är vad som hände med dokumentegenskaperna i Excel 2010 / 2013. I de två senaste versionerna är de gömda djupare, men det tar inte lång tid att gräva fram dem.

I den här artikeln hittar du en detaljerad guide om hur du kan visa och ändra dokumentegenskaperna, skydda dokumentet från ändringar och ta bort personlig information från ditt Excel-arbetsblad. Nu sätter vi igång! :)

Typer av dokumentegenskaper

Innan du börjar lära dig hur du visar, ändrar och tar bort dokumentegenskaper (metadata) i Excel, ska vi först reda ut vilka typer av egenskaper ett Office-dokument kan ha.

Typ 1. Standardegenskaper är gemensamma för alla Office 2010-program. De innehåller grundläggande information om dokumentet, t.ex. titel, ämne, författare, kategori m.m. Du kan tilldela egna textvärden för dessa egenskaper för att göra det lättare att hitta dokumentet på datorn.

Typ 2. Automatiskt uppdaterade egenskaper omfattar de uppgifter om din fil som kontrolleras och ändras av systemet, t.ex. filstorlek och tidpunkt då dokumentet skapades och ändrades. Vissa egenskaper som är unika för dokumentet på programnivå, t.ex. antalet sidor, ord eller tecken i dokumentet eller programversionen, uppdateras automatiskt av dokumentinnehållet.

Typ 3. Anpassade egenskaper är användardefinierade egenskaper som gör att du kan lägga till andra egenskaper i Office-dokumentet.

Typ 4. Egenskaper för din organisation är egenskaper som är specifika för organisationen.

Typ 5. Egenskaper för dokumentbibliotek hänvisar till dokument i ett dokumentbibliotek på en webbplats eller i en offentlig mapp. Den som skapar ett dokumentbibliotek kan ställa in vissa dokumentbiblioteksegenskaper och regler för deras värden. När du vill lägga till en fil i dokumentbiblioteket måste du ange värdena för de egenskaper som krävs eller korrigera de egenskaper som är felaktiga.

Visa dokumentegenskaper

Om du inte vet var du kan hitta informationen om ditt dokument i Excel 2016-2010 finns det tre sätt att göra det på.

Metod 1. Visa dokumentpanelen

Med den här metoden kan du se informationen om dokumentet direkt i arbetsbladet.

1. Klicka på Fil Du byter till fliken backstage-utsikt .
2. Välj Info från Fil menyn. Egenskaper visas på den högra sidan.

   Här kan du redan se lite information om ditt dokument.

3. Klicka på Egenskaper för att öppna rullgardinsmenyn.
4. Välj "Visa dokumentpanelen från menyn.

   Du kommer automatiskt tillbaka till arbetsbladet och du kommer att se Panel för dokument placeras mellan bandet och arbetsområdet som i skärmbilden nedan.

Som du ser är Panel för dokument visar ett begränsat antal egenskaper. Om du vill veta mer om dokumentet går du vidare till den andra metoden.

Metod 2. Öppna dialogrutan Egenskaper

Om du inte kan hitta den nödvändiga informationen i Panel för dokument , ta den Avancerade egenskaper i bruk.

Det första sättet att visa Avancerade egenskaper är rätt från den Panel för dokument .

1. Klicka på 'Egenskaper för dokument' i det övre vänstra hörnet av Panel för dokument .
2. Välj den Avancerade egenskaper från rullgardinslistan.
3. Egenskaper visas på skärmen.

Här kan du se allmän information om dokumentet, viss statistik och dokumentets innehåll. Du kan också ändra dokumentets sammanfattning eller definiera ytterligare anpassade egenskaper. Vill du veta hur du gör? Ha tålamod! Du får veta det lite senare i den här artikeln.

Det finns ytterligare ett sätt att öppna Egenskaper dialogrutan.

1. Gå igenom de tre första stegen som beskrivs i metod 1.
2. Välj "Avancerade egenskaper från Egenskaper rullgardinsmenyn.

Samma Egenskaper visas på skärmen som i skärmbilden ovan.

Metod 3. Använd Windows Explorer

Ett annat enkelt sätt att visa metadata är att använda Utforskaren utan att öppna själva kalkylbladet.

1. Öppna mappen med Excel-filer i Utforskaren i Windows .
2. Välj den fil du behöver.
3. Högerklicka och välj Egenskaper i kontextmenyn.
4. Flytta till Detaljer för att se titel, ämne, dokumentets författare och andra kommentarer.

Nu känner du till olika sätt att visa dokumentegenskaperna på din dator och jag är säker på att du kommer att hitta den nödvändiga informationen utan problem.

Ändra dokumentegenskaper

Tidigare lovade jag att berätta hur du ändrar dokumentegenskaperna. När du visar egenskaperna med hjälp av metod 1 och metod 2 som beskrivs ovan kan du omedelbart lägga till nödvändig information eller korrigera ogiltiga data. När det gäller metod 3 är det också möjligt om du inte har Windows 8 installerat på din dator.

Det snabbaste sättet att lägga till en författare

Om du bara behöver lägga till en författare finns det ett mycket snabbt sätt att göra det direkt i Excel 2010 / 2013 backstage view.

1. Gå till Fil -> Info
2. Flytta till Relaterade personer till höger i fönstret.
3. Håll pekaren över orden "Lägg till en författare" och klicka på dem.
4. Skriv in författarens namn i fältet som visas.
5. Klicka någonstans i Excel-fönstret så sparas namnet automatiskt.

Du kan lägga till så många författare som det finns som arbetar med dokumentet. Denna snabba metod kan också användas för att ändra titeln eller lägga till en tagg eller kategori till dokumentet.

Ändra standardförfattarnamnet

Som standard är dokumentets författarnamn i Excel ditt Windows-användarnamn, men det kanske inte representerar dig på rätt sätt. I det här fallet bör du ändra standardförfattarnamnet så att Excel använder ditt rätta namn senare.

1. Klicka på Fil i Excel.
2. Välj Alternativ från Fil meny.
3. Välj Allmänt i den vänstra rutan i Excel-alternativ dialogfönstret.
4. Flytta dig ner till Anpassa ditt exemplar av Microsoft Office sektion.
5. Skriv in det rätta namnet i fältet bredvid Användarnamn .
6. Klicka på OK.

Definiera anpassade egenskaper

Jag har redan nämnt att du kan definiera ytterligare egenskaper för ditt Excel-dokument. Följ stegen nedan för att förverkliga dem.

1. Navigera till Fil -> Info
2. Klicka på Egenskaper till höger i fönstret.
3. Välj "Avancerade egenskaper från rullgardinslistan.
4. Klicka på Anpassad på fliken Egenskaper dialogrutan som visas på skärmen.
5. Välj ett namn för den anpassade egenskapen från den föreslagna listan eller skriv in ett unikt namn i fältet Namn fält.
6. Välj datatyp för egenskapen från listan Typ rullgardinslistan.
7. Ange ett värde för egenskapen i fältet Värde fält.
8. Tryck på Lägg till som visas nedan.

   Observera: Värdeformatet måste uppfylla ditt val i Typ Det betyder att om den valda datatypen är Antal måste du skriva in ett nummer i fältet Värde Värden som inte matchar egenskapstypen sparas som text.

9. När du har lagt till en anpassad egenskap kan du se den i Egenskaper fältet. Klicka sedan på 'OK' .

Om du klickar på den anpassade egenskapen i Egenskaper fältet och tryck sedan på Radera -> OK försvinner den nyss tillagda anpassade egenskapen.

Ändra andra dokumentegenskaper

Om du vill ändra andra metadata, förutom författarens namn, titel, taggar och kategorier, måste du göra det antingen i dokumentpanelen eller i dialogrutan Egenskaper.

• Om den Panel för dokument är öppen i kalkylbladet behöver du bara sätta markören i det fält som du vill redigera och skriva in den nödvändiga informationen.
• Om du redan har öppnat Egenskaper dialogrutan, växla till den Sammanfattning och lägga till eller uppdatera informationen i fälten, klicka på OK .

När du återvänder till kalkylbladet sparas alla ändringar du gjort automatiskt.

Ta bort dokumentegenskaper

Om du behöver dölja dina spår i dokumentet så att ingen kan se ditt namn eller organisationens namn i dokumentegenskaperna senare, kan du dölja all egendom eller personlig information från allmänheten genom att använda en av följande metoder.

Få dokumentinspektören att fungera

Inspektör av dokument används egentligen för att kontrollera om dokumentet innehåller dolda uppgifter eller personlig information, men den kan hjälpa dig att ta bort egenskaper som du inte vill dela med andra.

1. Navigera till Fil -> Info .
2. Hitta den Förbered dig för delning avsnittet. I Excel 2013 kallas detta avsnitt för Inspektera arbetsbok .
3. Klicka på Kontrollera om det finns några problem .
4. Välj den Ispect-dokument från rullgardinsmenyn.
5. Inspektör av dokument öppnas och du kan kryssa för de frågor du vill titta på. Jag skulle låta alla vara markerade, men vi är mest intresserade av att kontrollera "Dokumentegenskaper och personlig information .
6. När du har gjort ditt val klickar du på Ispect längst ner i fönstret.

   Nu ser du inspektionsresultaten på skärmen.

7. Klicka på Ta bort alla i varje kategori som du är intresserad av. I mitt fall är det Dokumentegenskaper och personlig information .
8. Stäng den Dokumentinspektör .

Jag rekommenderar att du sparar filen med ett nytt namn om du vill behålla en originalversion med metadata.

Ta bort metadata från flera dokument

Om du vill ta bort egenskaper från flera dokument samtidigt använder du Utforskaren i Windows .

1. Öppna mappen med Excel-filer i Utforskaren i Windows .
2. Markera de filer du behöver.
3. Högerklicka och välj Egenskaper i kontextmenyn.
4. Växla till Detaljer fliken.
5. Klicka på "Ta bort egenskaper och personlig information längst ner i dialogfönstret.
6. Välj "Ta bort följande egenskaper från den här filen .
7. Markera de egenskaper som du vill ta bort eller klicka på Välj alla om du vill ta bort alla.
8. Klicka på OKEJ.

   Obs: Du kan ta bort alla dokumentegenskaper från filen eller flera filer med den här metoden, även om du har Windows 8 installerat på datorn.

   Se även: Excel: Gruppera rader automatiskt eller manuellt, kollapsa och expandera rader

Skydda dokumentegenskaper

Skydd av dokumentegenskaper och personlig information används om du inte vill att andra personer ska ändra metadata eller något annat i ditt dokument.

1. Gå till Fil -> Info .
2. Klicka på Arbetsbok för skydd i den Behörigheter sektion.
3. I Excel 2013 heter det här avsnittet Arbetsbok för skydd .
4. Välj den Markera som slutlig från rullgardinsmenyn.
5. Därefter informeras du om att den här dokumentversionen kommer att vara slutgiltig och att andra personer inte får göra några ändringar i den. Du måste godkänna eller trycka på Avbryt .

Om du ändå vill låta vissa personer ändra arbetsbladet kan du ange ett lösenord för dem som vill ändra något i dokumentet.

1. Stanna kvar i backstage-vyn. Om du är ute ur backstage-vyn och tillbaka till arbetsbladet klickar du på Fil fliken igen.
2. Välj 'Spara som' från Fil meny.
3. Öppna Verktyg rullgardinslistan längst ner i Spara som dialogfönstret.
4. Välj Allmänna alternativ .
5. Ange ett lösenord i fältet Lösenord som ska ändras fält.
6. Klicka på OK .
7. Ange lösenordet på nytt för att bekräfta det.
8. Klicka på OK .
9. Välj den mapp där du vill spara dokumentet och tryck på Spara .

   Nu är dokumentet skyddat från oönskad redigering. Men var försiktig! Personer som känner till lösenordet kan lätt ta bort det från Lösenord som ska ändras och låter andra läsare ändra informationen i kalkylbladet.

Det här inlägget har visat sig vara långt! Jag försökte täcka in allt som rör visning, ändring och borttagning av dokumentegenskaper, så jag hoppas att du hittar svar på de ömma punkter som rör metadata.