Le moment est venu de vous parler des différents types de propriétés de documents, des moyens de les afficher et de les modifier dans Excel 2019, 2016 et 2013. Dans cet article, vous apprendrez également comment protéger votre document de toute modification et supprimer les informations personnelles de votre feuille de calcul Excel.

Vous souvenez-vous de ce que vous avez ressenti lorsque vous avez commencé à utiliser Excel 2016 ou 2013 ? Personnellement, j'étais parfois en colère lorsque je n'arrivais pas à trouver l'outil ou l'option nécessaire à l'endroit où ils se trouvaient dans les versions précédentes d'Excel. C'est ce qui est arrivé aux propriétés des documents dans Excel 2010 / 2013. Dans ces deux dernières versions, elles sont cachées plus profondément, mais cela ne vous prendra pas beaucoup de temps pour les déterrer.

Dans cet article, vous trouverez un guide détaillé sur la manière d'afficher et de modifier les propriétés d'un document, de protéger votre document contre toute modification et de supprimer les informations personnelles de votre feuille de calcul Excel.)

Types de propriétés des documents

Avant d'apprendre à afficher, modifier et supprimer les propriétés (métadonnées) d'un document dans Excel, il convient de préciser quels types de propriétés un document Office peut avoir.

Type 1. Propriétés standard Elles contiennent des informations de base sur le document, telles que le titre, le sujet, l'auteur, la catégorie, etc. Vous pouvez attribuer vos propres valeurs textuelles à ces propriétés pour faciliter la recherche du document sur votre PC.

Type 2. Mise à jour automatique des propriétés comprennent les données relatives à votre fichier qui sont contrôlées et modifiées par le système, telles que la taille du fichier et l'heure de création et de modification du document. Certaines propriétés propres au document au niveau de l'application, telles que le nombre de pages, de mots ou de caractères du document ou la version de l'application, sont automatiquement mises à jour par le contenu du document.

Type 3. Propriétés personnalisées sont des propriétés définies par l'utilisateur, qui vous permettent d'ajouter d'autres propriétés à votre document Office.

Type 4. Propriétés de votre organisation sont des propriétés spécifiques à l'organisation.

Type 5. Propriétés de la bibliothèque de documents font référence aux documents d'une bibliothèque de documents sur un site Web ou dans un dossier public. La personne qui crée une bibliothèque de documents peut définir certaines propriétés de la bibliothèque de documents et des règles pour leurs valeurs. Ainsi, lorsque vous voulez ajouter un fichier à la bibliothèque de documents, vous devez entrer les valeurs de toutes les propriétés qui sont requises ou corriger les propriétés qui sont incorrectes.

Afficher les propriétés du document

Si vous ne savez pas où trouver les informations sur votre document dans Excel 2016-2010, voici trois façons de le faire.

Méthode 1 : afficher le panneau des documents

Cette méthode vous permet de voir les informations relatives à votre document directement dans la feuille de calcul.

1. Cliquez sur le Fichier Vous passez à l'onglet vue des coulisses .
2. Choisissez Info de la Fichier Le menu. Propriétés est affiché sur le côté droit.

   Ici, vous pouvez déjà voir quelques informations sur votre document.

   Voir également: Insérer un filigrane dans des documents Excel
3. Cliquez sur Propriétés pour ouvrir le menu déroulant.
4. Choisissez Afficher le panneau des documents dans le menu.

   Cela vous ramènera automatiquement à votre feuille de travail et vous verrez les éléments suivants Panneau de documents placé entre le ruban et la zone de travail comme sur la capture d'écran ci-dessous.

Comme vous le voyez, le Panneau de documents Si vous souhaitez en savoir plus sur le document, passez à la deuxième méthode.

Méthode 2 : Ouvrez la boîte de dialogue Propriétés

Si vous ne trouvez pas l'information nécessaire dans la section Panneau de documents , prenez le Propriétés avancées en service.

La première façon d'afficher le Propriétés avancées est juste de la Panneau de documents .

1. Cliquez sur Propriétés du document dans le coin supérieur gauche de l'écran Panneau de documents .
2. Choisissez le Propriétés avancées dans la liste déroulante.
3. Le site Propriétés s'affiche à l'écran.

Ici, vous pouvez voir des informations générales sur votre document, quelques statistiques et le contenu du document. Vous pouvez également modifier le résumé du document ou définir des propriétés personnalisées supplémentaires. Vous voulez savoir comment faire ? Soyez patient ! Je vais le partager avec vous un peu plus tard dans cet article.

Il y a une autre façon d'ouvrir le Propriétés de la boîte de dialogue.

1. Suivez les trois premières étapes décrites dans la méthode 1.
2. Choisissez Propriétés avancées de la Propriétés dans le menu déroulant.

Le même Propriétés apparaît à l'écran comme sur la capture d'écran ci-dessus.

Méthode 3 : Utilisez l'Explorateur Windows

Une autre façon simple d'afficher les métadonnées consiste à utiliser l'Explorateur Windows sans ouvrir la feuille de calcul elle-même.

1. Ouvrez le dossier contenant les fichiers Excel dans Explorateur Windows .
2. Sélectionnez le fichier dont vous avez besoin.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l'option Propriétés dans le menu contextuel.
4. Passez à la Détails pour afficher le titre, le sujet, l'auteur du document et d'autres commentaires.

Vous connaissez maintenant les différentes façons d'afficher les propriétés des documents sur votre PC et je suis sûr que vous trouverez les informations nécessaires sans aucun problème.

Modifier les propriétés du document

Plus tôt, je vous ai promis de vous dire comment modifier les propriétés du document. Ainsi, lorsque vous affichez les propriétés à l'aide de la méthode 1 et de la méthode 2 décrites ci-dessus, vous pouvez immédiatement ajouter les informations nécessaires ou corriger les données invalides. Quant à la méthode 3, elle est également possible si vous n'avez pas Windows 8 installé sur votre ordinateur.

Le moyen le plus rapide d'ajouter un auteur

Si vous avez simplement besoin d'ajouter un auteur, il existe un moyen très rapide de le faire directement dans la vue arrière d'Excel 2010 / 2013.

1. Aller à Fichier -> ; Info
2. Passez à la Personnes apparentées sur le côté droit de la fenêtre.
3. Passez le pointeur sur les mots "Ajouter un auteur" et cliquez dessus.
4. Tapez le nom d'un auteur dans le champ qui apparaît.
5. Cliquez n'importe où dans la fenêtre Excel et le nom sera automatiquement enregistré.

Vous pouvez ajouter autant d'auteurs que de personnes travaillant sur le document. Cette méthode rapide peut également être utilisée pour modifier le titre ou ajouter une balise ou une catégorie au document.

Modifier le nom de l'auteur par défaut

Par défaut, le nom d'auteur du document dans Excel est votre nom d'utilisateur Windows, mais il se peut que cela ne vous représente pas correctement. Dans ce cas, vous devez modifier le nom d'auteur par défaut afin qu'Excel utilise votre nom correct par la suite.

1. Cliquez sur le Fichier dans Excel.
2. Choisissez Options de la Fichier menu.
3. Sélectionnez Général dans le volet gauche de l'écran Options Excel de la fenêtre de dialogue.
4. Descendez jusqu'à la Personnalisez votre copie de Microsoft Office section.
5. Tapez le nom approprié dans le champ à côté de Nom de l'utilisateur .
6. Cliquez sur "OK".

Définir les propriétés personnalisées

J'ai déjà mentionné que vous pouvez définir des propriétés supplémentaires pour votre document Excel. Suivez les étapes ci-dessous pour les concrétiser.

1. Naviguez vers Fichier -> ; Info
2. Cliquez sur Propriétés sur le côté droit de la fenêtre.
3. Sélectionnez Propriétés avancées dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur le Personnalisé dans l'onglet Propriétés qui apparaît sur votre écran.
5. Choisissez un nom pour la propriété personnalisée dans la liste proposée ou tapez un nom unique dans le champ Nom champ.
6. Sélectionnez le type de données pour la propriété dans la liste Type liste déroulante.
7. Saisissez une valeur pour la propriété dans le champ Valeur champ.
8. Appuyez sur le bouton Ajouter comme indiqué ci-dessous.

   Remarque : le format de la valeur doit correspondre à votre choix dans la section Type Cela signifie que si le type de données choisi est Numéro vous devez taper un chiffre dans le champ Valeur Les valeurs qui ne correspondent pas au type de propriété sont enregistrées sous forme de texte.

9. Après avoir ajouté une propriété personnalisée, vous pouvez la voir dans l'onglet Propriétés Cliquez ensuite sur "OK .

Si vous cliquez sur la propriété personnalisée dans la fenêtre Propriétés puis appuyez sur Supprimer -> ; OK votre propriété personnalisée qui vient d'être ajoutée disparaîtra.

Modifier d'autres propriétés du document

Si vous devez modifier d'autres métadonnées, à l'exception du nom de l'auteur, du titre, des balises et des catégories, vous devez le faire soit dans le panneau du document, soit dans la boîte de dialogue Propriétés.

• Au cas où le Panneau de documents est ouvert dans votre feuille de calcul, il vous suffit de placer le curseur dans le champ que vous souhaitez modifier et de saisir les informations nécessaires.
• Si vous avez déjà ouvert le Propriétés de la boîte de dialogue, passez à la Résumé et ajouter ou mettre à jour les informations dans les champs, cliquez sur OK .

Lorsque vous revenez à la feuille de calcul, toutes les modifications apportées sont automatiquement enregistrées.

Supprimer les propriétés du document

Si vous devez dissimuler les traces que vous avez laissées dans le document afin que personne ne voie votre nom ou celui de votre organisation dans les propriétés du document par la suite, vous pouvez masquer toute propriété ou information personnelle au public en utilisant l'une des méthodes suivantes.

Faire fonctionner l'inspecteur de documents

Le site Inspecteur de documents est en fait utilisé pour vérifier que le document ne contient pas de données cachées ou d'informations personnelles, mais il peut vous aider à supprimer les propriétés que vous ne souhaitez pas partager avec d'autres.

1. Naviguez vers Fichier -> ; Info .
2. Trouvez le Préparer le partage Dans Excel 2013, cette section est appelée Manuel d'inspection .
3. Cliquez sur Vérifier les problèmes .
4. Choisissez le Document Ispect dans le menu déroulant.
5. Le site Inspecteur de documents Une fenêtre s'ouvrira et vous pourrez cocher les questions que vous souhaitez examiner. Je les laisserais toutes sélectionnées, bien que nous soyons surtout intéressés par la vérification des points suivants Propriétés du document et informations personnelles .
6. Lorsque vous avez fait votre choix, cliquez sur Ispect en bas de la fenêtre.

   Vous voyez maintenant les résultats de l'inspection sur votre écran.

7. Cliquez sur Retirer tout dans chacune des catégories qui vous intéressent. Dans mon cas, il s'agit de Propriétés du document et informations personnelles .
8. Fermer le Inspecteur de documents .

Je vous recommande ensuite d'enregistrer le fichier sous un nouveau nom si vous souhaitez conserver une version originale avec les métadonnées.

Supprimer les métadonnées de plusieurs documents

Si vous souhaitez supprimer les propriétés de plusieurs documents à la fois, utilisez la méthode suivante Explorateur Windows .

1. Ouvrez le dossier contenant les fichiers Excel dans Explorateur Windows .
2. Mettez en surbrillance les fichiers dont vous avez besoin.
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez l'option Propriétés dans le menu contextuel.
4. Passez à la Détails onglet.
5. Cliquez sur Supprimer les propriétés et les informations personnelles en bas de la fenêtre de dialogue.
6. Sélectionnez Supprimer les propriétés suivantes de ce fichier .
7. Cochez les propriétés que vous voulez supprimer ou cliquez sur Sélectionner tout si vous voulez les supprimer tous.
8. Cliquez sur OK.

   Remarque : vous pouvez supprimer n'importe quelle propriété de document du fichier ou de plusieurs fichiers en utilisant cette méthode, même si Windows 8 est installé sur votre ordinateur.

Protéger les propriétés du document

La protection des propriétés du document et des informations personnelles est utilisée dans le cas où vous ne voulez pas que d'autres personnes modifient les métadonnées ou quoi que ce soit dans votre document.

1. Aller à Fichier -> ; Info .
2. Cliquez sur Manuel de protection dans le Permissions section.
3. Dans Excel 2013, cette section est nommée Manuel de protection .
4. Choisissez le Marquer comme final dans le menu déroulant.
5. Vous serez alors informé que cette version du document sera définitive et que les autres personnes ne seront pas autorisées à y apporter des modifications. Vous devez accepter ou appuyer sur Annuler .

Si vous voulez laisser certaines personnes modifier la feuille de calcul après tout, vous pouvez définir un mot de passe pour ceux qui veulent modifier quelque chose dans le document.

1. Restez dans la vue des coulisses. Si vous quittez la vue des coulisses et que vous revenez à la feuille de calcul, cliquez sur l'icône de la feuille de calcul. Fichier à nouveau.
2. Choisissez Enregistrer sous de la Fichier menu.
3. Ouvrez le Outils au bas de la liste déroulante Enregistrer sous de la fenêtre de dialogue.
4. Sélectionnez Options générales .
5. Saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe à modifier champ.
6. Cliquez sur OK .
7. Saisissez à nouveau le mot de passe pour le confirmer.
8. Cliquez sur OK .
9. Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer le document et appuyez sur Sauvez .

   Maintenant, votre document est protégé contre toute modification indésirable. Mais attention, les personnes qui connaissent le mot de passe peuvent facilement le supprimer de la base de données. Mot de passe à modifier permettant ainsi à d'autres lecteurs de modifier les informations contenues dans la feuille de calcul.

Cet article a été long ! J'ai essayé de couvrir toutes les bases concernant l'affichage, la modification et la suppression des propriétés du document. J'espère que vous trouverez des réponses appropriées aux points sensibles concernant les métadonnées.