È giunto il momento di illustrarvi i diversi tipi di proprietà dei documenti, le modalità di visualizzazione e di modifica in Excel 2019, 2016 e 2013. In questo articolo imparerete anche a proteggere il vostro documento da eventuali modifiche e a rimuovere le informazioni personali dal vostro foglio di lavoro Excel.

Vi ricordate come vi sentivate quando avete iniziato a usare Excel 2016 o 2013? Personalmente, a volte mi sentivo arrabbiato quando non riuscivo a trovare lo strumento o l'opzione necessaria nel punto in cui si trovavano nelle versioni precedenti di Excel. Questo è ciò che è successo alle proprietà del documento in Excel 2010 / 2013. In queste due ultime versioni sono nascoste più in profondità, ma non ci vorrà molto tempo per tirarle fuori.

In questo articolo troverete una guida dettagliata su come visualizzare e modificare le proprietà del documento, proteggere il vostro documento da qualsiasi modifica e rimuovere le informazioni personali dal vostro foglio di lavoro di Excel. Iniziamo!)

Tipi di proprietà del documento

Prima di iniziare a imparare come visualizzare, modificare e rimuovere le proprietà del documento (metadati) in Excel, chiariamo quali tipi di proprietà può avere un documento di Office.

Tipo 1. Proprietà standard Sono comuni a tutte le applicazioni di Office 2010 e contengono informazioni di base sul documento, come titolo, oggetto, autore, categoria e così via. È possibile assegnare a queste proprietà valori di testo personalizzati per facilitare la ricerca del documento sul PC.

Tipo 2. Proprietà aggiornate automaticamente includono i dati del file controllati e modificati dal sistema, come la dimensione del file e l'ora in cui il documento è stato creato e modificato. Alcune proprietà uniche del documento a livello di applicazione, come il numero di pagine, parole o caratteri del documento o la versione dell'applicazione, vengono aggiornate automaticamente dal contenuto del documento.

Tipo 3. Proprietà personalizzate sono proprietà definite dall'utente e consentono di aggiungere altre proprietà al documento di Office.

Tipo 4. Proprietà per la vostra organizzazione sono proprietà specifiche dell'organizzazione.

Tipo 5. Proprietà della libreria di documenti si riferiscono ai documenti contenuti in una libreria di documenti su un sito Web o in una cartella pubblica. Chi crea una libreria di documenti può impostare alcune proprietà della libreria di documenti e le regole per i loro valori. Pertanto, quando si desidera aggiungere un file alla libreria di documenti, è necessario inserire i valori delle proprietà richieste o correggere quelle errate.

Visualizza le proprietà del documento

Se non sapete dove trovare le informazioni sul vostro documento in Excel 2016-2010, ecco tre modi per farlo.

Metodo 1. Mostrare il pannello documenti

Questo metodo consente di visualizzare le informazioni sul documento direttamente nel foglio di lavoro.

1. Fare clic sul pulsante File Si passa alla scheda vista dal backstage .
2. Scegliere Info dal File Il menu. Proprietà è visualizzato sul lato destro.

   Qui si possono già vedere alcune informazioni sul documento.

3. Fare clic su Proprietà per aprire il menu a discesa.
4. Scegliere Mostra pannello documenti dal menu.

   Si tornerà automaticamente al foglio di lavoro e si vedranno i dati relativi al Pannello documenti posizionato tra la barra multifunzione e l'area di lavoro, come nell'immagine seguente.

Come vedete, il Pannello documenti mostra un numero limitato di proprietà. Se si desidera conoscere meglio il documento, passare al secondo metodo.

Metodo 2. Aprire la finestra di dialogo Proprietà

Se non è possibile trovare le informazioni necessarie nel file Pannello documenti , prendere il Proprietà avanzate in uso.

Il primo modo per visualizzare i dati Proprietà avanzate è proprio dal Pannello documenti .

1. Fare clic su Proprietà del documento nell'angolo in alto a sinistra del Pannello documenti .
2. Scegliere il Proprietà avanzate dall'elenco a discesa.
3. Il Proprietà Sullo schermo viene visualizzata la finestra di dialogo

Qui si possono vedere le informazioni generali sul documento, alcune statistiche e i contenuti del documento. È anche possibile modificare il riepilogo del documento o definire proprietà personalizzate aggiuntive. Volete sapere come si fa? Abbiate pazienza! Lo condividerò con voi un po' più avanti in questo articolo.

Esiste un altro modo per aprire il file Proprietà finestra di dialogo.

1. Eseguire le prime tre fasi descritte nel Metodo 1.
2. Scegliere Proprietà avanzate dal Proprietà menu a discesa.

Lo stesso Proprietà apparirà la finestra di dialogo come nell'immagine qui sopra.

Metodo 3. Utilizzare Esplora risorse

Un altro modo semplice per visualizzare i metadati è utilizzare Esplora risorse senza aprire il foglio di lavoro.

1. Aprite la cartella con i file Excel in Esplora risorse .
2. Selezionare il file desiderato.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere la voce Proprietà nel menu contestuale.
4. Passare al Dettagli per visualizzare il titolo, l'oggetto, l'autore del documento e altri commenti.

Ora conoscete diversi modi per visualizzare le proprietà dei documenti sul vostro PC e sono sicuro che troverete le informazioni necessarie senza problemi.

Modificare le proprietà del documento

Prima ho promesso di spiegarvi come modificare le proprietà del documento. Quindi, quando visualizzate le proprietà con i metodi 1 e 2 descritti sopra, potete aggiungere immediatamente le informazioni necessarie o correggere i dati non validi. Per quanto riguarda il metodo 3, è possibile anche se non avete Windows 8 installato sul vostro computer.

Il modo più rapido per aggiungere un autore

Se avete bisogno di aggiungere un autore, esiste un modo molto rapido per farlo direttamente nella vista backstage di Excel 2010 / 2013.

1. Vai a File -> Info
2. Passare al Persone collegate sul lato destro della finestra.
3. Passare il puntatore sulle parole "Aggiungi un autore" e fare clic su di esse.
4. Digitare il nome dell'autore nel campo visualizzato.
5. Facendo clic su un punto qualsiasi della finestra di Excel, il nome verrà salvato automaticamente.

Questo metodo rapido può essere utilizzato anche per modificare il titolo o aggiungere un tag o una categoria al documento.

Modificare il nome dell'autore predefinito

Per impostazione predefinita, il nome dell'autore del documento in Excel è il nome utente di Windows, ma questo potrebbe non rappresentarvi correttamente. In questo caso è necessario modificare il nome dell'autore predefinito in modo che Excel utilizzi il vostro nome corretto in seguito.

1. Fare clic sul pulsante File in Excel.
2. Scegliere Opzioni dal File menu.
3. Selezionare Generale nel riquadro sinistro della finestra Opzioni di Excel finestra di dialogo.
4. Scendere alla voce Personalizzate la vostra copia di Microsoft Office sezione.
5. Digitare il nome corretto nel campo accanto a Nome utente .
6. Fare clic su "OK".

Definire le proprietà personalizzate

Abbiamo già accennato alla possibilità di definire proprietà aggiuntive per il documento Excel. Seguite i passaggi seguenti per renderle effettive.

1. Andare a File -> Info
2. Fare clic su Proprietà sul lato destro della finestra.
3. Selezionare Proprietà avanzate dall'elenco a discesa.
4. Fare clic sul pulsante Personalizzato nella scheda Proprietà che appare sullo schermo.
5. Scegliete un nome per la proprietà personalizzata dall'elenco suggerito o digitatene uno unico nel campo Nome campo.
6. Selezionate il tipo di dati per la proprietà dal menu Tipo elenco a discesa.
7. Digitate un valore per la proprietà nel campo Valore campo.
8. Premere il tasto Aggiungi come mostrato di seguito.

   Nota: il formato del valore deve corrispondere a quello scelto nel campo Tipo Significa che se il tipo di dati scelto è Numero è necessario digitare un numero nel campo Valore I valori che non corrispondono al tipo di proprietà vengono salvati come testo.

9. Dopo aver aggiunto una proprietà personalizzata, è possibile vederla nella finestra di dialogo Proprietà Quindi fare clic su 'OK' .

Se si fa clic sulla proprietà personalizzata nella finestra Proprietà e poi premere Cancellare -> OK la proprietà personalizzata appena aggiunta scomparirà.

Modificare altre proprietà del documento

Se si desidera modificare altri metadati, ad eccezione del nome dell'autore, del titolo, dei tag e delle categorie, è necessario farlo nel Pannello documenti o nella finestra di dialogo Proprietà.

• Nel caso in cui il Pannello documenti è aperto nel foglio di lavoro, basta posizionare il cursore nel campo che si desidera modificare e inserire le informazioni necessarie.
• Se avete già aperto il file Proprietà passare alla finestra di dialogo Sintesi e aggiungere o aggiornare le informazioni nei campi, fare clic su OK .

Quando si torna al foglio di calcolo, le modifiche apportate vengono salvate automaticamente.

Rimuovere le proprietà del documento

Se avete bisogno di coprire le vostre tracce lasciate nel documento, in modo che nessuno veda il vostro nome o quello della vostra organizzazione nelle proprietà del documento in un secondo momento, potete nascondere qualsiasi proprietà o informazione personale al pubblico utilizzando uno dei seguenti metodi.

Far funzionare l'Ispettore documenti

Il Ispettore di documenti è utilizzato per verificare che il documento non contenga dati nascosti o informazioni personali, ma può aiutare a rimuovere le proprietà che non si intende condividere con altri.

1. Andare a File -> Info .
2. Trova il Prepararsi alla condivisione In Excel 2013 questa sezione si chiama Ispezionare la cartella di lavoro .
3. Fare clic su Verifica dei problemi .
4. Scegliere il Documento di ispezione dal menu a discesa.
5. Il Ispettore di documenti Si aprirà una finestra in cui è possibile selezionare i problemi che si desidera esaminare. Io li lascerei tutti selezionati, anche se la cosa che ci interessa di più è controllare Proprietà del documento e informazioni personali .
6. Una volta effettuata la scelta, fare clic su Ispetto nella parte inferiore della finestra.

   A questo punto, i risultati dell'ispezione vengono visualizzati sullo schermo.

7. Fare clic su Rimuovi tutto in ogni categoria di vostro interesse. Nel mio caso si tratta di Proprietà del documento e informazioni personali .
8. Chiudere il Ispettore di documenti .

Vi consiglio quindi di salvare il file con un nuovo nome se volete mantenere una versione originale con i metadati.

Rimuovere i metadati da diversi documenti

Se si desidera rimuovere le proprietà da più documenti contemporaneamente, si può utilizzare il metodo Esplora risorse .

1. Aprite la cartella con i file Excel in Esplora risorse .
2. Evidenziare i file necessari.
3. Fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere la voce Proprietà nel menu contestuale.
4. Passare alla schermata Dettagli scheda.
5. Fare clic su Rimuovere le proprietà e le informazioni personali in fondo alla finestra di dialogo.
6. Selezionare Rimuovi le seguenti proprietà da questo file .
7. Spuntare le proprietà che si desidera rimuovere o fare clic su Seleziona tutti se si desidera rimuoverli tutti.
8. Cliccare OK.

   Nota: con questo metodo è possibile rimuovere qualsiasi proprietà del documento dal file o da più file, anche se sul computer è installato Windows 8.

Proteggere le proprietà dei documenti

La protezione delle proprietà del documento e delle informazioni personali viene utilizzata nel caso in cui non si voglia che altre persone modifichino i metadati o qualsiasi altro elemento del documento.

1. Vai a File -> Info .
2. Fare clic su Libro di lavoro sulla protezione nel Permessi sezione.
3. In Excel 2013 questa sezione è denominata Libro di lavoro sulla protezione .
4. Scegliere il Contrassegnare come definitivo dal menu a discesa.
5. A questo punto si verrà informati che questa versione del documento sarà definitiva e che non sarà consentito ad altri di apportarvi modifiche. È necessario accettare o premere Annullamento .

Se si desidera consentire ad alcuni di modificare il foglio di lavoro, è possibile impostare una password per coloro che desiderano modificare qualcosa nel documento.

1. Rimanere nella vista backstage. Se si esce dalla vista backstage e si torna al foglio di lavoro, fare clic sul pulsante File di nuovo la scheda.
2. Scegliere 'Salva con nome' dal File menu.
3. Aprire la sezione Strumenti in fondo alla finestra di dialogo Salva con nome finestra di dialogo.
4. Selezionare Opzioni generali .
5. Inserite una password nel campo Password da modificare campo.
6. Cliccare OK .
7. Reinserire la password per confermarla.
8. Cliccare OK .
9. Scegliere la cartella in cui si desidera salvare il documento e premere Risparmiare .

   Ora il documento è protetto da modifiche indesiderate, ma fate attenzione: chi conosce la password può facilmente rimuoverla dal file di testo. Password da modificare permettendo così ad altri lettori di modificare le informazioni del foglio di lavoro.

Ho cercato di coprire tutti i punti che riguardano la visualizzazione, la modifica e la rimozione delle proprietà del documento, quindi spero che troverete risposte adeguate ai punti dolenti che riguardano i metadati.