Prišel je čas, da vam povemo o različnih vrstah lastnosti dokumentov, načinih njihovega pregledovanja in spreminjanja v programih Excel 2019, 2016 in 2013. V tem članku boste izvedeli tudi, kako zaščititi dokument pred kakršnimi koli spremembami in odstraniti osebne podatke iz delovnega lista programa Excel.

Se spomnite svojih občutkov, ko ste šele začeli uporabljati Excel 2016 ali 2013? Osebno sem bil včasih jezen, ko nisem mogel najti potrebnega orodja ali možnosti na mestu, kjer sta bila v prejšnjih različicah Excela. To se je zgodilo z lastnostmi dokumentov v Excelu 2010 / 2013. V teh dveh zadnjih različicah so skrite globlje, vendar vam ne bo vzelo veliko časa, da jih odkrijete.

V tem članku boste našli podroben vodnik za prikaz in spreminjanje lastnosti dokumenta, zaščito dokumenta pred kakršnimi koli spremembami in odstranjevanje osebnih podatkov iz delovnega lista Excel-a. Začnimo! :)

Vrste lastnosti dokumentov

Preden se naučimo, kako pregledati, spremeniti in odstraniti lastnosti dokumenta (metapodatke) v Excelu, pojasnimo, katere vrste lastnosti ima lahko dokument Office.

Tip 1. Standardne lastnosti so skupne vsem programom Office 2010. Vsebujejo osnovne informacije o dokumentu, kot so naslov, predmet, avtor, kategorija itd. Tem lastnostim lahko dodelite svoje besedilne vrednosti, da bi dokument lažje našli v računalniku.

Tip 2. Samodejno posodobljene lastnosti vključujejo podatke o vaši datoteki, ki jih nadzoruje in spreminja sistem, na primer velikost datoteke ter čas ustvarjanja in spreminjanja dokumenta. Nekatere lastnosti, ki so edinstvene za dokument na ravni aplikacije, na primer število strani, besed ali znakov v dokumentu ali različica aplikacije, se samodejno posodobijo z vsebino dokumenta.

Tip 3. Lastnosti po meri so lastnosti, ki jih določi uporabnik. Omogočajo vam dodajanje drugih lastnosti v dokument Office.

Tip 4. Lastnosti za vašo organizacijo so lastnosti, značilne za organizacijo.

Tip 5. Lastnosti knjižnice dokumentov se nanašajo na dokumente v knjižnici dokumentov na spletnem mestu ali v javni mapi. Oseba, ki ustvari knjižnico dokumentov, lahko določi nekatere lastnosti knjižnice dokumentov in pravila za njihove vrednosti. Ko torej želite dodati datoteko v knjižnico dokumentov, morate vnesti vrednosti za vse lastnosti, ki so zahtevane, ali popraviti vse lastnosti, ki so napačne.

Oglejte si lastnosti dokumenta

Če ne veste, kje v Excelu 2016-2010 poiskati informacije o dokumentu, vam ponujamo tri načine.

Metoda 1. Prikažite ploščo z dokumenti

Ta metoda vam omogoča, da informacije o dokumentu vidite kar v delovnem listu.

1. Kliknite na Datoteka preklopite na zavihek pogled v zakulisje .
2. Izberite Info iz Datoteka meni. Lastnosti podokno je prikazano na desni strani.

   Tu si lahko ogledate nekaj informacij o dokumentu.

3. Kliknite na Lastnosti za odprtje spustnega menija.
4. Izberite "Prikaži ploščo z dokumenti iz menija.

   Samodejno se boste vrnili v delovni list in videli boste Plošča za dokumente med trak in delovno območje, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona.

Kot vidite, je Plošča za dokumente prikaže omejeno število lastnosti. Če želite izvedeti več o dokumentu, preidite na drugo metodo.

Metoda 2. Odprite pogovorno okno Lastnosti

Če potrebnih informacij ne najdete v Plošča za dokumente , vzemite Napredne lastnosti v uporabo.

Prvi način za prikaz Napredne lastnosti je prav od Plošča za dokumente .

1. Kliknite na 'Lastnosti dokumenta' v zgornjem levem kotu Plošča za dokumente .
2. Izberite Napredne lastnosti s spustnega seznama.
3. Spletna stran Lastnosti Na zaslonu se prikaže pogovorno okno.

Tu si lahko ogledate splošne informacije o dokumentu, nekatere statistične podatke in vsebino dokumenta. Spremenite lahko tudi povzetek dokumenta ali določite dodatne lastnosti po meri. Želite vedeti, kako to storiti? Bodite potrpežljivi! To vam bom povedal nekoliko pozneje v tem članku.

Obstaja še en način za odprtje Lastnosti pogovorno okno.

1. Izvedite prve tri korake, opisane v metodi 1.
2. Izberite "Napredne lastnosti iz Lastnosti spustni meni.

Enako Lastnosti Na zaslonu se prikaže pogovorno okno, kot je prikazano na zgornji sliki.

Metoda 3. Uporaba Raziskovalca Windows

Še en preprost način za prikaz metapodatkov je uporaba Raziskovalca Windows, ne da bi odprli delovni list.

1. Odprite mapo z Excelovimi datotekami v Raziskovalec Windows .
2. Izberite želeno datoteko.
3. Kliknite z desno tipko miške in izberite Lastnosti v kontekstnem meniju.
4. Premaknite se na Podrobnosti v zavihku za prikaz naslova, predmeta, avtorja dokumenta in drugih komentarjev.

Zdaj poznate različne načine prikazovanja lastnosti dokumentov v računalniku in prepričan sem, da boste brez težav našli potrebne informacije.

Spreminjanje lastnosti dokumenta

Prej sem vam obljubil, da vam povem, kako spremeniti lastnosti dokumenta. Ko si torej ogledate lastnosti z zgoraj opisanima metodama 1 in 2, lahko takoj dodate potrebne informacije ali popravite neveljavne podatke. Kar zadeva metodo 3, je to mogoče tudi, če v računalniku nimate nameščenega sistema Windows 8.

Najhitrejši način dodajanja avtorja

Če želite samo dodati avtorja, lahko to zelo hitro storite kar v pogledu za ozadje v Excelu 2010 / 2013.

1. Pojdi na Datoteka -> Informacije
2. Premaknite se na Povezane osebe na desni strani okna.
3. S kazalcem se pomaknite nad besede "Dodaj avtorja" in jih kliknite.
4. V prikazano polje vnesite ime avtorja.
5. Kliknite kjer koli v oknu programa Excel in ime se bo samodejno shranilo.

Dodate lahko toliko avtorjev, kolikor jih dela na dokumentu. To hitro metodo lahko uporabite tudi za spreminjanje naslova ali dodajanje oznak ali kategorij v dokument.

Sprememba privzetega imena avtorja

Privzeto ime avtorja dokumenta v Excelu je vaše uporabniško ime Windows, vendar vas morda ne predstavlja pravilno. V tem primeru morate spremeniti privzeto ime avtorja, da bo Excel pozneje uporabil vaše pravo ime.

1. Kliknite na Datoteka v Excelu.
2. Izberite Možnosti iz Datoteka meni.
3. Izberite Splošno v levem podoknu Možnosti programa Excel pogovorno okno.
4. Premaknite se navzdol do Prilagodite svojo kopijo Microsoftove pisarne oddelek.
5. Vnesite ustrezno ime v polje poleg Uporabniško ime .
6. Kliknite "V redu".

Opredelitev lastnosti po meri

Omenil sem že, da lahko za dokument Excel določite dodatne lastnosti. Če želite to uresničiti, sledite spodnjim korakom.

1. Pojdite v Datoteka -> Informacije
2. Kliknite na Lastnosti na desni strani okna.
3. Izberite "Napredne lastnosti s spustnega seznama.
4. Kliknite na Po meri v zavihku Lastnosti pogovorno okno, ki se prikaže na zaslonu.
5. Izberite ime za lastnost po meri s predlaganega seznama ali vnesite edinstveno ime v polje Ime področje.
6. Izberite vrsto podatkov za lastnost v polju Tip spustni seznam.
7. Vnesite vrednost za lastnost v polje Vrednost področje.
8. Pritisnite Dodaj kot je prikazano spodaj.

   Opomba: Oblika vrednosti mora ustrezati vaši izbiri v Tip To pomeni, da če je izbrana vrsta podatkov Številka vnesite številko v polje Vrednost Vrednosti, ki ne ustrezajo vrsti lastnosti, se shranijo kot besedilo.

9. Ko dodate lastnost po meri, jo lahko vidite v Lastnosti nato kliknite 'OK' .

Če kliknete na lastnost po meri v Lastnosti in nato pritisnite Izbriši -> OK , bo pravkar dodana lastnost po meri izginila.

Spreminjanje drugih lastnosti dokumenta

Če želite spremeniti druge metapodatke, razen imena avtorja, naslova, oznak in kategorij, morate to storiti na plošči Dokument ali v pogovornem oknu Lastnosti.

• V primeru, da Plošča za dokumente odprta v delovnem listu, morate le postaviti kazalec v polje, ki ga želite urediti, in vnesti potrebne podatke.
• Če ste že odprli Lastnosti pogovorno okno, preklopite na Povzetek in dodajte ali posodobite podatke v poljih, kliknite V REDU .

Ko se vrnete v preglednico, se vse opravljene spremembe samodejno shranijo.

Odstranitev lastnosti dokumenta

Če želite prikriti sledi, ki ste jih pustili v dokumentu, tako da nihče pozneje ne bo videl vašega imena ali imena vaše organizacije v lastnostih dokumenta, lahko vse lastniške ali osebne podatke skrijete pred javnostjo z uporabo enega od naslednjih načinov.

Zagotovite delovanje pregledovalnika dokumentov

Spletna stran Inšpektor za dokumente se dejansko uporablja za preverjanje dokumenta za skrite podatke ali osebne informacije, vendar vam lahko pomaga odstraniti lastnosti, ki jih ne boste delili z drugimi.

1. Pojdite v Datoteka -> Informacije .
2. Poiščite Priprava na deljenje V Excelu 2013 se ta oddelek imenuje Preglejte delovni zvezek .
3. Kliknite na Preverite težave .
4. Izberite Dokument o vidiku s spustnega menija.
5. Spletna stran Inšpektor za dokumente Pojavilo se bo okno, v katerem lahko označite vprašanja, ki jih želite pregledati. Pustil bi jih vse izbrane, čeprav nas najbolj zanima preverjanje "Lastnosti dokumenta in osebni podatki .
6. Ko se odločite, kliknite Ispect na dnu okna.

   Na zaslonu so zdaj prikazani rezultati pregleda.

7. Kliknite na Odstrani vse v vsaki kategoriji, ki vas zanima. V mojem primeru je to Lastnosti dokumenta in osebni podatki .
8. Zaprite Inšpektor za dokumente .

Če želite ohraniti izvirno različico z metapodatki, vam priporočam, da datoteko shranite z novim imenom.

Odstranjevanje metapodatkov iz več dokumentov

Če želite odstraniti lastnosti iz več dokumentov hkrati, uporabite Raziskovalec Windows .

1. Odprite mapo z Excelovimi datotekami v Raziskovalec Windows .
2. Označite datoteke, ki jih potrebujete.
3. Kliknite z desno tipko miške in izberite Lastnosti v kontekstnem meniju.
4. Preklopite na Podrobnosti zavihek.
5. Kliknite na "Odstranitev lastnosti in osebnih podatkov na dnu pogovornega okna.
6. Izberite 'Odstrani naslednje lastnosti iz te datoteke' .
7. Označite lastnosti, ki jih želite odstraniti, ali kliknite Izberite vse če želite odstraniti vse.
8. Kliknite . V REDU.

   Opomba: S to metodo lahko iz datoteke ali več datotek odstranite katero koli lastnost dokumenta, tudi če je v računalniku nameščen sistem Windows 8.

Zaščita lastnosti dokumenta

Zaščita lastnosti dokumenta in osebnih podatkov se uporablja, če ne želite, da drugi ljudje spreminjajo metapodatke ali kar koli v vašem dokumentu.

1. Pojdi na Datoteka -> Informacije .
2. Kliknite na Zaščititi delovni zvezek v Dovoljenja oddelek.
3. V Excelu 2013 je ta razdelek poimenovan Zaščititi delovni zvezek .
4. Izberite Označi kot končno s spustnega menija.
5. Nato boste obveščeni, da je ta različica dokumenta končna in da je drugi ne bodo smeli spreminjati. Prekliči .

Če želite nekaterim ljudem vendarle dovoliti spreminjanje delovnega lista, lahko nastavite geslo za tiste, ki želijo nekaj spremeniti v dokumentu.

1. Ostani v pogledu ozadja. Če ste zunaj pogleda ozadja in se vrnete na delovni list, kliknite na Datoteka ponovno vstavite zavihek.
2. Izberite "Shrani kot iz Datoteka meni.
3. Odprite Orodja spustni seznam na dnu Shrani kot pogovorno okno.
4. Izberite Splošne možnosti .
5. Vnesite geslo v Geslo za spreminjanje področje.
6. Kliknite . V REDU .
7. Ponovno vnesite geslo in ga potrdite.
8. Kliknite . V REDU .
9. Izberite mapo, v katero želite shraniti dokument, in pritisnite Shrani .

   Zdaj je vaš dokument zaščiten pred nezaželenim urejanjem. Vendar bodite previdni! Ljudje, ki poznajo geslo, ga lahko zlahka odstranijo iz Geslo za spreminjanje tako omogočite drugim bralcem, da spremenijo informacije v delovnem listu.

Ta prispevek se je izkazal za dolgega! Poskušal sem zajeti vse podrobnosti v zvezi z ogledom, spreminjanjem in odstranjevanjem lastnosti dokumenta, zato upam, da boste našli ustrezne odgovore na boleče točke v zvezi z metapodatki.