এক্সেল 2019, 2016 এবং 2013-এ বিভিন্ন ধরণের নথির বৈশিষ্ট্য, সেগুলি দেখার এবং পরিবর্তন করার উপায়গুলি সম্পর্কে আপনাকে বলার সময় এসেছে৷ এই নিবন্ধে আপনি কীভাবে আপনার নথিকে যে কোনও থেকে রক্ষা করবেন তাও শিখবেন৷ পরিবর্তন করুন এবং আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে ব্যক্তিগত তথ্য মুছে ফেলুন।

আপনি যখন সবেমাত্র Excel 2016 বা 2013 ব্যবহার করা শুরু করেছিলেন তখন কি আপনার অনুভূতিগুলি মনে আছে? ব্যক্তিগতভাবে আমি মাঝে মাঝে রাগান্বিত বোধ করতাম যখন আমি আগের এক্সেল সংস্করণগুলিতে প্রয়োজনীয় টুল বা বিকল্প খুঁজে পাইনি। এক্সেল 2010 / 2013-এ ডকুমেন্টের বৈশিষ্ট্যগুলির ক্ষেত্রে এটি ঘটেছিল৷ এই শেষ দুটি সংস্করণে সেগুলি আরও গভীরে লুকিয়ে আছে, তবে সেগুলি খনন করতে আপনার বেশি সময় লাগবে না৷

এই নিবন্ধে আপনি পাবেন একটি বিস্তারিত নির্দেশিকা কিভাবে নথির বৈশিষ্ট্যগুলি দেখতে এবং পরিবর্তন করতে হয়, আপনার নথিকে যেকোনো পরিবর্তন থেকে রক্ষা করতে এবং আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে ব্যক্তিগত তথ্য মুছে ফেলতে হয়। এটা শুরু করা যাক! :)

দস্তাবেজের বৈশিষ্ট্যগুলির প্রকারগুলি

এক্সেল-এ কীভাবে নথির বৈশিষ্ট্যগুলি (মেটাডেটা) দেখতে, পরিবর্তন করতে এবং অপসারণ করতে হয় তা শিখতে শুরু করার আগে, কী ধরণের বৈশিষ্ট্যগুলি পরিষ্কার করা যাক একটি অফিস ডকুমেন্ট থাকতে পারে।

টাইপ 1. স্ট্যান্ডার্ড প্রপার্টি অফিস 2010 অ্যাপ্লিকেশনের জন্য সাধারণ। তারা নথি সম্পর্কে প্রাথমিক তথ্য যেমন শিরোনাম, বিষয়, লেখক, বিভাগ, ইত্যাদি থাকে সংরক্ষণ করুন ।

এখন আপনার নথি অবাঞ্ছিত সম্পাদনা থেকে সুরক্ষিত। কিন্তু সতর্কতা অবলম্বন করা আবশ্যক! যারা পাসওয়ার্ড জানেন তারা সহজেই এটিকে পরিবর্তন করার জন্য পাসওয়ার্ড বক্স থেকে সরিয়ে ফেলতে পারেন এইভাবে অন্য পাঠকদের ওয়ার্কশীটে তথ্য পরিবর্তন করতে দেয়।

বাহ! এই পোস্ট দীর্ঘ হতে পরিণত হয়েছে! আমি নথির বৈশিষ্ট্যগুলি দেখা, পরিবর্তন এবং অপসারণ সম্পর্কিত সমস্ত ভিত্তিগুলি কভার করার চেষ্টা করেছি তাই আমি আশা করি আপনি মেটাডেটা জড়িত ব্যথার পয়েন্টগুলির সঠিক উত্তর পাবেন৷

টাইপ 2. স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার ফাইলের ডেটা অন্তর্ভুক্ত করে যা সিস্টেম দ্বারা নিয়ন্ত্রিত এবং পরিবর্তিত হয় যেমন ফাইলের আকার এবং নথিটি তৈরি এবং সংশোধন করার সময়। অ্যাপ্লিকেশন স্তরে নথিতে অনন্য কিছু বৈশিষ্ট্য যেমন নথিতে পৃষ্ঠার সংখ্যা, শব্দ বা অক্ষর বা অ্যাপ্লিকেশনের সংস্করণ নথির বিষয়বস্তু দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়৷

টাইপ 3 . কাস্টম বৈশিষ্ট্য হল ব্যবহারকারী-সংজ্ঞায়িত বৈশিষ্ট্য। তারা আপনাকে আপনার অফিস নথিতে অন্যান্য বৈশিষ্ট্য যোগ করার অনুমতি দেয়।

টাইপ 4. আপনার প্রতিষ্ঠানের বৈশিষ্ট্য হল প্রতিষ্ঠানের জন্য নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য।

টাইপ 5. ডকুমেন্ট লাইব্রেরি বৈশিষ্ট্য একটি ওয়েব সাইটে বা একটি পাবলিক ফোল্ডারে একটি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে নথি উল্লেখ করুন। একজন ব্যক্তি যিনি একটি নথি গ্রন্থাগার তৈরি করেন তাদের মানগুলির জন্য কিছু নথি গ্রন্থাগারের বৈশিষ্ট্য এবং নিয়ম সেট করতে পারেন। তাই যখন আপনি ডকুমেন্ট লাইব্রেরিতে একটি ফাইল যোগ করতে চান, তখন আপনাকে প্রয়োজনীয় যে কোনো বৈশিষ্ট্যের মান লিখতে হবে, অথবা ভুল কোনো বৈশিষ্ট্য সংশোধন করতে হবে।

নথির বৈশিষ্ট্য দেখুন

যদি Excel 2016-2010-এ আপনার নথি সম্পর্কে তথ্য কোথায় পাবেন তা আপনি জানেন না, এখানে এটি করার তিনটি উপায় রয়েছে৷

পদ্ধতি 1. নথি প্যানেল দেখান

এই পদ্ধতিটি আপনাকে অনুমতি দেয় আপনার নথি সম্পর্কে তথ্য সরাসরি দেখতেওয়ার্কশীট।

1. ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন। আপনি ব্যাকস্টেজ ভিউ এ স্যুইচ করুন।
2. ফাইল মেনু থেকে তথ্য বেছে নিন। বৈশিষ্ট্য ফলকটি ডানদিকে দেখানো হয়েছে৷

   এখানে আপনি ইতিমধ্যেই আপনার নথি সম্পর্কে কিছু তথ্য দেখতে পাচ্ছেন৷

3. ড্রপ-ডাউন মেনু খুলতে প্রপার্টি এ ক্লিক করুন।
4. মেনু থেকে 'দস্তাবেজ প্যানেল দেখান' বেছে নিন .

   এটি আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ওয়ার্কশীটে ফিরিয়ে নিয়ে যাবে এবং আপনি নীচের স্ক্রিনশটের মত রিবন এবং কাজের জায়গার মধ্যে ডকুমেন্ট প্যানেল দেখতে পাবেন।

যেমন আপনি দেখছেন, ডকুমেন্ট প্যানেল সীমিত সংখ্যক বৈশিষ্ট্য দেখায়। আপনি যদি নথি সম্পর্কে আরও জানতে আগ্রহী হন, তাহলে দ্বিতীয় পদ্ধতিতে যান৷

পদ্ধতি 2. বৈশিষ্ট্য ডায়ালগ বক্সটি খুলুন

যদি আপনি প্রয়োজনীয় তথ্য খুঁজে না পান তাহলে ডকুমেন্ট প্যানেল , উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করুন৷

প্রথম উপায়টি উন্নত বৈশিষ্ট্যগুলি প্রদর্শন করার সঠিক নথি প্যানেল থেকে ।

1. ডকুমেন্ট প্যানেল এর উপরের বাম কোণে 'ডকুমেন্ট প্রোপার্টিজ' এ ক্লিক করুন।
2. টি বেছে নিন ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে উন্নত বৈশিষ্ট্য বিকল্প।
3. প্রপার্টি ডায়ালগ বক্স স্ক্রিনে প্রদর্শিত হবে।

এখানে আপনি আপনার নথি সম্পর্কে সাধারণ তথ্য, কিছু পরিসংখ্যান এবং নথির বিষয়বস্তু দেখতে পারেন৷ আপনি নথি পরিবর্তন করতে পারেনসারাংশ বা অতিরিক্ত কাস্টম বৈশিষ্ট্য সংজ্ঞায়িত করুন। আপনি এটা কিভাবে জানতে চান? ধৈর্য্য ধারন করুন! আমি এই নিবন্ধে একটু পরে আপনার সাথে এটি শেয়ার করব৷

সম্পত্তি ডায়ালগ বক্স খোলার আরও একটি উপায় রয়েছে৷

1. এর মাধ্যমে যান প্রথম তিনটি ধাপ যা পদ্ধতি 1-এ বর্ণিত আছে।
2. প্রপার্টি ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে 'উন্নত বৈশিষ্ট্য' চয়ন করুন।

উপরের স্ক্রিনশটের মত একই প্রপার্টি ডায়ালগ বক্স পর্দায় উপস্থিত হবে।

পদ্ধতি 3. উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার ব্যবহার করুন

মেটাডেটা প্রদর্শনের আরও একটি সহজ উপায় হ'ল ওয়ার্কশীটটি না খুলেই উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার ব্যবহার করা।

1. এক্সেল ফাইল সহ ফোল্ডারটি উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার এ খুলুন।
2. আপনার প্রয়োজনীয় ফাইলটি নির্বাচন করুন।
3. ডান-ক্লিক করুন এবং প্রসঙ্গ মেনুতে প্রপার্টি বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
4. শিরোনাম, বিষয়, নথির লেখক এবং অন্যান্য মন্তব্য দেখতে বিশদ বিবরণ ট্যাবে যান৷

এখন আপনি আপনার পিসিতে নথির বৈশিষ্ট্যগুলি দেখার বিভিন্ন উপায় জানেন এবং আমি নিশ্চিত যে আপনি কোনও সমস্যা ছাড়াই প্রয়োজনীয় তথ্য পাবেন৷

দস্তাবেজের বৈশিষ্ট্যগুলি পরিবর্তন করুন

আগে আমি প্রতিশ্রুতি দিয়েছিলাম কিভাবে নথির বৈশিষ্ট্য পরিবর্তন করতে হয়। সুতরাং আপনি যখন উপরে বর্ণিত পদ্ধতি 1 এবং পদ্ধতি 2 ব্যবহার করে বৈশিষ্ট্যগুলি দেখেন, আপনি অবিলম্বে প্রয়োজনীয় তথ্য যোগ করতে পারেন বা অবৈধ ডেটা সংশোধন করতে পারেন৷ পদ্ধতি 3 হিসাবে, আপনার না থাকলে এটিও সম্ভবআপনার কম্পিউটারে উইন্ডোজ 8 ইন্সটল করা হয়েছে৷

লেখক যোগ করার দ্রুততম উপায়

আপনি যদি শুধুমাত্র একজন লেখককে যুক্ত করতে চান, তাহলে এক্সেল 2010 এ এটি করার একটি খুব দ্রুত উপায় রয়েছে 2013 ব্যাকস্টেজ ভিউ।

1. এ যান ফাইল -> তথ্য
2. উইন্ডোর ডানদিকে সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বিভাগে যান।
3. 'অথর যুক্ত করুন' শব্দের উপর পয়েন্টারটি হোভার করুন এবং ক্লিক করুন তাদের
4. যে ক্ষেত্রটি প্রদর্শিত হবে সেখানে একজন লেখকের নাম টাইপ করুন।
5. এক্সেল উইন্ডোর যেকোনো স্থানে ক্লিক করুন এবং নামটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হবে।

ডকুমেন্টে যতগুলো লেখক কাজ করছে আপনি তত বেশি লেখক যোগ করতে পারেন। এই দ্রুত পদ্ধতিটি শিরোনাম পরিবর্তন বা নথিতে একটি ট্যাগ বা একটি বিভাগ যোগ করার জন্যও ব্যবহার করা যেতে পারে।

ডিফল্ট লেখকের নাম পরিবর্তন করুন

ডিফল্টরূপে, Excel এ নথির লেখকের নাম আপনার উইন্ডোজ ব্যবহারকারীর নাম, কিন্তু এটি আপনাকে সঠিকভাবে উপস্থাপন করতে পারে না। এই ক্ষেত্রে আপনার ডিফল্ট লেখকের নাম পরিবর্তন করা উচিত যাতে এক্সেল পরে আপনার সঠিক নাম ব্যবহার করতে পারে।

1. এক্সেলের ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন।
2. ফাইল মেনু থেকে বিকল্পগুলি বেছে নিন।
3. এক্সেল বিকল্প ডায়ালগ উইন্ডোর বাম ফলকে সাধারণ নির্বাচন করুন।
4. নিচে যান আপনার অনুলিপি ব্যক্তিগতকৃত করুন মাইক্রোসফট অফিসের অংশ।
5. ব্যবহারকারীর নাম এর পাশের ক্ষেত্রে সঠিক নাম টাইপ করুন।
6. 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

কাস্টম সংজ্ঞায়িত করুনবৈশিষ্ট্য

আমি ইতিমধ্যে উল্লেখ করেছি যে আপনি আপনার এক্সেল নথির জন্য অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য নির্ধারণ করতে পারেন। এটিকে বাস্তব করতে নীচের পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন৷

1. নেভিগেট করুন ফাইল -> তথ্য
2. উইন্ডোটির ডানদিকে প্রপার্টি এ ক্লিক করুন।
3. ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে 'উন্নত বৈশিষ্ট্য' নির্বাচন করুন .
4. আপনার স্ক্রিনে প্রদর্শিত প্রপার্টিজ ডায়ালগ বক্সে কাস্টম ট্যাবে ক্লিক করুন।
5. প্রস্তাবিত তালিকা থেকে কাস্টম প্রপার্টির জন্য একটি নাম বেছে নিন অথবা নাম ফিল্ডে একটি অনন্য টাইপ করুন।
6. প্রপার্টির জন্য ডেটা টাইপ নির্বাচন করুন টাইপ ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে।
7. মান ক্ষেত্রে সম্পত্তির জন্য একটি মান টাইপ করুন।
8. যোগ করুন টিপুন নীচে দেখানো বোতাম।

   দ্রষ্টব্য: মান বিন্যাস অবশ্যই প্রকার তালিকায় আপনার পছন্দ পূরণ করবে। এর মানে হল যদি নির্বাচিত ডেটা টাইপ সংখ্যা হয়, তাহলে আপনাকে মান ক্ষেত্রে একটি সংখ্যা টাইপ করতে হবে। যে মানগুলি সম্পত্তির প্রকারের সাথে মেলে না সেগুলি পাঠ্য হিসাবে সংরক্ষিত হয়৷

9. আপনি একটি কাস্টম বৈশিষ্ট্য যুক্ত করার পরে আপনি এটি সম্পত্তি ক্ষেত্রে দেখতে পাবেন। তারপর 'ঠিক আছে' ক্লিক করুন।

যদি আপনি প্রপার্টি ক্ষেত্রের কাস্টম প্রপার্টিতে ক্লিক করেন এবং তারপর মুছুন -> ঠিক আছে , আপনার এইমাত্র যোগ করা কাস্টম প্রপার্টি অদৃশ্য হয়ে যাবে।

অন্যান্য নথির বৈশিষ্ট্য পরিবর্তন করুন

লেখকের নাম, শিরোনাম, ট্যাগ এবং ব্যতীত অন্য মেটাডেটা পরিবর্তন করতে হলেবিভাগগুলি, আপনাকে এটি ডকুমেন্ট প্যানেল বা বৈশিষ্ট্য ডায়ালগ বক্সে করতে হবে৷

• যদি আপনার ওয়ার্কশীটে ডকুমেন্ট প্যানেল খোলা থাকে, তবে আপনাকে কেবল সেট করতে হবে আপনি যে ক্ষেত্রের কার্সারটি সম্পাদনা করতে চান এবং প্রয়োজনীয় তথ্য লিখতে চান।
• আপনি যদি ইতিমধ্যেই সম্পত্তি ডায়ালগ বক্সটি খুলে থাকেন, তাহলে সারাংশ ট্যাবে স্যুইচ করুন এবং ক্ষেত্রগুলিতে তথ্য যোগ করুন বা আপডেট করুন, ঠিক আছে ক্লিক করুন।

আপনি যখন স্প্রেডশীটে ফিরে আসবেন, আপনার করা যেকোনো পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হবে।

নথির বৈশিষ্ট্যগুলি সরান

যদি আপনি নথিতে রেখে যাওয়া আপনার চিহ্নগুলিকে ঢেকে রাখতে চান যাতে কেউ পরে নথির বৈশিষ্ট্যগুলিতে আপনার নাম বা আপনার সংস্থার নাম দেখতে না পায়, আপনি ব্যবহার করে জনসাধারণের কাছ থেকে কোনো সম্পত্তি বা ব্যক্তিগত তথ্য লুকাতে পারেন নিম্নলিখিত পদ্ধতিগুলির মধ্যে একটি।

ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টরকে কাজ করুন

ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর আসলে লুকানো ডেটা বা ব্যক্তিগত তথ্যের জন্য ডকুমেন্ট চেক করার জন্য ব্যবহার করা হয়, তবে এটি সাহায্য করতে পারে আপনি অপসারণ করতে যে বৈশিষ্ট্যগুলি আপনি অন্যদের সাথে ভাগ করতে যাচ্ছেন না৷

1. নেভিগেট করুন ফাইল -> তথ্য ।
2. শেয়ার করার জন্য প্রস্তুত করুন বিভাগটি খুঁজুন। এক্সেল 2013-এ এই বিভাগটিকে বলা হয় ওয়ার্কবুক পরিদর্শন করুন ।
3. ইস্যুগুলির জন্য পরীক্ষা করুন -এ ক্লিক করুন।
4. দস্তাবেজ পর্যবেক্ষণ করুন নির্বাচন করুন ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে বিকল্প।
5. ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর উইন্ডো পপ আপ হবে এবং আপনি টিক দিতে পারেনআপনি দেখতে চান সমস্যা. 'দস্তাবেজ বৈশিষ্ট্য এবং ব্যক্তিগত তথ্য' পরীক্ষা করতে আমরা সবচেয়ে বেশি আগ্রহী হলেও আমি সেগুলিকে নির্বাচিত রেখে দেব৷ জানালার নীচে।

   এখন আপনি আপনার স্ক্রীনে পরিদর্শনের ফলাফল দেখতে পাচ্ছেন।

6. আপনার আগ্রহের প্রতিটি বিভাগে সমস্ত সরান এ ক্লিক করুন। আমার ক্ষেত্রে এটি নথির বৈশিষ্ট্য এবং ব্যক্তিগত তথ্য ।
7. ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর বন্ধ করুন।

তারপর আমি আপনাকে একটি নতুন নাম দিয়ে ফাইলটি সংরক্ষণ করার পরামর্শ দেব যদি আপনি একটি আসল রাখতে চান মেটাডেটা সহ সংস্করণ।

অনেক ডকুমেন্ট থেকে মেটাডেটা সরান

যদি আপনি একাধিক ডকুমেন্ট থেকে প্রপার্টি সরাতে চান তাহলে উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার ব্যবহার করুন।

1. এক্সেল ফাইল সহ ফোল্ডার খুলুন উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার ।
2. আপনার প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি হাইলাইট করুন।
3. ডান-ক্লিক করুন এবং প্রপার্টি বেছে নিন প্রসঙ্গ মেনুতে বিকল্প।
4. বিশদ বিবরণ ট্যাবে স্যুইচ করুন।
5. টির নীচে 'সম্পত্তি এবং ব্যক্তিগত তথ্য সরান' এ ক্লিক করুন ডায়ালগ উইন্ডো।
6. 'এই ফাইল থেকে নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি সরান' নির্বাচন করুন' ।
7. আপনি যে বৈশিষ্ট্যগুলি সরাতে চান তাতে টিক দিন বা সমস্ত নির্বাচন করুন ক্লিক করুন যদি আপনি তাদের সবগুলো মুছে ফেলতে চান।
8. ঠিক আছে ক্লিক করুন।

   দ্রষ্টব্য: আপনি এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে ফাইল বা একাধিক ফাইল থেকে যেকোনো ডকুমেন্ট প্রপার্টি মুছে ফেলতে পারেন, এমনকি যদি আপনিআপনার কম্পিউটারে Windows 8 ইনস্টল করা আছে।

দস্তাবেজের বৈশিষ্ট্যগুলি সুরক্ষিত করুন

দস্তাবেজের বৈশিষ্ট্য এবং ব্যক্তিগত তথ্যের সুরক্ষা ব্যবহার করা হয় যদি আপনি চান না যে অন্য লোকেরা কোনও পরিবর্তন করুক আপনার নথিতে মেটাডেটা বা যেকোনো কিছু।

1. ফাইল -> এ যান। তথ্য ।
2. অনুমতি বিভাগে ওয়ার্কবুক সুরক্ষিত করুন এ ক্লিক করুন।
3. এক্সেল 2013-এ এই বিভাগটির নাম ওয়ার্কবুক রক্ষা করুন ।
4. ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে চূড়ান্ত হিসাবে চিহ্নিত করুন বিকল্পটি বেছে নিন।
5. তারপর আপনাকে জানানো হবে যে এই নথির সংস্করণটি চূড়ান্ত হবে যাতে অন্যরা এতে কোনো পরিবর্তন করতে না পারে৷ আপনাকে সম্মত হতে হবে বা বাতিল করুন টিপুন। >>>>>>>> ব্যাকস্টেজ ভিউতে থাকুন। আপনি যদি ব্যাকস্টেজ ভিউ থেকে বেরিয়ে আসেন এবং ওয়ার্কশীটে ফিরে যান, আবার ফাইল ট্যাবে ক্লিক করুন।
6. ফাইল থেকে 'সেভ এজ' বেছে নিন মেনু।
7. Tools ড্রপ-ডাউন তালিকাটি খুলুন Save as ডায়ালগ উইন্ডোর নীচে।
8. নির্বাচন করুন সাধারণ বিকল্প ।
9. পরিবর্তনের জন্য পাসওয়ার্ড ক্ষেত্রে একটি পাসওয়ার্ড লিখুন।
10. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
11. এটি নিশ্চিত করতে পাসওয়ার্ডটি পুনরায় লিখুন।
12. ঠিক আছে ক্লিক করুন।
13. যে ফোল্ডারটি আপনি ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে চান সেটি বেছে নিন এবং টিপুন