زمان آن فرا رسیده است که در مورد انواع مختلف ویژگی های سند، روش های مشاهده و تغییر آنها در اکسل 2019، 2016 و 2013 به شما بگوییم. در این مقاله همچنین یاد خواهید گرفت که چگونه از سند خود در برابر هر گونه هر گونه محافظت کنید. تغییرات را انجام دهید و اطلاعات شخصی را از کاربرگ اکسل خود حذف کنید.

آیا احساسات خود را در زمانی که به تازگی شروع به استفاده از اکسل 2016 یا 2013 کرده اید، به خاطر می آورید؟ شخصاً گاهی اوقات وقتی ابزار یا گزینه لازم را در جایی که آنها در نسخه های قبلی اکسل بودند پیدا نمی کردم، عصبانی می شدم. این همان چیزی است که برای ویژگی‌های سند در اکسل 2010 / 2013 اتفاق افتاد. در این دو نسخه آخر، آنها عمیق‌تر پنهان شده‌اند، اما زمان زیادی برای کشف آنها از شما نمی‌گیرد.

در این مقاله خواهید دید. راهنمای دقیق نحوه مشاهده و تغییر ویژگی های سند، محافظت از سند خود در برابر هرگونه تغییر و حذف اطلاعات شخصی از کاربرگ اکسل. بیا شروع کنیم! :)

انواع ویژگی های سند

قبل از شروع به یادگیری نحوه مشاهده، تغییر و حذف ویژگی های سند (فراداده) در اکسل، بیایید انواع خصوصیات را روشن کنیم. یک سند Office می تواند داشته باشد.

نوع 1. ویژگی های استاندارد برای همه برنامه های Office 2010 مشترک است. آنها حاوی اطلاعات اولیه در مورد سند مانند عنوان، موضوع، نویسنده، دسته و غیره هستند. ذخیره .

اکنون سند شما از ویرایش ناخواسته ایمن شده است. اما مراقب باشید! افرادی که رمز عبور را می‌دانند می‌توانند به راحتی آن را از کادر رمز عبور برای تغییر حذف کنند و به سایر خوانندگان اجازه دهند اطلاعات موجود در کاربرگ را تغییر دهند.

عجب! این پست طولانی شد! من سعی کردم تمام مبانی مربوط به مشاهده، تغییر و حذف ویژگی های سند را پوشش دهم، بنابراین امیدوارم که پاسخ مناسبی برای نکات دردناک مربوط به ابرداده پیدا کنید.

نوع 2. ویژگی های به روز شده خودکار شامل داده های مربوط به فایل شما است که توسط سیستم کنترل و تغییر می کند، مانند اندازه فایل و زمان ایجاد و اصلاح سند. برخی از ویژگی‌هایی که منحصر به سند در سطح برنامه هستند، مانند تعداد صفحات، کلمات یا نویسه‌های سند یا نسخه برنامه، به‌طور خودکار توسط محتوای سند به‌روزرسانی می‌شوند.

نوع 3 . ویژگی های سفارشی ویژگی های تعریف شده توسط کاربر هستند. آنها به شما اجازه می دهند تا ویژگی های دیگری را به سند آفیس خود اضافه کنید.

نوع 4. ویژگی های سازمان شما دارایی های مختص سازمان هستند.

نوع 5. ویژگی های کتابخانه سند به اسناد موجود در کتابخانه اسناد در یک وب سایت یا در یک پوشه عمومی اشاره دارد. شخصی که یک کتابخانه اسناد ایجاد می کند می تواند برخی از ویژگی ها و قوانین کتابخانه اسناد را برای مقادیر آنها تنظیم کند. بنابراین زمانی که می‌خواهید فایلی را به کتابخانه سند اضافه کنید، باید مقادیر مورد نیاز را وارد کنید، یا ویژگی‌های اشتباه را تصحیح کنید.

مشاهده ویژگی‌های سند

اگر شما نمی دانید کجا اطلاعات سند خود را در اکسل 2016-2010 پیدا کنید، در اینجا سه ​​راه برای انجام این کار وجود دارد.

روش 1. نمایش پانل سند

این روش به شما اجازه می دهد برای مشاهده اطلاعات مربوط به سند خود درست درکاربرگ.

1. بر روی برگه File کلیک کنید. شما به نمای پشت صحنه بروید.
2. اطلاعات را از منوی File انتخاب کنید. صفحه Properties در سمت راست نشان داده شده است.

   در اینجا می توانید اطلاعاتی درباره سند خود مشاهده کنید.

3. روی Properties کلیک کنید تا منوی کشویی باز شود.
4. 'Show Document Panel' را از منو انتخاب کنید. .

   به طور خودکار شما را به کاربرگ خود بازمی گرداند و پانل سند را که بین نوار و ناحیه کاری قرار داده شده است، مانند تصویر زیر مشاهده خواهید کرد.

همانطور که می بینید، پنل سند تعداد محدودی از ویژگی ها را نشان می دهد. اگر مایلید بیشتر در مورد سند بدانید، به روش دوم بروید.

روش 2. کادر گفتگوی Properties را باز کنید

اگر نمی توانید اطلاعات لازم را در <پیدا کنید. 8>پانل سند ، از ویژگی های پیشرفته استفاده کنید.

اولین راه برای نمایش ویژگی های پیشرفته درست از پنل سند است. .

1. روی «ویژگی‌های سند» در گوشه سمت چپ بالای پانل سند کلیک کنید.
2. گزینه Advanced Properties از لیست کشویی.
3. کادر محاوره ای Properties روی صفحه نمایش داده می شود.

در اینجا می توانید اطلاعات کلی در مورد سند خود، برخی از آمار و محتویات سند خود را مشاهده کنید. همچنین می توانید سند را تغییر دهیدخلاصه یا ویژگی های سفارشی اضافی را تعریف کنید. آیا می خواهید بدانید چگونه این کار را انجام دهید؟ صبور باش! من آن را کمی بعد در این مقاله با شما به اشتراک خواهم گذاشت.

یک راه دیگر برای باز کردن کادر گفتگوی Properties وجود دارد.

1. از طریق آن بروید سه مرحله اول که در روش 1 توضیح داده شده است.
2. 'Advanced Properties' را از منوی کشویی Properties انتخاب کنید.

همان کادر محاوره ای Properties مانند تصویر بالا روی صفحه ظاهر می شود.

روش 3. از Windows Explorer استفاده کنید

یک راه آسان دیگر برای نمایش ابرداده استفاده از Windows Explorer بدون باز کردن خود کاربرگ است.

1. پوشه را با فایل های Excel در Windows Explorer باز کنید.
2. فایل مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
3. راست کلیک کرده و گزینه Properties را در منوی زمینه انتخاب کنید.
4. برای مشاهده عنوان، موضوع، نویسنده سند و سایر نظرات، به برگه جزئیات بروید.

اکنون روش های مختلفی برای مشاهده ویژگی های سند در رایانه شخصی خود می دانید و مطمئن هستم که اطلاعات لازم را بدون هیچ مشکلی پیدا خواهید کرد.

تغییر ویژگی های سند

قبلاً قول داده بودم به شما بگویم چگونه ویژگی های سند را تغییر دهید. بنابراین هنگامی که خواص را با استفاده از روش 1 و روش 2 که در بالا توضیح داده شد مشاهده می کنید، می توانید بلافاصله اطلاعات لازم را اضافه کنید یا داده های نامعتبر را تصحیح کنید. در مورد روش 3، در صورت عدم وجود این امکان وجود داردویندوز 8 بر روی رایانه شما نصب شده است.

سریعترین راه برای افزودن نویسنده

اگر فقط نیاز به افزودن نویسنده دارید، یک راه بسیار سریع برای انجام آن در Excel 2010 وجود دارد / نمای پشت صحنه 2013.

1. به فایل -> اطلاعات
2. به بخش افراد مرتبط در سمت راست پنجره بروید.
3. نشانگر را روی کلمات "افزودن نویسنده" نگه دارید و روی آنها
4. نام نویسنده را در فیلدی که ظاهر می‌شود تایپ کنید.
5. روی هر نقطه از پنجره Excel کلیک کنید و نام به طور خودکار ذخیره می‌شود.

شما می توانید به تعداد نویسنده هایی که روی سند کار می کنند اضافه کنید. این روش سریع همچنین می تواند برای تغییر عنوان یا افزودن یک برچسب یا دسته به سند استفاده شود.

تغییر نام نویسنده پیش فرض

به طور پیش فرض، نام نویسنده سند در اکسل شما است. نام کاربری ویندوز، اما ممکن است این نام شما را به درستی نشان ندهد. در این مورد باید نام نویسنده پیش فرض را تغییر دهید تا اکسل بعداً از نام مناسب شما استفاده کند.

1. بر روی تب File در اکسل کلیک کنید.
2. Options را از منوی File انتخاب کنید.
3. General را در سمت چپ پنجره گفتگوی Excel Options انتخاب کنید.
4. به پایین بروید به Personalize your copy از بخش Microsoft Office .
5. نام مناسب را در فیلد کنار User name تایپ کنید.
6. OK را کلیک کنید.

سفارشی را تعریف کنیدخواص

من قبلاً اشاره کردم که می توانید ویژگی های اضافی را برای سند اکسل خود تعریف کنید. مراحل زیر را دنبال کنید تا آن را واقعی کنید.

1. به فایل -> Info
2. روی Properties در سمت راست پنجره کلیک کنید.
3. 'Advanced Properties' را از لیست کشویی انتخاب کنید. .
4. بر روی برگه Custom در کادر گفتگوی Properties که بر روی صفحه نمایش شما ظاهر می شود، کلیک کنید.
5. یک نام برای ویژگی سفارشی از لیست پیشنهادی انتخاب کنید یا یک نام منحصر به فرد را در قسمت Name تایپ کنید.
6. نوع داده را برای ویژگی انتخاب کنید. از لیست کشویی Type .
7. یک مقدار برای ویژگی در قسمت Value تایپ کنید.
8. Add را فشار دهید. دکمه مطابق شکل زیر.

   توجه: فرمت مقدار باید مطابق با انتخاب شما در لیست Type باشد. به این معنی که اگر نوع داده انتخاب شده Number باشد، باید عددی را در قسمت Value وارد کنید. مقادیری که با نوع ویژگی مطابقت ندارند به عنوان متن ذخیره می شوند.

9. بعد از افزودن یک ویژگی سفارشی می توانید آن را در قسمت Properties مشاهده کنید. سپس روی 'OK' کلیک کنید.

اگر روی ویژگی سفارشی در قسمت Properties کلیک کنید و سپس Delete -> بسیار خوب ، ویژگی سفارشی شما که به تازگی اضافه شده است ناپدید می شود.

ویژگی های سند دیگر را تغییر دهید

اگر نیاز به تغییر سایر ابرداده ها دارید، به جز نام نویسنده، عنوان، برچسب ها ودسته‌ها، باید این کار را یا در پانل سند یا در کادر محاوره‌ای Properties انجام دهید.

• در صورتی که پانل سند در کاربرگ شما باز است، فقط باید تنظیم کنید. مکان نما را در فیلدی که می خواهید ویرایش کنید و اطلاعات لازم را وارد کنید.
• اگر قبلاً کادر گفتگوی Properties را باز کرده اید، به برگه Summary بروید و اطلاعات را در فیلدها اضافه یا به روز کنید، روی OK کلیک کنید.

وقتی به صفحه گسترده بازگردید، هر تغییری که ایجاد کرده اید به طور خودکار ذخیره می شود.

حذف ویژگی های سند

اگر نیاز دارید ردپای خود را که در سند باقی مانده است بپوشانید تا بعداً کسی نام شما یا نام سازمان شما را در ویژگی های سند نبیند، می توانید هر گونه دارایی یا اطلاعات شخصی را از دید عموم پنهان کنید. یکی از روش های زیر است.

کارکرد بازرس سند

بازرس سند در واقع برای بررسی سند از نظر داده های پنهان یا اطلاعات شخصی استفاده می شود، اما می تواند کمک کند شما برای حذف ویژگی هایی که قرار نیست با دیگران به اشتراک بگذارید.

1. به فایل -> اطلاعات .
2. بخش آماده شدن برای اشتراک گذاری را پیدا کنید. در Excel 2013 این بخش Inspect Workbook نامیده می شود.
3. روی Check for Issues کلیک کنید.
4. Ispect Document را انتخاب کنید گزینه ای از منوی کشویی
5. پنجره بازرس اسناد ظاهر می شود و می توانید تیک بزنیدمسائلی که می خواهید به آنها نگاه کنید من همه آنها را انتخاب می‌کنم، اگرچه ما بیشتر علاقه‌مندیم «ویژگی‌های سند و اطلاعات شخصی» را بررسی کنیم .
6. وقتی انتخاب خود را انجام دادید، روی بازبینی کلیک کنید پایین پنجره

   اکنون نتایج بازرسی را روی صفحه نمایش خود می بینید.

7. در هر دسته ای که به آن علاقه دارید، روی حذف همه کلیک کنید. در مورد من این مقدار <8 است> ویژگی های سند و اطلاعات شخصی .
8. بازرس اسناد را ببندید.

سپس به شما توصیه می کنم اگر می خواهید فایل اصلی را نگه دارید، فایل را با نام جدیدی ذخیره کنید. نسخه با ابرداده.

حذف ابرداده از چندین سند

اگر می خواهید خصوصیات را از چندین سند به طور همزمان حذف کنید، از Windows Explorer استفاده کنید.

1. پوشه را با فایل های Excel در Windows Explorer باز کنید.
2. فایل های مورد نیاز خود را برجسته کنید.
3. راست کلیک کرده و Properties را انتخاب کنید. گزینه در منوی زمینه.
4. به تب جزئیات بروید.
5. روی 'Remove Properties and Personal Information' در پایین صفحه کلیک کنید. پنجره محاوره ای
6. 'Remove the following properties from this file' را انتخاب کنید.
7. ویژگی هایی را که می خواهید حذف کنید علامت بزنید یا روی Select All کلیک کنید. می‌خواهید همه آنها را حذف کنید.
8. روی OK کلیک کنید.

   توجه: با استفاده از این روش می‌توانید هر ویژگی سند را از فایل یا چندین فایل حذف کنید، حتی اگرویندوز 8 را روی رایانه خود نصب کرده باشید.

محافظت از ویژگی های سند

محافظت از ویژگی های سند و اطلاعات شخصی در صورتی استفاده می شود که نمی خواهید افراد دیگر هیچ موردی را تغییر دهند. ابرداده یا هر چیزی در سند شما.

1. به فایل -> Info .
2. در بخش Permissions روی Protect Workbook کلیک کنید.
3. در Excel 2013 این بخش Protect Workbook نامگذاری شده است. .
4. گزینه Mark as Final را از منوی کشویی انتخاب کنید.
5. سپس به شما اطلاع داده می شود که این نسخه سند نهایی می شود تا افراد دیگر اجازه ایجاد هیچ تغییری در آن را نداشته باشند. باید موافقت کنید یا لغو را فشار دهید.

اگر می‌خواهید به برخی از افراد اجازه دهید در نهایت کاربرگ را تغییر دهند، می‌توانید برای کسانی که می‌خواهند چیزی را در سند تغییر دهند رمز عبور تعیین کنید.

1. در نمای پشت صحنه بمانید. اگر خارج از نمای پشت صحنه هستید و به کاربرگ بازگشته اید، دوباره بر روی برگه File کلیک کنید.
2. 'Save As' را از File انتخاب کنید. منوی .
3. فهرست کشویی ابزار را در پایین پنجره گفتگوی ذخیره به عنوان باز کنید.
4. را انتخاب کنید. گزینه های عمومی .
5. یک رمز عبور را در قسمت رمز عبور برای تغییر وارد کنید.
6. روی OK کلیک کنید.
7. برای تأیید رمز عبور را دوباره وارد کنید.
8. روی OK کلیک کنید.
9. پوشه ای را که می خواهید سند را در آن ذخیره کنید انتخاب کنید و فشار دهید