Tíminn er kominn til að segja þér frá mismunandi gerðum skjalaeiginleika, hvernig þú getur skoðað og breytt þeim í Excel 2019, 2016 og 2013. Í þessari grein muntu einnig læra hvernig á að vernda skjalið þitt fyrir hvaða breytingar og fjarlægðu persónulegar upplýsingar af Excel vinnublaðinu þínu.

Manstu eftir tilfinningum þínum þegar þú byrjaðir að nota Excel 2016 eða 2013? Sjálfur varð ég stundum reiður þegar ég fann ekki nauðsynleg tól eða valmöguleika á þeim stað þar sem þeir voru í fyrri Excel útgáfum. Þetta er það sem gerðist við skjalaeiginleikana í Excel 2010 / 2013. Í þessum tveimur síðustu útgáfum eru þær dýpra falin, en það mun ekki taka þig langan tíma að grafa þá upp.

Í þessari grein finnurðu nákvæmar leiðbeiningar um hvernig á að skoða og breyta eiginleikum skjalsins, vernda skjalið þitt fyrir öllum breytingum og fjarlægja persónulegar upplýsingar úr Excel vinnublaðinu þínu. Byrjum! :)

Tegundir skjalaeiginleika

Áður en þú byrjar að læra hvernig á að skoða, breyta og fjarlægja skjalaeiginleika (lýsigögn) í Excel, skulum við skýra hvers konar eiginleika Office skjal getur haft.

Tegund 1. Staðal eiginleikar eru sameiginlegir fyrir öll Office 2010 forrit. Þau innihalda grunnupplýsingar um skjalið eins og titil, efni, höfund, flokk osfrv. Þú getur úthlutað eigin textagildum fyrir þessa eiginleika til að auðvelda Vista .

Nú er skjalið þitt tryggt fyrir óæskilegum breytingum. En farðu varlega! Fólk sem þekkir lykilorðið getur auðveldlega fjarlægt það úr Lykilorð til að breyta reitnum og þannig látið aðra lesendur breyta upplýsingum á vinnublaðinu.

Vá! Þessi færsla er orðin löng! Ég reyndi að ná til allra grunnanna sem varða að skoða, breyta og fjarlægja eiginleika skjalsins svo ég vona að þú finnir rétt svör við sársaukafullum atriðum sem tengjast lýsigögnum.

Tegund 2. Sjálfvirkt uppfærðir eiginleikar innihalda gögnin um skrána þína sem eru stjórnað og breytt af kerfinu eins og skráarstærð og hvenær skjalið var búið til og breytt. Sumir eiginleikar sem eru einstakir fyrir skjalið á umsóknarstigi eins og fjöldi síðna, orða eða stafa í skjalinu eða útgáfu forritsins eru sjálfkrafa uppfærðar af innihaldi skjalsins.

Tegund 3 . Sérsniðnir eiginleikar eru notendaskilgreindir eiginleikar. Þeir gera þér kleift að bæta öðrum eiginleikum við Office skjalið þitt.

Tegund 4. Eiginleikar fyrir fyrirtæki þitt eru eiginleikar sem eru sérstakir fyrir fyrirtækið.

Tegund 5. Eiginleikar skjalasafns vísa til skjala í skjalasafni á vefsíðu eða í opinberri möppu. Einstaklingur sem býr til skjalasafn getur stillt nokkra eiginleika skjalasafns og reglur fyrir gildi þeirra. Svo þegar þú vilt bæta skrá við skjalasafnið þarftu að slá inn gildin fyrir hvaða eiginleika sem þarf, eða leiðrétta hvaða eiginleika sem eru rangar.

Skoða skjalaeiginleika

Ef þú veist ekki hvar þú finnur upplýsingarnar um skjalið þitt í Excel 2016-2010, hér eru þrjár leiðir til að gera það.

Aðferð 1. Sýna skjalaborðið

Þessi aðferð gerir þér kleift að til að sjá upplýsingarnar um skjalið þitt beint ívinnublað.

1. Smelltu á flipann Skrá . Þú skiptir yfir í baksviðsmyndina .
2. Veldu Upplýsingar í valmyndinni Skrá . Eiginleikar gluggann er sýndur hægra megin.

   Hér geturðu nú þegar séð nokkrar upplýsingar um skjalið þitt.

3. Smelltu á Properties til að opna fellivalmyndina.
4. Veldu 'Show Document Panel' í valmyndinni. .

   Það mun sjálfkrafa taka þig aftur á vinnublaðið þitt og þú munt sjá skjalaspjaldið staðsett á milli borðsins og vinnusvæðisins eins og á skjámyndinni hér að neðan.

Eins og þú sérð sýnir skjalaspjaldið takmarkaðan fjölda eiginleika. Ef þú ert fús til að vita meira um skjalið skaltu fara yfir í seinni aðferðina.

Aðferð 2. Opnaðu eiginleikagluggann

Ef þú finnur ekki nauðsynlegar upplýsingar í Document Panel , taktu Advanced Properties í notkun.

Fyrsta leiðin til að birta Advanced Properties er beint frá Document Panel .

1. Smelltu á 'Eiginleikar skjala' efst í vinstra horninu á skjalaborðinu .
2. Veldu Advanced Properties valkostur úr fellilistanum.
3. Eiginleikar svarglugginn mun birtast á skjánum.

Hér geturðu séð almennar upplýsingar um skjalið þitt, nokkra tölfræði og innihald skjalsins. Þú getur líka breytt skjalinusamantekt eða skilgreindu viðbótar sérsniðna eiginleika. Viltu vita hvernig á að gera það? Vertu þolinmóður! Ég mun deila því með þér aðeins síðar í þessari grein.

Það er ein leið í viðbót til að opna Eiginleikar valmyndina.

1. Farðu í gegnum fyrstu þrjú skrefin sem lýst er í aðferð 1.
2. Veldu 'Advanced Properties' úr Properties fellivalmyndinni.

Sami Eiginleikar valmynd birtist á skjánum og á skjámyndinni hér að ofan.

Aðferð 3. Notaðu Windows Explorer

Ein auðveld leið til að birta lýsigögnin er að nota Windows Explorer án þess að opna vinnublaðið sjálft.

1. Opnaðu möppuna með Excel skrám í Windows Explorer .
2. Veldu skrána sem þú þarft.
3. Hægri-smelltu og veldu Eiginleikar valkostinn í samhengisvalmyndinni.
4. Færðu á flipann Upplýsingar til að skoða titil, efni, höfund skjalsins og aðrar athugasemdir.

Nú þekkir þú mismunandi leiðir til að skoða skjalaeiginleikana á tölvunni þinni og ég er viss um að þú munt finna nauðsynlegar upplýsingar án vandræða.

Breyta skjalaeiginleikum

Áður lofaði ég að segja þér hvernig á að breyta eiginleikum skjalsins. Svo þegar þú skoðar eiginleika með aðferð 1 og aðferð 2 sem lýst er hér að ofan geturðu strax bætt við nauðsynlegum upplýsingum eða leiðrétt ógild gögn. Eins og fyrir aðferð 3, það er líka mögulegt ef þú hefur ekkiWindows 8 uppsett á tölvunni þinni.

Fljótlegasta leiðin til að bæta við höfundi

Ef þú þarft bara að bæta við höfundi, þá er mjög fljótleg leið til að gera það strax í Excel 2010 / 2013 baksviðssýn.

1. Farðu í Skrá -> Upplýsingar
2. Færðu í hlutann Tengt fólk hægra megin í glugganum.
3. Haltu bendilinn yfir orðin 'Bæta við höfundi' og smelltu á þeim.
4. Sláðu inn nafn höfundar í reitinn sem birtist.
5. Smelltu hvar sem er í Excel glugganum og nafnið verður sjálfkrafa vistað.

Þú getur bætt við eins mörgum höfundum og það er verið að vinna í skjalinu. Þessa fljótu aðferð er einnig hægt að nota til að breyta titlinum eða bæta merki eða flokki við skjalið.

Breyta sjálfgefna höfundarnafni

Sjálfgefið er að höfundarnafn skjalsins í Excel er þitt Windows notendanafn, en þetta gæti ekki táknað þig rétt. Í þessu tilviki ættir þú að breyta sjálfgefna höfundarnafni þannig að Excel noti rétta nafnið þitt síðar.

1. Smelltu á flipann Skrá í Excel.
2. Veldu Valkostir í valmyndinni Skrá .
3. Veldu Almennt á vinstri glugganum í glugganum Excel Options .
4. Færðu niður í Sérsníddu afritið þitt. af Microsoft Office hlutanum.
5. Sláðu inn rétta nafnið í reitinn við hliðina á Notandanafn .
6. Smelltu á 'Í lagi'.

Skilgreindu sérsniðiðeiginleikar

Ég hef þegar nefnt að þú getur skilgreint viðbótareiginleika fyrir Excel skjalið þitt. Fylgdu skrefunum hér að neðan til að gera það raunverulegt.

1. Farðu í Skrá -> Upplýsingar
2. Smelltu á Properties hægra megin í glugganum.
3. Veldu 'Advanced Properties' úr fellilistanum .
4. Smelltu á flipann Custom í Properties valmyndinni sem birtist á skjánum þínum.
5. Veldu nafn fyrir sérsniðna eiginleika af listanum sem lagt var upp með eða sláðu inn einstakt í reitnum Nafn .
6. Veldu gagnategundina fyrir eignina úr fellilistanum Type .
7. Sláðu inn gildi fyrir eignina í reitnum Value .
8. Ýttu á Bæta við hnappinn eins og sýnt er hér að neðan.

   Athugið: Gildissniðið verður að uppfylla val þitt í Tegund listanum. Það þýðir að ef valin gagnategund er Númer , þá verður þú að slá inn tölu í Value reitinn. Gildi sem passa ekki við eignargerðina eru vistuð sem texti.

9. Eftir að þú bætir við sérsniðnum eiginleika geturðu séð það í Eiginleikar reitnum. Smelltu síðan á 'Í lagi' .

Ef þú smellir á sérsniðna eiginleikann í reitnum Eiginleikar og ýtir síðan á Eyða -> OK , sérsniðin eiginleiki sem þú hefur bætt við mun hverfa.

Breyta öðrum eiginleikum skjala

Ef þú þarft að breyta öðrum lýsigögnum, nema nafni höfundar, titil, merki ogflokkum, þú verður að gera það annað hvort í skjalaspjaldinu eða í Properties valmyndinni.

• Ef skjalaspjaldið er opið í vinnublaðinu þínu þarftu bara að stilla bendilinn í reitinn sem þú vilt breyta og sláðu inn nauðsynlegar upplýsingar.
• Ef þú hefur þegar opnað Eiginleikar gluggann skaltu skipta yfir í flipann Yfirlit og bættu við eða uppfærðu upplýsingarnar í reitunum, smelltu á Í lagi .

Þegar þú kemur aftur í töflureikninn verða allar breytingar sem þú gerðir sjálfkrafa vistaðar.

Fjarlægja skjalaeiginleika

Ef þú þarft að hylja ummerki þín sem eftir eru í skjalinu svo að enginn sjái nafnið þitt eða nafn fyrirtækis þíns í skjalaeiginleikum síðar, geturðu falið allar eignir eða persónulegar upplýsingar fyrir almenningi með því að nota ein af eftirfarandi aðferðum.

Láttu skjalaskoðunarmanninn virka

skjalaskoðunarmaðurinn er í raun notaður til að athuga skjalið fyrir falin gögn eða persónulegar upplýsingar, en það getur hjálpað þú að fjarlægja eiginleikar sem þú ætlar ekki að deila með öðrum.

1. Farðu í Skrá -> Upplýsingar .
2. Finndu Búið undir að deila hlutanum. Í Excel 2013 er þessi hluti kallaður Skoða vinnubók .
3. Smelltu á Athugaðu vandamál .
4. Veldu Skoða skjal valmöguleika úr fellivalmyndinni.
5. Document Inspector glugginn birtist og þú getur hakað viðþau mál sem þú vilt skoða. Ég myndi láta þau öll vera valin þó við höfum mestan áhuga á að haka við 'Eiginleikar skjala og persónuupplýsingar' .
6. Þegar þú velur skaltu smella á Skoða á neðst á glugganum.

   Nú sérðu niðurstöður skoðunar á skjánum þínum.

7. Smelltu á Fjarlægja allt í hverjum flokki sem þú hefur áhuga á. Í mínu tilfelli er það Eiginleikar skjala og persónuupplýsingar .
8. Lokaðu Document Inspector .

Þá mæli ég með að vista skrána með nýju nafni ef þú vilt halda frumriti útgáfu með lýsigögnunum.

Fjarlægja lýsigögn úr nokkrum skjölum

Ef þú vilt fjarlægja eiginleika úr nokkrum skjölum í einu skaltu nota Windows Explorer .

1. Opnaðu möppuna með Excel skrám í Windows Explorer .
2. Auðkenndu skrárnar sem þú þarft.
3. Hægri-smelltu og veldu Properties valmöguleika í samhengisvalmyndinni.
4. Skiptu yfir í flipann Details .
5. Smelltu á 'Fjarlægja eiginleika og persónulegar upplýsingar' neðst á glugga.
6. Veldu 'Fjarlægja eftirfarandi eiginleika úr þessari skrá' .
7. Merkaðu við eiginleikana sem þú vilt fjarlægja eða smelltu á Veldu allt ef þú vilt fjarlægja þær allar.
8. Smelltu á Í lagi.

   Athugið: Þú getur fjarlægt hvaða skjaleign sem er úr skránni eða nokkrar skrár með þessari aðferð, jafnvel þó þúhafa Windows 8 uppsett á tölvunni þinni.

Vernda skjalaeiginleika

Vörn skjalaeiginleika og persónuupplýsinga er notuð ef þú vilt ekki að annað fólk breyti einhverju lýsigögn eða eitthvað í skjalinu þínu.

1. Farðu í Skrá -> Upplýsingar .
2. Smelltu á Vernda vinnubók í hlutanum Heimildir .
3. Í Excel 2013 er þessi hluti nefndur Vernda vinnubók .
4. Veldu Mark as Final valmöguleikann í fellivalmyndinni.
5. Þá verður þér tilkynnt að þessi skjalútgáfa verði endanleg svo að aðrir fái ekki að gera neinar breytingar á henni. Þú þarft að samþykkja eða ýta á Hætta við .

Ef þú vilt leyfa einhverjum að breyta vinnublaðinu eftir allt saman geturðu sett lykilorð fyrir þá sem vilja breyta einhverju í skjalinu.

1. Vertu í útsýninu baksviðs. Ef þú ert kominn út fyrir baksviðsmyndina og aftur á vinnublaðið, smelltu aftur á flipann Skrá .
2. Veldu 'Vista sem' úr Skrá valmynd.
3. Opnaðu fellilistann Tools neðst í glugganum Vista sem .
4. Veldu Almennir valkostir .
5. Sláðu inn lykilorð í reitinn Lykilorð til að breyta .
6. Smelltu á Í lagi .
7. Sláðu inn lykilorðið aftur til að staðfesta það.
8. Smelltu á Í lagi .
9. Veldu möppuna þar sem þú vilt vista skjalið og ýttu á