Nastal čas, aby sme vám povedali o rôznych typoch vlastností dokumentu, spôsoboch ich zobrazenia a zmeny v aplikáciách Excel 2019, 2016 a 2013. V tomto článku sa tiež dozviete, ako ochrániť dokument pred akýmikoľvek úpravami a odstrániť osobné informácie z pracovného hárka aplikácie Excel.

Spomínate si na svoje pocity, keď ste práve začali používať Excel 2016 alebo 2013? Osobne som sa niekedy cítil nahnevaný, keď som nemohol nájsť potrebný nástroj alebo možnosť na mieste, kde boli v predchádzajúcich verziách Excelu. To sa stalo s vlastnosťami dokumentu v Exceli 2010 / 2013. V týchto dvoch posledných verziách sú skryté hlbšie, ale ich vyhrabanie vám nezaberie veľa času.

V tomto článku nájdete podrobný návod, ako zobraziť a zmeniť vlastnosti dokumentu, chrániť dokument pred akýmikoľvek úpravami a odstrániť osobné informácie z pracovného hárka programu Excel. Poďme na to! :)

Typy vlastností dokumentu

Skôr ako sa začneme učiť, ako v programe Excel zobrazovať, meniť a odstraňovať vlastnosti dokumentu (metadáta), objasníme si, aké druhy vlastností môže mať dokument balíka Office.

Typ 1. Štandardné vlastnosti sú spoločné pre všetky aplikácie balíka Office 2010. Obsahujú základné informácie o dokumente, napríklad názov, predmet, autora, kategóriu atď. Týmto vlastnostiam môžete priradiť vlastné textové hodnoty, aby ste uľahčili vyhľadávanie dokumentu v počítači.

Typ 2. Automaticky aktualizované vlastnosti zahŕňajú údaje o vašom súbore, ktoré sú kontrolované a menené systémom, napríklad veľkosť súboru a čas vytvorenia a úpravy dokumentu. Niektoré vlastnosti, ktoré sú jedinečné pre dokument na úrovni aplikácie, napríklad počet strán, slov alebo znakov v dokumente alebo verzia aplikácie, sa automaticky aktualizujú podľa obsahu dokumentu.

Typ 3. Vlastné vlastnosti sú vlastnosti definované používateľom. Umožňujú vám pridať ďalšie vlastnosti do dokumentu balíka Office.

Typ 4. Vlastnosti pre vašu organizáciu sú vlastnosti špecifické pre danú organizáciu.

Typ 5. Vlastnosti knižnice dokumentov odkazujú na dokumenty v knižnici dokumentov na webovom sídle alebo vo verejnom priečinku. Osoba, ktorá vytvára knižnicu dokumentov, môže nastaviť niektoré vlastnosti knižnice dokumentov a pravidlá pre ich hodnoty. Keď teda chcete pridať súbor do knižnice dokumentov, musíte zadať hodnoty všetkých požadovaných vlastností alebo opraviť všetky nesprávne vlastnosti.

Zobraziť vlastnosti dokumentu

Ak neviete, kde nájsť informácie o dokumente v programe Excel 2016-2010, tu sú tri spôsoby, ako to urobiť.

Metóda 1. Zobrazte panel dokumentov

Táto metóda umožňuje zobraziť informácie o dokumente priamo v pracovnom hárku.

1. Kliknite na Súbor prepnete na kartu pohľad do zákulisia .
2. Vyberte si Informácie z Súbor menu. Vlastnosti sa zobrazuje na pravej strane.

   Tu už môžete vidieť niektoré informácie o vašom dokumente.

3. Kliknite na Vlastnosti otvoriť rozbaľovaciu ponuku.
4. Vyberte si "Zobraziť panel dokumentov z ponuky.

   Automaticky sa vrátite na pracovný hárok a uvidíte Panel dokumentov umiestnený medzi pásom kariet a pracovnou oblasťou, ako na nasledujúcej snímke obrazovky.

Ako vidíte, Panel dokumentov zobrazí obmedzený počet vlastností. Ak sa chcete o dokumente dozvedieť viac, prejdite na druhú metódu.

Metóda 2. Otvorte dialógové okno Vlastnosti

Ak nemôžete nájsť potrebné informácie v Panel dokumentov , vezmite si Pokročilé vlastnosti do používania.

Prvý spôsob zobrazenia Pokročilé vlastnosti je priamo z Panel dokumentov .

1. Kliknite na "Vlastnosti dokumentu v ľavom hornom rohu Panel dokumentov .
2. Vyberte si Pokročilé vlastnosti možnosť z rozbaľovacieho zoznamu.
3. Stránka Vlastnosti Na obrazovke sa zobrazí dialógové okno.

Tu môžete vidieť všeobecné informácie o dokumente, niektoré štatistiky a obsah dokumentu. Môžete tiež zmeniť súhrn dokumentu alebo definovať ďalšie vlastné vlastnosti. Chcete vedieť, ako na to? Buďte trpezliví! Podelím sa s vami o to o niečo neskôr v tomto článku.

Existuje ešte jeden spôsob, ako otvoriť Vlastnosti dialógové okno.

1. Prejdite prvé tri kroky, ktoré sú opísané v metóde 1.
2. Vyberte si "Rozšírené vlastnosti z Vlastnosti rozbaľovacie menu.

To isté Vlastnosti Na obrazovke sa zobrazí dialógové okno ako na obrázku vyššie.

Metóda 3. Použitie Prieskumníka systému Windows

Ďalším jednoduchým spôsobom zobrazenia metaúdajov je použitie Prieskumníka systému Windows bez otvorenia samotného pracovného hárka.

1. Otvorte priečinok so súbormi Excel v Prieskumník systému Windows .
2. Vyberte požadovaný súbor.
3. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Vlastnosti v kontextovom menu.
4. Presun do Podrobnosti na záložka na zobrazenie názvu, predmetu, autora dokumentu a ďalších komentárov.

Teraz poznáte rôzne spôsoby zobrazenia vlastností dokumentu v počítači a som si istý, že potrebné informácie nájdete bez problémov.

Úprava vlastností dokumentu

Skôr som vám sľúbil, že vám poviem, ako zmeniť vlastnosti dokumentu. Takže keď si zobrazíte vlastnosti pomocou vyššie opísanej metódy 1 a metódy 2, môžete okamžite pridať potrebné informácie alebo opraviť neplatné údaje. Pokiaľ ide o metódu 3, je to možné aj v prípade, že v počítači nemáte nainštalovaný systém Windows 8.

Najrýchlejší spôsob pridania autora

Ak potrebujete len pridať autora, existuje veľmi rýchly spôsob, ako to urobiť priamo v zobrazení Backstage programu Excel 2010 / 2013.

1. Prejsť na Súbor -> Informácie
2. Presun do Súvisiaci ľudia v pravej časti okna.
3. Ukazovateľom prejdite na slová "Pridať autora" a kliknite na ne.
4. Do zobrazeného poľa zadajte meno autora.
5. Kliknutím kdekoľvek v okne programu Excel sa názov automaticky uloží.

Môžete pridať toľko autorov, koľko pracuje na dokumente. Tento rýchly spôsob môžete použiť aj na zmenu názvu alebo pridanie značky či kategórie do dokumentu.

Zmena predvoleného mena autora

V predvolenom nastavení je meno autora dokumentu v programe Excel vaše používateľské meno systému Windows, ktoré vás však nemusí správne reprezentovať. V takom prípade by ste mali zmeniť predvolené meno autora, aby program Excel neskôr použil vaše správne meno.

1. Kliknite na Súbor karta v programe Excel.
2. Vyberte si Možnosti z Súbor menu.
3. Vyberte Všeobecné na ľavom paneli Možnosti aplikácie Excel dialógové okno.
4. Presuňte sa nadol na Prispôsobenie svojej kópie balíka Microsoft Office sekcia.
5. Zadajte správny názov do poľa vedľa Meno používateľa .
6. Kliknite na tlačidlo OK.

Definovanie vlastných vlastností

Už som spomínal, že môžete definovať ďalšie vlastnosti dokumentu programu Excel. Postupujte podľa nasledujúcich krokov, aby ste to mohli uskutočniť.

1. Prejdite na Súbor -> Informácie
2. Kliknite na Vlastnosti na pravej strane okna.
3. Vyberte "Rozšírené vlastnosti z rozbaľovacieho zoznamu.
4. Kliknite na Vlastné na karte Vlastnosti dialógové okno, ktoré sa zobrazí na obrazovke.
5. Vyberte názov vlastnej vlastnosti z navrhovaného zoznamu alebo zadajte jedinečný názov do poľa Názov oblasť.
6. Vyberte typ údajov pre vlastnosť z ponuky Typ rozbaľovací zoznam.
7. Zadajte hodnotu vlastnosti do poľa Hodnota oblasť.
8. Stlačte tlačidlo Pridať ako je znázornené nižšie.

   Poznámka: Formát hodnoty musí spĺňať váš výber v Typ To znamená, že ak je zvolený typ údajov Číslo , musíte zadať číslo do políčka Hodnota Hodnoty, ktoré nezodpovedajú typu vlastnosti, sa uložia ako text.

9. Po pridaní vlastnej vlastnosti ju môžete vidieť v Vlastnosti potom kliknite na tlačidlo 'OK' .

Ak kliknete na vlastnú vlastnosť v Vlastnosti a potom stlačte Odstrániť -> OK , práve pridaná vlastná vlastnosť zmizne.

Zmena ďalších vlastností dokumentu

Ak potrebujete zmeniť iné metadáta okrem mena autora, názvu, značiek a kategórií, musíte to urobiť buď na paneli dokumentov, alebo v dialógovom okne Vlastnosti.

• V prípade, že Panel dokumentov je otvorený v pracovnom hárku,stačí nastaviť kurzor do poľa, ktoré chcete upraviť, a zadať potrebné informácie.
• Ak ste už otvorili Vlastnosti dialógové okno, prepnite na Zhrnutie kartu a pridať alebo aktualizovať informácie v poliach, kliknite na tlačidlo OK .

Keď sa vrátite k tabuľke, všetky vykonané zmeny sa automaticky uložia.

Odstránenie vlastností dokumentu

Ak potrebujete zakryť svoje stopy zanechané v dokumente, aby nikto neskôr nevidel vaše meno alebo názov vašej organizácie vo vlastnostiach dokumentu, môžete skryť všetky majetkové alebo osobné informácie pred verejnosťou pomocou jednej z nasledujúcich metód.

Spustite aplikáciu Inšpektor dokumentov

Stránka Inšpektor dokumentov sa v skutočnosti používa na kontrolu dokumentu na skryté údaje alebo osobné informácie, ale môže vám pomôcť odstrániť vlastnosti, ktoré nechcete zdieľať s ostatnými.

1. Prejdite na Súbor -> Informácie .
2. Nájdite Príprava na zdieľanie V programe Excel 2013 sa táto časť nazýva Kontrola pracovného zošita .
3. Kliknite na Kontrola problémov .
4. Vyberte si Perspektívny dokument možnosť z rozbaľovacej ponuky.
5. Stránka Inšpektor dokumentov Zobrazí sa okno, v ktorom môžete zaškrtnúť otázky, ktoré chcete skontrolovať. Nechal by som ich všetky vybrané, hoci nás najviac zaujíma kontrola "Vlastnosti dokumentu a osobné údaje .
6. Keď sa rozhodnete, kliknite na tlačidlo Hľadisko v dolnej časti okna.

   Teraz sa na obrazovke zobrazia výsledky kontroly.

7. Kliknite na Odstrániť všetko v každej kategórii, ktorá vás zaujíma. V mojom prípade je to Vlastnosti dokumentu a osobné údaje .
8. Zatvorte Inšpektor dokumentov .

Potom by som vám odporučil uložiť súbor s novým názvom, ak chcete zachovať pôvodnú verziu s metadátami.

Odstránenie metadát z viacerých dokumentov

Ak chcete odstrániť vlastnosti z viacerých dokumentov naraz, použite Prieskumník systému Windows .

1. Otvorte priečinok so súbormi programu Excel v Prieskumník systému Windows .
2. Zvýraznite súbory, ktoré potrebujete.
3. Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Vlastnosti možnosť v kontextovom menu.
4. Prepnite na Podrobnosti na tab.
5. Kliknite na "Odstrániť vlastnosti a osobné údaje v dolnej časti dialógového okna.
6. Vyberte 'Odstrániť nasledujúce vlastnosti z tohto súboru' .
7. Označte vlastnosti, ktoré chcete odstrániť, alebo kliknite na tlačidlo Vybrať všetko ak ich chcete odstrániť všetky.
8. Kliknite na . V PORIADKU.

   Poznámka: Touto metódou môžete odstrániť akúkoľvek vlastnosť dokumentu zo súboru alebo viacerých súborov, aj keď máte v počítači nainštalovaný systém Windows 8.

Ochrana vlastností dokumentu

Ochrana vlastností dokumentu a osobných údajov sa používa v prípade, že nechcete, aby iné osoby menili akékoľvek metadáta alebo čokoľvek vo vašom dokumente.

1. Prejsť na Súbor -> Informácie .
2. Kliknite na Pracovný zošit Ochrana v Oprávnenia sekcia.
3. V programe Excel 2013 sa táto časť nazýva Pracovný zošit Ochrana .
4. Vyberte si Označiť ako konečný možnosť z rozbaľovacej ponuky.
5. Potom budete informovaní, že táto verzia dokumentu bude konečná, takže ostatní ľudia v nej nebudú môcť robiť žiadne zmeny. Zrušiť .

Ak chcete niektorým ľuďom predsa len dovoliť upravovať pracovný hárok, môžete nastaviť heslo pre tých, ktorí chcú v dokumente niečo zmeniť.

1. Zostaňte v zobrazení kulís. Ak ste mimo zobrazenia kulís a vrátili ste sa do pracovného hárka, kliknite na Súbor karta znova.
2. Vyberte si "Uložiť ako z Súbor menu.
3. Otvorte Nástroje rozbaľovací zoznam v dolnej časti Uložiť ako dialógové okno.
4. Vyberte Všeobecné možnosti .
5. Zadajte heslo do Heslo na úpravu oblasť.
6. Kliknite na . OK .
7. Opätovným zadaním hesla ho potvrďte.
8. Kliknite na . OK .
9. Vyberte priečinok, do ktorého chcete dokument uložiť, a stlačte tlačidlo Uložiť .

   Teraz je váš dokument zabezpečený pred neželanými úpravami. Ale pozor! Ľudia, ktorí poznajú heslo, ho môžu ľahko odstrániť z Heslo na úpravu box, čím umožní ostatným čitateľom zmeniť informácie v pracovnom hárku.

Wow! Tento príspevok sa ukázal byť dlhý! Snažil som sa pokryť všetky základy, ktoré sa týkajú zobrazenia, zmeny a odstránenia vlastností dokumentu, takže dúfam, že nájdete správne odpovede na boľavé body týkajúce sa metadát.