اب وقت آگیا ہے کہ آپ کو دستاویز کی خصوصیات کی مختلف اقسام، ایکسل 2019، 2016 اور 2013 میں انہیں دیکھنے اور تبدیل کرنے کے طریقوں کے بارے میں بتایا جائے۔ اس آرٹیکل میں آپ یہ بھی سیکھیں گے کہ اپنے دستاویز کو کسی بھی قسم کے نقصانات سے کیسے بچایا جائے۔ ترمیم کریں اور اپنی ایکسل ورک شیٹ سے ذاتی معلومات کو ہٹا دیں۔

کیا آپ کو اپنے احساسات یاد ہیں جب آپ نے ابھی Excel 2016 یا 2013 استعمال کرنا شروع کیا تھا؟ ذاتی طور پر مجھے کبھی کبھی غصہ آتا تھا جب مجھے اس جگہ پر ضروری ٹول یا آپشن نہیں مل پاتا تھا جہاں وہ ایکسل کے پچھلے ورژن میں تھے۔ ایکسل 2010 / 2013 میں دستاویز کی خصوصیات کے ساتھ ایسا ہی ہوا ہے۔ ان آخری دو ورژنز میں وہ زیادہ گہرائی میں چھپے ہوئے ہیں، لیکن ان کو کھودنے میں آپ کو زیادہ وقت نہیں لگے گا۔

اس مضمون میں آپ دیکھیں گے دستاویز کی خصوصیات کو دیکھنے اور تبدیل کرنے کا طریقہ، اپنی دستاویز کو کسی بھی ترمیم سے محفوظ رکھنے اور اپنی ایکسل ورک شیٹ سے ذاتی معلومات کو ہٹانے کے بارے میں تفصیلی گائیڈ۔ چلو اس کا آغاز کریں! :)

دستاویز کی خصوصیات کی اقسام

ایکسل میں دستاویز کی خصوصیات (میٹا ڈیٹا) کو دیکھنے، تبدیل کرنے اور ہٹانے کا طریقہ سیکھنے سے پہلے، آئیے واضح کریں کہ کس قسم کی خصوصیات ہیں آفس دستاویز ہو سکتی ہے۔

ٹائپ 1۔ معیاری خصوصیات تمام آفس 2010 ایپلی کیشنز کے لیے عام ہیں۔ ان میں دستاویز کے بارے میں بنیادی معلومات ہوتی ہیں جیسے کہ عنوان، مضمون، مصنف، زمرہ وغیرہ۔ آپ ان خصوصیات کے لیے اپنی ٹیکسٹ ویلیوز تفویض کر سکتے ہیں تاکہ اسے آسان بنایا جا سکے۔ محفوظ کریں ۔

اب آپ کی دستاویز غیر مطلوبہ ترمیم سے محفوظ ہے۔ لیکن ہوشیار رہنا! جو لوگ پاس ورڈ جانتے ہیں وہ اسے آسانی سے تبدیل کرنے کے لیے پاس ورڈ باکس سے ہٹا سکتے ہیں اس طرح دوسرے قارئین کو ورک شیٹ میں موجود معلومات کو تبدیل کرنے کا موقع ملتا ہے۔

واہ! یہ پوسٹ لمبی نکلی! میں نے ان تمام اڈوں کا احاطہ کرنے کی کوشش کی جو دستاویز کی خصوصیات کو دیکھنے، تبدیل کرنے اور ہٹانے سے متعلق ہیں لہذا میں امید کرتا ہوں کہ آپ کو میٹا ڈیٹا پر مشتمل زخم کے نکات کے مناسب جواب مل جائیں گے۔

ٹائپ 2۔ خودکار طور پر اپ ڈیٹ شدہ پراپرٹیز میں آپ کی فائل کا ڈیٹا شامل ہوتا ہے جو سسٹم کے ذریعے کنٹرول اور تبدیل ہوتا ہے جیسے کہ فائل کا سائز اور دستاویز کی تخلیق اور ترمیم کا وقت۔ کچھ خصوصیات جو ایپلیکیشن کی سطح پر دستاویز کے لیے منفرد ہیں جیسے کہ دستاویز میں صفحات، الفاظ یا حروف کی تعداد یا ایپلیکیشن کا ورژن دستاویز کے مواد کے ذریعے خود بخود اپ ڈیٹ ہو جاتا ہے۔

ٹائپ 3 . اپنی مرضی کی خصوصیات صارف کی وضاحت کردہ خصوصیات ہیں۔ وہ آپ کو اپنے آفس دستاویز میں دیگر خصوصیات شامل کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔

ٹائپ 4۔ آپ کی تنظیم کے لیے پراپرٹیز تنظیم کے لیے مخصوص ہیں۔

ٹائپ 5۔ دستاویز لائبریری کی خصوصیات کسی ویب سائٹ یا عوامی فولڈر میں موجود دستاویز کی لائبریری میں موجود دستاویزات کا حوالہ دیں۔ ایک شخص جو ایک دستاویز لائبریری بناتا ہے کچھ دستاویز لائبریری خصوصیات اور ان کی اقدار کے لئے قواعد مقرر کر سکتا ہے. لہذا جب آپ دستاویز کی لائبریری میں فائل شامل کرنا چاہتے ہیں، تو آپ کو مطلوبہ خصوصیات کے لیے اقدار درج کرنا ہوں گی، یا غلط خصوصیات کو درست کرنا ہوگا۔

دستاویز کی خصوصیات دیکھیں

اگر آپ نہیں جانتے کہ ایکسل 2016-2010 میں اپنی دستاویز کے بارے میں معلومات کہاں سے حاصل کرنا ہے، اسے کرنے کے تین طریقے یہ ہیں۔

طریقہ 1۔ دستاویز کا پینل دکھائیں

یہ طریقہ آپ کو اجازت دیتا ہے۔ اپنے دستاویز کے بارے میں معلومات کو براہ راست میں دیکھنے کے لیےورک شیٹ۔

1. فائل ٹیب پر کلک کریں۔ آپ بیک اسٹیج ویو پر سوئچ کرتے ہیں۔
2. فائل مینو سے معلومات کو منتخب کریں۔ پراپرٹیز پین دائیں طرف دکھایا گیا ہے۔

   یہاں آپ پہلے ہی اپنے دستاویز کے بارے میں کچھ معلومات دیکھ سکتے ہیں۔

3. ڈراپ ڈاؤن مینو کو کھولنے کے لیے پراپرٹیز پر کلک کریں۔
4. مینو سے 'دستاویزی پینل دکھائیں' کو منتخب کریں۔ .

   یہ خود بخود آپ کو آپ کی ورک شیٹ پر لے جائے گا اور آپ کو نیچے اسکرین شاٹ کی طرح ربن اور ورکنگ ایریا کے درمیان رکھا ہوا دستاویزی پینل نظر آئے گا۔

جیسا کہ آپ دیکھ رہے ہیں، دستاویزی پینل پراپرٹیز کی ایک محدود تعداد کو دکھاتا ہے۔ اگر آپ دستاویز کے بارے میں مزید جاننے کے خواہشمند ہیں تو، دوسرے طریقہ پر جائیں۔

طریقہ 2۔ پراپرٹیز ڈائیلاگ باکس کھولیں

اگر آپ کو ضروری معلومات نہیں ملتی ہیں تو دستاویزی پینل ، Advanced Properties کو استعمال میں لے لیں۔

Advanced Properties کو ظاہر کرنے کا پہلا طریقہ دستاویزی پینل سے ہے۔ ۔

1. دستاویزی پینل کے اوپری بائیں کونے میں 'دستاویزی خصوصیات' پر کلک کریں۔
2. منتخب کریں۔ ڈراپ ڈاؤن فہرست سے ایڈوانسڈ پراپرٹیز آپشن۔
3. پراپرٹیز ڈائیلاگ باکس اسکرین پر ظاہر ہوگا۔

یہاں آپ اپنی دستاویز کے بارے میں عمومی معلومات، کچھ اعدادوشمار اور دستاویز کے مواد دیکھ سکتے ہیں۔ آپ دستاویز کو بھی تبدیل کر سکتے ہیں۔اضافی حسب ضرورت خصوصیات کا خلاصہ یا وضاحت کریں۔ کیا آپ جاننا چاہتے ہیں کہ اسے کیسے کرنا ہے؟ صبر کرو! میں اسے تھوڑی دیر بعد اس مضمون میں آپ کے ساتھ شیئر کروں گا۔

پراپرٹیز ڈائیلاگ باکس کو کھولنے کا ایک اور طریقہ ہے۔

1. پہلے تین مراحل جو طریقہ 1 میں بیان کیے گئے ہیں۔
2. منتخب کریں پراپرٹیز ڈراپ ڈاؤن مینو سے 'ایڈوانسڈ پراپرٹیز' ۔

وہی پراپرٹیز ڈائیلاگ باکس اسکرین پر ظاہر ہوگا جیسا کہ اوپر اسکرین شاٹ پر ہے۔

طریقہ 3۔ ونڈوز ایکسپلورر استعمال کریں

میٹا ڈیٹا ڈسپلے کرنے کا ایک اور آسان طریقہ یہ ہے کہ ورک شیٹ کو کھولے بغیر ونڈوز ایکسپلورر کا استعمال کریں۔

1. ایکسل فائلوں کے ساتھ فولڈر کو Windows Explorer میں کھولیں۔
2. اپنی مطلوبہ فائل کو منتخب کریں۔
3. دائیں کلک کریں اور سیاق و سباق کے مینو میں پراپرٹیز کا اختیار منتخب کریں۔
4. عنوان، مضمون، دستاویز کے مصنف اور دیگر تبصرے دیکھنے کے لیے تفصیلات ٹیب پر جائیں۔

اب آپ اپنے کمپیوٹر پر دستاویز کی خصوصیات کو دیکھنے کے مختلف طریقے جانتے ہیں اور مجھے یقین ہے کہ آپ کو بغیر کسی پریشانی کے ضروری معلومات مل جائیں گی۔

دستاویز کی خصوصیات میں ترمیم کریں

اس سے پہلے میں نے آپ کو دستاویز کی خصوصیات کو تبدیل کرنے کا طریقہ بتانے کا وعدہ کیا تھا۔ لہذا جب آپ اوپر بیان کردہ طریقہ 1 اور طریقہ 2 کا استعمال کرتے ہوئے پراپرٹیز دیکھتے ہیں، تو آپ فوری طور پر ضروری معلومات شامل کر سکتے ہیں یا غلط ڈیٹا کو درست کر سکتے ہیں۔ طریقہ 3 کے طور پر، اگر آپ کے پاس نہیں ہے تو یہ بھی ممکن ہے۔ونڈوز 8 آپ کے کمپیوٹر پر انسٹال ہے۔

کسی مصنف کو شامل کرنے کا تیز ترین طریقہ

اگر آپ کو صرف ایک مصنف کو شامل کرنے کی ضرورت ہے، تو اسے ایکسل 2010 میں کرنے کا ایک بہت ہی تیز طریقہ موجود ہے۔ 2013 بیک اسٹیج کا منظر۔

1. فائل -> پر جائیں معلومات
2. ونڈو کے دائیں جانب متعلقہ افراد سیکشن میں جائیں۔
3. پوائنٹر کو 'Add an Author' کے الفاظ پر ہوور کریں اور پر کلک کریں۔ انہیں
4. ظاہر ہونے والے فیلڈ میں مصنف کا نام ٹائپ کریں۔
5. ایکسل ونڈو میں کہیں بھی کلک کریں اور نام خود بخود محفوظ ہوجائے گا۔

آپ زیادہ سے زیادہ مصنفین کو شامل کرسکتے ہیں جتنے دستاویز پر کام کر رہے ہیں۔ یہ فوری طریقہ عنوان کو تبدیل کرنے یا دستاویز میں ٹیگ یا زمرہ شامل کرنے کے لیے بھی استعمال کیا جا سکتا ہے۔

ڈیفالٹ مصنف کا نام تبدیل کریں

بطور ڈیفالٹ، ایکسل میں دستاویز کے مصنف کا نام آپ کا ہے ونڈوز کا صارف نام، لیکن یہ آپ کی صحیح نمائندگی نہیں کرسکتا ہے۔ اس صورت میں آپ کو پہلے سے طے شدہ مصنف کا نام تبدیل کرنا چاہیے تاکہ ایکسل بعد میں آپ کا مناسب نام استعمال کرے۔

1. ایکسل میں فائل ٹیب پر کلک کریں۔
2. فائل مینو سے اختیارات کو منتخب کریں۔
3. Excel Options ڈائیلاگ ونڈو کے بائیں پین پر General کو منتخب کریں۔
4. نیچے اپنی کاپی کو ذاتی بنائیں مائیکروسافٹ آفس کا سیکشن۔
5. صارف کا نام کے آگے فیلڈ میں مناسب نام ٹائپ کریں۔
6. 'ٹھیک ہے' پر کلک کریں۔

حسب ضرورت کی وضاحت کریں۔پراپرٹیز

میں پہلے ہی بتا چکا ہوں کہ آپ اپنے ایکسل دستاویز کے لیے اضافی پراپرٹیز کی وضاحت کر سکتے ہیں۔ اسے حقیقی بنانے کے لیے ذیل کے مراحل پر عمل کریں۔

1. فائل -> پر جائیں معلومات
2. ونڈو کے دائیں جانب پراپرٹیز پر کلک کریں۔
3. ڈراپ ڈاؤن فہرست سے 'ایڈوانسڈ پراپرٹیز' کو منتخب کریں۔ .
4. آپ کی سکرین پر ظاہر ہونے والے پراپرٹیز ڈائیلاگ باکس میں حسب ضرورت ٹیب پر کلک کریں۔
5. تجویز کردہ فہرست سے اپنی مرضی کے مطابق پراپرٹی کے لیے ایک نام منتخب کریں یا نام فیلڈ میں ایک منفرد ٹائپ کریں۔
6. پراپرٹی کے لیے ڈیٹا کی قسم منتخب کریں۔ قسم ڈراپ ڈاؤن فہرست سے۔
7. پراپرٹی کے لیے ویلیو فیلڈ میں ایک ویلیو ٹائپ کریں۔
8. دبائیں شامل کریں۔ بٹن جیسا کہ نیچے دکھایا گیا ہے۔

   نوٹ: ویلیو فارمیٹ کو Type فہرست میں آپ کی پسند کے مطابق ہونا چاہیے۔ اس کا مطلب ہے کہ اگر منتخب کردہ ڈیٹا کی قسم نمبر ہے، تو آپ کو ویلیو فیلڈ میں نمبر ٹائپ کرنا ہوگا۔ وہ قدریں جو پراپرٹی کی قسم سے مماثل نہیں ہیں متن کے طور پر محفوظ کی جاتی ہیں۔

9. اپنی مرضی کے مطابق پراپرٹی شامل کرنے کے بعد آپ اسے پراپرٹیز فیلڈ میں دیکھ سکتے ہیں۔ پھر 'ٹھیک ہے' پر کلک کریں۔

اگر آپ پراپرٹیز فیلڈ میں اپنی مرضی کے مطابق پراپرٹی پر کلک کرتے ہیں اور پھر Delete -> ٹھیک ہے ، آپ کی ابھی شامل کردہ حسب ضرورت پراپرٹی غائب ہو جائے گی۔

دوسری دستاویز کی خصوصیات کو تبدیل کریں

اگر آپ کو دیگر میٹا ڈیٹا کو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے، سوائے مصنف کے نام، عنوان، ٹیگز اورزمرہ جات، آپ کو اسے یا تو دستاویزی پینل یا پراپرٹیز کے ڈائیلاگ باکس میں کرنا ہوگا۔

• اگر آپ کی ورک شیٹ میں دستاویزی پینل کھلا ہے، تو آپ کو صرف سیٹ کرنا ہوگا۔ اس فیلڈ میں کرسر جس میں آپ ترمیم کرنا چاہتے ہیں اور ضروری معلومات داخل کرنا چاہتے ہیں۔
• اگر آپ نے پہلے ہی پراپرٹیز ڈائیلاگ باکس کھولا ہے، تو خلاصہ ٹیب پر سوئچ کریں اور فیلڈز میں معلومات شامل کریں یا اپ ڈیٹ کریں، ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

جب آپ اسپریڈشیٹ پر واپس جائیں گے، آپ کی کی گئی کوئی بھی تبدیلی خود بخود محفوظ ہوجائے گی۔

دستاویز کی خصوصیات کو ہٹا دیں

اگر آپ کو دستاویز میں رہ جانے والے اپنے نشانات کو چھپانے کی ضرورت ہے تاکہ بعد میں کوئی بھی آپ کا نام یا آپ کی تنظیم کا نام دستاویز کی خصوصیات میں نہ دیکھ سکے، آپ کسی بھی جائیداد یا ذاتی معلومات کو عوام سے چھپا سکتے ہیں۔ مندرجہ ذیل طریقوں میں سے ایک۔

دستاویز انسپکٹر کو کام کریں

دستاویز انسپکٹر کو درحقیقت خفیہ ڈیٹا یا ذاتی معلومات کے لیے دستاویز کو چیک کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے، لیکن یہ مدد کر سکتا ہے۔ آپ کو ہٹانے کے لئے ایسی خصوصیات جو آپ دوسروں کے ساتھ شیئر نہیں کرنے جا رہے ہیں۔

1. فائل -> پر جائیں معلومات ۔
2. شیئرنگ کے لیے تیار سیکشن تلاش کریں۔ Excel 2013 میں اس سیکشن کو Inspect Workbook کہا جاتا ہے۔
3. مسائل کی جانچ پڑتال کریں پر کلک کریں۔
4. دستاویز کا جائزہ لیں کو منتخب کریں ڈراپ ڈاؤن مینو سے آپشن۔
5. دستاویز انسپکٹر ونڈو پاپ اپ ہوگی اور آپ ٹک کر سکتے ہیں۔جن مسائل کو آپ دیکھنا چاہتے ہیں۔ میں ان سب کو منتخب چھوڑ دوں گا حالانکہ ہم 'دستاویزی خصوصیات اور ذاتی معلومات' کو چیک کرنے میں سب سے زیادہ دلچسپی رکھتے ہیں۔
6. جب آپ اپنا انتخاب کریں تو، Ispect پر کلک کریں۔ کھڑکی کے نیچے.

   اب آپ کو اپنی اسکرین پر معائنے کے نتائج نظر آئیں گے۔

7. ہر زمرے میں سب کو ہٹا دیں پر کلک کریں جس میں آپ دلچسپی رکھتے ہیں۔ میرے معاملے میں یہ ہے دستاویزی خصوصیات اور ذاتی معلومات ۔
8. دستاویز انسپکٹر کو بند کریں۔

پھر میں آپ کو تجویز کروں گا کہ اگر آپ اصل رکھنا چاہتے ہیں تو فائل کو نئے نام کے ساتھ محفوظ کریں۔ میٹا ڈیٹا کے ساتھ ورژن۔

کئی دستاویزات سے میٹا ڈیٹا ہٹائیں

اگر آپ ایک ساتھ کئی دستاویزات سے پراپرٹیز کو ہٹانا چاہتے ہیں تو Windows Explorer استعمال کریں۔

13 سیاق و سباق کے مینو میں آپشن۔
1. تفصیلات ٹیب پر جائیں۔
2. 'پراپرٹیز اور ذاتی معلومات کو ہٹائیں' پر کلک کریں۔ ڈائیلاگ ونڈو
3. منتخب کریں 'اس فائل سے درج ذیل پراپرٹیز کو ہٹا دیں' ۔
4. ان پراپرٹیز پر نشان لگائیں جنہیں آپ ہٹانا چاہتے ہیں یا اگر سب کو منتخب کریں پر کلک کریں۔ آپ ان سب کو ہٹانا چاہتے ہیں۔
5. ٹھیک ہے پر کلک کریں۔

   نوٹ: آپ اس طریقہ کا استعمال کرتے ہوئے فائل یا متعدد فائلوں سے کسی بھی دستاویز کی خاصیت کو ہٹا سکتے ہیں، چاہے آپآپ کے کمپیوٹر پر ونڈوز 8 انسٹال ہے۔

دستاویز کی خصوصیات کی حفاظت کریں

دستاویز کی خصوصیات اور ذاتی معلومات کا تحفظ اس صورت میں استعمال کیا جاتا ہے جب آپ نہیں چاہتے ہیں کہ دوسرے لوگ کوئی تبدیلی کریں۔ میٹا ڈیٹا یا آپ کی دستاویز میں کوئی بھی چیز۔

1. فائل -> پر جائیں معلومات ۔
2. پرمیشنز سیکشن میں Protect Workbook پر کلک کریں۔
3. ایکسل 2013 میں اس سیکشن کو Protect Workbook کا نام دیا گیا ہے۔ ۔
4. ڈراپ ڈاؤن مینو سے فائنل کے طور پر نشان زد کریں کا اختیار منتخب کریں۔
5. پھر آپ کو مطلع کیا جائے گا کہ یہ دستاویز کا ورژن حتمی ہوگا تاکہ دوسرے لوگوں کو اس میں کوئی تبدیلی کرنے کی اجازت نہ ہو۔ آپ کو اتفاق کرنا ہوگا یا منسوخ کریں کو دبائیں گے۔

اگر آپ کچھ لوگوں کو ورک شیٹ میں ترمیم کرنے دینا چاہتے ہیں، تو آپ ان لوگوں کے لیے پاس ورڈ سیٹ کرسکتے ہیں جو دستاویز میں کچھ تبدیل کرنا چاہتے ہیں۔

1. بیک اسٹیج کے منظر میں رہیں۔ اگر آپ بیک اسٹیج کے منظر سے باہر ہیں اور ورک شیٹ پر واپس آچکے ہیں، تو فائل ٹیب پر دوبارہ کلک کریں۔
2. فائل سے 'محفوظ کریں' کو منتخب کریں۔ مینو۔
3. ٹولز ڈراپ ڈاؤن فہرست کو کھولیں اس طرح محفوظ کریں ڈائیلاگ ونڈو کے نیچے۔
4. منتخب کریں عمومی اختیارات ۔
5. تبدیل کرنے کے لیے پاس ورڈ فیلڈ میں پاس ورڈ درج کریں۔
6. ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
7. اس کی تصدیق کے لیے پاس ورڈ دوبارہ درج کریں۔
8. ٹھیک ہے پر کلک کریں۔
9. وہ فولڈر منتخب کریں جہاں آپ دستاویز کو محفوظ کرنا چاہتے ہیں اور دبائیں۔