Ήρθε η ώρα να σας ενημερώσουμε για τους διάφορους τύπους ιδιοτήτων εγγράφων, τους τρόπους προβολής και αλλαγής τους στο Excel 2019, 2016 και 2013. Σε αυτό το άρθρο θα μάθετε επίσης πώς να προστατεύετε το έγγραφό σας από τυχόν τροποποιήσεις και να αφαιρείτε προσωπικές πληροφορίες από το φύλλο εργασίας του Excel.

Θυμάστε τα συναισθήματά σας όταν μόλις αρχίσατε να χρησιμοποιείτε το Excel 2016 ή το 2013; Προσωπικά, μερικές φορές ένιωθα θυμό όταν δεν μπορούσα να βρω το απαραίτητο εργαλείο ή επιλογή στο σημείο όπου βρίσκονταν στις προηγούμενες εκδόσεις του Excel. Αυτό συνέβη με τις ιδιότητες του εγγράφου στο Excel 2010 / 2013. Σε αυτές τις δύο τελευταίες εκδόσεις είναι κρυμμένες βαθύτερα, αλλά δεν θα σας πάρει πολύ χρόνο να τις ξεθάψετε.

Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε έναν λεπτομερή οδηγό για το πώς να προβάλλετε και να αλλάζετε τις ιδιότητες του εγγράφου, να προστατεύετε το έγγραφό σας από τυχόν τροποποιήσεις και να αφαιρείτε προσωπικές πληροφορίες από το φύλλο εργασίας του Excel. Ας ξεκινήσουμε! :)

Τύποι ιδιοτήτων εγγράφων

Πριν αρχίσετε να μαθαίνετε πώς να προβάλλετε, να αλλάζετε και να αφαιρείτε τις ιδιότητες του εγγράφου (μεταδεδομένα) στο Excel, ας ξεκαθαρίσουμε ποια είδη ιδιοτήτων μπορεί να έχει ένα έγγραφο του Office.

Τύπος 1. Τυποποιημένες ιδιότητες είναι κοινές σε όλες τις εφαρμογές του Office 2010. Περιέχουν βασικές πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο, όπως ο τίτλος, το θέμα, ο συγγραφέας, η κατηγορία κ.λπ. Μπορείτε να εκχωρήσετε τις δικές σας τιμές κειμένου για αυτές τις ιδιότητες, ώστε να διευκολύνετε την εύρεση του εγγράφου στον υπολογιστή σας.

Τύπος 2. Αυτόματα ενημερωμένες ιδιότητες περιλαμβάνουν τα δεδομένα σχετικά με το αρχείο σας που ελέγχονται και αλλάζουν από το σύστημα, όπως το μέγεθος του αρχείου και ο χρόνος δημιουργίας και τροποποίησης του εγγράφου. Ορισμένες ιδιότητες που είναι μοναδικές για το έγγραφο σε επίπεδο εφαρμογής, όπως ο αριθμός σελίδων, λέξεων ή χαρακτήρων στο έγγραφο ή η έκδοση της εφαρμογής, ενημερώνονται αυτόματα από το περιεχόμενο του εγγράφου.

Τύπος 3. Προσαρμοσμένες ιδιότητες είναι ιδιότητες που καθορίζονται από τον χρήστη. Σας επιτρέπουν να προσθέσετε άλλες ιδιότητες στο έγγραφο του Office.

Τύπος 4. Ιδιότητες για τον οργανισμό σας είναι ιδιότητες που αφορούν ειδικά τον οργανισμό.

Τύπος 5. Ιδιότητες βιβλιοθήκης εγγράφων αναφέρονται σε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων σε μια τοποθεσία Web ή σε έναν δημόσιο φάκελο. Το άτομο που δημιουργεί μια βιβλιοθήκη εγγράφων μπορεί να ορίσει ορισμένες ιδιότητες της βιβλιοθήκης εγγράφων και κανόνες για τις τιμές τους. Έτσι, όταν θέλετε να προσθέσετε ένα αρχείο στη βιβλιοθήκη εγγράφων, πρέπει να εισαγάγετε τις τιμές για τις ιδιότητες που απαιτούνται ή να διορθώσετε τις ιδιότητες που είναι λανθασμένες.

Προβολή ιδιοτήτων εγγράφου

Αν δεν ξέρετε πού να βρείτε τις πληροφορίες σχετικά με το έγγραφό σας στο Excel 2016-2010, υπάρχουν τρεις τρόποι για να το κάνετε.

Μέθοδος 1. Εμφάνιση του πίνακα εγγράφων

Αυτή η μέθοδος σας επιτρέπει να βλέπετε τις πληροφορίες σχετικά με το έγγραφό σας απευθείας στο φύλλο εργασίας.

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο Αλλάζετε στην καρτέλα θέα στα παρασκήνια .
2. Επιλέξτε Πληροφορίες από το Αρχείο μενού. Ιδιότητες εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά.

   Εδώ μπορείτε ήδη να δείτε ορισμένες πληροφορίες σχετικά με το έγγραφό σας.

3. Κάντε κλικ στο Ιδιότητες για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Επιλέξτε 'Εμφάνιση πίνακα εγγράφων' από το μενού.

   Θα σας μεταφέρει αυτόματα πίσω στο φύλλο εργασίας σας και θα δείτε το Πίνακας εγγράφων τοποθετείται μεταξύ της Κορδέλας και της περιοχής εργασίας, όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο.

Όπως βλέπετε, η Πίνακας εγγράφων εμφανίζει έναν περιορισμένο αριθμό ιδιοτήτων. Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το έγγραφο, προχωρήστε στη δεύτερη μέθοδο.

Μέθοδος 2. Ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες

Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τις απαραίτητες πληροφορίες στο Πίνακας εγγράφων , πάρτε το Προηγμένες ιδιότητες σε χρήση.

Ο πρώτος τρόπος εμφάνισης του Προηγμένες ιδιότητες είναι σωστό από το Πίνακας εγγράφων .

1. Κάντε κλικ στο 'Ιδιότητες εγγράφου' στην επάνω αριστερή γωνία του Πίνακας εγγράφων .
2. Επιλέξτε το Προηγμένες ιδιότητες από την αναπτυσσόμενη λίστα.
3. Το Ιδιότητες θα εμφανιστεί στην οθόνη το παράθυρο διαλόγου.

Εδώ μπορείτε να δείτε γενικές πληροφορίες σχετικά με το έγγραφό σας, ορισμένα στατιστικά στοιχεία και το περιεχόμενο του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την περίληψη του εγγράφου ή να ορίσετε πρόσθετες προσαρμοσμένες ιδιότητες. Θέλετε να μάθετε πώς να το κάνετε; Υπομονή! Θα το μοιραστώ μαζί σας λίγο αργότερα σε αυτό το άρθρο.

Υπάρχει ένας ακόμη τρόπος για να ανοίξετε το Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου.

1. Προχωρήστε στα τρία πρώτα βήματα που περιγράφονται στη μέθοδο 1.
2. Επιλέξτε 'Σύνθετες ιδιότητες' από το Ιδιότητες αναπτυσσόμενο μενού.

Το ίδιο Ιδιότητες θα εμφανιστεί στην οθόνη το παράθυρο διαλόγου όπως στο παραπάνω στιγμιότυπο.

Μέθοδος 3. Χρήση της Εξερεύνησης των Windows

Ένας ακόμη εύκολος τρόπος εμφάνισης των μεταδεδομένων είναι να χρησιμοποιήσετε την Εξερεύνηση των Windows χωρίς να ανοίξετε το ίδιο το φύλλο εργασίας.

1. Ανοίξτε το φάκελο με τα αρχεία Excel στο Εξερεύνηση των Windows .
2. Επιλέξτε το αρχείο που χρειάζεστε.
3. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε το Ιδιότητες στο μενού περιβάλλοντος.
4. Μετακίνηση στο Λεπτομέρειες για να δείτε τον τίτλο, το θέμα, τον συντάκτη του εγγράφου και άλλα σχόλια.

Τώρα γνωρίζετε διαφορετικούς τρόπους προβολής των ιδιοτήτων του εγγράφου στον υπολογιστή σας και είμαι σίγουρος ότι θα βρείτε τις απαραίτητες πληροφορίες χωρίς προβλήματα.

Τροποποίηση ιδιοτήτων εγγράφου

Νωρίτερα υποσχέθηκα να σας πω πώς μπορείτε να αλλάξετε τις ιδιότητες του εγγράφου. Έτσι, όταν προβάλλετε τις ιδιότητες χρησιμοποιώντας τη μέθοδο 1 και τη μέθοδο 2 που περιγράφηκε παραπάνω, μπορείτε να προσθέσετε αμέσως τις απαραίτητες πληροφορίες ή να διορθώσετε τα άκυρα δεδομένα. Όσον αφορά τη μέθοδο 3, είναι επίσης δυνατή αν δεν έχετε εγκαταστήσει τα Windows 8 στον υπολογιστή σας.

Ο γρηγορότερος τρόπος για να προσθέσετε έναν συγγραφέα

Αν θέλετε απλώς να προσθέσετε έναν συγγραφέα, υπάρχει ένας πολύ γρήγορος τρόπος για να το κάνετε αμέσως στην προβολή backstage του Excel 2010 / 2013.

1. Πηγαίνετε στο Αρχείο -> Πληροφορίες
2. Μετακίνηση στο Σχετικοί άνθρωποι στην δεξιά πλευρά του παραθύρου.
3. Τοποθετήστε το δείκτη πάνω από τις λέξεις 'Add an author' (Προσθήκη συγγραφέα) και κάντε κλικ πάνω τους.
4. Πληκτρολογήστε το όνομα του συγγραφέα στο πεδίο που εμφανίζεται.
5. Κάντε κλικ οπουδήποτε στο παράθυρο του Excel και το όνομα θα αποθηκευτεί αυτόματα.

Μπορείτε να προσθέσετε τόσους συγγραφείς όσοι είναι οι συγγραφείς που εργάζονται στο έγγραφο. Αυτή η γρήγορη μέθοδος μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την αλλαγή του τίτλου ή την προσθήκη μιας ετικέτας ή μιας κατηγορίας στο έγγραφο.

Αλλαγή του προεπιλεγμένου ονόματος συγγραφέα

Από προεπιλογή, το όνομα συγγραφέα του εγγράφου στο Excel είναι το όνομα χρήστη των Windows, αλλά αυτό μπορεί να μην σας αντιπροσωπεύει σωστά. Σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να αλλάξετε το προεπιλεγμένο όνομα συγγραφέα, ώστε το Excel να χρησιμοποιεί αργότερα το σωστό σας όνομα.

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο στο Excel.
2. Επιλέξτε Επιλογές από το Αρχείο μενού.
3. Επιλέξτε Γενικά στο αριστερό παράθυρο του Επιλογές Excel παράθυρο διαλόγου.
4. Μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Εξατομικεύστε το αντίγραφό σας του Microsoft Office τμήμα.
5. Πληκτρολογήστε το κατάλληλο όνομα στο πεδίο δίπλα στο Όνομα χρήστη .
6. Κάντε κλικ στο 'OK'.

Ορισμός προσαρμοσμένων ιδιοτήτων

Έχω ήδη αναφέρει ότι μπορείτε να ορίσετε πρόσθετες ιδιότητες για το έγγραφό σας στο Excel. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να το κάνετε πραγματικότητα.

1. Πλοηγηθείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες
2. Κάντε κλικ στο Ιδιότητες στη δεξιά πλευρά του παραθύρου.
3. Επιλέξτε 'Σύνθετες ιδιότητες' από την αναπτυσσόμενη λίστα.
4. Κάντε κλικ στο Προσαρμοσμένο στην καρτέλα Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται στην οθόνη σας.
5. Επιλέξτε ένα όνομα για την προσαρμοσμένη ιδιότητα από την προτεινόμενη λίστα ή πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα στο πεδίο Όνομα πεδίο.
6. Επιλέξτε τον τύπο δεδομένων για την ιδιότητα από το Τύπος αναπτυσσόμενη λίστα.
7. Πληκτρολογήστε μια τιμή για την ιδιότητα στο πεδίο Αξία πεδίο.
8. Πατήστε το Προσθέστε όπως φαίνεται παρακάτω.

   Σημείωση: Η μορφή της τιμής πρέπει να ανταποκρίνεται στην επιλογή σας στο πεδίο Τύπος Αυτό σημαίνει ότι αν ο επιλεγμένος τύπος δεδομένων είναι Αριθμός , πρέπει να πληκτρολογήσετε έναν αριθμό στο πεδίο Αξία Οι τιμές που δεν ταιριάζουν με τον τύπο της ιδιότητας αποθηκεύονται ως κείμενο.

9. Αφού προσθέσετε μια προσαρμοσμένη ιδιότητα, μπορείτε να τη δείτε στο παράθυρο Ιδιότητες Στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο 'OK' .

Εάν κάνετε κλικ στην προσαρμοσμένη ιδιότητα στο Ιδιότητες και στη συνέχεια πατήστε Διαγραφή -> OK , η προσαρμοσμένη ιδιότητα που μόλις προσθέσατε θα εξαφανιστεί.

Αλλαγή άλλων ιδιοτήτων του εγγράφου

Αν χρειαστεί να αλλάξετε άλλα μεταδεδομένα, εκτός από το όνομα του συγγραφέα, τον τίτλο, τις ετικέτες και τις κατηγορίες, θα πρέπει να το κάνετε είτε στον Πίνακα εγγράφου είτε στο πλαίσιο διαλόγου Ιδιότητες.

• Σε περίπτωση που η Πίνακας εγγράφων είναι ανοιχτό στο φύλλο εργασίας σας, αρκεί να τοποθετήσετε τον κέρσορα στο πεδίο που θέλετε να επεξεργαστείτε και να εισαγάγετε τις απαραίτητες πληροφορίες.
• Εάν έχετε ήδη ανοίξει το Ιδιότητες παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο Περίληψη και προσθέστε ή ενημερώστε τις πληροφορίες στα πεδία, κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Όταν επιστρέψετε στο λογιστικό φύλλο, οι αλλαγές που κάνατε θα αποθηκευτούν αυτόματα.

Αφαίρεση ιδιοτήτων εγγράφου

Εάν πρέπει να καλύψετε τα ίχνη που αφήσατε στο έγγραφο, ώστε κανείς να μην δει αργότερα το όνομά σας ή το όνομα του οργανισμού σας στις ιδιότητες του εγγράφου, μπορείτε να αποκρύψετε οποιαδήποτε ιδιοκτησία ή προσωπική πληροφορία από το κοινό χρησιμοποιώντας μία από τις ακόλουθες μεθόδους.

Κάντε τον Επιθεωρητή εγγράφων να λειτουργήσει

Το Επιθεωρητής εγγράφων χρησιμοποιείται στην πραγματικότητα για τον έλεγχο του εγγράφου για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να αφαιρέσετε τις ιδιότητες που δεν πρόκειται να μοιραστείτε με άλλους.

1. Πλοηγηθείτε στο Αρχείο -> Πληροφορίες .
2. Βρείτε το Προετοιμαστείτε για κοινή χρήση Στο Excel 2013 αυτή η ενότητα ονομάζεται Επιθεώρηση βιβλίου εργασίας .
3. Κάντε κλικ στο Έλεγχος για θέματα .
4. Επιλέξτε το Έγγραφο Ispect από το αναπτυσσόμενο μενού.
5. Το Επιθεωρητής εγγράφων θα εμφανιστεί το παράθυρο και μπορείτε να επιλέξετε τα θέματα που θέλετε να εξετάσετε. Θα τα άφηνα όλα επιλεγμένα αν και μας ενδιαφέρει περισσότερο να ελέγξουμε 'Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες' .
6. Όταν κάνετε την επιλογή σας, κάντε κλικ στο Ispect στο κάτω μέρος του παραθύρου.

   Τώρα βλέπετε τα αποτελέσματα της επιθεώρησης στην οθόνη σας.

7. Κάντε κλικ στο Αφαιρέστε όλα σε κάθε κατηγορία που σας ενδιαφέρει. Στην περίπτωσή μου είναι Ιδιότητες εγγράφου και προσωπικές πληροφορίες .
8. Κλείστε το Επιθεωρητής εγγράφων .

Στη συνέχεια, θα σας συνιστούσα να αποθηκεύσετε το αρχείο με νέο όνομα, αν θέλετε να διατηρήσετε την αρχική έκδοση με τα μεταδεδομένα.

Αφαίρεση μεταδεδομένων από διάφορα έγγραφα

Αν θέλετε να αφαιρέσετε ιδιότητες από πολλά έγγραφα ταυτόχρονα, χρησιμοποιήστε Εξερεύνηση των Windows .

1. Ανοίξτε το φάκελο με τα αρχεία Excel στο Εξερεύνηση των Windows .
2. Επισημάνετε τα αρχεία που χρειάζεστε.
3. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε το Ιδιότητες στο μενού περιβάλλοντος.
4. Μεταβείτε στο Λεπτομέρειες καρτέλα.
5. Κάντε κλικ στο 'Αφαίρεση ιδιοτήτων και προσωπικών πληροφοριών' στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου.
6. Επιλέξτε 'Αφαιρέστε τις ακόλουθες ιδιότητες από αυτό το αρχείο' .
7. Μαρκάρετε τις ιδιότητες που θέλετε να καταργήσετε ή κάντε κλικ στο κουμπί Επιλέξτε όλα αν θέλετε να τα αφαιρέσετε όλα.
8. Κάντε κλικ στο ΕΝΤΆΞΕΙ.

   Σημείωση: Μπορείτε να αφαιρέσετε οποιαδήποτε ιδιότητα εγγράφου από το αρχείο ή από πολλά αρχεία χρησιμοποιώντας αυτή τη μέθοδο, ακόμη και αν έχετε εγκαταστήσει τα Windows 8 στον υπολογιστή σας.

Προστασία των ιδιοτήτων του εγγράφου

Η προστασία των ιδιοτήτων του εγγράφου και των προσωπικών πληροφοριών χρησιμοποιείται σε περίπτωση που δεν θέλετε να αλλάξουν άλλα άτομα τα μεταδεδομένα ή οτιδήποτε άλλο στο έγγραφό σας.

1. Πηγαίνετε στο Αρχείο -> Πληροφορίες .
2. Κάντε κλικ στο Βιβλίο εργασίας Protect στο Δικαιώματα τμήμα.
3. Στο Excel 2013 αυτή η ενότητα ονομάζεται Βιβλίο εργασίας Protect .
4. Επιλέξτε το Χαρακτηρίστε ως τελικό από το αναπτυσσόμενο μενού.
5. Τότε θα ενημερωθείτε ότι αυτή η έκδοση του εγγράφου θα είναι η τελική, ώστε να μην επιτρέπεται σε άλλους να κάνουν αλλαγές σε αυτό. Πρέπει να συμφωνήσετε ή να πατήσετε το πλήκτρο Ακύρωση .

Αν θέλετε να αφήσετε κάποια άτομα να τροποποιήσουν το φύλλο εργασίας, μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για όσους θέλουν να αλλάξουν κάτι στο έγγραφο.

1. Μείνετε στην προβολή backstage. Αν βγείτε από την προβολή backstage και επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχείο και πάλι την καρτέλα.
2. Επιλέξτε 'Αποθήκευση ως' από το Αρχείο μενού.
3. Ανοίξτε το Εργαλεία αναπτυσσόμενη λίστα στο κάτω μέρος της οθόνης Αποθήκευση ως παράθυρο διαλόγου.
4. Επιλέξτε Γενικές επιλογές .
5. Πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση πεδίο.
6. Κάντε κλικ στο OK .
7. Πληκτρολογήστε ξανά τον κωδικό πρόσβασης για να τον επιβεβαιώσετε.
8. Κάντε κλικ στο OK .
9. Επιλέξτε το φάκελο στον οποίο θέλετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο και πατήστε Αποθήκευση .

   Τώρα το έγγραφό σας είναι ασφαλές από ανεπιθύμητη επεξεργασία. Αλλά προσέξτε! Οι άνθρωποι που γνωρίζουν τον κωδικό πρόσβασης μπορούν εύκολα να τον αφαιρέσουν από το Κωδικός πρόσβασης για τροποποίηση επιτρέποντας έτσι σε άλλους αναγνώστες να αλλάξουν τις πληροφορίες στο φύλλο εργασίας.

Προσπάθησα να καλύψω όλες τις βάσεις που αφορούν την προβολή, την αλλαγή και την αφαίρεση των ιδιοτήτων του εγγράφου, οπότε ελπίζω ότι θα βρείτε τις κατάλληλες απαντήσεις στα επίμαχα σημεία που αφορούν τα μεταδεδομένα.