De tijd is gekomen om u te vertellen over verschillende soorten documenteigenschappen, de manieren om ze te bekijken en te wijzigen in Excel 2019, 2016 en 2013. In dit artikel leert u ook hoe u uw document kunt beschermen tegen wijzigingen en persoonlijke informatie uit uw Excel-werkblad kunt verwijderen.

Herinnert u zich uw gevoel toen u net begon met Excel 2016 of 2013? Persoonlijk voelde ik me soms boos als ik de benodigde tool of optie niet kon vinden op de plaats waar ze in de vorige Excel-versies stonden. Dit is wat er gebeurde met de documenteigenschappen in Excel 2010 / 2013. In deze laatste twee versies zijn ze dieper verborgen, maar het zal u niet veel tijd kosten om ze uit te graven.

In dit artikel vindt u een gedetailleerde handleiding voor het bekijken en wijzigen van de documenteigenschappen, het beschermen van uw document tegen wijzigingen en het verwijderen van persoonlijke informatie uit uw Excel-werkblad. Aan de slag! :)

Soorten documenteigenschappen

Alvorens te leren hoe u documenteigenschappen (metadata) in Excel kunt bekijken, wijzigen en verwijderen, moeten we eerst ophelderen welke soorten eigenschappen een Office-document kan hebben.

Type 1. Standaard eigenschappen zijn gemeenschappelijk voor alle Office 2010-toepassingen. Ze bevatten basisinformatie over het document zoals titel, onderwerp, auteur, categorie, enz. U kunt uw eigen tekstwaarden voor deze eigenschappen toekennen om het document gemakkelijker terug te vinden op uw pc.

Type 2. Automatisch bijgewerkte eigenschappen omvatten de gegevens over uw bestand die door het systeem worden gecontroleerd en gewijzigd, zoals de bestandsgrootte en het tijdstip waarop het document is gemaakt en gewijzigd. Sommige eigenschappen die uniek zijn voor het document op toepassingsniveau, zoals het aantal pagina's, woorden of tekens in het document of de versie van de toepassing, worden automatisch bijgewerkt door de inhoud van het document.

Type 3. Aangepaste eigenschappen zijn door de gebruiker gedefinieerde eigenschappen waarmee u andere eigenschappen aan uw Office-document kunt toevoegen.

Type 4. Eigenschappen voor uw organisatie zijn eigenschappen die specifiek zijn voor de organisatie.

Type 5. Eigenschappen van de documentbibliotheek verwijzen naar documenten in een documentbibliotheek op een website of in een openbare map. Iemand die een documentbibliotheek maakt, kan een aantal eigenschappen van de documentbibliotheek en regels voor hun waarden instellen. Dus wanneer u een bestand aan de documentbibliotheek wilt toevoegen, moet u de waarden invoeren voor alle eigenschappen die vereist zijn, of verkeerde eigenschappen corrigeren.

Documenteigenschappen bekijken

Als u niet weet waar u de informatie over uw document in Excel 2016-2010 kunt vinden, zijn hier drie manieren om dat te doen.

Methode 1. Toon het documentenpaneel

Met deze methode ziet u de informatie over uw document direct in het werkblad.

1. Klik op de Bestand tabblad. U schakelt over naar de backstage weergave .
2. Kies Info van de Bestand menu. Eigenschappen wordt aan de rechterkant getoond.

   Hier ziet u al wat informatie over uw document.

3. Klik op Eigenschappen om het keuzemenu te openen.
4. Kies "Toon Document Paneel uit het menu.

   Het brengt je automatisch terug naar je werkblad en je ziet de Documentenpaneel geplaatst tussen het Lint en het werkgebied, zoals in de onderstaande schermafbeelding.

Zoals je ziet, de Documentenpaneel toont een beperkt aantal eigenschappen. Als u meer wilt weten over het document, ga dan naar de tweede methode.

Methode 2. Open het dialoogvenster Eigenschappen

Als u de nodige informatie niet kunt vinden in de Documentenpaneel neem de Geavanceerde eigenschappen in gebruik.

De eerste manier om de Geavanceerde eigenschappen is rechts van de Documentenpaneel .

1. Klik op Documenteigenschappen in de linkerbovenhoek van de Documentenpaneel .
2. Kies de Geavanceerde eigenschappen optie uit de keuzelijst.
3. De Eigenschappen dialoogvenster verschijnt op het scherm.

Hier ziet u algemene informatie over uw document, enkele statistieken en de inhoud van het document. U kunt ook de samenvatting van het document wijzigen of extra aangepaste eigenschappen definiëren. Wilt u weten hoe u dat doet? Wees geduldig! Ik zal het later in dit artikel met u delen.

Er is nog een manier om de Eigenschappen dialoogvenster.

1. Doorloop de eerste drie stappen die zijn beschreven in methode 1.
2. Kies "Geavanceerde eigenschappen van de Eigenschappen uitklapmenu.

Dezelfde Eigenschappen dialoogvenster verschijnt op het scherm zoals op de schermafbeelding hierboven.

Methode 3. Gebruik Windows Verkenner

Een andere eenvoudige manier om de metagegevens weer te geven is door gebruik te maken van Windows Verkenner zonder het werkblad zelf te openen.

1. Open de map met Excel-bestanden in Windows Verkenner .
2. Selecteer het bestand dat je nodig hebt.
3. Klik met de rechtermuisknop en kies de Eigenschappen optie in het contextmenu.
4. Ga naar de Details tabblad om de titel, het onderwerp, de auteur van het document en andere opmerkingen te bekijken.

Nu kent u verschillende manieren om de documenteigenschappen op uw PC te bekijken en ik weet zeker dat u zonder problemen de nodige informatie zult vinden.

Documenteigenschappen wijzigen

Eerder beloofde ik u te vertellen hoe u de documenteigenschappen kunt wijzigen. Dus wanneer u de eigenschappen bekijkt met de hierboven beschreven Methode 1 en Methode 2, kunt u meteen de nodige informatie toevoegen of ongeldige gegevens corrigeren. Wat Methode 3 betreft, het is ook mogelijk als u Windows 8 niet op uw computer hebt geïnstalleerd.

De snelste manier om een auteur toe te voegen

Als u alleen een auteur moet toevoegen, is er een zeer snelle manier om dit te doen in Excel 2010 / 2013 backstage view.

1. Ga naar Bestand -> Info
2. Ga naar de Verwante mensen sectie aan de rechterkant van het venster.
3. Beweeg de cursor over de woorden "Een auteur toevoegen" en klik erop.
4. Typ de naam van een auteur in het veld dat verschijnt.
5. Klik ergens in het Excel-venster en de naam wordt automatisch opgeslagen.

U kunt zoveel auteurs toevoegen als er aan het document werken. Deze snelle methode kan ook worden gebruikt om de titel te wijzigen of een tag of categorie aan het document toe te voegen.

De standaard auteursnaam wijzigen

Standaard is de auteursnaam van het document in Excel uw Windows gebruikersnaam, maar het kan zijn dat dit u niet goed weergeeft. In dat geval moet u de standaard auteursnaam wijzigen zodat Excel later uw juiste naam gebruikt.

1. Klik op de Bestand tabblad in Excel.
2. Kies Opties van de Bestand menu.
3. Selecteer Algemeen in het linkerdeelvenster van het Excel-opties dialoogvenster.
4. Ga naar beneden naar de Personaliseer uw exemplaar van Microsoft Office sectie.
5. Typ de juiste naam in het veld naast Naam van de gebruiker .
6. Klik op 'OK'.

Aangepaste eigenschappen definiëren

Ik heb al gezegd dat u extra eigenschappen kunt definiëren voor uw Excel-document. Volg de onderstaande stappen om dit te realiseren.

1. Navigeer naar Bestand -> Info
2. Klik op Eigenschappen aan de rechterkant van het venster.
3. Selecteer "Geavanceerde eigenschappen uit de keuzelijst.
4. Klik op de Aangepaste tabblad in de Eigenschappen dialoogvenster dat op uw scherm verschijnt.
5. Kies een naam voor de aangepaste eigenschap uit de voorgestelde lijst of typ een unieke naam in het veld Naam veld.
6. Selecteer het gegevenstype voor de eigenschap uit de Type drop-down lijst.
7. Voer een waarde in voor de eigenschap in het Waarde veld.
8. Druk op de Toevoegen knop zoals hieronder getoond.

   Opmerking: Het waardeformaat moet voldoen aan uw keuze in de Type lijst. Het betekent dat als het gekozen gegevenstype Nummer moet je een nummer invoeren in het Waarde Waarden die niet overeenkomen met het type eigenschap worden opgeslagen als tekst.

9. Nadat u een aangepaste eigenschap hebt toegevoegd, kunt u deze zien in de Eigenschappen veld. Klik dan op "OK .

Als u klikt op de aangepaste eigenschap in de Eigenschappen veld en druk dan op Delete -> OK verdwijnt uw zojuist toegevoegde aangepaste eigenschap.

Andere documenteigenschappen wijzigen

Als u andere metadata wilt wijzigen, behalve de naam van de auteur, titel, tags en categorieën, moet u dat doen in het Documentpaneel of in het dialoogvenster Eigenschappen.

• Indien de Documentenpaneel is geopend in uw werkblad, hoeft u alleen maar de cursor te plaatsen in het veld dat u wilt bewerken en de nodige informatie in te voeren.
• Als u de Eigenschappen dialoogvenster, schakel over naar de Samenvatting en de informatie in de velden toevoegen of bijwerken, klik op OK .

Wanneer u terugkeert naar de spreadsheet, worden alle wijzigingen die u hebt aangebracht automatisch opgeslagen.

Documenteigenschappen verwijderen

Als u uw sporen in het document moet verbergen, zodat niemand later uw naam of de naam van uw organisatie in de documenteigenschappen ziet, kunt u alle eigendoms- of persoonlijke informatie voor het publiek verbergen met een van de volgende methoden.

De Document Inspector laten werken

De Document Inspecteur wordt eigenlijk gebruikt om het document te controleren op verborgen gegevens of persoonlijke informatie, maar het kan u helpen de eigenschappen te verwijderen die u niet met anderen wilt delen.

1. Navigeer naar Bestand -> Info .
2. Zoek de Voorbereiden op het delen In Excel 2013 heet deze sectie Inspectie werkboek .
3. Klik op Controleren op problemen .
4. Kies de Ispect Document optie uit het drop-down menu.
5. De Document Inspecteur Het venster verschijnt en u kunt de kwesties aanvinken die u wilt bekijken. Ik zou ze allemaal geselecteerd laten, hoewel we het meest geïnteresseerd zijn in het controleren van "Documenteigenschappen en persoonlijke informatie .
6. Wanneer u uw keuze hebt gemaakt, klikt u op Ispect onderaan het venster.

   Nu zie je de inspectieresultaten op je scherm.

7. Klik op Alles verwijderen in elke categorie waarin je geïnteresseerd bent. In mijn geval is het Documenteigenschappen en persoonlijke informatie .
8. Sluit de Document Inspecteur .

Dan raad ik u aan het bestand met een nieuwe naam op te slaan als u een originele versie met de metadata wilt bewaren.

Metagegevens uit verschillende documenten verwijderen

Als u eigenschappen uit meerdere documenten tegelijk wilt verwijderen, gebruik dan Windows Verkenner .

1. Open de map met Excel-bestanden in Windows Verkenner .
2. Markeer de bestanden die je nodig hebt.
3. Klik met de rechtermuisknop en kies de Eigenschappen optie in het contextmenu.
4. Schakel over naar de Details tab.
5. Klik op "Eigenschappen en persoonlijke informatie verwijderen onderaan het dialoogvenster.
6. Selecteer "Verwijder de volgende eigenschappen uit dit bestand .
7. Vink de eigenschappen aan die u wilt verwijderen of klik op Selecteer alles als je ze allemaal wilt verwijderen.
8. Klik op OK.

   Opmerking: U kunt met deze methode elke documenteigenschap uit het bestand of meerdere bestanden verwijderen, zelfs als u Windows 8 op uw computer hebt geïnstalleerd.

   Zie ook: Hoe tabbladen in Excel alfabetiseren in oplopende en aflopende volgorde

Documenteigenschappen beschermen

Bescherming van documenteigenschappen en persoonlijke informatie wordt gebruikt als u niet wilt dat anderen metadata of iets in uw document veranderen.

1. Ga naar Bestand -> Info .
2. Klik op Beschermen Werkboek in de Machtigingen sectie.
3. In Excel 2013 heet dit gedeelte Beschermen Werkboek .
4. Kies de Markeer als definitief optie uit het drop-down menu.
5. Dan wordt u meegedeeld dat deze documentversie definitief is en dat anderen er geen wijzigingen in mogen aanbrengen. U moet akkoord gaan of op Annuleren .

Als u sommige mensen toch het werkblad wilt laten wijzigen, kunt u een wachtwoord instellen voor degenen die iets in het document willen veranderen.

1. Blijf in de backstage weergave. Als u uit de backstage weergave bent en teruggaat naar het werkblad, klikt u op de knop Bestand opnieuw.
2. Kies Opslaan als van de Bestand menu.
3. Open de Gereedschap keuzelijst onderaan de Opslaan als dialoogvenster.
4. Selecteer Algemene opties .
5. Voer een wachtwoord in de Te wijzigen wachtwoord veld.
6. Klik op OK .
7. Voer het wachtwoord opnieuw in om het te bevestigen.
8. Klik op OK .
9. Kies de map waarin u het document wilt opslaan en druk op Sla .

   Nu is uw document beveiligd tegen ongewenste bewerking. Maar wees voorzichtig! Mensen die het wachtwoord kennen, kunnen het gemakkelijk uit de Te wijzigen wachtwoord vak, zodat andere lezers de informatie in het werkblad kunnen wijzigen.

Wow, deze post is lang geworden! Ik heb geprobeerd alle aspecten te behandelen die te maken hebben met het bekijken, wijzigen en verwijderen van de documenteigenschappen, dus ik hoop dat u goede antwoorden zult vinden op de pijnpunten met betrekking tot metadata.