Đã đến lúc cho bạn biết về các loại thuộc tính tài liệu khác nhau, cách xem và thay đổi chúng trong Excel 2019, 2016 và 2013. Trong bài viết này, bạn cũng sẽ tìm hiểu cách bảo vệ tài liệu của mình khỏi mọi sửa đổi và xóa thông tin cá nhân khỏi bảng tính Excel của bạn.

Bạn có nhớ cảm giác của mình khi mới bắt đầu sử dụng Excel 2016 hoặc 2013 không? Cá nhân tôi đôi khi cảm thấy tức giận khi không thể tìm thấy công cụ hoặc tùy chọn cần thiết ở vị trí của chúng trong các phiên bản Excel trước. Đây là điều đã xảy ra với các thuộc tính tài liệu trong Excel 2010/2013. Trong hai phiên bản cuối cùng này, chúng được ẩn sâu hơn nhưng bạn sẽ không mất nhiều thời gian để tìm hiểu chúng.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn chi tiết cách xem và thay đổi các thuộc tính của tài liệu, bảo vệ tài liệu của bạn khỏi bất kỳ sửa đổi nào và xóa thông tin cá nhân khỏi trang tính Excel của bạn. Cùng bắt đầu nào! :)

Các loại thuộc tính tài liệu

Trước khi bắt đầu tìm hiểu cách xem, thay đổi và xóa thuộc tính tài liệu (siêu dữ liệu) trong Excel, chúng ta hãy làm rõ những loại thuộc tính nào một tài liệu Office có thể có.

Loại 1. Các thuộc tính tiêu chuẩn là chung cho tất cả các ứng dụng Office 2010. Chúng chứa thông tin cơ bản về tài liệu như tiêu đề, chủ đề, tác giả, danh mục, v.v. Bạn có thể gán các giá trị văn bản của riêng mình cho các thuộc tính này để dễ dàng hơn Lưu .

Bây giờ tài liệu của bạn được bảo vệ khỏi chỉnh sửa không mong muốn. Nhưng hãy cẩn thận! Những người biết mật khẩu có thể dễ dàng xóa mật khẩu khỏi hộp Mật khẩu để sửa đổi , do đó cho phép những người đọc khác thay đổi thông tin trong trang tính.

Chà! Bài đăng này hóa ra đã dài! Tôi đã cố gắng đề cập đến tất cả các cơ sở liên quan đến việc xem, thay đổi và xóa các thuộc tính của tài liệu, vì vậy tôi hy vọng bạn sẽ tìm thấy câu trả lời thích hợp cho những điểm nhức nhối liên quan đến siêu dữ liệu.

Loại 2. Các thuộc tính được cập nhật tự động bao gồm dữ liệu về tệp của bạn được hệ thống kiểm soát và thay đổi, chẳng hạn như kích thước tệp và thời gian tài liệu được tạo và sửa đổi. Một số thuộc tính duy nhất cho tài liệu ở cấp ứng dụng, chẳng hạn như số trang, từ hoặc ký tự trong tài liệu hoặc phiên bản của ứng dụng, được nội dung tài liệu tự động cập nhật.

Loại 3 . Thuộc tính tùy chỉnh là thuộc tính do người dùng xác định. Chúng cho phép bạn thêm các thuộc tính khác vào tài liệu Office của mình.

Loại 4. Các thuộc tính dành cho tổ chức của bạn là các thuộc tính dành riêng cho tổ chức.

Loại 5. Thuộc tính thư viện tài liệu chỉ tài liệu trong thư viện tài liệu trên trang Web hoặc trong thư mục công cộng. Người tạo thư viện tài liệu có thể đặt một số thuộc tính và quy tắc của thư viện tài liệu cho các giá trị của chúng. Vì vậy, khi bạn muốn thêm tệp vào thư viện tài liệu, bạn phải nhập các giá trị cho bất kỳ thuộc tính nào được yêu cầu hoặc sửa bất kỳ thuộc tính nào sai.

Xem thuộc tính tài liệu

Nếu bạn không biết tìm thông tin về tài liệu của mình ở đâu trong Excel 2016-2010, sau đây là ba cách để thực hiện.

Phương pháp 1. Hiển thị Bảng tài liệu

Phương pháp này cho phép bạn để xem thông tin về tài liệu của bạn ngay trongtrang tính.

1. Nhấp vào tab Tệp . Bạn chuyển sang chế độ xem hậu trường .
2. Chọn Thông tin từ menu Tệp . Ngăn Thuộc tính được hiển thị ở phía bên tay phải.

   Tại đây, bạn đã có thể xem một số thông tin về tài liệu của mình.

3. Nhấp vào Thuộc tính để mở menu thả xuống.
4. Chọn 'Hiển thị bảng điều khiển tài liệu' từ menu .

   Nó sẽ tự động đưa bạn trở lại trang tính của mình và bạn sẽ thấy Bảng tài liệu được đặt giữa Dải băng và khu vực làm việc như trên ảnh chụp màn hình bên dưới.

Như bạn thấy, Bảng tài liệu hiển thị một số thuộc tính hạn chế. Nếu bạn muốn biết thêm về tài liệu, hãy chuyển sang phương pháp thứ hai.

Phương pháp 2. Mở hộp thoại Thuộc tính

Nếu bạn không thể tìm thấy thông tin cần thiết trong Bảng điều khiển tài liệu , hãy sử dụng Thuộc tính nâng cao .

Cách đầu tiên để hiển thị Thuộc tính nâng cao ngay từ Bảng điều khiển tài liệu .

1. Nhấp vào 'Thuộc tính tài liệu' ở góc trên cùng bên trái của Bảng điều khiển tài liệu .
2. Chọn Thuộc tính nâng cao từ danh sách thả xuống.
3. Hộp thoại Thuộc tính sẽ hiển thị trên màn hình.

Tại đây bạn có thể xem thông tin chung về tài liệu của mình, một số thống kê và nội dung tài liệu. Bạn cũng có thể thay đổi tài liệutóm tắt hoặc xác định các thuộc tính tùy chỉnh bổ sung. Bạn có muốn biết làm thế nào để làm điều đó? Kiên nhẫn! Tôi sẽ chia sẻ nó với bạn sau trong bài viết này.

Còn một cách nữa để mở hộp thoại Thuộc tính .

1. Hãy xem qua ba bước đầu tiên được mô tả trong Phương pháp 1.
2. Chọn 'Thuộc tính nâng cao' từ menu thả xuống Thuộc tính .

Hộp thoại Properties tương tự sẽ xuất hiện trên màn hình như trong ảnh chụp màn hình ở trên.

Phương pháp 3. Sử dụng Windows Explorer

Một cách dễ dàng hơn để hiển thị siêu dữ liệu là sử dụng Windows Explorer mà không cần mở trang tính đó.

1. Mở thư mục có tệp Excel trong Windows Explorer .
2. Chọn tệp bạn cần.
3. Nhấp chuột phải và chọn tùy chọn Thuộc tính trong menu ngữ cảnh.
4. Di chuyển đến tab Chi tiết để xem tiêu đề, chủ đề, tác giả của tài liệu và các nhận xét khác.

Bây giờ bạn đã biết các cách khác nhau để xem thuộc tính tài liệu trên PC của mình và tôi chắc chắn rằng bạn sẽ tìm thấy thông tin cần thiết mà không gặp bất kỳ sự cố nào.

Sửa đổi thuộc tính tài liệu

Trước đây tôi đã hứa sẽ cho bạn biết cách thay đổi các thuộc tính của tài liệu. Vì vậy, khi bạn xem các thuộc tính bằng Phương pháp 1 và Phương pháp 2 được mô tả ở trên, bạn có thể ngay lập tức thêm thông tin cần thiết hoặc sửa dữ liệu không hợp lệ. Đối với Cách 3, bạn cũng có thể thực hiện được nếu không cóMáy tính của bạn đã cài đặt Windows 8.

Cách nhanh nhất để thêm tác giả

Nếu bạn chỉ cần thêm một tác giả, có một cách rất nhanh để thực hiện ngay trong Excel 2010 / Chế độ xem hậu trường năm 2013.

1. Chuyển đến Tệp -> Thông tin
2. Chuyển đến phần Những người có liên quan ở bên phải cửa sổ.
3. Di con trỏ qua dòng chữ 'Thêm tác giả' và nhấp vào họ.
4. Nhập tên tác giả vào trường xuất hiện.
5. Nhấp vào bất kỳ đâu trong cửa sổ Excel và tên sẽ được lưu tự động.

Bạn có thể thêm bao nhiêu tác giả đang làm việc trên tài liệu. Phương pháp nhanh này cũng có thể được sử dụng để thay đổi tiêu đề hoặc thêm thẻ hoặc danh mục vào tài liệu.

Thay đổi tên tác giả mặc định

Theo mặc định, tên tác giả tài liệu trong Excel là tên của bạn tên người dùng Windows, nhưng điều này có thể không đại diện đúng cho bạn. Trong trường hợp này, bạn nên thay đổi tên tác giả mặc định để Excel sẽ sử dụng tên riêng của bạn sau này.

1. Nhấp vào tab Tệp trong Excel.
2. Chọn Tùy chọn từ menu Tệp .
3. Chọn Chung ở ngăn bên trái của cửa sổ hộp thoại Tùy chọn Excel .
4. Chuyển xuống Cá nhân hóa bản sao của bạn của phần Microsoft Office .
5. Nhập tên thích hợp vào trường bên cạnh Tên người dùng .
6. Nhấp 'OK'.

Xác định tùy chỉnhproperties

Tôi đã đề cập rằng bạn có thể xác định các thuộc tính bổ sung cho tài liệu Excel của mình. Thực hiện theo các bước bên dưới để biến nó thành hiện thực.

1. Điều hướng đến Tệp -> Thông tin
2. Nhấp vào Thuộc tính ở bên phải cửa sổ.
3. Chọn 'Thuộc tính nâng cao' từ danh sách thả xuống .
4. Nhấp vào tab Tùy chỉnh trong hộp thoại Thuộc tính xuất hiện trên màn hình của bạn.
5. Chọn tên cho thuộc tính tùy chỉnh từ danh sách được đề xuất hoặc nhập một tên duy nhất vào trường Tên .
6. Chọn loại dữ liệu cho thuộc tính từ danh sách thả xuống Loại .
7. Nhập giá trị cho thuộc tính trong trường Giá trị .
8. Nhấn nút Thêm như minh họa bên dưới.

   Lưu ý: Định dạng giá trị phải đáp ứng lựa chọn của bạn trong danh sách Loại . Điều đó có nghĩa là nếu loại dữ liệu được chọn là Số , bạn phải nhập một số vào trường Giá trị . Các giá trị không khớp với loại thuộc tính được lưu dưới dạng văn bản.

9. Sau khi thêm thuộc tính tùy chỉnh, bạn có thể thấy thuộc tính đó trong trường Thuộc tính . Sau đó nhấp vào 'OK' .

Nếu bạn nhấp vào thuộc tính tùy chỉnh trong trường Thuộc tính rồi nhấn Xóa -> OK , thuộc tính tùy chỉnh vừa thêm của bạn sẽ biến mất.

Thay đổi các thuộc tính tài liệu khác

Nếu bạn cần thay đổi siêu dữ liệu khác, ngoại trừ tên tác giả, tiêu đề, thẻ vàloại, bạn phải thực hiện trong Bảng điều khiển tài liệu hoặc trong hộp thoại Thuộc tính.

• Trong trường hợp Bảng điều khiển tài liệu đang mở trong trang tính của bạn, bạn chỉ cần đặt con trỏ trong trường bạn muốn chỉnh sửa và nhập thông tin cần thiết.
• Nếu bạn đã mở hộp thoại Thuộc tính , hãy chuyển sang tab Tóm tắt và thêm hoặc cập nhật thông tin trong các trường, hãy nhấp vào OK .

Khi bạn quay lại bảng tính, mọi thay đổi bạn đã thực hiện sẽ được lưu tự động.

Xóa thuộc tính tài liệu

Nếu bạn cần che dấu vết của mình để lại trong tài liệu để sau này không ai nhìn thấy tên bạn hoặc tên tổ chức của bạn trong thuộc tính tài liệu, bạn có thể ẩn bất kỳ thuộc tính hoặc thông tin cá nhân nào với công chúng bằng cách sử dụng một trong các phương pháp sau.

Làm cho Trình kiểm tra tài liệu hoạt động

Trình kiểm tra tài liệu thực sự được sử dụng để kiểm tra tài liệu để tìm dữ liệu ẩn hoặc thông tin cá nhân, nhưng nó có thể hữu ích bạn để loại bỏ thuộc tính mà bạn sẽ không chia sẻ với người khác.

1. Điều hướng đến Tệp -> Thông tin .
2. Tìm phần Chuẩn bị chia sẻ . Trong Excel 2013, phần này có tên là Kiểm tra sổ làm việc .
3. Nhấp vào Kiểm tra sự cố .
4. Chọn Ispect tài liệu tùy chọn từ trình đơn thả xuống.
5. Cửa sổ Trình kiểm tra tài liệu sẽ bật lên và bạn có thể đánh dấucác vấn đề bạn muốn xem xét. Tôi sẽ để tất cả chúng được chọn mặc dù chúng tôi quan tâm nhất đến việc kiểm tra 'Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân' .
6. Khi bạn lựa chọn, hãy nhấp vào Tôi tại dưới cùng của cửa sổ.

   Bây giờ bạn sẽ thấy kết quả kiểm tra trên màn hình của mình.

7. Nhấp vào Xóa tất cả trong mỗi danh mục mà bạn quan tâm. Trong trường hợp của tôi, đó là Thuộc tính Tài liệu và Thông tin Cá nhân .
8. Đóng Trình kiểm tra tài liệu .

Sau đó, tôi khuyên bạn nên lưu tệp với tên mới nếu bạn muốn giữ tệp gốc phiên bản có siêu dữ liệu.

Xóa siêu dữ liệu khỏi một số tài liệu

Nếu bạn muốn xóa thuộc tính khỏi nhiều tài liệu cùng một lúc, hãy sử dụng Windows Explorer .

1. Mở thư mục chứa các tệp Excel trong Windows Explorer .
2. Đánh dấu các tệp bạn cần.
3. Nhấp chuột phải và chọn Thuộc tính tùy chọn trong menu ngữ cảnh.
4. Chuyển sang tab Chi tiết .
5. Nhấp vào 'Xóa thuộc tính và thông tin cá nhân' ở cuối cửa sổ hộp thoại.
6. Chọn 'Xóa các thuộc tính sau khỏi tệp này' .
7. Đánh dấu các thuộc tính bạn muốn xóa hoặc nhấp vào Chọn tất cả nếu bạn muốn xóa tất cả chúng.
8. Nhấp vào OK.

   Lưu ý: Bạn có thể xóa bất kỳ thuộc tính tài liệu nào khỏi tệp hoặc một số tệp bằng phương pháp này, ngay cả khi bạncài đặt Windows 8 trên máy tính của bạn.

Bảo vệ thuộc tính tài liệu

Tính năng bảo vệ thuộc tính tài liệu và thông tin cá nhân được sử dụng trong trường hợp bạn không muốn người khác thay đổi bất kỳ siêu dữ liệu hoặc bất cứ thứ gì trong tài liệu của bạn.

1. Chuyển đến Tệp -> Thông tin .
2. Nhấp vào Bảo vệ Sổ làm việc trong phần Quyền .
3. Trong Excel 2013, phần này có tên là Bảo vệ Sổ làm việc .
4. Chọn tùy chọn Đánh dấu là cuối cùng từ menu thả xuống.
5. Sau đó, bạn sẽ được thông báo rằng phiên bản tài liệu này sẽ là phiên bản cuối cùng nên những người khác sẽ không được phép thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó. Bạn cần đồng ý hoặc nhấn Hủy .

Nếu bạn muốn cho phép một số người sửa đổi trang tính, bạn có thể đặt mật khẩu cho những người muốn thay đổi điều gì đó trong tài liệu.

1. Ở trong xem hậu trường. Nếu bạn thoát khỏi chế độ xem hậu trường và quay lại trang tính, hãy nhấp lại vào tab Tệp .
2. Chọn 'Lưu dưới dạng' từ Tệp Trình đơn .
3. Mở danh sách thả xuống Công cụ ở cuối cửa sổ hộp thoại Lưu dưới dạng .
4. Chọn Tùy chọn Chung .
5. Nhập mật khẩu vào trường Mật khẩu để sửa đổi .
6. Nhấp vào OK .
7. Nhập lại mật khẩu để xác nhận.
8. Nhấp vào OK .
9. Chọn thư mục mà bạn muốn lưu tài liệu và nhấn