On tullut aika kertoa sinulle erityyppisistä asiakirjan ominaisuuksista, niiden tarkastelu- ja muutostavoista Excel 2019, 2016 ja 2013 -ohjelmissa. Tässä artikkelissa opit myös, miten voit suojata asiakirjan kaikilta muutoksilta ja poistaa henkilökohtaiset tiedot Excel-taulukosta.

Muistatko tunteesi, kun aloitit juuri käyttämään Excel 2016 tai 2013:a? Itse olin joskus vihainen, kun en löytänyt tarvittavaa työkalua tai vaihtoehtoa sieltä, missä ne olivat edellisissä Excel-versioissa. Näin kävi asiakirjan ominaisuuksille Excel 2010 / 2013:ssa. Näissä kahdessa viimeisessä versiossa ne ovat piilossa syvemmällä, mutta niiden esiin kaivaminen ei vie paljon aikaa.

Tässä artikkelissa on yksityiskohtainen opas siitä, miten voit tarkastella ja muuttaa asiakirjan ominaisuuksia, suojata asiakirjan muokkauksilta ja poistaa henkilökohtaisia tietoja Excel-taulukosta. Aloitetaan :)

Asiakirjan ominaisuustyypit

Ennen kuin alamme oppia, miten asiakirjan ominaisuuksia (metatietoja) voidaan tarkastella, muuttaa ja poistaa Excelissä, selvitetään, millaisia ominaisuuksia Office-asiakirjalla voi olla.

Tyyppi 1. Standardiominaisuudet ovat yhteisiä kaikille Office 2010 -sovelluksille. Ne sisältävät perustietoja asiakirjasta, kuten otsikko, aihe, kirjoittaja, luokka jne. Voit määrittää näille ominaisuuksille omia tekstiarvoja, jotta asiakirjan löytäminen tietokoneelta olisi helpompaa.

Tyyppi 2. Automaattisesti päivitetyt ominaisuudet sisältävät tiedostoa koskevat tiedot, joita järjestelmä valvoo ja muuttaa, kuten tiedoston koko sekä asiakirjan luonti- ja muutosajankohta. Jotkin asiakirjatason ominaisuudet, jotka ovat sovellustason asiakirjan yksilöllisiä, kuten asiakirjan sivujen, sanojen tai merkkien määrä tai sovelluksen versio, päivittyvät automaattisesti asiakirjan sisällön perusteella.

Tyyppi 3. Mukautetut ominaisuudet ovat käyttäjän määrittelemiä ominaisuuksia. Niiden avulla voit lisätä muita ominaisuuksia Office-asiakirjaan.

Tyyppi 4. Organisaatiosi ominaisuudet ovat organisaatiokohtaisia ominaisuuksia.

Tyyppi 5. Dokumenttikirjaston ominaisuudet viittaavat asiakirjakirjastossa oleviin asiakirjoihin Web-sivustossa tai julkisessa kansiossa. Asiakirjastoa luova henkilö voi määrittää joitakin asiakirjakirjaston ominaisuuksia ja niiden arvoja koskevia sääntöjä. Kun siis haluat lisätä tiedoston asiakirjakirjastoon, sinun on syötettävä vaadittujen ominaisuuksien arvot tai korjattava virheelliset ominaisuudet.

Näytä asiakirjan ominaisuudet

Jos et tiedä, mistä löydät asiakirjan tiedot Excel 2016-2010 -ohjelmassa, tässä on kolme tapaa tehdä se.

Menetelmä 1. Näytä asiakirjapaneeli

Tämän menetelmän avulla näet asiakirjan tiedot suoraan työarkissa.

1. Napsauta Tiedosto Siirrytään välilehdelle näkymä kulissien taakse .
2. Valitse Info alkaen Tiedosto valikko. Ominaisuudet näkyy oikealla puolella.

   Täällä näet jo joitakin tietoja asiakirjastasi.

3. Klikkaa Ominaisuudet avataksesi pudotusvalikon.
4. Valitse 'Näytä asiakirjapaneeli' valikosta.

   Se vie sinut automaattisesti takaisin laskentataulukkoon, ja näet taulukon Asiakirjapaneeli nauhan ja työalueen väliin, kuten alla olevassa kuvassa.

Kuten näette, Asiakirjapaneeli näyttää rajoitetun määrän ominaisuuksia. Jos haluat tietää asiakirjasta enemmän, siirry toiseen menetelmään.

Menetelmä 2. Avaa Ominaisuudet-valintaikkuna

Jos et löydä tarvittavia tietoja osoitteesta Asiakirjapaneeli , ota Edistyneet ominaisuudet käyttöön.

Ensimmäinen tapa näyttää Edistyneet ominaisuudet on oikein alkaen Asiakirjapaneeli .

1. Klikkaa 'Asiakirjan ominaisuudet' vasemmassa yläkulmassa Asiakirjapaneeli .
2. Valitse Edistyneet ominaisuudet vaihtoehto avattavasta luettelosta.
3. The Ominaisuudet valintaikkuna ilmestyy näytölle.

Täällä näet yleisiä tietoja asiakirjastasi, joitakin tilastoja ja asiakirjan sisällön. Voit myös muuttaa asiakirjan yhteenvetoa tai määritellä lisää mukautettuja ominaisuuksia. Haluatko tietää, miten se tehdään? Ole kärsivällinen! Kerron sen sinulle hieman myöhemmin tässä artikkelissa.

On vielä yksi tapa avata Ominaisuudet valintaikkuna.

1. Käy läpi kolme ensimmäistä vaihetta, jotka on kuvattu menetelmässä 1.
2. Valitse 'Lisäominaisuudet' alkaen Ominaisuudet pudotusvalikosta.

Sama Ominaisuudet valintaikkuna ilmestyy näytölle yllä olevan kuvan mukaisesti.

Menetelmä 3. Käytä Windows Exploreria

Yksi helpompi tapa näyttää metatiedot on käyttää Windows Explorer -selainta avaamatta itse laskentataulukkoa.

1. Avaa kansio, jossa Excel-tiedostot ovat Windows Explorer .
2. Valitse tarvitsemasi tiedosto.
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet vaihtoehto kontekstivalikossa.
4. Siirry Yksityiskohdat välilehdellä voit tarkastella asiakirjan otsikkoa, aihetta, kirjoittajaa ja muita kommentteja.

Nyt tiedät eri tavat tarkastella asiakirjan ominaisuuksia tietokoneellasi, ja olen varma, että löydät tarvittavat tiedot ongelmitta.

Asiakirjan ominaisuuksien muuttaminen

Lupasin aiemmin kertoa, miten asiakirjan ominaisuuksia voi muuttaa. Kun siis katsot ominaisuuksia edellä kuvatuilla menetelmillä 1 ja 2, voit heti lisätä tarvittavat tiedot tai korjata virheelliset tiedot. Mitä tulee menetelmään 3, se on mahdollista myös, jos tietokoneeseen ei ole asennettu Windows 8:aa.

Nopein tapa lisätä kirjailija

Jos haluat vain lisätä tekijän, se voidaan tehdä nopeasti Excel 2010 / 2013 -ohjelman backstage-näkymässä.

1. Siirry osoitteeseen Tiedosto -> Info
2. Siirry Liittyvät ihmiset osiossa ikkunan oikealla puolella.
3. Vie osoitin sanojen 'Lisää kirjoittaja' päälle ja napsauta niitä.
4. Kirjoita kirjoittajan nimi näkyviin tulevaan kenttään.
5. Napsauta mitä tahansa kohtaa Excel-ikkunassa, ja nimi tallennetaan automaattisesti.

Voit lisätä niin monta kirjoittajaa kuin asiakirjan parissa työskentelee. Tätä nopeaa menetelmää voidaan käyttää myös otsikon muuttamiseen tai tunnisteen tai luokan lisäämiseen asiakirjaan.

Vaihda oletusarvoisen tekijän nimi

Oletusarvoisesti asiakirjan kirjoittajanimi Excelissä on Windows-käyttäjätunnuksesi, mutta se ei ehkä edusta sinua oikein. Tällöin sinun kannattaa muuttaa oletusarvoista kirjoittajanimeä, jotta Excel käyttää myöhemmin oikeaa nimeäsi.

1. Napsauta Tiedosto välilehti Excelissä.
2. Valitse Vaihtoehdot alkaen Tiedosto valikko.
3. Valitse Yleistä vasemmassa ruudussa Excel-vaihtoehdot ikkuna.
4. Siirry alaspäin Muokkaa Microsoft Office -kopiosi yksilölliseksi jakso.
5. Kirjoita oikea nimi kenttään vieressä olevaan kenttään. Käyttäjän nimi .
6. Napsauta 'OK'.

Määritä mukautettuja ominaisuuksia

Olen jo maininnut, että voit määritellä lisäominaisuuksia Excel-dokumentille. Seuraa alla olevia ohjeita, jotta se toteutuu.

1. Siirry osoitteeseen Tiedosto -> Info
2. Klikkaa Ominaisuudet ikkunan oikealla puolella.
3. Valitse 'Lisäominaisuudet' avattavasta luettelosta.
4. Napsauta Custom välilehti Ominaisuudet näytölle ilmestyvässä valintaikkunassa.
5. Valitse mukautetun ominaisuuden nimi ehdotetusta luettelosta tai kirjoita yksilöllinen nimi kenttään Nimi kenttä.
6. Valitse ominaisuuden tietotyyppi valikosta Tyyppi pudotusvalikosta.
7. Kirjoita ominaisuuden arvo kenttään Arvo kenttä.
8. Paina Lisää painiketta alla olevan kuvan mukaisesti.

   Huomautus: Arvomuodon on vastattava valitsemaasi muotoa kohdassa Tyyppi Se tarkoittaa, että jos valittu tietotyyppi on Numero , sinun on kirjoitettava numero kenttään Arvo Arvot, jotka eivät vastaa ominaisuustyyppiä, tallennetaan tekstinä.

9. Kun olet lisännyt mukautetun ominaisuuden, näet sen ikkunassa Ominaisuudet kenttään. Napsauta sitten 'OK' .

Jos napsautat mukautettua ominaisuutta Ominaisuudet kenttään ja paina sitten Poista -> OK , juuri lisätty mukautettu ominaisuutesi katoaa.

Muuta muita asiakirjan ominaisuuksia

Jos haluat muuttaa muita metatietoja, paitsi tekijän nimeä, otsikkoa, tunnisteita ja luokkia, sinun on tehtävä se joko asiakirjapaneelissa tai Ominaisuudet-valintaikkunassa.

• Jos Asiakirjapaneeli on avoinna laskentataulukossa, sinun tarvitsee vain asettaa kursori kenttään, jota haluat muokata, ja syöttää tarvittavat tiedot.
• Jos olet jo avannut Ominaisuudet valintaikkunassa, vaihda Yhteenveto välilehteä ja lisää tai päivitä tiedot kenttiin, napsauta sitten OK .

Kun palaat laskentataulukkoon, kaikki tekemäsi muutokset tallentuvat automaattisesti.

Poista asiakirjan ominaisuudet

Jos haluat peittää asiakirjaan jääneet jälkesi, jotta kukaan ei myöhemmin näe nimeäsi tai organisaatiosi nimeä asiakirjan ominaisuuksissa, voit piilottaa kaikki omaisuus- tai henkilötiedot yleisöltä käyttämällä jotakin seuraavista menetelmistä.

Saat Document Inspectorin toimimaan

The Asiakirjojen tarkastaja käytetään itse asiassa asiakirjan tarkistamiseen piilotettujen tietojen tai henkilökohtaisten tietojen varalta, mutta se voi auttaa sinua poistamaan ominaisuudet, joita et aio jakaa muiden kanssa.

1. Siirry osoitteeseen Tiedosto -> Info .
2. Etsi Valmistaudu jakamiseen Excel 2013:ssa tämä osio on nimeltään Tarkasta työkirja .
3. Klikkaa Tarkista ongelmat .
4. Valitse Ispect Document -asiakirja vaihtoehto pudotusvalikosta.
5. The Asiakirjojen tarkastaja ikkuna avautuu, ja voit rastittaa ne asiat, joita haluat tarkastella. Jättäisin ne kaikki valittuna, vaikka meitä kiinnostaa eniten tarkastaa 'Asiakirjan ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot' .
6. Kun olet tehnyt valintasi, napsauta Ispect ikkunan alareunassa.

   Nyt näet tarkastustulokset näytölläsi.

7. Klikkaa Poista kaikki jokaisessa kategoriassa, josta olet kiinnostunut. Minun tapauksessani se on Asiakirjan ominaisuudet ja henkilötiedot .
8. Sulje Asiakirjojen tarkastaja .

Sitten suosittelen tallentamaan tiedoston uudella nimellä, jos haluat säilyttää alkuperäisen version metatietoineen.

Poista metatiedot useista asiakirjoista

Jos haluat poistaa ominaisuuksia useista asiakirjoista kerralla, käytä komentoa Windows Explorer .

1. Avaa kansio, jossa Excel-tiedostot ovat Windows Explorer .
2. Korosta tarvitsemasi tiedostot.
3. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Ominaisuudet vaihtoehto kontekstivalikossa.
4. Vaihda Yksityiskohdat välilehti.
5. Klikkaa 'Poista ominaisuudet ja henkilökohtaiset tiedot' valintaikkunan alareunassa.
6. Valitse 'Poista seuraavat ominaisuudet tästä tiedostosta' .
7. Rastita ominaisuudet, jotka haluat poistaa, tai valitse Valitse kaikki jos haluat poistaa ne kaikki.
8. Klikkaa SELVÄ.

   Huomautus: Voit poistaa minkä tahansa asiakirjan ominaisuuden tiedostosta tai useista tiedostoista tällä menetelmällä, vaikka tietokoneeseen olisi asennettu Windows 8.

Suojaa asiakirjan ominaisuudet

Asiakirjan ominaisuuksien ja henkilökohtaisten tietojen suojausta käytetään, jos et halua muiden ihmisten muuttavan metatietoja tai mitään muuta asiakirjassasi.

1. Siirry osoitteeseen Tiedosto -> Info .
2. Klikkaa Suojaa työkirja vuonna Luvat jakso.
3. Excel 2013:ssa tämä osio on nimeltään Suojaa työkirja .
4. Valitse Merkitse lopulliseksi vaihtoehto avattavasta valikosta.
5. Sitten sinulle ilmoitetaan, että tämä asiakirjan versio on lopullinen, joten muut henkilöt eivät saa tehdä siihen muutoksia. Sinun on hyväksyttävä tai painettava painiketta Peruuta .

Jos haluat kuitenkin antaa joidenkin ihmisten muokata työarkkia, voit asettaa salasanan niille, jotka haluavat muuttaa jotain asiakirjassa.

1. Pysy backstage-näkymässä. Jos olet poissa backstage-näkymästä ja palaat takaisin työarkille, napsauta painiketta Tiedosto välilehti uudelleen.
2. Valitse 'Tallenna nimellä' alkaen Tiedosto valikko.
3. Avaa Työkalut pudotusluettelo ikkunan alareunassa Tallenna nimellä ikkuna.
4. Valitse Yleiset vaihtoehdot .
5. Syötä salasana kenttään Muokattava salasana kenttä.
6. Klikkaa OK .
7. Vahvista salasana syöttämällä se uudelleen.
8. Klikkaa OK .
9. Valitse kansio, johon haluat tallentaa asiakirjan, ja paina painiketta Tallenna .

   Nyt dokumenttisi on suojattu ei-toivotulta muokkaukselta. Mutta ole varovainen! Salasanan tuntevat henkilöt voivat helposti poistaa salasanan Muokattava salasana laatikko, jolloin muut lukijat voivat muuttaa työarkin tietoja.

Vau! Tästä viestistä on tullut pitkä! Yritin kattaa kaikki dokumentin ominaisuuksien tarkasteluun, muuttamiseen ja poistamiseen liittyvät asiat, joten toivon, että löydät oikeat vastaukset metatietoihin liittyviin kipeisiin kysymyksiin.