Dumating na ang oras upang sabihin sa iyo ang tungkol sa iba't ibang uri ng mga katangian ng dokumento, ang mga paraan ng pagtingin at pagbabago sa mga ito sa Excel 2019, 2016 at 2013. Sa artikulong ito matututunan mo rin kung paano protektahan ang iyong dokumento mula sa anumang mga pagbabago at alisin ang personal na impormasyon mula sa iyong Excel worksheet.

Naaalala mo ba ang iyong mga damdamin noong nagsimula ka pa lamang gumamit ng Excel 2016 o 2013? Sa personal, kung minsan ay nakaramdam ako ng galit kapag hindi ko mahanap ang kinakailangang tool o opsyon sa lugar kung saan sila nasa mga nakaraang bersyon ng Excel. Ganito ang nangyari sa mga katangian ng dokumento sa Excel 2010 / 2013. Sa huling dalawang bersyong ito ay mas malalim silang nakatago, ngunit hindi ka magdadala sa iyo ng maraming oras upang mahukay ang mga ito.

Sa artikulong ito makikita mo isang detalyadong gabay kung paano tingnan at baguhin ang mga katangian ng dokumento, protektahan ang iyong dokumento mula sa anumang mga pagbabago at alisin ang personal na impormasyon mula sa iyong Excel worksheet. Simulan na natin! :)

Mga uri ng mga katangian ng dokumento

Bago simulang matutunan kung paano tingnan, baguhin at alisin ang mga katangian ng dokumento (metadata) sa Excel, linawin natin kung anong mga uri ng mga katangian maaaring magkaroon ng isang dokumento ng Office.

Uri 1. Ang mga karaniwang katangian ay karaniwan sa lahat ng application ng Office 2010. Naglalaman ang mga ito ng pangunahing impormasyon tungkol sa dokumento tulad ng pamagat, paksa, may-akda, kategorya, atbp. Maaari kang magtalaga ng iyong sariling mga halaga ng teksto para sa mga katangiang ito upang gawing mas madali ang I-save .

Ngayon ang iyong dokumento ay na-secure mula sa hindi gustong pag-edit. Ngunit mag-ingat! Madaling maalis ito ng mga taong nakakaalam ng password sa kahon ng Password para baguhin kaya hinahayaan ang ibang mga mambabasa na baguhin ang impormasyon sa worksheet.

Wow! Ang post na ito ay naging mahaba! Sinubukan kong saklawin ang lahat ng mga batayan na may kinalaman sa pagtingin, pagbabago at pag-alis ng mga katangian ng dokumento kaya umaasa akong makakahanap ka ng mga tamang sagot sa mga masakit na puntong kinasasangkutan ng metadata.

Uri 2. Awtomatikong na-update na mga katangian isama ang data tungkol sa iyong file na kinokontrol at binago ng system tulad ng laki ng file at ang oras na ginawa at binago ang dokumento. Ang ilang mga katangian na natatangi sa dokumento sa antas ng aplikasyon gaya ng bilang ng mga pahina, salita o character sa dokumento o ang bersyon ng application ay awtomatikong ina-update ng nilalaman ng dokumento.

Uri 3 . Ang mga custom na property ay mga property na tinukoy ng user. Nagbibigay-daan sa iyo ang mga ito na magdagdag ng iba pang property sa iyong Office document.

Uri 4. Ang mga property para sa iyong organisasyon ay mga property na partikular sa organisasyon.

Uri 5. Mga katangian ng library ng dokumento sumangguni sa mga dokumento sa isang library ng dokumento sa isang Web site o sa isang pampublikong folder. Ang isang tao na lumikha ng isang library ng dokumento ay maaaring magtakda ng ilang mga katangian ng library ng dokumento at mga panuntunan para sa kanilang mga halaga. Kaya kapag gusto mong magdagdag ng file sa library ng dokumento, kailangan mong ilagay ang mga halaga para sa anumang mga katangian na kinakailangan, o itama ang anumang mga katangian na mali.

Tingnan ang mga katangian ng dokumento

Kung hindi mo alam kung saan mahahanap ang impormasyon tungkol sa iyong dokumento sa Excel 2016-2010, narito ang tatlong paraan para gawin ito.

Paraan 1. Ipakita ang Panel ng Dokumento

Pinapayagan ka ng paraang ito. upang makita ang impormasyon tungkol sa iyong dokumento sa mismongworksheet.

1. Mag-click sa tab na File . Lumipat ka sa backstage view .
2. Piliin ang Impormasyon mula sa menu na File . Ang pane na Properties ay ipinapakita sa kanang bahagi.

   Dito makikita mo na ang ilang impormasyon tungkol sa iyong dokumento.

3. Mag-click sa Properties upang buksan ang drop-down na menu.
4. Piliin ang 'Show Document Panel' mula sa menu .

   Awtomatiko ka nitong ibabalik sa iyong worksheet at makikita mo ang Panel ng Dokumento na nakalagay sa pagitan ng Ribbon at ng working area tulad ng sa screenshot sa ibaba.

Tulad ng nakikita mo, ang Panel ng Dokumento ay nagpapakita ng limitadong bilang ng mga katangian. Kung sabik kang malaman ang higit pa tungkol sa dokumento, lumipat sa pangalawang paraan.

Paraan 2. Buksan ang dialog box ng Properties

Kung hindi mo mahanap ang kinakailangang impormasyon sa Document Panel , gamitin ang Advanced Properties .

Ang unang paraan upang ipakita ang Advanced Properties ay mula mismo sa Document Panel .

1. Mag-click sa 'Document Properties' sa kaliwang sulok sa itaas ng Document Panel .
2. Piliin ang Mga Advanced na Properties na opsyon mula sa drop-down na listahan.
3. Lalabas sa screen ang Properties dialog box.

Dito makikita mo ang pangkalahatang impormasyon tungkol sa iyong dokumento, ilang istatistika at nilalaman ng dokumento. Maaari mo ring baguhin ang dokumentobuod o tukuyin ang mga karagdagang custom na katangian. Gusto mo bang malaman kung paano ito gawin? Pasensya ka na! Ibabahagi ko ito sa iyo sa ibang pagkakataon sa artikulong ito.

May isa pang paraan para buksan ang Properties dialog box.

1. Puntahan ang unang tatlong hakbang na inilalarawan sa Paraan 1.
2. Piliin ang 'Mga Advanced na Properties' mula sa drop-down na menu na Properties .

Ang parehong Properties dialog box ay lalabas sa screen tulad ng sa screenshot sa itaas.

Paraan 3. Gamitin ang Windows Explorer

Isa pang madaling paraan ng pagpapakita ng metadata ay ang paggamit ng Windows Explorer nang hindi binubuksan ang mismong worksheet.

1. Buksan ang folder na may mga Excel file sa Windows Explorer .
2. Piliin ang file na kailangan mo.
3. I-right-click at piliin ang opsyon na Properties sa menu ng konteksto.
4. Ilipat sa tab na Mga Detalye upang tingnan ang pamagat, paksa, may-akda ng dokumento at iba pang komento.

Ngayon alam mo na ang iba't ibang paraan ng pagtingin sa mga katangian ng dokumento sa iyong PC at sigurado akong mahahanap mo ang kinakailangang impormasyon nang walang anumang problema.

Baguhin ang mga katangian ng dokumento

Kanina nangako akong sasabihin sa iyo kung paano baguhin ang mga katangian ng dokumento. Kaya kapag tiningnan mo ang mga property gamit ang Paraan 1 at Paraan 2 na inilarawan sa itaas, maaari mong agad na idagdag ang kinakailangang impormasyon o iwasto ang di-wastong data. Para sa Paraan 3, maaari rin kung wala kaNaka-install ang Windows 8 sa iyong computer.

Ang pinakamabilis na paraan para magdagdag ng may-akda

Kung kailangan mo lang magdagdag ng may-akda, mayroong napakabilis na paraan para gawin ito sa Excel 2010 / 2013 backstage view.

1. Pumunta sa File -> Impormasyon
2. Ilipat sa seksyong Mga Kaugnay na Tao sa kanang bahagi ng window.
3. I-hover ang pointer sa mga salitang 'Magdagdag ng may-akda' at mag-click sa sila.
4. Mag-type ng pangalan ng may-akda sa patlang na lalabas.
5. Mag-click saanman sa Excel window at awtomatikong mase-save ang pangalan.

Maaari kang magdagdag ng maraming may-akda hangga't mayroong gumagawa sa dokumento. Magagamit din ang mabilis na paraan na ito para sa pagpapalit ng pamagat o pagdaragdag ng tag o kategorya sa dokumento.

Palitan ang default na pangalan ng may-akda

Bilang default, ang pangalan ng may-akda ng dokumento sa Excel ay ang iyong Windows username, ngunit maaaring hindi ito kumakatawan sa iyo nang maayos. Sa kasong ito, dapat mong baguhin ang default na pangalan ng may-akda upang magamit ng Excel ang iyong tamang pangalan sa ibang pagkakataon.

1. Mag-click sa tab na File sa Excel.
2. Piliin ang Mga Opsyon mula sa menu na File .
3. Piliin ang General sa kaliwang pane ng Excel Options dialog window.
4. Ilipat sa I-personalize ang iyong kopya ng Microsoft Office na seksyon.
5. I-type ang tamang pangalan sa field sa tabi ng User name .
6. I-click ang 'OK'.

Tukuyin ang customproperties

Nabanggit ko na na maaari mong tukuyin ang mga karagdagang katangian para sa iyong Excel na dokumento. Sundin ang mga hakbang sa ibaba upang gawin itong totoo.

1. Mag-navigate sa File -> Impormasyon
2. Mag-click sa Properties sa kanang bahagi ng window.
3. Piliin ang 'Advanced Properties' mula sa drop-down list .
4. Mag-click sa tab na Custom sa dialog box na Properties na lalabas sa iyong screen.
5. Pumili ng pangalan para sa custom na property mula sa iminungkahing listahan o mag-type ng kakaiba sa field na Pangalan .
6. Piliin ang uri ng data para sa property mula sa drop-down na listahan ng Uri .
7. Mag-type ng value para sa property sa field na Value .
8. Pindutin ang Idagdag na button tulad ng ipinapakita sa ibaba.

   Tandaan: Dapat matugunan ng format ng halaga ang iyong pinili sa listahan ng Uri . Ibig sabihin, kung ang napiling uri ng data ay Number , kailangan mong mag-type ng numero sa field na Value . Ang mga value na hindi tumutugma sa uri ng property ay sine-save bilang text.

9. Pagkatapos mong magdagdag ng custom na property, makikita mo ito sa field na Properties . Pagkatapos ay i-click ang 'OK' .

Kung nag-click ka sa custom na property sa field na Properties at pagkatapos ay pindutin ang Delete -> OK , mawawala ang iyong idinagdag na custom na property.

Baguhin ang iba pang mga katangian ng dokumento

Kung kailangan mong baguhin ang iba pang metadata, maliban sa pangalan ng may-akda, pamagat, mga tag atmga kategorya, kailangan mong gawin ito sa Document Panel o sa Properties dialog box.

• Kung sakaling ang Document Panel ay bukas sa iyong worksheet, kailangan mo lang itakda ang cursor sa field na gusto mong i-edit at ilagay ang kinakailangang impormasyon.
• Kung nabuksan mo na ang Properties dialog box, lumipat sa tab na Buod at idagdag o i-update ang impormasyon sa mga field, i-click ang OK .

Kapag bumalik ka sa spreadsheet, awtomatikong mase-save ang anumang mga pagbabagong ginawa mo.

Alisin ang mga katangian ng dokumento

Kung kailangan mong takpan ang iyong mga bakas na natitira sa dokumento upang walang makakita ng iyong pangalan o pangalan ng iyong organisasyon sa mga katangian ng dokumento sa ibang pagkakataon, maaari mong itago ang anumang ari-arian o personal na impormasyon mula sa publiko gamit ang isa sa mga sumusunod na paraan.

Gawing gumana ang Document Inspector

Ang Document Inspector ay aktwal na ginagamit para sa pagsuri sa dokumento para sa nakatagong data o personal na impormasyon, ngunit makakatulong ito mong alisin ang mga pag-aari na hindi mo ibabahagi sa iba.

1. Mag-navigate sa File -> Impormasyon .
2. Hanapin ang seksyong Maghanda para sa Pagbabahagi . Sa Excel 2013 ang seksyong ito ay tinatawag na Inspect Workbook .
3. Mag-click sa Suriin ang Mga Isyu .
4. Piliin ang Ispect Document opsyon mula sa drop-down na menu.
5. Lalabas ang Document Inspector window at maaari mong lagyan ng tsekang mga isyu na gusto mong tingnan. Iiwan ko silang lahat na napili kahit na pinakainteresado kaming suriin ang 'Mga Property ng Dokumento at Personal na Impormasyon' .
6. Kapag pinili mo, i-click ang Ispect sa ibaba ng bintana.

   Ngayon ay nakikita mo na ang mga resulta ng inspeksyon sa iyong screen.

7. Mag-click sa Alisin Lahat sa bawat kategorya kung saan ka interesado. Sa aking kaso, ito ay Mga Property ng Dokumento at Personal na Impormasyon .
8. Isara ang Document Inspector .

Pagkatapos, irerekomenda kong i-save mo ang file na may bagong pangalan kung gusto mong panatilihin ang orihinal bersyon na may metadata.

Alisin ang metadata mula sa ilang mga dokumento

Kung gusto mong alisin ang mga property mula sa ilang mga dokumento nang sabay-sabay, gamitin ang Windows Explorer .

1. Buksan ang folder na may mga Excel file sa Windows Explorer .
2. I-highlight ang mga file na kailangan mo.
3. I-right click at piliin ang Properties opsyon sa menu ng konteksto.
4. Lumipat sa tab na Mga Detalye .
5. Mag-click sa 'Alisin ang Mga Properties at Personal na Impormasyon' sa ibaba ng dialog window.
6. Piliin ang 'Alisin ang mga sumusunod na katangian mula sa file na ito' .
7. Lagyan ng check ang mga katangian na gusto mong alisin o i-click ang Piliin Lahat kung gusto mong alisin ang lahat ng ito.
8. I-click ang OK.

   Tandaan: Maaari mong alisin ang anumang ari-arian ng dokumento mula sa file o ilang mga file gamit ang paraang ito, kahit nanaka-install ang Windows 8 sa iyong computer.

Protektahan ang mga katangian ng dokumento

Ginagamit ang proteksyon ng mga katangian ng dokumento at personal na impormasyon kung sakaling ayaw mong baguhin ng ibang tao ang anumang metadata o anumang bagay sa iyong dokumento.

1. Pumunta sa File -> Impormasyon .
2. Mag-click sa Protektahan ang Workbook sa seksyong Mga Pahintulot .
3. Sa Excel 2013 ang seksyong ito ay pinangalanang Protektahan ang Workbook .
4. Piliin ang opsyon na Markahan bilang Pangwakas mula sa drop-down na menu.
5. Pagkatapos ay ipapaalam sa iyo na ang bersyon ng dokumentong ito ay magiging pinal upang ang ibang mga tao ay hindi papayagang gumawa ng anumang mga pagbabago dito. Kailangan mong sumang-ayon o pindutin ang Kanselahin .

Kung gusto mong hayaan ang ilang tao na baguhin ang worksheet pagkatapos ng lahat, maaari kang magtakda ng password para sa mga gustong magpalit ng isang bagay sa dokumento.

1. Manatili sa view sa backstage. Kung wala ka sa backstage view at bumalik sa worksheet, mag-click muli sa tab na File .
2. Piliin ang 'Save As' mula sa File menu.
3. Buksan ang drop-down na listahan ng Tools sa ibaba ng dialog window na Save As .
4. Piliin ang Mga Pangkalahatang Opsyon .
5. Maglagay ng password sa field na Password para baguhin .
6. I-click ang OK .
7. Ipasok muli ang password upang kumpirmahin ito.
8. I-click ang OK .
9. Piliin ang folder kung saan mo gustong i-save ang dokumento at pindutin