Nastal čas, abychom vás seznámili s různými typy vlastností dokumentu, způsoby jejich zobrazení a změny v aplikacích Excel 2019, 2016 a 2013. V tomto článku se také dozvíte, jak chránit dokument před jakýmikoliv úpravami a odstranit osobní údaje z listu aplikace Excel.

Vzpomínáte si na své pocity, když jste právě začali používat Excel 2016 nebo 2013? Osobně jsem se někdy cítil naštvaný, když jsem nemohl najít potřebný nástroj nebo možnost na místě, kde byly v předchozích verzích Excelu. To se stalo s vlastnostmi dokumentu v Excelu 2010 / 2013. V těchto dvou posledních verzích jsou ukryty hlouběji, ale jejich vyhrabání vám nezabere mnoho času.

V tomto článku najdete podrobný návod, jak zobrazit a měnit vlastnosti dokumentu, chránit dokument před jakýmikoliv úpravami a odstranit osobní údaje z listu Excelu. Začněme :).

Typy vlastností dokumentu

Než se začneme učit, jak zobrazovat, měnit a odstraňovat vlastnosti dokumentu (metadata) v aplikaci Excel, ujasněme si, jaké druhy vlastností může mít dokument Office.

Typ 1. Standardní vlastnosti jsou společné pro všechny aplikace Office 2010. Obsahují základní informace o dokumentu, jako je název, předmět, autor, kategorie atd. Těmto vlastnostem můžete přiřadit vlastní textové hodnoty, které vám usnadní vyhledávání dokumentu v počítači.

Typ 2. Automaticky aktualizované vlastnosti zahrnují údaje o souboru, které jsou řízeny a měněny systémem, například velikost souboru a čas vytvoření a změny dokumentu. Některé vlastnosti, které jsou pro dokument jedinečné na úrovni aplikace, například počet stránek, slov nebo znaků v dokumentu nebo verze aplikace, jsou automaticky aktualizovány podle obsahu dokumentu.

Typ 3. Vlastní vlastnosti jsou uživatelsky definované vlastnosti. Umožňují přidávat do dokumentu Office další vlastnosti.

Typ 4. Vlastnosti pro vaši organizaci jsou vlastnosti specifické pro danou organizaci.

Typ 5. Vlastnosti knihovny dokumentů odkazují na dokumenty v knihovně dokumentů na webu nebo ve veřejné složce. Osoba, která vytváří knihovnu dokumentů, může nastavit některé vlastnosti knihovny dokumentů a pravidla pro jejich hodnoty. Když tedy chcete přidat soubor do knihovny dokumentů, musíte zadat hodnoty všech požadovaných vlastností nebo opravit nesprávné vlastnosti.

Zobrazit vlastnosti dokumentu

Pokud nevíte, kde najít informace o dokumentu v aplikaci Excel 2016-2010, zde jsou tři způsoby, jak to udělat.

Metoda 1. Zobrazení panelu dokumentů

Tato metoda umožňuje zobrazit informace o dokumentu přímo v pracovním listu.

1. Klikněte na Soubor přepnete na kartu pohled do zákulisí .
2. Vyberte si Informace z Soubor menu. Vlastnosti je zobrazen na pravé straně.

   Zde se již zobrazují některé informace o dokumentu.

3. Klikněte na Vlastnosti otevřít rozevírací nabídku.
4. Vyberte si "Zobrazit panel dokumentů z nabídky.

   Automaticky se vrátíte na pracovní list a uvidíte. Panel dokumentů umístěný mezi pásem karet a pracovní plochou, jak je znázorněno na obrázku níže.

Jak vidíte, Panel dokumentů zobrazí omezený počet vlastností. Pokud se chcete o dokumentu dozvědět více, přejděte k druhé metodě.

Metoda 2. Otevřete dialogové okno Vlastnosti

Pokud nemůžete najít potřebné informace v aplikaci Panel dokumentů , vezměte si Pokročilé vlastnosti do provozu.

První způsob zobrazení Pokročilé vlastnosti je přímo z Panel dokumentů .

1. Klikněte na "Vlastnosti dokumentu v levém horním rohu Panel dokumentů .
2. Vyberte si Pokročilé vlastnosti z rozevíracího seznamu.
3. Na stránkách Vlastnosti Na obrazovce se zobrazí dialogové okno.

Zde se zobrazují obecné informace o dokumentu, některé statistiky a obsah dokumentu. Můžete také změnit shrnutí dokumentu nebo definovat další vlastní vlastnosti. Chcete vědět, jak na to? Buďte trpěliví! Podělím se s vámi o to o něco později v tomto článku.

Existuje ještě jeden způsob, jak otevřít Vlastnosti dialogové okno.

1. Projděte první tři kroky popsané v metodě 1.
2. Vyberte si "Pokročilé vlastnosti z Vlastnosti rozevírací nabídka.

Totéž Vlastnosti Na obrazovce se zobrazí dialogové okno jako na obrázku výše.

Metoda 3. Použití Průzkumníka Windows

Dalším snadným způsobem zobrazení metadat je použití Průzkumníka Windows bez otevření samotného pracovního listu.

1. Otevřete složku se soubory aplikace Excel Průzkumník Windows .
2. Vyberte požadovaný soubor.
3. Klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Vlastnosti v kontextové nabídce.
4. Přesun do Podrobnosti na zobrazit název, předmět, autora dokumentu a další komentáře.

Nyní znáte různé způsoby zobrazení vlastností dokumentu v počítači a jsem si jistý, že potřebné informace najdete bez problémů.

Úprava vlastností dokumentu

Již dříve jsem slíbil, že vám prozradím, jak změnit vlastnosti dokumentu. Když tedy zobrazíte vlastnosti pomocí výše popsaných metod 1 a 2, můžete ihned doplnit potřebné informace nebo opravit neplatné údaje. Pokud jde o metodu 3, je to možné i v případě, že nemáte v počítači nainstalovaný systém Windows 8. V případě, že máte nainstalovaný systém Windows 8, je možné jej změnit.

Nejrychlejší způsob přidání autora

Pokud potřebujete pouze přidat autora, existuje velmi rychlý způsob, jak to provést přímo v zobrazení Backstage aplikace Excel 2010 / 2013.

1. Přejít na Soubor -> Info
2. Přesun do Související osoby v pravé části okna.
3. Najeďte ukazatelem na slova "Přidat autora" a klikněte na ně.
4. Do zobrazeného pole zadejte jméno autora.
5. Klikněte kdekoli v okně aplikace Excel a název se automaticky uloží.

Můžete přidat tolik autorů, kolik jich na dokumentu pracuje. Tuto rychlou metodu lze použít také pro změnu názvu nebo přidání značky či kategorie do dokumentu.

Změna výchozího jména autora

Ve výchozím nastavení je jméno autora dokumentu v aplikaci Excel vaše uživatelské jméno systému Windows, které vás však nemusí správně reprezentovat. V takovém případě byste měli výchozí jméno autora změnit, aby aplikace Excel později použila vaše správné jméno.

1. Klikněte na Soubor na kartě Excel.
2. Vyberte si Možnosti z Soubor menu.
3. Vyberte Obecné v levém podokně Možnosti aplikace Excel dialogové okno.
4. Přesuňte se dolů na Přizpůsobení kopie Microsoft Office sekce.
5. Zadejte správný název do pole vedle položky Uživatelské jméno .
6. Klikněte na tlačítko OK.

Definice vlastních vlastností

Již jsem se zmínil o tom, že můžete definovat další vlastnosti dokumentu aplikace Excel. Postupujte podle následujících kroků, abyste je uskutečnili.

1. Přejděte na Soubor -> Info
2. Klikněte na Vlastnosti na pravé straně okna.
3. Vyberte "Pokročilé vlastnosti z rozevíracího seznamu.
4. Klikněte na Vlastní na kartě Vlastnosti dialogové okno, které se zobrazí na obrazovce.
5. Zvolte název vlastní vlastnosti z navrhovaného seznamu nebo zadejte jedinečný název do pole Název pole.
6. Vyberte typ dat pro vlastnost z nabídky Typ rozevírací seznam.
7. Zadejte hodnotu vlastnosti do pole Hodnota pole.
8. Stiskněte tlačítko Přidat jak je znázorněno níže.

   Poznámka: Formát hodnoty musí odpovídat vašemu výběru v položce Typ To znamená, že pokud je zvolený datový typ Číslo , musíte zadat číslo do pole Hodnota Hodnoty, které neodpovídají typu vlastnosti, jsou uloženy jako text.

9. Po přidání vlastní vlastnosti ji můžete vidět v okně Vlastnosti pak klikněte na tlačítko 'OK' .

Pokud kliknete na vlastní vlastnost v okně Vlastnosti a pak stiskněte tlačítko Odstranit -> OK , právě přidaná vlastní vlastnost zmizí.

Změna dalších vlastností dokumentu

Pokud potřebujete změnit další metadata, kromě jména autora, názvu, značek a kategorií, musíte to provést buď na panelu dokumentu, nebo v dialogovém okně Vlastnosti.

• V případě, že Panel dokumentů je otevřen v pracovním listu,stačí nastavit kurzor do pole, které chcete upravit, a zadat potřebné informace.
• Pokud jste již otevřeli Vlastnosti dialogové okno, přepněte na Souhrn a přidejte nebo aktualizujte informace v polích, klikněte na tlačítko OK .

Po návratu do tabulky se provedené změny automaticky uloží.

Odstranění vlastností dokumentu

Pokud potřebujete zakrýt své stopy zanechané v dokumentu, aby nikdo později neviděl vaše jméno nebo název vaší organizace ve vlastnostech dokumentu, můžete skrýt veškeré majetkové nebo osobní údaje před veřejností pomocí jedné z následujících metod.

Zprovoznění nástroje Document Inspector

Na stránkách Inspektor dokumentů slouží vlastně ke kontrole dokumentu na skryté údaje nebo osobní informace, ale může vám pomoci odstranit vlastnosti, které nehodláte sdílet s ostatními.

1. Přejděte na Soubor -> Info .
2. Najděte Příprava na sdílení V Excelu 2013 se tento oddíl nazývá Kontrola pracovního sešitu .
3. Klikněte na Kontrola problémů .
4. Vyberte si Inspekční dokument z rozevírací nabídky.
5. Na stránkách Inspektor dokumentů zobrazí se okno a vy můžete zaškrtnout problémy, které chcete zkontrolovat. Nechal bych je všechny vybrané, i když nás nejvíce zajímá kontrola. "Vlastnosti dokumentu a osobní údaje .
6. Po výběru klikněte na tlačítko Ispect v dolní části okna.

   Nyní se na obrazovce zobrazí výsledky kontroly.

7. Klikněte na Odstranit vše v každé kategorii, která vás zajímá. V mém případě je to Vlastnosti dokumentu a osobní údaje .
8. Zavřít Inspektor dokumentů .

Pak bych vám doporučil uložit soubor s novým názvem, pokud chcete zachovat původní verzi s metadaty.

Odstranění metadat z několika dokumentů

Pokud chcete odebrat vlastnosti z několika dokumentů najednou, použijte příkaz Průzkumník Windows .

1. Otevřete složku se soubory aplikace Excel Průzkumník Windows .
2. Zvýrazněte potřebné soubory.
3. Klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Vlastnosti v kontextové nabídce.
4. Přepněte na Podrobnosti na tab.
5. Klikněte na "Odebrat vlastnosti a osobní údaje v dolní části dialogového okna.
6. Vyberte 'Odebrat z tohoto souboru následující vlastnosti' .
7. Zaškrtněte vlastnosti, které chcete odebrat, nebo klikněte na Vybrat vše pokud je chcete odstranit všechny.
8. Klikněte na DOBŘE.

   Poznámka: Touto metodou můžete odebrat jakoukoli vlastnost dokumentu ze souboru nebo několika souborů, i když máte v počítači nainstalovaný systém Windows 8.

Ochrana vlastností dokumentu

Ochrana vlastností dokumentu a osobních údajů se používá v případě, že nechcete, aby ostatní lidé měnili metadata nebo cokoli ve vašem dokumentu.

1. Přejít na Soubor -> Info .
2. Klikněte na Chránit pracovní sešit v Oprávnění sekce.
3. V aplikaci Excel 2013 se tato část jmenuje Chránit pracovní sešit .
4. Vyberte si Označit jako finální z rozevírací nabídky.
5. Poté budete informováni, že tato verze dokumentu bude konečná, takže ostatní lidé v ní nebudou moci provádět žádné změny. Musíte souhlasit nebo stisknout tlačítko Zrušit .

Pokud chcete některým lidem přece jen umožnit upravovat pracovní list, můžete těm, kteří chtějí v dokumentu něco změnit, nastavit heslo.

1. Zůstaňte v zobrazení zákulisí. Pokud jste se vrátili ze zobrazení zákulisí zpět do pracovního listu, klikněte na tlačítko Soubor znovu na kartě.
2. Vyberte si "Uložit jako z Soubor menu.
3. Otevřete Nástroje rozevírací seznam v dolní části Uložit jako dialogové okno.
4. Vyberte Obecné možnosti .
5. Zadejte heslo do pole Heslo pro úpravu pole.
6. Klikněte na OK .
7. Heslo znovu zadejte a potvrďte.
8. Klikněte na OK .
9. Vyberte složku, do které chcete dokument uložit, a stiskněte tlačítko Uložit .

   Nyní je váš dokument zabezpečen před nežádoucími úpravami. Ale pozor! Lidé, kteří znají heslo, ho mohou snadno odstranit z dokumentu. Heslo pro úpravu a umožní tak ostatním čtenářům měnit informace v pracovním listu.

Páni! Tento příspěvek se ukázal být dlouhý! Snažil jsem se pokrýt všechny základy, které se týkají zobrazení, změny a odstranění vlastností dokumentu, takže doufám, že najdete správné odpovědi na bolavé body týkající se metadat.