ทุกวันนี้เมื่ออีเมลกลายเป็นช่องทางหลักในการสื่อสารส่วนบุคคลและธุรกิจ และการขโมยข้อมูลคือสิ่งที่อาชญากรรมความลับทางการค้าเติบโต ปัญหาของการรักษาความปลอดภัยอีเมลและการปกป้องความเป็นส่วนตัวอยู่ในใจของทุกคน

แม้ว่างานของคุณไม่ได้หมายความถึงการส่งความลับของบริษัทที่ต้องได้รับการปกป้องจากสายตาที่ไม่ต้องการ คุณอาจมองหาความเป็นส่วนตัวเล็กน้อย ไม่ว่าเหตุผลของคุณคืออะไร วิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการรักษาความปลอดภัยการสื่อสารของคุณกับเพื่อนร่วมงาน เพื่อน และครอบครัวคือการเข้ารหัสเมลและลายเซ็นดิจิทัล การเข้ารหัสอีเมลของ Outlook ปกป้องเนื้อหาของข้อความของคุณจากการอ่านโดยไม่ได้รับอนุญาต ในขณะที่ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้แน่ใจว่าข้อความต้นฉบับของคุณไม่ได้รับการแก้ไขและมาจากผู้ส่งบางราย

การเข้ารหัสอีเมล Outlook อาจฟังดูเหมือนเป็นงานที่ยุ่งยาก แต่จริงๆแล้วมันค่อนข้างง่าย มีวิธีการส่งอีเมลที่ปลอดภัยใน Outlook อยู่สองสามวิธี และต่อไปในบทความนี้ เราจะพูดถึงพื้นฐานของแต่ละวิธี:

รับ Digital ID สำหรับ Outlook (การเข้ารหัสและ ใบรับรองการลงนาม)

เพื่อให้สามารถเข้ารหัสอีเมล Outlook ที่สำคัญได้ สิ่งแรกที่คุณต้องได้รับคือ รหัสดิจิทัล หรือที่เรียกว่าใบรับรองอีเมล คุณสามารถรับ ID ดิจิทัลได้จากแหล่งใดแหล่งหนึ่งที่แนะนำโดย Microsoft คุณจะสามารถใช้ ID เหล่านี้ได้ไม่เพียงแต่เพื่อส่งข้อความ Outlook ที่ปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังปกป้องเอกสารของมีการอ้างว่าการเข้ารหัสได้แก้ไขปัญหาทั้งสองข้อข้างต้นแล้ว หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดไปที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการหรือบล็อกนี้

หากไม่มีเทคนิคการป้องกันอีเมลใดที่ครอบคลุมในบทความนี้ตรงตามความต้องการของคุณทั้งหมด คุณสามารถลองใช้วิธีการอื่นๆ ที่ซับซ้อนกว่านี้ เช่น ซูรินาเม คำที่ออกเสียงยากนี้หมายถึงการปกปิดข้อความหรือไฟล์อื่นภายในข้อความหรือไฟล์อื่น มีเทคนิคการจัดการข้อมูลดิจิทัลที่หลากหลาย เช่น การปกปิดเนื้อหาของอีเมลภายในบิตต่ำสุดของรูปภาพที่มีสัญญาณรบกวนต่ำ ภายในข้อมูลที่เข้ารหัสหรือข้อมูลสุ่ม เป็นต้น หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดดูบทความ Wikipedia นี้

และสำหรับวันนี้ก็เพียงเท่านี้ ขอบคุณที่อ่าน!

กระบวนการรับ Digital ID ขึ้นอยู่กับบริการที่คุณเลือกใช้ โดยทั่วไปแล้ว ID จะถูกจัดเตรียมในรูปแบบของการติดตั้งที่สามารถดำเนินการได้ ซึ่งจะเพิ่มใบรับรองให้กับระบบของคุณโดยอัตโนมัติ เมื่อติดตั้งแล้ว รหัสดิจิทัลของคุณจะพร้อมใช้งานใน Outlook และแอปพลิเคชัน Office อื่นๆ

วิธีตั้งค่าใบรับรองอีเมลของคุณใน Outlook

วิธีตรวจสอบว่ามีรหัสดิจิทัลใน Outlook หรือไม่ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง เราอธิบายว่าสิ่งนี้สำเร็จได้อย่างไรใน Outlook 2010 แม้ว่าจะทำงานในลักษณะเดียวกันทุกประการใน Outlook 2013 - 365 และมีความแตกต่างเล็กน้อยใน Outlook 2007 ดังนั้นหวังว่าคุณจะไม่มีปัญหาในการกำหนดค่าใบรับรองการเข้ารหัสของคุณใน Outlook เวอร์ชันใดๆ .

1. สลับไปที่แท็บ ไฟล์ จากนั้นไปที่ ตัวเลือก > ศูนย์ความเชื่อถือ และคลิกปุ่ม การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ
2. ในหน้าต่าง Trust Center เลือก E-mail Security .
3. ในแท็บ E-mail Security คลิก Settings ภายใต้ อีเมลเข้ารหัส

   หมายเหตุ: หากคุณมีรหัสดิจิทัลอยู่แล้ว การตั้งค่าจะถูกกำหนดค่าให้คุณโดยอัตโนมัติ หากคุณต้องการใช้ใบรับรองอีเมลอื่น ให้ทำตามขั้นตอนที่เหลือ

4. ในหน้าต่างโต้ตอบ เปลี่ยนการตั้งค่าความปลอดภัย คลิก ใหม่ ภายใต้ ค่ากำหนดการตั้งค่าความปลอดภัย
5. พิมพ์ชื่อสำหรับใบรับรองดิจิทัลใหม่ของคุณในช่อง ชื่อการตั้งค่าความปลอดภัย
6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือก S/MIME ใน รายการ รูปแบบการเข้ารหัส รหัสดิจิทัลส่วนใหญ่เป็นประเภท SMIME และเป็นไปได้มากว่านี่จะเป็นตัวเลือกเดียวสำหรับคุณ หากประเภทใบรับรองของคุณคือ Exchange Security ให้เลือกแทน
7. คลิก เลือก ถัดจาก ใบรับรองการเข้ารหัส เพื่อเพิ่มใบรับรองดิจิทัลของคุณเพื่อเข้ารหัสอีเมล

   หมายเหตุ: หากต้องการทราบว่าใบรับรองถูกต้องสำหรับการเซ็นชื่อแบบดิจิทัลหรือการเข้ารหัส หรือทั้งสองอย่าง ให้คลิกลิงก์ ดูคุณสมบัติของใบรับรอง ในกล่องโต้ตอบ เลือกใบรับรอง

   

   โดยทั่วไปแล้ว ใบรับรองที่มีไว้สำหรับการส่งข้อความเข้ารหัส (เช่น การเข้ารหัสอีเมลของ Outlook และการเซ็นชื่อแบบดิจิทัล) จะระบุว่า " ปกป้องข้อความอีเมล "

8. เลือกช่องทำเครื่องหมาย ส่งข้อความใบรับรองเหล่านี้พร้อมลายเซ็น หากคุณกำลังจะส่งข้อความอีเมลที่เข้ารหัสของ Outlook ภายนอกบริษัทของคุณ จากนั้นคลิก ตกลง เป็นอันเสร็จ!

   เคล็ดลับ: ถ้าคุณต้องการให้การตั้งค่าเหล่านี้ถูกใช้เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับข้อความที่เข้ารหัสและเซ็นชื่อแบบดิจิทัลทั้งหมดที่คุณส่งใน Outlook ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย การตั้งค่าความปลอดภัยเริ่มต้นสำหรับรูปแบบข้อความเข้ารหัสนี้ 1>

วิธีเข้ารหัสอีเมลใน Outlook

การเข้ารหัสอีเมลใน Outlook ปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อความที่คุณส่งโดยแปลงจากข้อความที่อ่านได้ให้เป็นข้อความเข้ารหัสที่มีสัญญาณรบกวน

เพื่อให้สามารถส่งและรับข้อความอีเมลที่เข้ารหัสได้ คุณต้องมีสิ่งพื้นฐานสองอย่าง:

• รหัสดิจิทัล (ใบรับรองอีเมลเข้ารหัส) เราได้กล่าวถึงวิธีรับรหัสดิจิทัลและตั้งค่าใบรับรองใน Outlook ในส่วนแรกของบทความ
• แบ่งปันรหัสสาธารณะของคุณ (ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของใบรับรอง) กับ ผู้ติดต่อที่คุณต้องการรับข้อความที่เข้ารหัส ดูคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีแบ่งปันกุญแจสาธารณะ

คุณจำเป็นต้องแบ่งปันใบรับรองกับผู้ติดต่อของคุณ เนื่องจากเฉพาะผู้รับที่มี รหัสส่วนตัว ที่ตรงกัน คีย์สาธารณะ ผู้ส่งที่ใช้เข้ารหัสอีเมลจะสามารถอ่านข้อความนั้นได้ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณให้รหัสสาธารณะของคุณแก่ผู้รับ (ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Digital ID ของคุณ) และผู้ติดต่อของคุณให้รหัสสาธารณะแก่คุณ เฉพาะในกรณีนี้ คุณจะสามารถส่งอีเมลที่เข้ารหัสถึงกันและกันได้

หากผู้รับที่ไม่มีคีย์ส่วนตัวที่ตรงกับคีย์สาธารณะที่ผู้ส่งใช้พยายามเปิดอีเมลที่เข้ารหัส พวกเขา จะเห็นข้อความนี้:

" ขออภัย เรากำลังมีปัญหาในการเปิดรายการนี้ ซึ่งอาจเกิดขึ้นชั่วคราว แต่หากคุณเห็นอีกครั้ง คุณอาจต้องการรีสตาร์ท Outlook ชื่อ Digital ID ของคุณไม่สามารถ พบโดยระบบความปลอดภัยพื้นฐาน"

มาดูกันว่าการแบ่งปันเป็นอย่างไรรหัสดิจิทัลเสร็จสิ้นใน Outlook

วิธีเพิ่มรหัสดิจิทัลของผู้รับ (รหัสสาธารณะ)

เพื่อให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อความที่เข้ารหัสกับผู้ติดต่อบางราย คุณต้อง แบ่งปันสาธารณะของคุณ ปุ่ม ก่อน คุณเริ่มต้นด้วยการแลกเปลี่ยนอีเมลที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล (ไม่ได้เข้ารหัส!) กับบุคคลที่คุณต้องการส่งอีเมลที่เข้ารหัสให้

เมื่อคุณได้รับอีเมลที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลจากผู้ติดต่อของคุณ คุณต้องเพิ่มใบรับรอง ID ดิจิทัลของผู้ติดต่อ ไปยังรายการติดต่อของเขา/เธอในสมุดที่อยู่ของคุณ ในการดำเนินการนี้ โปรดทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

1. ใน Outlook ให้เปิดข้อความที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัล คุณสามารถจดจำข้อความที่เซ็นชื่อแบบดิจิทัลได้จาก ไอคอนลายเซ็น
2. คลิกขวาที่ชื่อผู้ส่งในช่อง จาก จากนั้นคลิก เพิ่มในที่ติดต่อ Outlook

   เมื่อเพิ่มบุคคลนั้นในรายชื่อผู้ติดต่อ Outlook ของคุณ ใบรับรองดิจิทัลของบุคคลนั้นจะถูกจัดเก็บพร้อมกับรายการของผู้ติดต่อ

   หมายเหตุ: หากคุณมีรายการสำหรับผู้ใช้รายนี้อยู่แล้วในรายการผู้ติดต่อของคุณ ให้เลือก อัปเดตข้อมูล ในกล่องโต้ตอบ ตรวจพบผู้ติดต่อซ้ำ

หากต้องการดูใบรับรองสำหรับผู้ติดต่อบางราย ให้ดับเบิลคลิกที่ชื่อของบุคคลนั้น และ จากนั้นคลิกแท็บ ใบรับรอง

เมื่อคุณแชร์ Digital ID กับผู้ติดต่อบางรายแล้ว คุณจะสามารถส่งข้อความที่เข้ารหัสถึงกันได้ และอีก 2 ส่วนถัดไปจะอธิบายวิธีการทำเช่นนี้

วิธีเข้ารหัสอีเมลฉบับเดียวข้อความใน Outlook

ในข้อความอีเมลที่คุณกำลังเขียน ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ ตัวเลือก > สิทธิ์ กลุ่ม แล้วคลิกปุ่ม เข้ารหัส จากนั้นส่งอีเมลที่เข้ารหัสตามปกติใน Outlook โดยคลิกปุ่ม ส่ง ใช่ มันง่ายมาก :)

หากคุณไม่เห็นปุ่ม เข้ารหัส ให้ทำดังต่อไปนี้:

1. ไปที่ ตัวเลือก แท็บ > ตัวเลือกเพิ่มเติม กลุ่ม และคลิก ตัวเปิดใช้กล่องโต้ตอบตัวเลือกข้อความ ที่มุมด้านล่าง
2. ในหน้าต่างโต้ตอบคุณสมบัติ คลิกปุ่ม การตั้งค่าความปลอดภัย
3. ในหน้าต่างโต้ตอบ Security Properties ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย เข้ารหัสเนื้อหาข้อความและไฟล์แนบ แล้วคลิก OK

   หมายเหตุ: กระบวนการนี้จะเข้ารหัสไฟล์แนบใดๆ ที่คุณส่งพร้อมกับข้อความอีเมลที่เข้ารหัสใน Outlook ด้วย

4. เขียนข้อความให้เสร็จและส่งตามปกติ

   เพื่อตรวจสอบว่าการเข้ารหัสอีเมลทำงานหรือไม่ ให้เปลี่ยนไปที่โฟลเดอร์ รายการที่ส่ง และถ้าอีเมลของคุณได้รับการเข้ารหัสสำเร็จ คุณจะเห็น ไอคอนการเข้ารหัส อยู่ข้างๆ

   ดูสิ่งนี้ด้วย: Excel: นับเซลล์ที่ไม่ว่างโดยใช้การค้นหาและแทนที่หรือสูตร

   หมายเหตุ: หากคุณพยายามส่งข้อความที่เข้ารหัสไปยังผู้รับที่ไม่ได้แบ่งปันรหัสสาธารณะกับคุณ คุณจะได้รับตัวเลือกในการส่งข้อความในรูปแบบที่ไม่เข้ารหัส ในกรณีนี้ ให้แชร์ใบรับรองของคุณกับผู้ติดต่อหรือส่งข้อความที่ไม่ได้เข้ารหัส:

เข้ารหัสข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งใน Outlook

หากคุณพบว่าการเข้ารหัสอีเมลแต่ละรายการเป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างยุ่งยาก คุณสามารถเลือกเข้ารหัสทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ข้อความอีเมลที่คุณส่งใน Outlook อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าในกรณีนี้ ผู้รับทั้งหมดของคุณต้องมีรหัสดิจิทัลของคุณเพื่อให้สามารถถอดรหัสและอ่านอีเมลที่เข้ารหัสของคุณได้ นี่อาจเป็นแนวทางที่ถูกต้องหากคุณใช้บัญชี Outlook แบบพิเศษเพื่อส่งอีเมลภายในองค์กรของคุณเท่านั้น

คุณสามารถเปิดใช้งานการเข้ารหัสอีเมล Outlook อัตโนมัติด้วยวิธีต่อไปนี้:

1. ไปที่ แท็บไฟล์ > ตัวเลือก > ศูนย์ความเชื่อถือ > การตั้งค่าศูนย์ความเชื่อถือ .
2. สลับไปที่ แท็บความปลอดภัยของอีเมล และเลือก เข้ารหัสเนื้อหาและไฟล์แนบสำหรับข้อความขาออก ภายใต้ อีเมลที่เข้ารหัส จากนั้นคลิกตกลงและคุณใกล้จะเสร็จแล้ว

   เคล็ดลับ: ในกรณีที่คุณต้องการตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น เลือกใบรับรองดิจิทัลอื่น ให้คลิกปุ่ม การตั้งค่า

3. คลิก ตกลง เพื่อปิดกล่องโต้ตอบ จากนี้ไป ข้อความทั้งหมดที่คุณส่งใน Outlook จะถูกเข้ารหัส

อย่างที่คุณเห็น Microsoft Outlook ใช้วิธีการที่ค่อนข้างยุ่งยากในการเข้ารหัสอีเมล แต่เมื่อกำหนดค่าแล้ว มันจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและการสื่อสารทางอีเมลปลอดภัยขึ้นอย่างแน่นอน

อย่างไรก็ตาม วิธีการเข้ารหัสอีเมลที่เราเพิ่งสำรวจมีอยู่วิธีหนึ่งข้อ จำกัด ที่สำคัญ - ใช้งานได้กับ Outlook เท่านั้น หากผู้รับของคุณใช้ไคลเอ็นต์อีเมลอื่น คุณจะต้องใช้เครื่องมืออื่น

การเข้ารหัสอีเมลระหว่าง Outlook และอีเมลไคลเอ็นต์อื่น

ในการส่งอีเมลที่เข้ารหัสระหว่าง Outlook และอีเมลอื่นที่ไม่ใช่ Outlook คุณสามารถใช้หนึ่งในเครื่องมือเข้ารหัสเมลของบุคคลที่สาม

เครื่องมือโอเพ่นซอร์สฟรียอดนิยมที่สนับสนุนทั้งมาตรฐานการเข้ารหัส, OpenPGP และ S/MIME และทำงานร่วมกับไคลเอนต์อีเมลหลายตัวรวมถึง Outlook คือ GPG4WIN ( ชื่อเต็มคือ GNU Privacy Guard สำหรับ Windows)

เมื่อใช้เครื่องมือนี้ คุณจะสามารถสร้างคีย์เข้ารหัส ส่งออก และส่งไปยังผู้ติดต่อของคุณได้อย่างง่ายดาย เมื่อผู้รับของคุณได้รับอีเมลที่มีคีย์การเข้ารหัส พวกเขาจะต้องบันทึกเป็นไฟล์ จากนั้นจึงนำเข้าคีย์ไปยังไคลเอนต์อีเมลของตน

ฉันจะไม่ลงรายละเอียดมากนักเกี่ยวกับวิธีการทำงานกับ เครื่องมือนี้เนื่องจากค่อนข้างใช้งานง่ายและเข้าใจง่าย หากคุณต้องการข้อมูลทั้งหมด คุณสามารถดูคำแนะนำพร้อมภาพหน้าจอได้จากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ

หากต้องการทราบว่า GPG4OL มีลักษณะอย่างไรใน Outlook โปรดดูภาพหน้าจอต่อไปนี้:

นอกจากส่วนเสริม GPG4Win แล้ว ยังมีเครื่องมืออื่นๆ อีกจำนวนหนึ่งสำหรับการเข้ารหัสอีเมล บางโปรแกรมทำงานกับ Outlook เท่านั้น ในขณะที่บางโปรแกรมรองรับไคลเอนต์อีเมลหลายตัว:

• Data Motion Secure Mail - รองรับ Outlook, Gmail และLotus
• Cryptshare - ใช้ได้กับ Microsoft Outlook, IBM Notes และเว็บ
• Sendinc Outlook Add-in - ซอฟต์แวร์เข้ารหัสอีเมลฟรีสำหรับ Outlook
• Virtru - แอปรักษาความปลอดภัยอีเมล เพื่อเข้ารหัสข้อความอีเมลที่ส่งผ่าน Outlook, Gmail, Hotmail และ Yahoo
• รีวิวแอปฟรี 5 แอปสำหรับเข้ารหัสอีเมล
• บริการบนเว็บฟรีเพื่อส่งอีเมลที่เข้ารหัสและปลอดภัย

การเข้ารหัสโฮสต์ Exchange

หากคุณทำงานในสภาพแวดล้อมแบบองค์กร คุณสามารถใช้บริการ Exchange Hosted Encryption (EHE) เพื่อให้ข้อความอีเมลของคุณเข้ารหัส/ถอดรหัสที่เซิร์ฟเวอร์ ตามกฎนโยบายที่ผู้ดูแลระบบของคุณสร้างขึ้น

ผู้ใช้ Outlook ที่เคยลองใช้วิธีการเข้ารหัสนี้มีข้อร้องเรียนหลักสองประการ

ประการแรก การเข้ารหัสที่โฮสต์การแลกเปลี่ยนนั้นกำหนดค่าได้ยาก นอกจาก ID ดิจิทัลแล้ว ยังต้องใช้รหัสผ่านพิเศษหรือที่เรียกว่าโทเค็น ซึ่งผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณกำหนดให้กับคุณ หากผู้ดูแลระบบ Exchange ของคุณมีความรับผิดชอบและตอบสนองได้ดี เขาจะกำหนดค่าการเข้ารหัส Exchange ของคุณและทำให้คุณไม่ต้องปวดหัว :) หากคุณโชคไม่ดี ลองทำตามคำแนะนำของ Microsoft ( รับรหัสดิจิทัลสำหรับการส่งข้อความโดยใช้ Microsoft Exchange ส่วน อยู่ใกล้ด้านล่างของหน้า)

ประการที่สอง ผู้รับอีเมลที่เข้ารหัสของคุณควรใช้การเข้ารหัสที่โฮสต์โดย Exchange เช่นกัน มิฉะนั้นจะไร้ประโยชน์

Office 365 Exchange ที่โฮสต์