Пришло время рассказать вам о различных типах свойств документа, способах их просмотра и изменения в Excel 2019, 2016 и 2013. В этой статье вы также узнаете, как защитить документ от любых изменений и удалить личную информацию с рабочего листа Excel.

Помните свои ощущения, когда вы только начали использовать Excel 2016 или 2013? Лично я иногда злился, когда не мог найти нужный инструмент или опцию там, где они были в предыдущих версиях Excel. Именно это произошло со свойствами документа в Excel 2010 / 2013. В этих двух последних версиях они спрятаны глубже, но вам не потребуется много времени, чтобы их откопать.

В этой статье вы найдете подробное руководство по просмотру и изменению свойств документа, защите документа от любых изменений и удалению личной информации из листа Excel. Давайте начнем! :)

Типы свойств документа

Прежде чем приступить к изучению того, как просматривать, изменять и удалять свойства документа (метаданные) в Excel, давайте проясним, какие виды свойств может иметь документ Office.

Тип 1. Стандартные свойства являются общими для всех приложений Office 2010. Они содержат основную информацию о документе, такую как название, тема, автор, категория и т.д. Вы можете назначить собственные текстовые значения для этих свойств, чтобы облегчить поиск документа на вашем компьютере.

Тип 2. Автоматически обновляемые свойства включают данные о вашем файле, которые контролируются и изменяются системой, такие как размер файла и время создания и изменения документа. Некоторые свойства, уникальные для документа на уровне приложения, такие как количество страниц, слов или символов в документе или версия приложения, автоматически обновляются содержимым документа.

Тип 3. Пользовательские свойства это свойства, определяемые пользователем. Они позволяют добавлять другие свойства в документ Office.

Тип 4. Свойства для вашей организации это свойства, характерные для организации.

Тип 5. Свойства библиотеки документов относятся к документам в библиотеке документов на веб-сайте или в общей папке. Человек, создающий библиотеку документов, может установить некоторые свойства библиотеки документов и правила для их значений. Поэтому, когда вы хотите добавить файл в библиотеку документов, вы должны ввести значения для любых свойств, которые являются обязательными, или исправить любые свойства, которые являются неправильными.

Просмотр свойств документа

Если вы не знаете, где найти информацию о документе в Excel 2016-2010, вот три способа сделать это.

Способ 1. Показать панель документов

Этот метод позволяет увидеть информацию о документе прямо в рабочем листе.

1. Нажмите на Файл переключитесь на вкладку вид из-за кулис .
2. Выберите Информация из Файл меню. Свойства панель показана с правой стороны.

   Здесь вы уже можете увидеть некоторую информацию о вашем документе.

3. Нажмите на Свойства чтобы открыть выпадающее меню.
4. Выберите 'Показать панель документов' из меню.

   Это автоматически вернет вас к рабочему листу, и вы увидите Панель документов помещается между лентой и рабочей областью, как показано на скриншоте ниже.

Как вы видите, в Панель документов показывает ограниченное количество свойств. Если вы хотите узнать больше о документе, перейдите ко второму методу.

Способ 2. Откройте диалоговое окно "Свойства

Если вы не можете найти необходимую информацию в Панель документов возьмите Расширенные свойства в эксплуатацию.

Первый способ отображения Расширенные свойства прямо из Панель документов .

1. Нажмите на 'Свойства документа' в левом верхнем углу Панель документов .
2. Выберите Расширенные свойства опцию из выпадающего списка.
3. Сайт Свойства на экране появится диалоговое окно.

Здесь вы можете увидеть общую информацию о документе, некоторые статистические данные и содержание документа. Вы также можете изменить сводку документа или определить дополнительные пользовательские свойства. Хотите узнать, как это сделать? Наберитесь терпения! Я поделюсь с вами этим немного позже в этой статье.

Существует еще один способ открыть Свойства диалоговое окно.

1. Выполните первые три шага, описанные в Методе 1.
2. Выберите 'Расширенные свойства' из Свойства выпадающее меню.

То же самое Свойства на экране появится диалоговое окно, как показано на скриншоте выше.

Способ 3. Используйте проводник Windows

Еще один простой способ отображения метаданных - использовать Проводник Windows, не открывая сам рабочий лист.

1. Откройте папку с файлами Excel в Проводник Windows .
2. Выберите нужный файл.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Свойства опция в контекстном меню.
4. Перейти к Подробности вкладка для просмотра названия, темы, автора документа и других комментариев.

Теперь вы знаете различные способы просмотра свойств документа на вашем компьютере и, я уверен, без проблем найдете необходимую информацию.

Изменение свойств документа

Ранее я обещал рассказать вам, как изменить свойства документа. Поэтому при просмотре свойств с помощью описанных выше способов 1 и 2 вы можете сразу же добавить необходимую информацию или исправить недействительные данные. Что касается способа 3, то он также возможен, если на вашем компьютере не установлена Windows 8.

Самый быстрый способ добавить автора

Если вам нужно просто добавить автора, есть очень быстрый способ сделать это прямо на задней панели Excel 2010 / 2013.

1. Перейти к Файл -> Информация
2. Перейти к Родственные люди раздел в правой части окна.
3. Наведите указатель на слова "Добавить автора" и нажмите на них.
4. Введите имя автора в появившемся поле.
5. Щелкните в любом месте окна Excel, и имя будет автоматически сохранено.

Вы можете добавить столько авторов, сколько авторов работает над документом. Этот быстрый метод можно также использовать для изменения заголовка или добавления тега или категории к документу.

Изменить имя автора по умолчанию

По умолчанию имя автора документа в Excel - это ваше имя пользователя Windows, но это может неправильно вас представлять. В этом случае вам следует изменить имя автора по умолчанию, чтобы Excel в дальнейшем использовал ваше правильное имя.

1. Нажмите на Файл вкладку в Excel.
2. Выберите Опции из Файл меню.
3. Выберите Общий на левой панели Параметры Excel диалоговое окно.
4. Переместитесь вниз к Персонализируйте свою копию Microsoft Office секция.
5. Введите нужное имя в поле рядом с надписью Имя пользователя .
6. Нажмите 'OK'.

Определение пользовательских свойств

Я уже упоминал, что вы можете определить дополнительные свойства для документа Excel. Выполните следующие шаги, чтобы воплотить это в жизнь.

1. Перейдите в раздел Файл -> Информация
2. Нажмите на Свойства в правой части окна.
3. Выберите 'Расширенные свойства' из выпадающего списка.
4. Нажмите на Пользовательский вкладка в Свойства диалоговое окно, которое появится на экране.
5. Выберите имя для пользовательского свойства из предложенного списка или введите уникальное имя в поле Имя поле.
6. Выберите тип данных для свойства из списка Тип выпадающий список.
7. Введите значение для свойства в поле Значение поле.
8. Нажмите кнопку Добавить как показано ниже.

   Примечание: Формат значения должен соответствовать вашему выбору в Тип список. Это означает, что если выбранный тип данных является Номер необходимо ввести число в поле Значение поле. Значения, которые не соответствуют типу свойства, сохраняются как текст.

9. После добавления пользовательского свойства вы можете увидеть его в окне Свойства поле. Затем нажмите 'OK' .

Если вы нажмете на пользовательское свойство в Свойства поле и затем нажмите Удалить -> OK то только что добавленное пользовательское свойство исчезнет.

Изменение других свойств документа

Если вам нужно изменить другие метаданные, кроме имени автора, названия, тегов и категорий, вы должны сделать это либо на панели документа, либо в диалоговом окне "Свойства".

• В случае если Панель документов открыта в рабочем листе, вам нужно просто установить курсор в поле, которое вы хотите отредактировать, и ввести необходимую информацию.
• Если вы уже открыли Свойства диалогового окна, переключитесь на Резюме вкладку и добавьте или обновите информацию в полях, нажмите кнопку OK .

Когда вы вернетесь к электронной таблице, все внесенные вами изменения будут автоматически сохранены.

Удалить свойства документа

Если вам необходимо скрыть оставленные в документе следы, чтобы впоследствии никто не увидел ваше имя или название вашей организации в свойствах документа, вы можете скрыть любую имущественную или личную информацию от общественности, используя один из следующих методов.

Заставьте инспектора документов работать

Сайт Инспектор по документам на самом деле используется для проверки документа на наличие скрытых данных или личной информации, но он может помочь вам удалить те свойства, которыми вы не собираетесь делиться с другими.

1. Перейдите в раздел Файл -> Информация .
2. Найти Подготовка к обмену В Excel 2013 этот раздел называется Рабочая тетрадь по инспектированию .
3. Нажмите на Проверьте наличие проблем .
4. Выберите Исп. документ опцию из выпадающего меню.
5. Сайт Инспектор по документам Появится окно, в котором можно отметить те вопросы, которые вы хотите просмотреть. Я бы оставил их все выбранными, хотя мы больше всего заинтересованы в проверке 'Свойства документа и личная информация' .
6. Когда вы сделаете свой выбор, нажмите Ispect в нижней части окна.

   Теперь вы видите результаты проверки на экране.

7. Нажмите на Удалить все в каждой интересующей вас категории. В моем случае это Свойства документа и личная информация .
8. Закройте Инспектор по документам .

Тогда я бы рекомендовал сохранить файл с новым именем, если вы хотите сохранить оригинальную версию с метаданными.

Удаление метаданных из нескольких документов

Если вы хотите удалить свойства сразу из нескольких документов, используйте Проводник Windows .

1. Откройте папку с файлами Excel в Проводник Windows .
2. Выделите нужные файлы.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Свойства опция в контекстном меню.
4. Переключитесь на Подробности вкладка.
5. Нажмите на 'Удалить свойства и личную информацию' в нижней части диалогового окна.
6. Выберите 'Удалить следующие свойства из этого файла' .
7. Отметьте свойства, которые вы хотите удалить, или нажмите Выбрать все если вы хотите удалить их все.
8. Нажмите OK.

   Примечание: С помощью этого метода можно удалить любое свойство документа из файла или нескольких файлов, даже если на вашем компьютере установлена Windows 8.

Защита свойств документа

Защита свойств документа и личной информации используется в том случае, если вы не хотите, чтобы другие люди изменяли какие-либо метаданные или что-либо в вашем документе.

1. Перейти к Файл -> Информация .
2. Нажмите на Рабочая тетрадь по защите в Разрешения секция.
3. В Excel 2013 этот раздел называется Рабочая тетрадь по защите .
4. Выберите Отметить как окончательный опцию из выпадающего меню.
5. Затем вам сообщат, что эта версия документа будет окончательной, поэтому другие люди не смогут вносить в нее изменения. Вам нужно согласиться или нажать кнопку Отмена .

Если вы хотите, чтобы некоторые люди все-таки могли изменять рабочий лист, вы можете установить пароль для тех, кто хочет изменить что-то в документе.

1. Оставайтесь в представлении кулис. Если вы вышли из представления кулис и вернулись к рабочему листу, нажмите на кнопку Файл снова вкладка.
2. Выберите 'Сохранить как' из Файл меню.
3. Откройте Инструменты выпадающий список в нижней части Сохранить как диалоговое окно.
4. Выберите Общие параметры .
5. Введите пароль в поле Пароль для изменения поле.
6. Нажмите OK .
7. Повторно введите пароль для его подтверждения.
8. Нажмите OK .
9. Выберите папку, в которой вы хотите сохранить документ, и нажмите кнопку Сохранить .

   Теперь ваш документ защищен от нежелательного редактирования. Но будьте осторожны! Люди, знающие пароль, могут легко удалить его из Пароль для изменения тем самым позволяя другим читателям изменять информацию в рабочем листе.

Этот пост получился длинным! Я постарался охватить все основы, касающиеся просмотра, изменения и удаления свойств документа, поэтому надеюсь, что вы найдете правильные ответы на наболевшие вопросы, связанные с метаданными.