Прийшов час розповісти про різні види властивостей документа, способи їх перегляду і зміни в Excel 2019, 2016 і 2013. У цій статті ви також дізнаєтеся, як захистити свій документ від будь-яких модифікацій і видалити особисту інформацію з робочого листа Excel.

Пам'ятаєте свої відчуття, коли ви тільки починали користуватися Excel 2016 або 2013? Особисто я іноді відчував злість, коли не міг знайти необхідний інструмент або опцію на тому місці, де вони знаходилися в попередніх версіях Excel. Саме так було з властивостями документа в Excel 2010 / 2013. У цих двох останніх версіях вони заховані глибше, але вам не знадобиться багато часу, щоб їх відкопати.

У цій статті ви знайдете докладний посібник про те, як переглядати і змінювати властивості документа, захищати документ від будь-яких модифікацій і видаляти особисту інформацію з робочого аркуша Excel. Почнемо!)

Види реквізитів документів

Перш ніж почати вивчати, як переглядати, змінювати і видаляти властивості (метадані) документа в Excel, давайте з'ясуємо, які види властивостей може мати документ Office.

Тип 1. Стандартні властивості є загальними для всіх додатків Office 2010. Вони містять основну інформацію про документ, таку як назва, тема, автор, категорія та ін. Цим властивостям можна присвоїти власні текстові значення, щоб полегшити пошук документа на комп'ютері.

Тип 2. Автоматично оновлюються властивості включають дані про ваш файл, які контролюються і змінюються системою, такі як розмір файлу і час створення і зміни документа. Деякі властивості, які є унікальними для документа на рівні програми, такі як кількість сторінок, слів або символів в документі або версія програми, автоматично оновлюються за допомогою вмісту документа.

Тип 3. Користувацькі властивості це властивості, що визначаються користувачем, які дозволяють додавати інші властивості до документа Office.

Тип 4. Властивості для вашої організації це властивості, характерні для організації.

Тип 5. Властивості бібліотеки документів посилатися на документи в бібліотеці документів на веб-сайті або в загальнодоступній папці. Особа, яка створює бібліотеку документів, може встановити деякі властивості бібліотеки документів і правила для їх значень. Таким чином, коли ви хочете додати файл до бібліотеки документів, ви повинні ввести значення всіх властивостей, які потрібні, або виправити будь-які властивості, які є неправильними.

Перегляд властивостей документа

Якщо ви не знаєте, де знайти інформацію про свій документ в Excel 2016-2010, ось три способи це зробити.

Спосіб 1. Показати панель документів

Цей спосіб дозволяє побачити інформацію про документ прямо на робочому аркуші.

1. Натисніть на кнопку Файл Ви переходите на вкладку погляд за лаштунки .
2. Обирайте Інформація від Файл Меню. Властивості відображається з правого боку.

   Тут ви вже можете побачити деяку інформацію про ваш документ.

3. Натисніть на Властивості щоб відкрити випадаюче меню.
4. Обирайте "Показати панель документів з меню.

   Ви автоматично повернетесь на робочий аркуш і побачите напис Панель документів розміщується між стрічкою та робочою зоною, як показано на скріншоті нижче.

   Дивіться також: Конвертація CSV в Excel: рішення поширених проблем

Як ви бачите, на сьогоднішній день Панель документів показує обмежену кількість властивостей. Якщо ви хочете дізнатися більше про документ, перейдіть до другого способу.

Спосіб 2. Відкрити діалогове вікно "Властивості

Якщо Ви не знайшли необхідну інформацію в розділі Панель документів візьміть Додаткові властивості в експлуатацію.

Перший спосіб відображення Додаткові властивості це прямо з Панель документів .

1. Натисніть на "Властивості документа у верхньому лівому кутку Панель документів .
2. Обирайте Додаткові властивості у випадаючому списку.
3. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Властивості На екрані з'явиться діалогове вікно з назвою "Взяти участь у конкурсі".

Тут ви можете побачити загальну інформацію про ваш документ, деяку статистику та вміст документа. Ви також можете змінити анотацію документа або задати додаткові користувацькі властивості. Хочете знати, як це зробити? Наберіться терпіння! Я поділюся з вами цим трохи пізніше в цій статті.

Існує ще один спосіб відкрити Властивості діалогове вікно.

1. Пройдіть перші три кроки, які описані в способі 1.
2. Обирайте "Додаткові властивості від Властивості випадаюче меню.

Те ж саме Властивості На екрані з'явиться діалогове вікно, як на скріншоті вище.

Спосіб 3. За допомогою Провідника Windows

Ще одним простим способом відображення метаданих є використання Провідника Windows без відкриття самого робочого аркуша.

1. Відкрийте папку з файлами Excel в Провідник Windows .
2. Виберіть потрібний файл.
3. Клацніть правою кнопкою миші і виберіть пункт Властивості в контекстному меню.
4. Переходимо до Деталі на вкладці переглянути назву, тему, автора документа та інші коментарі.

Тепер ви знаєте різні способи перегляду властивостей документа на своєму комп'ютері і, впевнена, без проблем знайдете необхідну інформацію.

Змінити властивості документа

Раніше я обіцяв розповісти, як змінити властивості документа. Так от, при перегляді властивостей за допомогою способу 1 та способу 2, описаних вище, можна одразу додати необхідну інформацію або виправити невірні дані. Щодо способу 3, то він також можливий, якщо у вас на комп'ютері не встановлена Windows 8.

Найшвидший спосіб додати автора

Якщо вам потрібно просто додати автора, є дуже швидкий спосіб зробити це прямо в Excel 2010 / 2013 в режимі перегляду за лаштунками.

1. Перейдіть до Файл -> Інформація
2. Переходимо до Пов'язані особи у правій частині вікна.
3. Наведіть вказівник на слова "Додати автора" і натисніть на них.
4. У полі, що з'явиться, введіть ім'я автора.
5. Клацніть в будь-якому місці вікна Excel і назва буде автоматично збережена.

Ви можете додати стільки авторів, скільки працює над документом. Цей швидкий метод також може бути використаний для зміни назви або додавання тегу чи категорії до документа.

Змінити ім'я автора за замовчуванням

За замовчуванням ім'ям автора документа в Excel є ваше ім'я користувача Windows, але воно може не відображати вас належним чином. У цьому випадку вам слід змінити ім'я автора за замовчуванням, щоб Excel надалі використовував ваше власне ім'я.

1. Натисніть на кнопку Файл вкладка в Excel.
2. Обирайте Опції від Файл меню.
3. Виберіть Генеральний на лівій панелі Параметри Excel діалогове вікно.
4. Перейдіть до Персоналізуйте свою копію Microsoft Office розділ.
5. Введіть власне ім'я в поле поруч з Ім'я користувача .
6. Натисніть "ОК".

Визначення користувацьких властивостей

Я вже згадував, що ви можете визначити додаткові властивості для вашого документа Excel. Виконайте наступні кроки, щоб зробити це реально.

1. Перейти до Файл -> Інформація
2. Натисніть на Властивості з правого боку вікна.
3. Виберіть "Додаткові властивості з випадаючого списку.
4. Натисніть на кнопку Нестандартний у вкладці Властивості яке з'явиться на вашому екрані.
5. Виберіть назву для кастомної властивості із запропонованого списку або введіть унікальну в полі Ім'я та прізвище поле.
6. Виберіть тип даних для об'єкта нерухомості зі списку Тип випадаючий список.
7. Введіть значення для об'єкта нерухомості у полі Значення поле.
8. Натисніть кнопку Додати як показано нижче.

   Примітка: Формат значення повинен відповідати обраному вами в полі Тип Це означає, що якщо вибраний тип даних Кількість ви повинні ввести число в поле Значення Значення, що не відповідають типу властивості, зберігаються у вигляді тексту.

9. Після додавання користувацької властивості ви можете побачити її в розділі Властивості Потім натисніть ГАРАЗД. .

Якщо натиснути на користувацьку властивість в розділі Властивості і натисніть кнопку Видалити -> ОК ваша щойно додана користувацька властивість зникне.

Зміна інших властивостей документа

Якщо потрібно змінити інші метадані, окрім імені автора, заголовка, тегів і категорій, це потрібно зробити або на Панелі документів, або в діалоговому вікні Властивості.

• У випадку, якщо Панель документів відкрито на Вашому робочому аркуші, Вам достатньо встановити курсор в поле, яке Ви бажаєте відредагувати, та ввести необхідну інформацію.
• Якщо ви вже відкрили Властивості переключіться на діалогове вікно Резюме і додайте або оновіть інформацію в полях, натисніть ГАРАЗД. .

Коли ви повернетесь до таблиці, всі внесені вами зміни будуть автоматично збережені.

Видалити властивості документа

Якщо вам потрібно приховати свої сліди, залишені в документі, щоб ніхто не побачив потім ваше ім'я або назву вашої організації у властивостях документа, ви можете приховати будь-яку майнову або особисту інформацію від громадськості одним з наступних способів.

Змусьте Інспектора документів працювати

На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Інспектор з документації фактично використовується для перевірки документа на наявність прихованих даних або особистої інформації, але може допомогти вам видалити властивості, якими ви не збираєтеся ділитися з іншими.

1. Перейти до Файл -> Інформація .
2. Знайдіть Підготовка до обміну В Excel 2013 цей розділ називається Ознайомтеся з робочою книжкою .
3. Натисніть на Перевірка на наявність проблем .
4. Обирайте Оглядовий документ у випадаючому меню.
5. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Інспектор з документації з'явиться вікно, в якому ви можете відмітити питання, які ви хочете перевірити. Я б залишив їх усі, хоча нас найбільше цікавить перевірка "Властивості документа та персональні дані .
6. Коли ви визначилися з вибором, натисніть Ispect внизу вікна.

   Зараз ви бачите результати перевірки на своєму екрані.

7. Натисніть на Видалити все в кожній категорії, яка вас цікавить. У моєму випадку це Властивості документа та особиста інформація .
8. Закрийте Інспектор з документації .

Тоді я рекомендую вам зберегти файл з новим ім'ям, якщо ви хочете зберегти оригінальну версію з метаданими.

Видалення метаданих з декількох документів

Якщо ви хочете видалити властивості відразу з декількох документів, використовуйте Провідник Windows .

1. Відкрийте папку з файлами Excel в Провідник Windows .
2. Виділіть потрібні файли.
3. Клацніть правою кнопкою миші і виберіть пункт Властивості в контекстному меню.
4. Перейдіть на сторінку Деталі рахунок.
5. Натисніть на "Видалити властивості та особисту інформацію у нижній частині діалогового вікна.
6. Виберіть "Видаліть наступні властивості з цього файлу .
7. Відзначте властивості, які хочете видалити, або натисніть Вибрати все якщо ви хочете видалити їх усі.
8. Натисніть ГАРАЗД.

   Примітка: За допомогою цього методу можна видалити будь-яку властивість документа з файлу або декількох файлів, навіть якщо на вашому комп'ютері встановлена Windows 8.

Захист властивостей документів

Захист властивостей документа та особистої інформації використовується у випадку, якщо ви не хочете, щоб інші особи змінювали метадані або будь-що у вашому документі.

1. Перейдіть до Файл -> Інформація .
2. Натисніть на Захистити робочу книгу в Дозволи розділ.
3. В Excel 2013 цей розділ має назву Захистити робочу книгу .
4. Обирайте Позначити як остаточний у випадаючому меню.
5. Після цього Вам буде повідомлено, що ця версія документа буде остаточною, тобто інші особи не зможуть вносити в неї будь-які зміни. Вам необхідно погодитися або натиснути кнопку Скасувати .

Якщо ви все ж таки хочете дозволити деяким людям змінювати робочий аркуш, ви можете встановити пароль для тих, хто хоче щось змінити в документі.

1. Залишайтеся в режимі перегляду за лаштунками. Якщо ви вийшли з режиму перегляду за лаштунками і повернулися на робочий аркуш, натисніть на кнопку Файл ще раз.
2. Обирайте "Зберегти як від Файл меню.
3. Відкрийте Інструменти у випадаючому списку внизу сторінки Зберегти як діалогове вікно.
4. Виберіть Загальні параметри .
5. Введіть пароль у вікні Пароль для зміни поле.
6. Натисніть ГАРАЗД. .
7. Повторно введіть пароль для його підтвердження.
8. Натисніть ГАРАЗД. .
9. Виберіть папку, в яку ви хочете зберегти документ, і натисніть Зберегти .

   Тепер ваш документ захищений від небажаного редагування. Але будьте обережні! Люди, які знають пароль, можуть легко видалити його з Пароль для зміни таким чином, дозволяючи іншим читачам змінювати інформацію на робочому аркуші.

Ого, пост вийшов довгим! Я намагався охопити всі ази, які стосуються перегляду, зміни та видалення властивостей документа, тому сподіваюся, що ви знайдете правильні відповіді на наболілі питання, пов'язані з метаданими.