Den här korta handledningen förklarar grunderna för en extern referens i Excel och visar hur du hänvisar till ett annat ark och en annan arbetsbok i dina formler.

När du beräknar data i Excel kan du ofta hamna i en situation där du behöver hämta data från ett annat kalkylblad eller till och med från en annan Excel-fil. Kan du göra det? Självklart kan du det. Du behöver bara skapa en länk mellan kalkylbladen (inom samma arbetsbok eller i olika arbetsböcker) genom att använda vad som kallas en extern cellreferens eller en länk .

Extern referens i Excel är en referens till en cell eller ett cellintervall utanför det aktuella arbetsbladet. Den största fördelen med att använda en extern Excel-referens är att när den refererade cellen eller cellerna i ett annat arbetsblad ändras, uppdateras det värde som returneras av den externa cellreferensen automatiskt.

Även om externa referenser i Excel är mycket lika cellreferenser finns det några viktiga skillnader. I den här handledningen börjar vi med grunderna och visar hur man skapar olika typer av externa referenser med detaljerade steg, skärmdumpar och formelexempel.

Hur du hänvisar till ett annat ark i Excel

Om du vill hänvisa till en cell eller ett cellintervall i ett annat arbetsblad i samma arbetsbok anger du arbetsbladets namn följt av ett utropstecken (!) före celladressen.

Med andra ord använder du följande format i en Excel-referens till ett annat arbetsblad:

Hänvisning till en en enskild cell:

Om du till exempel vill hänvisa till cell A1 i ark2 skriver du Blad2!A1 .

Hänvisning till en antal celler:

Om du till exempel vill hänvisa till cellerna A1:A10 i ark2 skriver du Blad2!A1:A10 .

Obs. Om arbetsbladets namn innehåller utrymmen eller . Icke-alfabetiska tecken. måste du omsluta den med enkla citattecken. Till exempel kan en extern referens till cell A1 i ett kalkylblad som heter Projektets milstolpar ska ha följande lydelse: "Projektets milstolpar"!A1.

I en riktig formel som multiplicerar värdet i cell A1 med ' Projektets milstolpar ark med 10, ser en referens till ett Excel-ark ut så här:

='Projektets milstolpar'!A1*10

Skapa en referens till ett annat ark i Excel

När du skriver en formel som hänvisar till celler i ett annat kalkylblad kan du naturligtvis skriva in det andra arkets namn följt av ett utropstecken och en cellreferens manuellt, men det är ett långsamt och felbenäget sätt.

Ett bättre sätt är att peka på den eller de celler i ett annat ark som du vill att formeln ska hänvisa till och låta Excel ta hand om den korrekta syntaxen för din arkreferens. Om du vill att Excel ska infoga en referens till ett annat ark i din formel gör du så här:

1. Börja skriva en formel antingen i en målcell eller i formellfältet.
2. När du ska lägga till en referens till ett annat kalkylblad växlar du till det arket och väljer en cell eller ett antal celler som du vill hänvisa till.
3. Skriv färdigt formeln och tryck på Enter för att slutföra den.

Om du till exempel har en lista med försäljningssiffror i ark Försäljning och du vill beräkna mervärdesskatten (19 %) för varje produkt i ett annat ark som heter MOMS , gå tillväga på följande sätt:

• Börja skriva formeln =19%* i cell B2 på bladet MOMS .
• Växla till ark Försäljning och klicka på cell B2. Excel infogar omedelbart en extern referens till den cellen, vilket visas i följande skärmdump:

När du lägger till en Excel-referens till ett annat ark med ovanstående metod lägger Microsoft Excel som standard till en relativ referens (utan $-tecken). I exemplet ovan kan du alltså bara kopiera formeln till andra celler i kolumn B på bladet MOMS Om du gör det, kommer cellreferenserna att justeras för varje rad, och momsen för varje produkt kommer att beräknas korrekt för varje produkt.

På samma sätt kan du referera till en ett antal celler i ett annat ark Den enda skillnaden är att du väljer flera celler på källarbetsbladet. Om du till exempel vill ta reda på den totala försäljningen i cellerna B2:B5 på bladet Försäljning , skulle du ange följande formel:

=SUM(Försäljning!B2:B5)

Så här hänvisar du till ett annat ark i Excel. Nu ska vi se hur du kan hänvisa till celler från en annan arbetsbok.

Hur du hänvisar till en annan arbetsbok i Excel

I Microsoft Excel-formler visas externa referenser till en annan arbetsbok på två sätt, beroende på om källarbetsboken är öppen eller stängd.

Extern referens till en öppen arbetsbok

När källarbetsboken är öppen innehåller en extern Excel-referens arbetsboksnamnet inom hakparentes (inklusive filändelsen), följt av arknamnet, utropstecken (!) och den refererade cellen eller ett cellintervall. Med andra ord använder du följande referensformat för en öppen arbetsboksreferens:

Här är t.ex. en extern referens till cellerna B2:B5 på arket Jan i arbetsboken som heter Försäljning.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Om du till exempel vill beräkna summan av dessa celler skulle formeln med arbetsboksreferensen se ut på följande sätt:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Extern referens till en stängd arbetsbok

När du refererar till en annan arbetsbok i Excel behöver den andra arbetsboken inte nödvändigtvis vara öppen. Om källarbetsboken är stängd måste du lägga till hela sökvägen till din externa referens.

Om du till exempel vill summera cellerna B2:B5 i Jan blad från Försäljning.xlsx arbetsbok som finns i Rapporter på enhet D skriver du följande formel:

=SUMMA(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Här är en uppdelning av referensdelarna:

• Filväg Den pekar på den enhet och katalog där Excel-filen är lagrad ( D:\Rapporter\ i det här exemplet).
• Arbetsbokens namn Den innehåller filtillägget (.xlsx, .xls eller .xslm) och är alltid omsluten av hakparenteser, som t.ex. [Sales.xlsx] i formeln ovan.
• Namn på bladet Den här delen av den externa Excel-referensen innehåller arkets namn följt av ett utropstecken där den refererade cellen eller cellerna finns ( Jan! i det här exemplet).
• Cellreferens Den pekar på den aktuella cellen eller ett intervall av celler som refereras i formeln.

Om du har skapat en referens till en annan arbetsbok när den arbetsboken var öppen och du sedan har stängt källarbetsboken, uppdateras referensen till den externa arbetsboken automatiskt så att den inkluderar hela sökvägen.

Obs. Om antingen arbetsboksnamnet eller arknamnet, eller båda, innehåller utrymmen eller någon annan Icke-alfabetiska tecken. måste du omsluta sökvägen med enkla citattecken, till exempel:

=SUM('[Årbudget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan försäljning'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Att göra en hänvisning till en annan arbetsbok i Excel

Precis som när du skapar en Excel-formel som hänvisar till ett annat ark behöver du inte skriva in en referens till en annan arbetsbok manuellt. Det är bara att byta till den andra arbetsboken när du skriver in formeln och välja en cell eller ett cellområde som du vill hänvisa till. Microsoft Excel tar hand om resten:

Anteckningar:

• När du skapar en referens till en annan arbetsbok genom att markera cellen/cellerna i den, infogar Excel alltid absoluta cellreferenser. Om du tänker kopiera den nyskapade formeln till andra celler ska du se till att ta bort dollartecknet ($) från cellreferenserna för att göra dem till relativa eller blandade referenser, beroende på vad du vill göra.
• Om det inte automatiskt skapas en referens i formeln när du väljer en cell eller ett intervall i den refererade arbetsboken är det troligt att de två filerna är öppna i olika instanser av Excel För att kontrollera detta öppnar du Aktivitetshanteraren och ser hur många Microsoft Excel-instanser som körs. Om det finns fler än en, expandera varje instans för att se vilka filer som är inbäddade där. För att åtgärda problemet stänger du en fil (och instans) och öppnar den sedan igen från den andra filen.

Referens till ett definierat namn i samma eller en annan arbetsbok

För att göra en extern Excel-referens mer kompakt kan du skapa ett definierat namn i källbladet och sedan hänvisa till det namnet från ett annat blad som finns i samma arbetsbok eller i en annan arbetsbok.

Skapa ett namn i Excel

Om du vill skapa ett namn i Excel markerar du alla celler som du vill inkludera och går sedan antingen till Formler flik> Definierade namn gruppen och klicka på Definiera namn eller tryck på Ctrl + F3 och klicka på Ny .

I Nytt namn och skriv in vilket namn du vill (kom ihåg att blanksteg inte är tillåtna i Excel-namn) och kontrollera om rätt intervall visas i Hänvisar till fält.

Så här skapar vi till exempel ett namn ( Jan_sales ) för cellerna B2:B5 i Jan ark:

När namnet har skapats kan du använda det i dina externa referenser i Excel. Formatet för sådana referenser är mycket enklare än formatet för en Excel-arkreferens och arbetsboksreferens som diskuterades tidigare, vilket gör formlerna med namnreferenser lättare att förstå.

Obs. Som standard skapas Excel-namn för arbetsboksnivå , observera att det finns följande Tillämpningsområde fältet i skärmbilden ovan. Men du kan också göra ett specifikt nivå på arbetsbladet namn genom att välja ett motsvarande blad från Tillämpningsområde För Excel-referenser är ett namns omfattning mycket viktig eftersom den bestämmer var namnet känns igen.

Det rekommenderas att du alltid skapar namn på arbetsboksnivå (om du inte har en särskild anledning att inte göra det), eftersom det förenklar skapandet av externa Excel-referenser avsevärt, vilket illustreras i följande exempel.

Hänvisa till ett namn i ett annat ark i samma arbetsbok

För att referera till en global arbetsboksnivå namn i samma arbetsbok kan du helt enkelt skriva det namnet i ett funktionsargument:

Om du till exempel vill hitta summan av alla celler inom Jan_sales namn som vi skapade för en stund sedan, använd följande formel:

=SUMMA(Jan_försäljning)

För att hänvisa till en lokal arbetsbladnivå namn i ett annat ark i samma arbetsbok måste du föregå namnet med arknamnet följt av ett utropstecken:

= Funktion ( Sheet_name ! namn )

Till exempel:

=SUM(Jan!Jan_försäljning)

Om arknamnet innehåller mellanslag eller monoalfabetiska tecken, kom ihåg att omsluta det med enkla citationstecken, t.ex:

=SUM('Jan rapport'!Jan_Sales)

Hänvisa till ett namn i en annan arbetsbok

En hänvisning till en arbetsboksnivå namn i en annan arbetsbok består av arbetsboksnamnet (inklusive tillägget) följt av ett utropstecken och det definierade namnet (namngivet intervall):

Till exempel:

=SUMMA(Försäljning.xlsx!Jan_försäljning)

För att hänvisa till en arbetsbladnivå namn i en annan arbetsbok, ska arknamnet följt av utropstecknet också inkluderas och arbetsboksnamnet ska omslutas av hakparenteser. Till exempel:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

När du hänvisar till ett namngivet intervall i en stängd arbetsbok Kom ihåg att ange hela sökvägen till Excel-filen, till exempel:

=SUMMA('C:\Dokument\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Hur man skapar en Excel-namnsreferens

Om du har skapat en handfull olika namn i dina Excel-ark behöver du inte komma ihåg alla dessa namn utantill. Om du vill infoga en Excel-namnreferens i en formel utför du följande steg:

1. Välj målcellen, skriv in likhetstecknet (=) och börja skriva formeln eller beräkningen.
2. När du kommer till den del där du måste infoga en Excel-namnsreferens gör du något av följande:
   • Om du hänvisar till en arbetsboksnivå namn från en annan arbetsbok, växla till den arbetsboken. Om namnet finns i ett annat ark i samma arbetsbok hoppar du över det här steget.
   • Om du hänvisar till en arbetsbladnivå namn, navigera till det specifika arket i den aktuella arbetsboken eller i en annan arbetsbok.
3. Tryck på F3 för att öppna Tidigare namn Välj det namn som du vill hänvisa till och klicka på OK.

Nu när du vet hur du skapar en extern referens i Excel kan du dra nytta av denna fantastiska möjlighet och använda data från andra kalkylblad och arbetsböcker i dina beräkningar. Jag tackar dig för att du läste och ser fram emot att se dig på vår blogg nästa vecka!