Den här handledningen förklarar grunderna i Excel-formatet för siffror och ger detaljerad vägledning för att skapa anpassad formatering. Du lär dig hur du visar det önskade antalet decimaler, ändrar justering eller teckensnittsfärg, visar en valutasymbol, avrundar siffror med tusen, visar ledande nollor och mycket mer.

Microsoft Excel har många inbyggda format för tal, valuta, procent, bokföring, datum och tider. Men det finns situationer när du behöver något mycket specifikt. Om inget av de inbyggda Excel-formaten uppfyller dina behov kan du skapa ett eget talformat.

Talformatering i Excel är ett mycket kraftfullt verktyg, och när du lär dig att använda det är dina möjligheter nästan obegränsade. Syftet med den här handledningen är att förklara de viktigaste aspekterna av Excel-talsformatet och sätta dig på rätt spår för att behärska anpassad talformatering.

Hur man skapar ett eget nummerformat i Excel

Om du vill skapa ett anpassat Excel-format öppnar du arbetsboken där du vill använda och lagra formatet och följer de här stegen:

1. Markera en cell som du vill skapa anpassad formatering för och tryck på Ctrl+1 för att öppna Formatera celler dialog.
2. Under Kategori , välj Anpassad .
3. Ange formatkoden i fältet Typ box.
4. Klicka på OK för att spara det nyligen skapade formatet.

Klart!

Tips: Istället för att skapa ett eget nummerformat från grunden väljer du ett inbyggt Excel-format som ligger nära det önskade resultatet och anpassar det.

Vänta, vänta, men vad betyder alla dessa symboler i Typ Och hur sätter jag dem i rätt kombination för att visa siffrorna på det sätt jag vill? Det är vad resten av den här handledningen handlar om :)

Förstå Excel nummerformat

För att kunna skapa ett anpassat format i Excel är det viktigt att du förstår hur Microsoft Excel ser på sifferformatet.

Ett Excel-nummerformat består av fyra kodavsnitt, separerade med semikolon, i denna ordning:

POSITIV; NEGATIV; NOLL; TEXT

Här är ett exempel på en anpassad Excel-formatkod:

1. Format för positiva tal (visa 2 decimaler och en tusentalseparator).
2. Format för negativa tal (samma som för positiva tal, men inom parentes).
3. Format för nollor (visa streck i stället för nollor).
4. Format för textvärden (visa text i magenta typsnittsfärg).

Regler för Excel-formatering

När du skapar ett eget nummerformat i Excel ska du komma ihåg följande regler:

1. Ett anpassat Excel-nummerformat ändrar endast visuell representation Det underliggande värdet som är lagrat i en cell ändras inte.
2. När du är Anpassning av ett inbyggt Excel-format skapas en kopia av det formatet. Det ursprungliga nummerformatet kan inte ändras eller tas bort.
3. Excel-formatet för anpassade nummer behöver inte innehålla alla fyra sektionerna.

   Om ett anpassat format bara innehåller 1 sektion , det formatet kommer att tillämpas på alla taltyper - positiva, negativa och nollor.

   Om ett anpassat nummerformat innehåller 2 sektioner Den första delen används för positiva tal och nollor och den andra delen för negativa tal.

   Ett anpassat format tillämpas på textvärden endast om den innehåller alla fyra avsnitten.

4. För att tillämpa standard Excel-nummerformat för någon av de mellersta sektionerna, skriv Allmänt i stället för motsvarande formatkod.

   Om du till exempel vill visa nollor som streck och visa alla andra värden med standardformatering använder du den här formatkoden: Allmänt; -Allmänt; "-"; Allmänt

   Observera att det allmänna formatet i den andra delen av formatkoden inte visar minustecknet, och därför tar vi med det i formatkoden.

5. Till dölja en viss typ av värde, hoppa över motsvarande kodavsnitt och skriv endast det avslutande semikolonet.

   Om du till exempel vill dölja nollor och negativa värden använder du följande formatkod: Allmänt; ; ; ; Allmänt Resultatet är att nollor och negativa värden endast visas i formellfältet, men inte i cellerna.

6. Till ta bort ett anpassat nummerformat, öppna Formatera celler dialogrutan, väljer du Anpassad i den Kategori listan, hitta det format som du vill ta bort i listan Typ listan och klicka på Ta bort knapp.

Platshållare för siffror och text

Till att börja med ska vi lära oss 4 grundläggande platshållare som du kan använda i ditt anpassade Excel-format.

Om du skriver 5,5 i en cell kommer det att visas som 5,50. # Platshållare för siffror som representerar valfria siffror och som inte visar extra nollor.

Om ett nummer inte behöver en viss siffra visas den inte. #.## - visar upp till två decimaler.

Om du skriver 5,5 i en cell kommer det att visas som 5,5.

Om du skriver 5.555 kommer det att visas som 5.56. ? Platshållare för siffror som lämnar utrymme för obetydliga nollor på vardera sidan av decimaltecknet, men som inte visar dem. Den används ofta för att anpassa siffror i en kolumn efter decimaltecknet. #.????? - visar högst tre decimaler och ställer in siffrorna i en kolumn efter decimalpunkt. @ Platshållare för text 0.00; -0.00; 0; [Red]@ - tillämpar den röda typsnittsfärgen för textvärden.

Följande skärmdump visar några nummerformat i praktiken:

Som du kanske har märkt i skärmbilden ovan beter sig sifferplatshållarna på följande sätt:

• Om ett tal som skrivs in i en cell har fler siffror till höger om decimaltecknet än det finns platshållare i formatet, avrundas talet till lika många decimaler som det finns platshållare.

  Om du till exempel skriver 2,25 i en cell med #.# visas siffran som 2,3.

• Alla siffror till vänster om decimaltecknet visas oavsett antalet platshållare.

  Om du till exempel skriver 202.25 i en cell med #.# format, visas numret som 202.3.

Nedan hittar du några fler exempel som förhoppningsvis kan kasta mer ljus över talformatering i Excel.

2.5

0.5556 2.000

2.500

.556 #.0# Visa minst 1 och högst 2 decimaler. 2

2.205

0.555 2.0

2.21

.56 ???.??? Visar upp till 3 decimaler med Justerade decimaler . 22.55

2.5

2222.5555

0.55 22.55

2.5

2222.556

.55

Tips och riktlinjer för Excel-formatering

Teoretiskt sett finns det ett oändligt antal Excel-anpassade nummerformat som du kan skapa med hjälp av en fördefinierad uppsättning formateringskoder som anges i tabellen nedan. Följande tips förklarar de vanligaste och mest användbara implementeringarna av dessa formatkoder.

Hur man kontrollerar antalet decimaler

Placeringen av decimalpunkt i koden för nummerformatet representeras av ett period (.). Det nödvändiga antalet decimalställen definieras genom nollor (0). Till exempel:

• 0 eller . # - visa närmaste heltal utan decimaler.
• 0.0 eller . #.0 - visa 1 decimal.
• 0.00 eller . #.00 - visa 2 decimaler osv.

Skillnaden mellan 0 och # i formatkodens heltalsdel är följande: Om formatkoden endast har pundtecken (#) till vänster om decimaltecknet börjar tal som är mindre än 1 med en decimal. Om du till exempel skriver 0,25 i en cell med #.00 format, visas siffran som .25. Om du använder 0.00 format, visas siffran som 0,25.

Hur man visar en tusentalseparator

Om du vill skapa ett Excel-anpassat sifferformat med en tusentalseparator inkluderar du en kommatecken (,) i formatkoden. Till exempel:

• #,### - visar en tusentalseparator och inga decimaler.
• #,##0.00 - visar en tusentalseparator och två decimaler.

Avrunda tal i tusen, miljoner osv.

Som visades i det föregående tipset separerar Microsoft Excel tusentals med kommatecken om ett kommatecken omges av en sifferplacerare - pundtecken (#), frågetecken (?) eller noll (0). Om ingen sifferplacerare följer efter ett kommatecken skalas talet med tusen, två på varandra följande kommatecken skalar talet med en miljon, och så vidare.

Om ett cellformat till exempel är #.00, och du skriver 5000 i den cellen visas siffran 5,00. För fler exempel, se skärmbilden nedan:

Text och avstånd i anpassat Excel-nummerformat

Om du vill visa både text och siffror i en cell gör du så här:

• Om du vill lägga till en ett enda tecken föregås av ett backslash (\).
• Om du vill lägga till en textsträng , omsluta det med dubbla citattecken (" ").

Om du till exempel vill ange att tal avrundas med tusentals och miljoner kan du lägga till \K och \M till formatkoderna:

• För att visa tusentals: #.00,\K
• För att visa miljoner: #.00,,\M

Tips: För att göra nummerformatet mer lättläst kan du inkludera en utrymme mellan ett kommatecken och ett snedstreck bakåt.

Följande skärmdump visar ovanstående format och några fler varianter:

Här är ett annat exempel som visar hur du kan visa text och siffror i en enda cell. Anta att du vill lägga till ordet " Öka " för positiva tal, och " Minskning "Allt du behöver göra är att inkludera texten inom dubbla citationstecken i det lämpliga avsnittet av din formatkod:

#.00" Ökning"; -#.00" Minskning"; 0

Tips: Om du vill inkludera en utrymme mellan ett tal och text, skriver du ett mellanslag efter det inledande eller före det avslutande citationstecknet beroende på om texten föregår eller följer talet, som i " Öka ".

Dessutom kan följande tecken ingå i Excel-koder för anpassade format utan backslash eller citationstecken:

Ett anpassat Excel-nummerformat kan också acceptera andra specialsymboler, t.ex. valuta, upphovsrätt, varumärke m.m. Dessa tecken kan anges genom att du skriver in deras fyrsiffriga ANSI-koder samtidigt som du håller ned ALT-tangenten. Här är några av de mest användbara tecknen:

Om du till exempel vill visa temperaturer kan du använda formatkoden #"°F" eller . #"°C" och resultatet kommer att se ut ungefär så här:

Du kan också skapa ett anpassat Excel-format som kombinerar en viss text med den text som skrivs i en cell. Detta gör du genom att skriva in den extra texten inom dubbla citattecken i avsnitt 4 i formatkoden före eller efter textplaceringshållaren (@), eller båda.

Om du till exempel vill fortsätta texten som skrivits i cellen med en annan text, säg " Levereras i ", använd följande formatkod:

Allmänt; Allmänt; Allmänt; Allmänt; "Skickas i "@

Inkludera valutasymboler i ett anpassat nummerformat

Om du vill skapa ett anpassat nummerformat med dollartecken ($) skriver du bara in det i formatkoden där det är lämpligt. Till exempel formatet $#.00 kommer att visa 5 som $5.00.

Andra valutasymboler finns inte på de flesta standardtangentbord, men du kan ange de vanligaste valutorna på det här sättet:

• Slå på NUM LOCK och
• Använd den numeriska knappsatsen för att skriva ANSI-koden för den valutasymbol som du vill visa.

De resulterande sifferformaten kan se ut ungefär så här:

Om du vill skapa ett anpassat Excel-format med en annan valuta följer du de här stegen:

• Öppna Formatera celler dialogrutan, väljer du Valuta under Kategori och välj den önskade valutan från listan Symbol rullgardinslistan, t.ex. ryska rubel:

Hur man visar ledande nollor med Excel-formatet

Om du försöker skriva in siffrorna 005 eller 00025 i en cell med standardinställningen Allmänt format, skulle du märka att Microsoft Excel tar bort ledande nollor eftersom siffran 005 är samma som 5. Men ibland vill vi ha 005, inte 5!

Den enklaste lösningen är att tillämpa formatet Text på sådana celler. Alternativt kan du skriva en apostrof (') framför siffrorna. Oavsett vilket förstår Excel att du vill att alla cellvärden ska behandlas som en textsträng. När du skriver 005 kommer alla inledande nollor att bevaras och siffran kommer att visas som 005.

Om du vill att alla siffror i en kolumn ska innehålla ett visst antal siffror, med inledande nollor om det behövs, skapar du ett anpassat format som endast innehåller nollor.

Som du minns är 0 en platshållare som visar nollor i Excel-formatet. Om du behöver siffror som består av 6 siffror använder du följande formatkod: 000000

Om du nu skriver 5 i en cell kommer det att visas som 000005, 50 kommer att visas som 000050 och så vidare:

Tips: Om du anger telefonnummer, postnummer eller personnummer som innehåller inledande nollor är det enklast att använda ett av de fördefinierade specialformaten. Du kan också skapa det önskade anpassade nummerformatet. Om du till exempel vill visa internationella sjusiffriga postnummer på rätt sätt använder du det här formatet: 0000000 För socialförsäkringsnummer med inledande nollor används detta format: 000-00-0000 .

Procentandelar i Excel-format för anpassade tal

Om du vill visa ett tal som en procentandel av 100, inkluderar du procenttecken (%) i ditt sifferformat.

Om du till exempel vill visa procentsatser som heltal använder du det här formatet: #% Resultatet blir att siffran 0,25 som skrivs in i en cell kommer att visas som 25 %.

Om du vill visa procentsatser med två decimaler använder du det här formatet: #.00%

Om du vill visa procentsatser med två decimaler och en tusentalseparator använder du den här: #,##.00%

Fraktioner i Excel-nummerformat

Bråk är speciella eftersom samma tal kan visas på flera olika sätt. 1,25 kan till exempel visas som 1 ¼ eller 5/5. Exakt vilket sätt Excel visar bråket på bestäms av de formatkoder som du använder.

För att decimaltal ska visas som bråk ska du inkludera snedstreck (/) i formatkoden och separera en heltalsdel med ett mellanslag, till exempel:

• # #/# - visar en bråkrest med upp till 1 siffra.
• # ##/## - visar en bråkrest med upp till 2 siffror.
• # ###/### - visar en bråkrest med upp till 3 siffror.
• ###/### - visar ett oriktigt bråk (ett bråk vars täljare är större än eller lika med nämnaren) med upp till tre siffror.

Om du vill avrunda bråk till en specifik nämnare anger du den i koden för talformatet efter snedstrecket. Om du till exempel vill visa decimaltal som åttondelar använder du följande fast bas bråkformat: # #/8

Följande skärmdump visar hur ovanstående formatkoder fungerar:

Som du säkert vet anpassar de fördefinierade Excel-formaten för fraktioner siffrorna efter bråkstrecket (/) och visar hela talet på ett visst avstånd från resten. Om du vill implementera den här anpassningen i ditt anpassade format använder du frågetecknen (?) i stället för pundetecknen (#), som visas i följande skärmdump:

Tips: Om du vill ange ett bråk i en cell som är formaterad som Allmänt Om du t.ex. vill skriva in 4/8 i en cell skriver du 0 4/8. Om du skriver 4/8 antar Excel att du skriver in ett datum och ändrar cellformatet i enlighet med detta.

Skapa ett eget format för vetenskaplig notering

Om du vill visa siffror i formatet vetenskaplig notation (exponentiellt format), inkludera stor bokstav. E i koden för nummerformatet. Till exempel:

• 00E+00 - visar 1 500 500 500 som 1,50E+06.
• #0.0E+0 - visar 1 500 500 500 som 1,5E+6
• #E+# - visar 1 500 500 500 som 2E+6

Visa negativa tal inom parentes

I början av den här handledningen diskuterade vi de fyra kodsektioner som utgör ett Excel-nummerformat: Positiv; Negativ; Noll; Text

De flesta av de formatkoder som vi har diskuterat hittills innehåller bara ett avsnitt, vilket innebär att det anpassade formatet tillämpas på alla taltyper - positiva, negativa och nollor.

Om du vill skapa ett eget format för negativa tal måste du inkludera minst två kodsektioner: den första kommer att användas för positiva tal och nollor, och den andra - för negativa tal.

Om du vill visa negativa värden inom parenteser, inkluderar du dem helt enkelt i det andra avsnittet av din formatkod, till exempel: #.00; (#.00)

Tips: Om du vill rada upp positiva och negativa tal vid decimalpunkten lägger du till en indragning i avsnittet för positiva värden, t.ex. 0.00_); (0.00)

Visa nollor som streck eller blanksteg

Det inbyggda Excel-formatet för bokföring visar nollor som streck. Detta kan också göras i ditt anpassade Excel-nummerformat.

Som du minns bestäms nollanordningen av det tredje avsnittet i formatkoden. Så för att tvinga nollor att visas som streck , typ "-" i det avsnittet. Till exempel: 0.00;(0.00);"-"

Ovanstående formatkod instruerar Excel att visa två decimaler för positiva och negativa tal, sätta negativa tal inom parentes och omvandla nollor till streck.

Om du inte vill ha någon speciell formatering för positiva och negativa tal skriver du Allmänt i den första och andra sektionen: Allmänt; -Allmänt; "-"

För att omvandla nollor till blanketter , hoppa över det tredje avsnittet i formatkoden och skriv endast det avslutande semikolonet: Allmänt; -Allmänt; ; Allmänt

Lägg till indrag med anpassat Excel-format

Om du inte vill att cellinnehållet ska ligga precis vid cellgränsen kan du dra in informationen i en cell. Om du vill lägga till en indragning använder du Understrykning (_) för att skapa ett mellanslag som är lika brett som det efterföljande tecknet.

De vanligaste indragskoderna är följande:

• För att dra in från den vänstra gränsen: _(
• För att dra in från den högra gränsen: _)

Oftast inkluderas den högra indragningen i ett format för positiva tal, så att Excel lämnar utrymme för parentesen som omsluter negativa tal.

Om du till exempel vill indela positiva tal och nollor från höger och text från vänster kan du använda följande formatkod:

0.00_);(0.00); 0_);_(@

Du kan också lägga till indrag på båda sidor av cellen:

_(0.00_);_((0.00);_(0_);_(@_)

Inryckningskoderna flyttar celldata med en teckenbredd. Om du vill flytta värden från cellkanterna med mer än en teckenbredd inkluderar du två eller flera på varandra följande inryckningskoder i ditt sifferformat. Följande skärmdump visar hur cellinnehållet rycks in med 1 och 2 tecken:

Ändra teckensnittsfärg med anpassade nummerformat

Att ändra teckensnittsfärgen för en viss värdetyp är en av de enklaste sakerna du kan göra med ett anpassat sifferformat i Excel, som har stöd för 8 huvudfärger. För att ange färgen skriver du bara ett av följande färgnamn i en lämplig sektion i koden för sifferformatet.

[Grön]

[White]

[Blå] [Magenta]

[Gul]

[Cyan]

[Red]

Observera: Färgkoden måste vara den samma som första punkten i avsnittet.

Om du till exempel vill behålla standardformatet General för alla värdetyper och bara ändra teckensnittsfärgen använder du formatkoden på följande sätt:

[Grön]Allmänt;[Röd]Allmänt;[Svart]Allmänt;[Blå]Allmänt

Du kan också kombinera färgkoder med önskad sifferformatering, t.ex. visa valutasymbolen, två decimaler, en tusentalseparator och visa nollor som streck:

[Blå]$#,##0.00; [Röd]-$#,##0.00; [Svart]"-"; [Magenta]@

Upprepa tecken med anpassade formatkoder

Om du vill upprepa ett visst tecken i ditt anpassade Excel-format så att det fyller ut kolumnbredden skriver du en asterisk (*) före tecknet.

Om du till exempel vill inkludera tillräckligt många likhetstecken efter ett nummer för att fylla cellen använder du det här nummerformatet: #*=

Du kan också inkludera ledande nollor genom att lägga till *0 före varje sifferformat, t.ex. *0#

Den här formateringstekniken används ofta för att ändra celljusteringen, vilket visas i nästa formateringstips.

Hur du ändrar anpassningen i Excel med ett anpassat nummerformat

Ett vanligt sätt att ändra inriktning i Excel är att använda Anpassning Du kan dock "hårdkoda" celljustering i ett eget nummerformat om det behövs.

Om du till exempel vill justera siffror till vänster i en cell skriver du en asterisk och en utrymme efter sifferkoden, till exempel: " #,###* " (dubbla citationstecken används endast för att visa att en asterisk följs av ett mellanslag, de behövs inte i en riktig formatkod).

Om du går ett steg längre, kan du ha siffror uppradade till vänster och textposter uppradade till höger med det här anpassade formatet:

#,###* ; -#,###* ; 0* ;* @

Den här metoden används i det inbyggda Excel-formatet Redovisning . Om du tillämpar formatet Redovisning på en cell och sedan öppnar den Formatera celler dialogrutan, växla till den Anpassad kategori och titta på den Typ visas den här formatkoden:

_($* #,##0.00_);_($* (#,##0.00);_($* "-"??_);_(@_)

Den asterisk som följer efter valutatecknet säger åt Excel att upprepa det efterföljande mellanslagstecknet tills bredden på cellen är fylld. Det är därför som formatet för bokföringssiffrorna anpassar valutasymbolen till vänster, siffran till höger och lägger till så många mellanslag som behövs däremellan.

Tillämpa anpassade nummerformat baserat på villkor

Om du vill att ditt anpassade Excel-format endast ska tillämpas om ett tal uppfyller ett visst villkor, skriver du villkoret som består av en jämförelseoperator och ett värde och omsluter det i hakparenteser [].

Om du till exempel vill visa siffror som är mindre än 10 i en röd typsnittsfärg och siffror som är större än eller lika med 10 i en grön färg, använder du den här formatkoden:

[Red][=10]

Dessutom kan du ange önskat talformat, t.ex. visa 2 decimaler:

[Röd][=10]0.00

Och här är ett annat mycket användbart, men sällan använt formateringstips: Om en cell visar både siffror och text kan du göra ett villkorligt format för att visa ett substantiv i singular eller plural beroende på siffran:

[=1]0" mile";0.##" miles"

Ovanstående formatkod fungerar på följande sätt:

• Om ett cellvärde är lika med 1 visas det som " 1 mil ".
• Om ett cellvärde är större än 1, används pluralformen " miles "Säg att siffran 3,5 visas som " 3,5 miles ".

Om du går vidare med exemplet kan du visa bråk i stället för decimaler:

[=1]?" mile";# ?/?" miles"

I det här fallet visas värdet 3,5 som " 3 1/2 miles ".

Tips: Om du vill tillämpa mer sofistikerade villkor använder du Excel-funktionen Villkorlig formatering, som är särskilt utformad för att hantera uppgiften.

Format för datum och tider i Excel

Excel-format för datum och tider är ett mycket specifikt fall och har sina egna formatkoder. För detaljerad information och exempel kan du läsa följande handledningar:

• Hur man skapar ett eget datumformat i Excel
• Hur du skapar ett eget tidsformat i Excel

Så här kan du ändra nummerformatet i Excel och skapa din egen formatering. Slutligen får du några tips för att snabbt tillämpa dina anpassade format på andra celler och arbetsböcker:

• Ett anpassat Excel-format är lagras i arbetsboken Den är inte tillgänglig i någon annan arbetsbok. Om du vill använda ett anpassat format i en ny arbetsbok kan du spara den aktuella filen som en mall och sedan använda den som grund för en ny arbetsbok.
• Om du vill tillämpa ett anpassat format på andra celler i ett klick sparar du det som en Excel-stil - bara välja en cell med det önskade formatet, gå till Hem flik> Stilar grupp och klicka på Ny cell stil... .

Om du vill utforska formateringstipsen ytterligare kan du ladda ner en kopia av arbetsboken Excel Custom Number Format som vi använde i den här handledningen. Jag tackar dig för att du läste och hoppas att vi ses igen nästa vecka!