V članku je pojasnjeno, kako izvažati različne datoteke PDF v Excel ročno ali z brezplačnimi spletnimi pretvorniki in kako izbrati način pretvorbe, ki je najprimernejši za določeno vrsto datoteke.

Format PDF, ki omogoča predstavitev dokumentov neodvisno od uporabnikove programske opreme, strojne opreme ali operacijskega sistema, je že postal dejanski standard za elektronsko izmenjavo datotek.

Če nekoga prosite za informacije in če je ta oseba dobronamerna, obstaja velika verjetnost, da boste dobili lepo oblikovan dokument PDF z zahtevanimi podatki in tabelami, grafikoni in diagrami, ki si jih boste lahko ogledali.

Vendar so datoteke PDF namenjene izključno za pregledovanje podatkov in ne za njihovo urejanje. Če je vaša naloga povezana s preureditvijo podatkov za nadaljnjo analizo, boste morali bodisi poiskati drugo datoteko bodisi pretvoriti dokument PDF v obliko, ki jo je mogoče urejati. V tem priročniku se boste naučili, kako v nekaj minutah uvoziti datoteko iz datoteke PDF v Excel.

Izbira prave metode za pretvorbo iz PDF v Excel

Izbira ustrezne metode za pretvorbo določenega dokumenta PDF v Excel je odvisna od tega, kako je bil ta ali oni dokument PDF ustvarjen. Nekdo morda misli, da so vse datoteke PDF v bistvu enake, vendar v resnici niso.

Če je bil dokument PDF pridobljen iz elektronski vir kot je dokument programa Word ali preglednica programa Excel, vsebuje besedilne znake, ki jih lahko berejo in razlagajo aplikacije Microsoft Office ter različni pretvorniki PDF. Če želite tak PDF uvoziti v Excel, lahko to storite ročno ali uporabite pretvornike PDF v Excel, ki jih izdelujejo tretje osebe, ali programsko opremo Adobe.

Datoteko PDF lahko ustvarite tudi s skeniranjem papirnatega dokumenta ali z uporabo druge naprave, ki posname slika dokumenta in ga nato shrani kot datoteko PDF. V tem primeru je datoteka PDF le statična slika, za njen izvoz v urejevalni Excelov list pa je potrebna posebna programska oprema OCR.

Pretvarjanje PDF v Excel prek Worda

Pri občasnih pretvorbah PDF v Excel se morda ne boste želeli ukvarjati z iskanjem posebnega orodja in boste delo opravili s tistim, kar imate pri roki, tj. s katerim koli pregledovalnikom PDF, Microsoft Excelom in Wordom. Ne pozabite, da ta metoda deluje samo za dokumente PDF, ustvarjene v elektronski obliki.

Skratka, pretvorba vključuje izvoz podatkov najprej v Wordov dokument in nato kopiranje v Excelov delovni zvezek. Podrobni koraki sledijo v nadaljevanju.

1. Izvorno tabelo kopirajte iz datoteke PDF.

Odprite datoteko PDF v programu Adobe Reader ali katerem koli drugem pregledovalniku PDF, izberite tabelo, ki jo želite pretvoriti v Excel, in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + C, da jo kopirate v odložišče.

2. Prilepite tabelo v Wordov dokument.

Odprite nov Wordov dokument in prilepite kopirane podatke s pritiskom kombinacije tipk Ctrl + V. Dobili boste nekaj podobnega:

3. Kopirane podatke pretvorite v tabelo (neobvezno).

Če so bili podatki PDF vneseni v dokument Word kot pravilno strukturirana tabela, kot je prikazano na zgornji sliki zaslona, ta korak preskočite.

Če so bili podatki vstavljeni v Word kot besedilo in ne kot tabela, jih lahko pretvorite v tabelo na enega od naslednjih načinov:

• Hitro. Pritisnite kombinacijo tipk Ctrl + A, da izberete vse podatke, preklopite na Vstavite in kliknite zavihek Tabela > Vstavljena miza...

  To naj bi prilepljene podatke pretvorilo v slabo oblikovano, vendar pravilno strukturirano Wordovo tabelo.

• Če hitri način ni prinesel pričakovanega rezultata, izberite vse podatke in kliknite Vstavljanje> Tabela>Pretvarjanje besedila v tabelo... Pojavilo se bo pogovorno okno in izberite Drugo na spletnem mestu . Ločeno besedilo na , kliknite v majhno okence poleg njega, izbrišite vse, kar je v njem, vnesite presledek in pritisnite V REDU .

  

4. Kopirajte tabelo iz Worda v Excel.

V dokumentu Microsoft Word izberite vse podatke ( Ctrl + A ), odprite nov list Excel, izberite poljubno celico (to bo najbolj leva celica tabele) in pritisnite Ctrl + V, da prilepite podatke, prekopirane iz Worda.

5. Oblikujte in uredite Excelovo tabelo.

Če pretvarjate majhno in preprosto tabelo, ta korak morda ne bo potreben. Vendar pa je po mojih izkušnjah zelo redek primer, ko podatki, ročno izvoženi iz datoteke PDF v Excel, ne potrebujejo nobenega nadaljnjega urejanja. Najpogosteje bi morali opraviti nekaj prilagoditev, da bi obnovili prvotno postavitev in obliko tabele. Morda boste morali na primer izbrisati nekaj praznih vrstic ali dodati / odstranitiposameznih celic, da zagotovite pravilno poravnavo stolpcev.

Prednosti : Glavni "plus" tega pristopa je, da ne potrebujete posebnih orodij, temveč le pregledovalnik PDF, Microsoft Word in Excel.

Pomanjkljivosti : Izvirno oblikovanje je izgubljeno, potrebno je nadaljnje ravnanje s pretvorjenimi podatki.

Pretvorniki PDF v Excel na spletu

Če imate veliko in zapleteno oblikovano datoteko PDF, je ročno obnavljanje oblike in strukture vsake tabele lahko precej naporno. V tem primeru je smiselno nalogo zaupati spletnemu pretvorniku PDF v Excel.

Čeprav obstaja veliko različnih spletnih pretvornikov iz Excela v PDF, je načelo delovanja v osnovi enako. Na spletno stran naložite datoteko PDF, navedete svoj e-poštni naslov in takoj po končanem postopku pretvorbe v svojem poštnem nabiralniku najdete Excelov delovni zvezek. Nekateri pretvorniki sploh ne zahtevajo e-poštnega naslova in omogočajo prenos ali neposredno odpiranje pretvorjene Excelove datoteke.s spletne strani.

Večina spletnih pretvornikov PDF v Excel ima dnevno ali mesečno omejitev števila datotek, ki jih lahko pretvorite brezplačno. Nekatere storitve določajo tudi omejitev velikosti datotek. Te omejitve lahko običajno odpravite, če se naročite na plačljivo naročnino.

Zdaj se bomo poigrali z nekaj priljubljenimi spletnimi pretvorniki PDF v Excel in preverili, kateri od njih daje najboljše rezultate.

Tukaj je izvirna datoteka PDF, ki jo je treba spremeniti v uporabno preglednico Excel:

Nitro Cloud - brezplačen spletni pretvornik PDF v Excel

To je ena najbolj priljubljenih spletnih storitev za pretvorbo datotek PDF v Microsoft Excel, Word in PowerPoint. Nitro Cloud lahko izvaja tudi pretvorbe v nasprotni smeri, tj. iz PowerPointa, Worda ali Excela v PDF, in smo jo že pregledali v prejšnjem članku - Pretvarjanje Excela v PDF.

Če imate izkušnje s spletnimi storitvami, ste verjetno opazili, da so oblikovane tako, da je pretvorba za uporabnika čim bolj enostavna in intuitivna. Nitro PDF converter ni izjema. Izbrati morate le izvorno datoteko, določiti formate datotek, vnesti e-poštni naslov in klikniti " Pretvori zdaj ".

Rezultat : Pretvorjeno datoteko Excel boste prejeli v svoj poštni predal v nekaj minutah. Tako je na primer videti moj list:

Če jo primerjate z izvirno datoteko PDF, boste opazili, da lepega naslova ni več, oblikovanje je bistveno popačeno, vendar imate na splošno nekaj za delo.

Poleg spletne storitve ima Nitro tudi namizno različico pretvornika PDF v Excel, 14-dnevni preizkusni program pa je na voljo na spletni strani www.pdftoexcelonline.com.

Brezplačen pretvornik PDF

Spletni pretvornik PDF, ki je na voljo na spletni strani www.freepdfconvert.com, omogoča tudi različne vrste pretvorbe, vključno s pretvorbo iz PDF v Excel, iz PDF v Word, iz PDF v PowerPoint, iz PDF v slike in obratno.

S tem pretvornikom lahko izhodno datoteko Excel dobite po e-pošti ali jo prenesete s spletnega mesta.

Rezultat : Kar se tiče rezultata, no... to je bilo nekaj nezaslišanega!

Pretvorbo so preživele le tri vrstice iz prvotnega dokumenta PDF, ki so bile seveda takoj poslane v koš. Lahko rečem, da se je ta pretvornik PDF v Excel veliko bolje spopadel z enostavnejšimi tabelami, vendar glede na njegove omejitve - 10 pretvorb na mesec in 30-minutni zamik pri pretvorbi druge datoteke - to vseeno ne bi bila moja izbira.

Cometdocs PDF v Excel spletni pretvornik

Cometdocs poleg programa Nitro ponuja tudi namizno in spletno različico svojega pretvornika PDF; obe sta na voljo na spletnem naslovu www.pdftoexcel.org.

Njihova brezplačna storitev vas bo že pri pretvorbi prvega dokumenta prisilila čakati 30 minut, kar je seveda razočaranje, vendar sprejemljivo, če boste na koncu dobili popoln rezultat.

Rezultat: Ne bi rekel, da je izhodna datoteka Excel popolna. Oblikovanje je le nejasen spomin na prvotni dokument PDF, pojavi se nekaj dodatnih praznih celic, kljub temu pa je glavni cilj dosežen - podatki PDF so se spremenili v urejeno preglednico Excel.

Še en spletni pretvornik PDF

Kot večina spletnih storitev vam lahko pretvornik z jasnim in nezahtevnim imenom PDFConverter.com pomaga uvoziti vsebino datotek PDF v programe Excel, Word in PowerPoint. Ko izberete želeni izhodni format, morate opraviti običajne tri korake - izberete datoteko za pretvorbo, vnesete svoj e-poštni naslov in kliknete Začetek gumb:

Na voljo je tudi plačljiva namizna različica tega pretvornika PDF, 15-dnevno poskusno različico pa lahko prenesete tukaj.

Rezultat Pravzaprav je bil Excelov list, ki so mi ga poslali po elektronski pošti, popolnoma enak Cometdocsovemu, verjetno obe storitvi uporabljata en in isti algoritem za pretvorbo.

Če nobeden od zgoraj navedenih spletnih pretvornikov PDF v Excel ni v celoti izpolnil vaših zahtev, lahko na spletu najdete še veliko drugih.

Namizna programska oprema za pretvorbo PDF v Excel

Če morate redno izvajati pretvorbe PDF v Excel in če želite hitro in natančno prenesti izvorne dokumente PDF v oblikovane delovne liste Excel, lahko razmislite o naložbi v profesionalno namizno programsko opremo.

Izvoz PDF v Excel z uporabo programa Adobe Acrobat XI Pro

Za začetek je naročnina na program Adobe Acrobat Pro precej draga (približno 25 USD na mesec). Čeprav je cena verjetno upravičena, saj vključuje številne funkcije, ki omogočajo vse možne manipulacije z datotekami PDF, vključno z možnostjo uvoza PDF v Excel.

Postopek pretvorbe je zelo hiter in enostaven:

1. Odprite datoteko PDF v programu Acrobat XI.
2. Kliknite . Orodja> Urejanje vsebine> Izvoz datoteke v.> Delovna knjižica Microsoft Excel .

   

   Če raje delate z glavnim menijem, kliknite Datoteka> Shrani kot drugo.> Preglednica> Delovni zvezek Microsoft Excel. Če nekdo še vedno uporablja Excel 2003, izberite Preglednica XML 2003 namesto tega.

3. Datoteki Excel dajte ime in izberite ciljno mapo.

   Če imate račun Adobe, lahko pretvorjeno datoteko .xlsx shranite vanj tako, da kliknete majhno črno puščico poleg " Shranjevanje v spletni račun " na dnu okna.

   Ko izberete mapo, kliknite Shrani gumb za dokončanje pretvorbe ali Nastavitve za več možnosti.

   

   Poglej tudi: Kako izbrisati prazne vrstice v Excelu z VBA, formulami in Power Query
4. Konfigurirajte nastavitve.

   V " Shrani kot nastavitve XLSX " imate na voljo naslednje možnosti:

   • Datoteko PDF pretvorite v en sam delovni list ali pa vsako stran izvozite v ločen list.
   • Uporabite privzeta ločila za decimalke in tisočice (kot so nastavljena v regionalnih nastavitvah sistema Windows) ali nastavite drugačna ločila posebej za to datoteko Excel.
   • Po potrebi omogočite OCR (optično prepoznavanje znakov). Čeprav je ta možnost privzeto izbrana, si zasluži posebno pozornost, če pretvarjate slikovni (skenirani) dokument PDF. V tem primeru se prepričajte, da je v potrditvenem polju "Run OCR" označena kljukica, in izberite ustrezen jezik s klikom na Nastavitev jezika poleg njega.

   Ko končate, kliknite gumb V redu.

   

Pretvorjena datoteka Excel je zelo podobna izvornemu dokumentu PDF. Kot je prikazano na spodnji sliki zaslona, sta bila postavitev in oblikovanje dokumenta pretvorjena skoraj brezhibno. Edina opazna pomanjkljivost je, da so bile nekatere številke izvožene kot besedilo, kar označuje majhen zelen trikotnik v levem zgornjem kotu celice. To pomanjkljivost lahko odpravite v nekaj sekundah - preprostoizberite vse take celice, kliknite z desno tipko miške in izberite Oblikovanje celic> Število .

Zaradi pravičnosti sem uporabil Acrobat Pro XI za pretvorbo iste datoteke PDF, ki je bila posredovana spletnim pretvornikom PDF v Excel. Rezultat je zelo razočaral:

Kot vidite na zgornji sliki zaslona, so nekatere številke, ki bi morale biti povezane z besedilnimi oznakami, premaknjene na vrh lista, en vnos besedila je izgubljen. Najbolj kritično pa je, da so bili vsi podatki izvoženi v en sam stolpec (stolpec A), kar znatno otežuje nadaljnje manipuliranje in analizo podatkov. Tudi nekateri brezplačni spletni pretvorniki PDF so dali boljši rezultat - sramota za Adobe!

Prednosti : Predvsem - zelo hiter rezultat in enostavna uporaba; za preproste tabele z jasno strukturo - čiste in natančne pretvorbe z zelo malo potrebnega dodatnega urejanja.

Pomanjkljivosti : Visoki stroški, slabi rezultati pri pretvorbi zapletenih dokumentov PDF.

Pretvarjanje PDF v Excel z Able2Extract PDF pretvornikom 9

Able2Extract je še eno veliko ime v industriji, ki je na trgu prisotno že več kot 10 let. Njihove cene so primerljive z Adobe Acrobat Pro, prav tako tudi funkcije.

Able2Extract lahko prenese vsebino PDF v veliko različnih formatov, od Excel, Word, PowerPoint do Publisherja in AutoCAD-a. Na voljo je tudi možnost optičnega prepoznavanja znakov (OCR).

Zdaj pa poglejmo, kako se bo ta pretvornik spoprijel z našim načrtovalcem daril, ki se je izkazal za kamen spotike za večino spletnih pretvornikov PDF in tudi za programsko opremo Adobe.

Če želite pretvoriti PDF v datoteko Excel, ki jo je mogoče urejati, sledite naslednjim korakom:

1. Odprite dokument PDF, ki ga želite izvoziti v Excel. Pretvornik vam bo dejansko namignil, kje začeti.

   

2. Izberite podatke PDF za pretvorbo. To je lahko celoten dokument, nekatere strani, vsi podatki na trenutni strani ali samo izbrani podatki. Uredi ali z možnostmi hitrega izbiranja v orodni vrstici:

   

3. Izberite Excel kot obliko pretvorbe s klikom na Excel v orodni vrstici ali izberite Pretvori v Excel iz Uredi Ko to storite, boste lahko izbirali med naslednjimi možnostmi Samodejno in . Po meri možnosti pretvorbe.

   

Izbral sem Samodejno Če želite določiti, kako bo vaša tabela videti v Excelu, lahko uporabite Po meri . Ko kliknete Opredelitev gumb pod Po meri , se prikaže novo podokno, v katerem lahko začnete prilagajati tabele, spremembe pa se takoj odražajo v razdelku za predogled.

To, kar vidite spodaj, je rezultat samodejne pretvorbe, ki je veliko boljša od tiste, ki jo je ustvaril Adobe Acrobat XI Pro!

Če želite preizkusiti Able2Extract, lahko prenesete ocenjevalno različico tukaj ali verjetno najprej preverite njihove cene :)

Prednosti : Hitro in natančno pretvarjanje PDF v Excel; ohranjene so izvirne barve, oblikovanje in pisave; možnost prilagajanja dokumenta pred pretvorbo; OCR za skenirane PDF-je.

Pomanjkljivosti : Drago.

Pretvarjanje slikovnega (skeniranega) PDF v Excel

Kot je navedeno na začetku tega članka, obstaja več načinov za ustvarjanje datoteke PDF. Če je bil vaš PDF ustvarjen s skenerjem ali podobno napravo, ki naredi posnetek dokumenta in nato to sliko shrani kot elektronsko datoteko PDF, je treba posebno Optično prepoznavanje znakov (Program OCR elektronsko prepozna vsak znak v optično prebranem dokumentu in ga pretvori v obliko za urejanje po vaši izbiri, npr. Microsoft Excel.

Kakovost izhodnega dokumenta je odvisna od številnih dejavnikov, kot so dobra ali slaba kakovost slike izvornega dokumenta PDF, jasnost vseh znakov, tujih jezikov ali posebnih simbolov, uporabljenih v besedilu, mešanica pisav, barv in formatov itd.

Ker je optično prepoznavanje znakov, ki sliko spremeni v elektronsko datoteko z znaki, precej zapleten postopek, je večina programov OCR plačljivih. Obstaja pa tudi nekaj brezplačnih spletnih storitev, ki vam lahko pomagajo izvoziti "slikovni" dokument PDF v Excel.

Brezplačna spletna storitev OCR za pretvorbo PDF v Excel

Storitev optičnega prepoznavanja znakov, ki je na voljo na spletnem mestu www.onlineocr.net, podpira 46 jezikov, vključno z angleščino, francoščino, kitajščino, japonščino, korejščino in številnimi drugimi. Poleg datotek PDF omogoča tudi pridobivanje besedila iz slik JPG, BMP, TIFF in GIF ter njihovo pretvorbo v datoteke Excel (.xlxs), Word (.docx) ali navadno besedilo (.txt). Največja dovoljena velikost datoteke je 5 MB.

To storitev sem preizkusil na nekaj skeniranih dokumentih PDF v različnih jezikih in, odkrito povedano, sem bil navdušen nad rezultati. Čeprav se je prvotna oblika datotek PDF izgubila, je bila večina besedilnih in številčnih podatkov prepoznana in pravilno uvožena v Excel.

Če želite nekaj več kot brezplačno storitev OCR, lahko poskusite z enim od plačljivih pretvornikov PDF v Excel OCR, kot sta PDF2XL OCR ali VeryPDF.

Če imate licenco za Adobe Acrobat XI Pro, seveda ne boste potrebovali nobenih drugih orodij ali storitev, temveč boste preprosto uporabili " po potrebi zaženite OCR ", kot je prikazano v poglavju Izvoz PDF v Excel z uporabo programa Adobe Acrobat.

Upamo, da vam je ta članek pomagal izbrati metodo ali orodje za pretvorbo iz PDF v Excel, ki je najprimernejše za vaše potrebe in vrsto podatkov, ki jih želite uvoziti. Če iščete nasprotno, boste morda našli rešitev v tem prispevku - Izvoz datotek Excel v PDF. Hvala za branje!