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Hoy vamos a echar un vistazo más de cerca a nuestro complemento Plantillas de correo electrónico compartidas y aprender más sobre sus opciones superútiles para añadir imágenes. He preparado una serie de tutoriales para ti en los que te guiaré a través de todo el proceso, te mostraré diferentes enfoques para insertar imágenes y te diré los pros y los contras de cada uno de ellos.
Familiarícese con las plantillas de correo electrónico compartidas
Permítanme comenzar con una aclaración para aquellos que son nuevos en Ablebits y no entienden lo que es. Nuestro equipo introdujo una nueva herramienta para Outlook recientemente y la llamó Plantillas de correo electrónico compartidas. ¿Qué hace? Te ahorra tiempo! No hay necesidad de escribir o copiar y pegar el mismo texto una y otra vez. Sólo tienes que ejecutar Plantillas de correo electrónico compartidas, seleccionar la plantilla deseada y pegarla en sucorreo electrónico. ¿Necesitas conservar el formato, los hipervínculos, las imágenes o añadir archivos adjuntos? ¡No hay problema!
Además, como Shared Email Templates es un complemento basado en la nube, puede utilizar las mismas plantillas en varios dispositivos, sin que se pierda ninguna carta. Y si desea que otras personas también tengan acceso a las mismas plantillas, puede crear un equipo y compartir sus plantillas con otras personas.
Como hoy estamos hablando de imágenes, permítame que le ponga un ejemplo. Como estamos a las puertas de las vacaciones, está a punto de enviar un boletín navideño a todos sus contactos. ¿Le gustaría pegar y editar el mismo texto una y otra vez en cada correo electrónico? ¿O prefiere pulsar el icono Pegar para que se añada el texto necesario, el formato y, por supuesto, una postal navideña? Verá, una imagen preguardadacrea un correo electrónico listo para enviar en un clic:
Si crees que es demasiado difícil para ti y que es mejor hacerlo a la antigua usanza, dedica unos minutos de tu tiempo a este artículo. Créeme, te sorprenderá lo fácil que es ;)
Cómo colocar tus fotos en OneDrive
Puede que te estés preguntando sobre la ubicación de las imágenes que puedes utilizar en Plantillas de Email Compartidas. En este y siguientes tutoriales te hablaré de todos los almacenamientos y lugares posibles para que puedas elegir el que más te convenga.
Me gustaría empezar con OneDrive. En mi humilde opinión, es la plataforma más sencilla desde la que incrustar una imagen en tu plantilla y compartirla con tus compañeros si es necesario. Si eres nuevo en OneDrive y no tienes ni idea de qué es esta plataforma y qué debes hacer, no hay problema. Te he preparado una pequeña guía que te ayudará a familiarizarte con OneDrive y a disfrutar de él tanto como yo.
Sin embargo, si te sientes un profesional en OneDrive, sáltate las dos primeras secciones y salta directamente a la creación de plantillas ;)
En primer lugar, vamos a abrir tu OneDrive. Entra en office.com e inicia sesión. A continuación, haz clic en el icono del lanzador de aplicaciones y elige OneDrive:
Consejo: te recomiendo que coloques todos los archivos que vayas a utilizar en Plantillas de correo electrónico compartidas en una carpeta. Te ayudará a localizarlos rápidamente (en caso de que necesites sustituir uno de ellos, por ejemplo) y a compartirlos con otras personas si es necesario.
Hay 2 maneras de colocar una carpeta con imágenes en tu OneDrive:
- Cree una nueva carpeta y llénela con los archivos necesarios:
Puede añadir las imágenes utilizando el botón Cargar o simplemente selecciona los archivos necesarios en tu Explorador de archivos, arrástralos y suéltalos en tu OneDrive.
En un momento, el archivo o archivos elegidos se añadirán a tu OneDrive. Ahora ya tienes tus archivos en OneDrive ¿Ves? ¡Fácil! :)
Para más información, consulte:
- Cómo compartir archivos de forma segura con OneDrive
- Cómo ver los archivos compartidos en OneDrive y dejar de compartirlos
Compartir la carpeta OneDrive con un equipo
Si quieres que tus compañeros de equipo utilicen plantillas con algunas imágenes, tendrás que compartir no sólo las plantillas, sino también las imágenes. Vamos a hacer que tus imágenes sean compartidas:
- Reúne todos los archivos que vayas a utilizar en plantillas comunes en una carpeta de tu OneDrive, haz clic con el botón derecho y selecciona Gestionar el acceso :
Nota. Ten en cuenta que este ejercicio no funcionará para tu cuenta personal de OneDrive. Debes colocar y compartir los archivos en tu OneDrive corporativo al que tú y tus compañeros tengáis acceso.
Las carpetas que has compartido con otros están marcadas con un pequeño icono de una persona:
Si eres tú con quien alguien ha compartido los archivos/carpetas, los verás en la carpeta Compartido de tu OneDrive:
Ahora está listo para la parte más fácil. Vamos a insertar una imagen en sus plantillas de correo electrónico.
Cómo insertar una imagen de OneDrive en un mensaje de Outlook
Ya que tienes todo listo - tienes tus archivos en tu OneDrive y las carpetas necesarias están compartidas con las personas necesarias - vamos a añadir esas ilustraciones a tus plantillas. Hemos introducido una macro especial para estos casos - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - que pegará la foto elegida en un mensaje de Outlook directamente desde tu OneDrive. Vamos a ir paso a paso:
- Ejecute Plantillas de correo electrónico compartidas y cree una nueva plantilla.
- Abra el Insertar macroinstrucción y seleccione ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:
Verás la macro insertada en tu plantilla con un conjunto de caracteres aleatorios entre corchetes. No hay ningún error, equivocación o bug, no necesitas editar nada :) Es sólo una ruta única a este archivo en tu OneDrive.
Aunque el texto entre corchetes de la macro tiene un aspecto extraño, al pegar una plantilla obtendrás una imagen perfectamente normal.
Consejos y notas
Hay algunos aspectos importantes que debo señalar. En primer lugar, tendrás que iniciar sesión en tu cuenta de OneDrive cada vez que crees o insertes una plantilla con la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Aunque hayas iniciado sesión en la aplicación de OneDrive. Lo sé, es irritante, pero Microsoft se preocupa mucho por tu seguridad y aún no va a implementar la función de inicio de sesión único.
Además, no todos los formatos de imagen son compatibles. Esta es la lista de formatos que puede utilizar en nuestras Plantillas de correo electrónico compartidas: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Además, existe una limitación de 4 Mb para un archivo. Si sus imágenes no cumplen estos criterios, simplemente no estarán disponibles en una lista para elegir.
Consejo: si te has equivocado de cuenta, no hace falta que cierres el complemento y empieces desde el principio: basta con que hagas clic en el icono azul de la nube para cambiar entre tus cuentas de OneDrive:
Ten en cuenta que si creas un conjunto de plantillas y decides compartirlas con el resto de tu equipo, tendrás que proporcionar a tus compañeros de equipo acceso a tu carpeta de OneDrive. Tengo este caso cubierto para ti, desplázate hacia arriba si te lo perdiste.
Supongamos que has creado unas cuantas plantillas con ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] pero has olvidado compartir la carpeta de OneDrive con el resto del equipo. Podrás pegar dicha plantilla sin problemas pero el complemento te mostrará una notificación al pegar:
No te preocupes, es sólo un recordatorio de que este archivo en particular está disponible sólo para ti y como otros usuarios no lo tienen compartido, no podrán insertarlo. Tendrás esta imagen pegada justo después de hacer clic en Cerrar Sin embargo, el usuario que intente utilizar esta plantilla obtendrá el siguiente error:
Creo que no hace falta que te diga cómo solucionar este problema ;)
Sugerencia: también puede añadir imágenes individualmente para cada usuario. ¿Le parece increíble? Eche un vistazo a esto: Cómo crear una plantilla dinámica de correo electrónico de Outlook para el usuario actual.
Eso es todo lo que quería contarte sobre la inserción de imágenes desde OneDrive. Espero que esta parte del tutorial haya sido clara y útil y que disfrutes de la sencillez y comodidad de nuestras Plantillas de correo electrónico compartidas. No dudes en instalarla desde Microsoft Store y aplicar tus nuevos conocimientos en la práctica ;)
Si le queda alguna pregunta, hágala en la sección de Comentarios. ¡Estaré encantado de ayudarle!
