Idag ska vi titta närmare på vårt tillägg Shared Email Templates och lära oss mer om dess supernyttiga alternativ för att lägga till bilder. Jag har förberett en uppsättning handledningar för dig där jag går igenom hela processen, visar dig olika sätt att lägga till bilder och berättar om för- och nackdelar med var och en av dem.

Bekanta dig med delade e-postmallar

Låt mig börja med ett klargörande för dem som är nya på Ablebits och inte förstår vad det är. Vårt team introducerade nyligen ett helt nytt verktyg för Outlook och kallade det Shared Email Templates (delade e-postmallar). Vad gör det? Det sparar din tid! Du behöver inte skriva eller kopiera och klistra in samma text om och om igen. Du kör bara Shared Email Templates, väljer den önskade mallen och klistrar in den i dine-post. Behöver du bevara formatering, hyperlänkar, bilder eller lägga till bilagor? Inga problem!

Eftersom Shared Email Templates är ett molnbaserat tillägg kan du använda samma mallar på flera olika enheter, inget brev går förlorat. Och om du vill att andra ska ha tillgång till samma mallar kan du skapa ett team och dela dina mallar med andra.

Eftersom vi pratar om bilder i dag ska jag ge dig ett exempel: Eftersom vi står inför semestern ska ett julbrev skickas ut till alla dina kontakter. Vill du klistra in och redigera samma text om och om igen i varje e-postmeddelande? Eller vill du hellre trycka på ikonen Klistra in så att den nödvändiga texten, formateringen och naturligtvis ett juligt vykort läggs till? Du kan se att en i förväg sparadmallen skapar ett e-postmeddelande som är färdigt att skicka med ett klick:

Om du tror att det är för svårt för dig och att det är bättre att göra det på gammaldags vis, ge den här artikeln några minuter av din tid. Tro mig, du kommer att bli förvånad över hur lätt det är ;)

Så här lägger du dina bilder på OneDrive

Du kanske undrar var bilderna som du kan använda i delade e-postmallar ska lagras. Jag berättar om alla möjliga lagringsplatser i den här och följande handledningar så att du kan välja den som passar dig bäst.

Jag skulle vilja börja med OneDrive. Enligt min ödmjuka åsikt är detta den enklaste plattformen att bädda in en bild i din mall från och dela den med dina kollegor om det behövs. Om du är ny på OneDrive och inte har någon aning om vad denna plattform är och vad du ska göra, är det inget problem. Jag har förberett en liten vägledning för dig som hjälper dig att bekanta dig med OneDrive och njuta av det lika mycket som jag gör.

Om du däremot känner dig som ett proffs i OneDrive kan du hoppa över de två första avsnitten och börja skapa mallar direkt ;)

Först och främst ska vi öppna OneDrive. Gå till office.com och logga in. Klicka sedan på ikonen för appstartaren och välj OneDrive:

Tips: Jag rekommenderar att du placerar alla filer som du ska använda i delade e-postmallar i en mapp. Det hjälper dig att hitta dem snabbt (om du till exempel behöver byta ut en av dem) och att dela dem med andra personer om det behövs.

Det finns två sätt att placera en mapp med bilder på OneDrive:

• Skapa en ny mapp och fyll den med de nödvändiga filerna:

Du kan lägga till bilderna med hjälp av Ladda upp eller välj de nödvändiga filerna i din Utforskare, dra och släpp dem till din OneDrive.

Hit Ladda upp -> Mapp , leta efter den nödvändiga mappen på din dator och klicka på Öppna :

Om ett ögonblick kommer den valda filen/filerna att läggas till på din OneDrive. Nu har du dina filer på OneDrive. Ser du? Enkelt! :)

För mer information, se:

• Hur du delar filer på ett säkert sätt med OneDrive
• Så här visar du delade filer i OneDrive och slutar dela dem

Dela OneDrive-mappen med ett team

Om du vill att dina lagkamrater ska använda mallar med bilder måste du dela inte bara mallarna utan också bilderna. Låt oss se till att dina bilder delas:

1. Samla alla filer som du ska använda i gemensamma mallar i en mapp på OneDrive, högerklicka på den och välj Hantera åtkomst :

Observera att den här övningen inte fungerar för ditt personliga OneDrive-konto. Du måste placera och dela filerna i företagets OneDrive som du och dina kollegor har tillgång till.

De mappar som du har delat med andra är markerade med en liten ikon som föreställer en person:

Om det är du som någon har delat filerna/mapparna med, ser du dem i Delad i din OneDrive:

Nu är du redo för den enklaste delen: vi ska infoga en bild i dina e-postmallar.

Hur du infogar en bild från OneDrive i ett Outlook-meddelande

Eftersom du är redo - du har filerna på din OneDrive och de nödvändiga mapparna är delade med de nödvändiga personerna - låt oss lägga till dessa illustrationer i dina mallar. Vi införde ett speciellt makro för sådana fall - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - som kommer att klistra in det valda fotot i ett Outlook-meddelande direkt från din OneDrive. Låt oss gå steg-för-steg:

1. Kör Delade e-postmallar och skapa en ny mall.
2. Öppna Infoga makro och välj ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Du ser makrot som infogas i din mall med en uppsättning slumpmässiga tecken inom hakparenteserna. Det finns inget fel, misstag eller bugg, du behöver inte redigera något :) Det är bara en unik sökväg till filen i din OneDrive.

Även om texten inom de fyrkantiga parenteserna i makrot ser konstig ut får du en helt normal bild när du klistrar in en mall.

Tips och anteckningar

Det finns några viktiga aspekter som jag bör påpeka. För det första måste du logga in på ditt OneDrive-konto varje gång du skapar eller infogar en mall med makrot ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Även om du är inloggad i OneDrive-appen. Jag vet att det är irriterande, men Microsoft oroar sig mycket för din säkerhet och kommer inte att implementera funktionen för en enda inloggning ännu.

Dessutom stöds inte alla bildformat. Här är en lista över format som du kan använda i våra delade e-postmallar: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Dessutom finns det en begränsning på 4 Mb för en fil. Om dina bilder inte uppfyller dessa kriterier kommer de helt enkelt inte att finnas tillgängliga i en lista för val.

Tips: Om du har valt fel konto behöver du inte stänga tillägget och börja om från början. Klicka bara på den blå molnikonen för att växla mellan dina OneDrive-konton:

Tänk på att om du skapar en uppsättning mallar och bestämmer dig för att dela dem med resten av teamet måste du ge dina lagkamrater tillgång till din OneDrive-mapp. Jag har täckt det här fallet för dig, bläddra upp om du missade det.

Låt oss säga att du har skapat några mallar med ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] men glömt att dela OneDrive-mappen med resten av teamet. Du kommer att kunna klistra in en sådan mall utan problem, men tilläggsmodulen kommer att visa ett meddelande när du klistrar in:

Oroa dig inte, det är bara en påminnelse om att den här filen är tillgänglig endast för dig och eftersom andra användare inte har den delad kan de inte infoga den. Du kommer att få den här bilden infogad direkt efter att du har klickat på Stäng Användaren som försöker använda den här mallen får dock följande fel:

Jag tror inte att det finns något behov av att berätta för dig hur du löser problemet ;)

Tips: Du kan också lägga till bilder individuellt för varje användare. Låter det otroligt? Kolla in det här: Så här gör du dynamiska Outlook-e-postmallar för aktuella användare.

Det var allt jag ville berätta om att infoga bilder från OneDrive. Jag hoppas att den här delen av handledningen var tydlig och hjälpsam och att du kommer att njuta av enkelheten och bekvämligheten med våra delade e-postmallar. Installera den gärna från Microsoft Store och använd dina nya kunskaper i praktiken ;)

Om det finns några frågor kvar, ställ dem i kommentarsfältet. Jag hjälper gärna till!