Сьогодні ми з вами ближче познайомимося з нашим доповненням "Загальні шаблони листів" і дізнаємося більше про його надзвичайно корисні можливості для додавання зображень. Я підготував для вас серію уроків, в яких я проведу вас через весь процес, покажу різні підходи для вставки зображень і розповім про плюси і мінуси кожного з них.

Ознайомитися з шаблонами спільних листів

Дозвольте почати з пояснень для тих, хто не знайомий з Ablebits і не розуміє, що це таке. Нещодавно наша команда представила абсолютно новий інструмент для Outlook і назвала його Shared Email Templates. Що він робить? Він економить ваш час! Більше не потрібно набирати або копіювати і вставляти один і той же текст знову і знову. Ви просто запускаєте Shared Email Templates, вибираєте потрібний шаблон і вставляєте його в свою пошту.Потрібно зберегти форматування, гіперпосилання, зображення або додати вкладення? Немає проблем!

Більше того, оскільки Shared Email Templates - це хмарний додаток, ви можете використовувати одні й ті ж шаблони на різних пристроях, і жоден лист не буде втрачено. А якщо ви хочете, щоб інші також мали доступ до тих же шаблонів, ви можете створити команду і поділитися своїми шаблонами з іншими.

Оскільки ми сьогодні говоримо про картинки, дозвольте навести приклад. Оскільки ми зараз на порозі свят, різдвяна розсилка ось-ось буде розіслана всім вашим контактам. Чи хотіли б ви знову і знову вставляти і редагувати один і той же текст в кожному листі? Або ви віддасте перевагу натиснути на іконку "Вставити", щоб додати необхідний текст, форматування і, звичайно ж, різдвяну листівку? Дивіться, заздалегідь збережена картинкашаблон створює готовий до відправки лист в один клік:

Якщо ви вважаєте, що це занадто складно для вас і краще зробити це по-старому, будь ласка, приділіть цій статті кілька хвилин свого часу. Повірте, ви будете здивовані, наскільки це легко ;)

Як розмістити свої фотографії на OneDrive

Можливо, вас цікавить місце розташування зображень, які ви можете використовувати в шаблонах спільних листів. У цьому та наступних уроках я розповім вам про всі можливі сховища та місця, щоб ви могли вибрати те, що вам найбільше підходить.

Почати хотілося б з OneDrive. На мою скромну думку, це найпростіша платформа, з якої можна вставити картинку в шаблон і при необхідності поділитися нею з колегами. Якщо ви новачок в OneDrive і не уявляєте, що це за платформа і що з нею робити, не біда. Я підготував для вас невелику інструкцію, яка допоможе познайомитися з OneDrive і отримати від нього таке ж задоволення, як і від мене.

Якщо ж ви відчуваєте себе профі в OneDrive, пропускайте перші два розділи і переходьте одразу до створення шаблонів ;)

Перш за все, давайте відкриємо ваш OneDrive. Перейдіть на сайт office.com та авторизуйтесь. Потім натисніть на іконку запуску додатків та оберіть OneDrive:

Порада: рекомендую розміщувати всі файли, які ви збираєтеся використовувати в спільних шаблонах, в одній папці. Це допоможе вам швидко знайти їх (наприклад, якщо вам потрібно буде замінити один з них) та поділитися ними з іншими людьми за потреби.

Існує 2 способи розміщення папки із зображеннями на OneDrive:

• Створіть нову папку, а потім заповніть її необхідними файлами:

Ви можете додати зображення, скориставшись кнопкою Завантажити або просто виберіть потрібні файли у Провіднику, перетягніть їх до OneDrive.

Хіт Завантажити -> -> -> -> -> Папка знайдіть потрібну папку на своєму комп'ютері та натисніть Відкрито :

За мить вибрані файли будуть додані до вашого OneDrive. Тепер у вас є ваші файли на OneDrive. Бачите, як просто :)

Більш детальну інформацію можна знайти за посиланням:

• Як безпечно обмінюватися файлами в OneDrive
• Як переглянути спільні файли в OneDrive і припинити спільний доступ

Надайте спільний доступ до папки OneDrive команді

Якщо ви хочете, щоб ваші колеги по команді використовували шаблони з певними зображеннями, вам потрібно буде поділитися не тільки шаблонами, але й зображеннями. Давайте зробимо ваші зображення доступними:

1. Зберіть всі файли, які ви будете використовувати в загальних шаблонах, в одну папку на вашому OneDrive, клацніть по ній правою кнопкою миші і виберіть Керування доступом :

Зверніть увагу, що ця вправа не працює для вашого особистого облікового запису OneDrive. Вам необхідно розмістити та надати спільний доступ до файлів у корпоративному OneDrive, до якого маєте доступ ви та ваші колеги.

Папки, до яких ви надали доступ іншим, позначені маленьким значком людини:

Якщо саме вам хтось поділився файлами/папками, ви побачите їх у розділі Спільний у розділі OneDrive:

Тепер ви готові до найпростішого - вставимо картинку у ваші шаблони листів.

Як вставити зображення з OneDrive у повідомлення Outlook

Тепер, коли все готово - файли знаходяться на OneDrive, а потрібні папки роздані потрібним людям - давайте додамо ці ілюстрації до ваших шаблонів. Для таких випадків ми запровадили спеціальний макрос - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - який вставить обрану фотографію в повідомлення Outlook прямо з вашого OneDrive. Давайте пройдемося покроково:

1. Запустіть Загальні шаблони листів і створіть новий шаблон.
2. Відкрийте Вставити макрос та оберіть ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

Ви побачите вставлений у ваш шаблон макрос з набором випадкових символів у квадратних дужках. Це не помилка, не баг, не потрібно нічого редагувати :) Це просто унікальний шлях до цього файлу у вашому OneDrive.

Хоча текст у квадратних дужках макросу виглядає дивно, при вставці шаблону ви отримаєте цілком нормальну картинку.

Поради та примітки

Є кілька важливих аспектів, на які слід звернути увагу. По-перше, вам доведеться входити в обліковий запис OneDrive кожного разу, коли ви створюєте або вставляєте шаблон за допомогою макросу ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Навіть якщо ви ввійшли в додаток OneDrive. Я знаю, що це дратує, але Microsoft дуже турбується про вашу безпеку і поки не збирається впроваджувати функцію єдиного входу в систему.

Крім того, не всі формати зображень підтримуються. Ось перелік форматів, які ви можете використовувати в наших спільних шаблонах: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Крім того, існує обмеження на розмір файлу - 4 Мб. Якщо ваші зображення не відповідають цим критеріям, вони просто не будуть доступні у списку для вибору.

Порада: якщо ви вибрали не той обліковий запис, не потрібно закривати надбудову і починати все спочатку. Просто натисніть на синю іконку хмари, щоб переключитися між своїми обліковими записами OneDrive:

Будь ласка, майте на увазі, що якщо ви створили набір шаблонів і вирішили поділитися ними з іншими членами вашої команди, вам потрібно буде надати своїм колегам доступ до вашої папки OneDrive. Я вже описав цю справу для вас, прокрутіть вгору, якщо ви пропустили її.

Припустимо, ви створили кілька шаблонів з ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], але забули поділитися папкою OneDrive з рештою команди. Ви зможете вставити такий шаблон без проблем, але надбудова покаже вам повідомлення при вставці:

Не хвилюйтеся, це просто нагадування про те, що цей файл доступний тільки для вас, і оскільки інші користувачі не мають до нього доступу, вони не зможуть його вставити. Ви зможете вставити це зображення відразу після натискання Закрити Однак користувач, який спробує використати цей шаблон, отримає наступну помилку:

Думаю, немає потреби розповідати, як виправити цю проблему ;)

Порада: Ви також можете додавати зображення індивідуально для кожного користувача. Звучить неймовірно? Просто перевірте це: Як зробити динамічний шаблон листа Outlook для поточного користувача.

Це все, що я хотів розповісти про вставку зображень з OneDrive. Сподіваюся, ця частина уроку була зрозумілою і корисною, і вам сподобається простота і зручність наших спільних шаблонів. Сміливо встановлюйте його з Microsoft Store і застосовуйте отримані знання на практиці ;)

Якщо залишилися питання, задавайте їх у розділі "Коментарі", буду радий допомогти!