امروز ما قصد داریم نگاهی دقیق‌تر به افزونه قالب‌های ایمیل مشترک خود داشته باشیم و درباره گزینه‌های بسیار مفید آن برای افزودن تصاویر بیشتر بیاموزیم. من مجموعه ای از آموزش ها را برای شما آماده کرده ام که در آن شما را در کل فرآیند راهنمایی می کنم، روش های مختلف برای درج تصاویر را به شما نشان می دهم و مزایا و معایب هر یک از آنها را به شما می گویم.

با الگوهای ایمیل اشتراکی آشنا شوید

اجازه دهید با توضیحی برای کسانی که تازه با Ablebits آشنا شده اند و نمی دانند چیست، شروع کنم. تیم ما اخیراً یک ابزار کاملاً جدید برای Outlook معرفی کرده است و آن را الگوهای ایمیل مشترک نامیده است. اون داره چی کار میکنه؟ در وقت شما صرفه جویی می کند! نیازی به تایپ یا کپی پیست کردن متن یکسان نیست. شما فقط Shared Email Templates را اجرا کنید، قالب مورد نظر را انتخاب کرده و در ایمیل خود قرار دهید. آیا نیاز به حفظ قالب بندی، پیوندها، تصاویر یا افزودن پیوست دارید؟ مشکلی نیست!

علاوه بر این، از آنجایی که قالب‌های ایمیل مشترک یک افزونه مبتنی بر ابر است، می‌توانید از همان الگوها در چندین دستگاه استفاده کنید، هیچ حرفی گم نخواهد شد. و اگر می‌خواهید دیگران نیز به همین الگوها دسترسی داشته باشند، می‌توانید یک تیم ایجاد کنید و الگوهای خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. از آنجایی که اکنون در آستانه تعطیلات هستیم، یک خبرنامه کریسمس در شرف ارسال به تمام مخاطبین شماست. آیا می خواهید همان متن را بارها و بارها جایگذاری و ویرایش کنیددر هر ایمیل؟ یا ترجیح می دهید یک نماد چسباندن را بزنید تا متن، قالب بندی و البته کارت پستال کریسمس اضافه شود؟ ببینید، یک الگوی از پیش ذخیره شده یک ایمیل آماده برای ارسال را با یک کلیک ایجاد می کند:

اگر فکر می کنید برای شما خیلی سخت است و بهتر است این کار را انجام دهید. به روش قدیمی، لطفا چند دقیقه از وقت خود را به این مقاله اختصاص دهید. به من اعتماد کنید، تعجب خواهید کرد که چقدر آسان است ;)

نحوه قرار دادن تصاویر خود در OneDrive

شاید در مورد مکان تصاویری که ممکن است در ایمیل مشترک استفاده کنید تعجب کنید. قالب ها من در مورد همه مکان‌های ذخیره‌سازی و مکان‌های ممکن در این آموزش و آموزش‌های بعدی به شما خواهم گفت تا بتوانید موردی را که بیشتر مناسب شماست انتخاب کنید.

من می‌خواهم با OneDrive شروع کنم. به نظر حقیر من، این ساده ترین پلتفرم برای جاسازی تصویر در قالب خود و در صورت لزوم به اشتراک گذاری آن با همکارانتان است. اگر تازه وارد OneDrive هستید و نمی دانید این پلتفرم چیست و چه کاری باید انجام دهید، مشکلی نیست. من یک راهنمایی کوچک برای شما آماده کرده ام که به شما کمک می کند تا با OneDrive آشنا شوید و مانند من از آن لذت ببرید.

اگر در OneDrive احساس می کنید حرفه ای هستید، دو بخش اول را رد کنید و بپرید. درست برای ایجاد الگوها ;)

ابتدا، اجازه دهید OneDrive شما را باز کنیم. به office.com بروید و وارد شوید. سپس روی نماد راه‌انداز برنامه کلیک کنید و OneDrive را انتخاب کنید:

نکته. من به شما توصیه می کنم همه فایل ها را قرار دهیدمی‌خواهید در قالب‌های ایمیل مشترک در یک پوشه استفاده کنید. این به شما کمک می کند تا آنها را به سرعت پیدا کنید (مثلاً در صورت نیاز به جایگزینی یکی از آنها) و در صورت نیاز با افراد دیگر به اشتراک بگذارید.

دو راه برای قرار دادن یک پوشه با تصاویر در OneDrive شما وجود دارد:

• یک پوشه جدید ایجاد کنید و سپس آن را با فایل های لازم پر کنید:

می توانید تصاویر را با استفاده از گزینه آپلود اضافه کنید یا به سادگی فایل های لازم را در File Explorer خود انتخاب کنید، آنها را بکشید و در OneDrive خود رها کنید.

Upload را بزنید. -> پوشه ، پوشه مورد نیاز را در رایانه شخصی خود جستجو کنید و روی Open کلیک کنید:

در یک لحظه، فایل(های) انتخاب شده ظاهر می شود. به OneDrive شما اضافه شده است. اکنون فایل های خود را در OneDrive دارید. دیدن؟ آسان! :)

برای اطلاعات بیشتر، لطفاً ببینید:

• نحوه اشتراک گذاری امن فایل ها با OneDrive
• نحوه مشاهده فایل های به اشتراک گذاشته شده در OneDrive و توقف اشتراک گذاری

پوشه OneDrive را با یک تیم به اشتراک بگذارید

اگر می خواهید هم تیمی های شما از الگوهایی با تعدادی عکس استفاده کنند، باید نه تنها الگوها، بلکه تصاویر را نیز به اشتراک بگذارید. بیایید تصاویر خود را به اشتراک بگذاریم:

1. همه فایل‌هایی را که می‌خواهید در قالب‌های مشترک استفاده کنید در یک پوشه در OneDrive خود جمع آوری کنید، روی آن کلیک راست کرده و Manage access :

را فشار دهید. لطفاً به خاطر داشته باشید که این تمرین برای حساب شخصی OneDrive شما کار نخواهد کرد. باید فایل‌هایی را در OneDrive شرکت خود قرار دهید و به اشتراک بگذارید که شما و همکارانتان به آن‌ها دسترسی دارید.

پوشه‌هایی که با دیگران به اشتراک گذاشته‌اید با یک نماد کوچک از یک شخص علامت‌گذاری می‌شوند:

اگر این شما هستید که شخصی فایل‌ها/پوشه‌ها را با آنها به اشتراک گذاشته است، آنها را در بخش اشتراک‌گذاری شده OneDrive خود مشاهده خواهید کرد:

اکنون برای آسان‌ترین بخش آماده هستید. بیایید یک عکس در قالب های ایمیل خود وارد کنیم.

نحوه درج یک تصویر از OneDrive در پیام Outlook

همانطور که آماده هستید - فایل های خود را در OneDrive خود دریافت کرده اید و پوشه های لازم نیز وجود دارد. با افراد لازم به اشتراک گذاشته شد - بیایید این تصاویر را به الگوهای شما اضافه کنیم. ما یک ماکرو ویژه برای چنین مواردی معرفی کردیم - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - که عکس انتخابی را مستقیماً از OneDrive شما در پیام Outlook قرار می دهد. بیایید گام به گام پیش برویم:

1. قالب های ایمیل اشتراکی را اجرا کنید و یک الگوی جدید ایجاد کنید.
2. لیست کشویی Insert Macro را باز کنید و ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE را انتخاب کنید. :

شما ماکرو درج شده در قالب خود را با مجموعه ای از کاراکترهای تصادفی مشاهده خواهید کرد. براکت ها هیچ خطایی، اشتباه یا اشکالی وجود ندارد، نیازی به ویرایش چیزی نیست :) این فقط یک مسیر منحصر به فرد به این فایل در OneDrive شما است.

اگرچه متن در مربع است. براکت های ماکرو عجیب به نظر می رسند، هنگام چسباندن یک الگو، تصویری کاملاً معمولی دریافت خواهید کرد.

نکات و یادداشت ها

چند جنبه مهم وجود دارد باید اشاره کنم. ابتدا، هر بار که با ماکرو ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] الگوی ایجاد یا وارد می‌کنید، باید به حساب OneDrive خود وارد شوید. حتی اگر به برنامه OneDrive وارد شده باشید. می دانم، آزاردهنده است، اما مایکروسافت نگران امنیت شما است و هنوز ویژگی Single Sign-on را اجرا نمی کند.

همچنین، همه فرمت های تصویر پشتیبانی نمی شوند. در اینجا فهرستی از قالب‌هایی است که می‌توانید در قالب‌های ایمیل مشترک ما استفاده کنید: .png، .gif، .bmp، .dib، .jpg، .jpe، .jfif، .jpeg. علاوه بر این، محدودیت 4 مگابایت برای یک فایل وجود دارد. اگر تصاویر شما با این معیارها مطابقت ندارند، به سادگی در فهرستی برای انتخاب در دسترس نخواهند بود.

نکته. اگر حساب کاربری اشتباهی را انتخاب کرده اید، نیازی به بستن افزونه و شروع از همان ابتدا نیست. فقط کلیک کنیدروی نماد ابر آبی برای جابه‌جایی بین حساب‌های OneDrive:

لطفاً به خاطر داشته باشید که اگر مجموعه‌ای از الگوها ایجاد کنید و تصمیم بگیرید آنها را با بقیه اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید، باید به هم تیمی های خود دسترسی به پوشه OneDrive خود را ارائه دهید. من این مورد را برای شما پوشش دادم، اگر آن را از دست دادید به بالا بروید.

بگذارید فرض کنیم چند الگو با ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] ایجاد کرده اید اما فراموش کرده اید که پوشه OneDrive را با بقیه اعضای تیم به اشتراک بگذارید. شما قادر خواهید بود چنین قالبی را بدون هیچ مشکلی بچسبانید، اما افزونه هنگام چسباندن یک اعلان به شما نشان می دهد:

نگران نباشید، فقط یک یادآوری است که این فایل خاص فقط برای شما در دسترس است و از آنجایی که سایر کاربران آن را به اشتراک نمی گذارند، نمی توانند آن را درج کنند. بلافاصله پس از کلیک بر روی Close ، این تصویر چسبانده می شود. با این حال، کاربری که سعی می‌کند از این الگو استفاده کند با خطای زیر مواجه می‌شود:

من فکر می‌کنم نیازی به گفتن نحوه رفع این مشکل نیست ;)

نکته. همچنین می توانید تصاویر را به صورت جداگانه برای هر کاربر اضافه کنید. باور نکردنی به نظر می رسد؟ فقط این را بررسی کنید: نحوه ایجاد الگوی ایمیل Outlook پویا برای کاربر فعلی.

این تمام چیزی است که می‌خواستم در مورد درج تصاویر از OneDrive به شما بگویم. امیدوارم این بخش از آموزش واضح و مفید بوده باشد و از سادگی و راحتی الگوهای ایمیل مشترک ما لذت ببرید. با خیال راحت نصب کنیدآن را از فروشگاه مایکروسافت استفاده کنید و دانش جدید خود را در عمل به کار ببرید ;)

اگر سؤالی باقی مانده است، لطفاً آنها را در بخش نظرات بپرسید. خوشحال می شوم کمک کنم!