Tartalomjegyzék
Ma közelebbről megnézzük a Megosztott e-mail sablonok bővítményt, és többet fogunk megtudni a képek beillesztésének szuperhasznos lehetőségeiről. Készítettem neked egy sor bemutatót, ahol végigvezetlek a teljes folyamaton, megmutatom a képek beillesztésének különböző megközelítéseit, és elmondom mindegyiknek az előnyeit és hátrányait.
Ismerkedjen meg a megosztott e-mail sablonokkal
Hadd kezdjem némi tisztázással azok számára, akik újak az Ablebitsnél és nem értik, hogy mi is ez. Csapatunk nemrégiben bevezetett egy vadonatúj eszközt az Outlookhoz, amit Shared Email Templates-nek neveztünk el. Hogy mit csinál? Időt takarít meg! Nem kell újra és újra beírni vagy másolni-beilleszteni ugyanazt a szöveget. Csak futtatod a Shared Email Templates-t, kiválasztod a kívánt sablont és beilleszted a sajátE-mail. Meg kell őrizni a formázást, a hiperhivatkozásokat, a képeket vagy csatolmányokat kell hozzáadni? Nem probléma!
Ráadásul, mivel a Shared Email Templates egy felhőalapú kiegészítő, ugyanazokat a sablonokat több eszközön is használhatja, egyetlen levél sem fog elveszni. És ha azt szeretné, hogy mások is hozzáférjenek ugyanazokhoz a sablonokhoz, létrehozhat egy csapatot, és megoszthatja a sablonjait másokkal.
Mivel ma a képekről beszélünk, hadd mondjak egy példát. Mivel most már az ünnepek küszöbén állunk, egy karácsonyi hírlevelet készül kiküldeni az összes ismerősének. Szeretné minden egyes e-mailben újra és újra beilleszteni és szerkeszteni ugyanazt a szöveget? Vagy inkább megnyomna egy Beillesztés ikont, hogy a szükséges szöveg, formázás és természetesen egy karácsonyi képeslap kerüljön bele? Látja, egy előre elmentettsablon egy kattintással létrehoz egy elküldésre kész e-mailt:
Ha úgy gondolod, hogy ez túl nehéz számodra, és jobb, ha a régi módszerrel csinálod, kérlek, szánj erre a cikkre néhány percet az idődből. Hidd el, meg fogsz lepődni, milyen egyszerű ;)
Hogyan helyezheti el képeit a OneDrive-on
Lehet, hogy kíváncsi vagy a megosztott e-mail sablonokban használható képek tárolási helyére. Ebben és a következő útmutatókban elmondom neked az összes lehetséges tárolási helyet, hogy kiválaszthasd azt, amelyik jobban illik hozzád.
Szeretném a OneDrive-val kezdeni. Szerény véleményem szerint ez a legegyszerűbb platform, ahonnan beágyazhatsz egy képet a sablonodba, és szükség esetén megoszthatod a kollégáiddal. Ha új vagy a OneDrive-ban, és fogalmad sincs, mi ez a platform és mit kell tenned, semmi gond. Készítettem neked egy kis útmutatót, ami segít megismerkedni a OneDrive-val, és ugyanúgy élvezni, mint én.
Ha azonban már profinak érzi magát a OneDrive-ban, ugorja át az első két részt, és ugorjon rögtön a sablonok létrehozására ;)
Először is nyissuk meg a OneDrive-ot. Menjünk az office.com oldalra, és jelentkezzünk be. Ezután kattintsunk az alkalmazásindító ikonra, és válasszuk a OneDrive-ot:
Tipp: Javaslom, hogy a megosztott e-mail sablonokban használni kívánt fájlokat egy mappába helyezze el. Ez segít a gyors megtalálásban (ha például le kell cserélnie valamelyiket), és szükség esetén megoszthatja őket másokkal.
A képeket tartalmazó mappát 2 módon helyezheti el a OneDrive-on:
- Hozzon létre egy új mappát, majd töltse fel a szükséges fájlokkal:
A képeket a Feltöltés opcióval, vagy egyszerűen válassza ki a szükséges fájlokat a Fájlkezelőben, húzza őket a OneDrive-ba.
Egy pillanat múlva a kiválasztott fájl(ok) hozzáadódnak a OneDrive-hoz. Most már a OneDrive-on vannak a fájljaid. Látod? Könnyű! :)
További információkért lásd:
- Hogyan osszon meg fájlokat biztonságosan a OneDrive segítségével?
- Megosztott fájlok megtekintése a OneDrive-ban és a megosztás leállítása
A OneDrive mappa megosztása egy csapattal
Ha azt szeretnéd, hogy csapattársaid használhassanak sablonokat néhány képpel, akkor nemcsak a sablonokat, hanem a képeket is meg kell osztanod. Tegyük megosztottá a képeidet:
- Gyűjtse össze a közös sablonokban használni kívánt fájlokat a OneDrive-on egy mappába, kattintson rá a jobb gombbal, és válassza a következő lehetőséget Hozzáférés kezelése :
Megjegyzés: Ne feledje, hogy ez a gyakorlat nem fog működni a személyes OneDrive-fiókjánál. A fájlokat a vállalati OneDrive-on kell elhelyeznie és megosztania, amelyhez Ön és kollégái hozzáférnek.
A másokkal megosztott mappákat egy személyt ábrázoló kis ikon jelzi:
Ha Ön az, akivel valaki megosztotta a fájlokat/mappákat, akkor azokat a Megosztott OneDrive részlegében:
Most már készen állsz a legegyszerűbb részre. Illesszünk be egy képet az e-mail sablonjaidba.
Hogyan illesszünk be képet a OneDrive-ról egy Outlook-üzenetbe?
Mivel minden készen áll - a fájlok a OneDrive-on vannak, és a szükséges mappák meg vannak osztva a szükséges emberekkel -, adjuk hozzá ezeket az illusztrációkat a sablonjainkhoz. Bevezettünk egy speciális makrót az ilyen esetekre - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] -, amely beilleszti a kiválasztott fotót egy Outlook üzenetbe közvetlenül a OneDrive-ról. Menjünk lépésről lépésre:
- Futtassa a Megosztott e-mail sablonok futtatását, és hozzon létre egy új sablont.
- Nyissa meg a Makró beillesztése legördülő listát, és válassza a ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE lehetőséget:
Látni fogod a sablonodba beillesztett makrót, a szögletes zárójelek között egy sor véletlenszerű karakterrel. Nincs hiba, tévedés vagy hiba, nem kell semmit szerkeszteni :) Ez csak egy egyedi elérési útvonal ehhez a fájlhoz a OneDrive-odban.
Bár a makró szögletes zárójelben lévő szövege furcsán néz ki, a sablon beillesztésekor teljesen normális képet kapunk.
Tippek és megjegyzések
Van néhány fontos szempont, amire fel kell hívnom a figyelmet. Először is, minden alkalommal be kell jelentkezned a OneDrive fiókodba, amikor létrehozol vagy beszúrsz egy sablont a ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] makróval. Még akkor is, ha be vagy jelentkezve a OneDrive alkalmazásba. Tudom, ez bosszantó, de a Microsoft nagyon aggódik a biztonságodért, és egyelőre nem fogja bevezetni a Single Sign-on funkciót.
Továbbá, nem minden képformátum támogatott. Itt van a megosztott e-mail sablonokban használható formátumok listája: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Ezen kívül van egy 4 Mb-os fájlkorlátozás. Ha a képek nem felelnek meg ezeknek a kritériumoknak, akkor egyszerűen nem lesznek elérhetőek a listában.
Tipp: Ha rossz fiókot választott, nem kell bezárnia a bővítményt, és elölről kezdeni az egészet. Csak kattintson a kék felhő ikonra, és máris válthat a OneDrive-fiókok között:
Ne feledje, hogy ha sablonkészletet hoz létre, és úgy dönt, hogy megosztja azokat a csapat többi tagjával, akkor a csapattársainak hozzáférést kell biztosítania a OneDrive mappához. Ezt az esetet már lefedtem, görgessen felfelé, ha lemaradt róla.
Tegyük fel, hogy létrehoztál néhány sablont a ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] segítségével, de elfelejtetted megosztani a OneDrive mappát a csapat többi tagjával. Az ilyen sablonokat gond nélkül beillesztheted, de a bővítmény a beillesztéskor értesítést fog mutatni:
Ne aggódjon, ez csak egy emlékeztető, hogy ez a bizonyos fájl csak az Ön számára elérhető, és mivel más felhasználók nem osztották meg, nem tudják majd beilleszteni. A képet közvetlenül a következő gombra kattintás után fogja beilleszteni Zárja be a A felhasználó azonban, aki megpróbálja használni ezt a sablont, a következő hibát kapja:
Azt hiszem, nem kell elmondanom, hogyan kell megoldani ezt a problémát ;)
Tipp: Képeket is hozzáadhatsz külön-külön minden egyes felhasználóhoz. Hihetetlennek hangzik? Csak nézd meg ezt: Hogyan készítsünk dinamikus Outlook e-mail sablont az aktuális felhasználónak.
Ennyit szerettem volna elmondani a képek OneDrive-ból történő beillesztéséről. Remélem, hogy a bemutató ezen része világos és hasznos volt, és élvezni fogod a megosztott e-mail sablonok egyszerűségét és kényelmét. Nyugodtan telepítsd a Microsoft Store-ból, és alkalmazd az új tudásodat a gyakorlatban ;)
Ha maradt még kérdésed, kérlek, tedd fel a hozzászólások között, szívesen segítek!
