Indholdsfortegnelse
I dag skal vi se nærmere på vores tilføjelsesprogram Shared Email Templates og lære mere om dets super nyttige muligheder for at tilføje billeder. Jeg har forberedt et sæt tutorials til dig, hvor jeg vil følge dig gennem hele processen, vise dig forskellige metoder til at indsætte billeder og fortælle dig fordele og ulemper ved hver af dem.
Få kendskab til delte e-mail-skabeloner
Lad mig starte med en afklaring for dem, der er nye i Ablebits og ikke forstår, hvad det er. Vores team introducerede for nylig et helt nyt værktøj til Outlook og kaldte det Shared Email Templates. Hvad gør det? Det sparer din tid! Der er ingen grund til at skrive eller copy-paste den samme tekst igen og igen. Du skal bare køre Shared Email Templates, vælge den ønskede skabelon og indsætte den i dine-mail. Skal du bevare formatering, hyperlinks, billeder eller tilføje vedhæftede filer? Intet problem!
Da Shared Email Templates er en cloud-baseret tilføjelse, kan du bruge de samme skabeloner på flere enheder, og intet brev vil gå tabt. Og hvis du ønsker, at andre også skal have adgang til de samme skabeloner, kan du oprette et team og dele dine skabeloner med andre.
Da vi taler om billeder i dag, vil jeg give dig et eksempel. Da vi nu står på tærsklen til ferien, skal der snart sendes et julenyhedsbrev ud til alle dine kontakter. Vil du gerne indsætte og redigere den samme tekst igen og igen i hver e-mail? Eller vil du hellere trykke på et indsæt-ikon, så den nødvendige tekst, formatering og selvfølgelig et julepostkort bliver tilføjet? Se, en forud gemtskabelon skaber en e-mail, der er klar til at blive sendt med et enkelt klik:
Hvis du tror, at det er for svært for dig, og at du hellere må gøre det på den gammeldags måde, så giv denne artikel et par minutter af din tid. Tro mig, du vil blive overrasket over, hvor let det er ;)
Sådan placerer du dine billeder på OneDrive
Du undrer dig måske over placeringen af de billeder, som du kan bruge i Shared Email Templates. Jeg fortæller dig om alle de mulige lagringssteder og steder i denne og de følgende tutorials, så du kan vælge det, der passer bedst til dig.
Jeg vil gerne starte med OneDrive. Efter min ydmyge mening er dette den nemmeste platform til at integrere et billede i din skabelon og dele det med dine kolleger, hvis det er nødvendigt. Hvis du er ny på OneDrive og ikke aner, hvad denne platform er, og hvad du skal gøre, er det ikke noget problem. Jeg har udarbejdet en lille vejledning til dig, som vil hjælpe dig med at lære OneDrive at kende og nyde det lige så meget som jeg.
Hvis du derimod føler dig som en professionel i OneDrive, kan du springe de to første afsnit over og gå direkte til at oprette skabeloner ;)
Lad os først åbne din OneDrive. Gå til office.com og log ind. Klik derefter på ikonet for appstarter og vælg OneDrive:
Tip. Jeg vil anbefale dig at placere alle de filer, du vil bruge i Shared Email Templates, i én mappe. Det vil hjælpe dig med at finde dem hurtigt (hvis du f.eks. skal udskifte en af dem) og dele dem med andre, hvis det er nødvendigt.
Der er 2 måder at placere en mappe med billeder på dit OneDrive på:
- Opret en ny mappe, og fyld den med de nødvendige filer:
Du kan tilføje billederne ved at bruge Upload eller vælg blot de nødvendige filer i din File Explorer, træk og slip dem til dit OneDrive.
Om et øjeblik vil de(n) valgte fil(er) blive tilføjet til dit OneDrive. Nu har du dine filer på OneDrive. Se? Nemt! :)
For yderligere oplysninger, se venligst:
- Sådan deler du filer sikkert med OneDrive
- Sådan får du vist delte filer i OneDrive og stopper deling
Del OneDrive-mappen med et team
Hvis du vil have dine holdkammerater til at bruge skabeloner med nogle billeder, skal du ikke kun dele skabelonerne, men også billederne. Lad os få dine billeder delt:
- Saml alle de filer, du skal bruge i fælles skabeloner, i én mappe på dit OneDrive, højreklik på den, og vælg Administrer adgang :
Bemærk: Husk, at denne øvelse ikke virker for din personlige OneDrive-konto. Du skal placere og dele filerne i virksomhedens OneDrive, som du og dine kolleger har adgang til.
De mapper, du har delt med andre, er markeret med et lille ikon af en person:
Hvis det er dig, som nogen har delt filerne/mapperne med, kan du se dem i Fælles afsnittet i dit OneDrive:
Nu er du klar til den nemmeste del. Lad os indsætte et billede i dine e-mail-skabeloner.
Sådan indsætter du et billede fra OneDrive i en Outlook-besked
Da du er klar - du har dine filer på dit OneDrive, og de nødvendige mapper er delt med de nødvendige personer - lad os tilføje disse illustrationer til dine skabeloner. Vi har indført en særlig makro til sådanne tilfælde - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - der vil indsætte det valgte billede i en Outlook-besked direkte fra dit OneDrive. Lad os gå trin for trin:
- Kør Delte e-mail-skabeloner og opret en ny skabelon.
- Åbn den Indsæt makro dropdown-listen og vælg ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:
Du vil se makroen indsat i din skabelon med et sæt tilfældige tegn i de firkantede parenteser. Der er ingen fejl, fejl eller fejl, og du behøver ikke at redigere noget :) Det er bare en unik sti til denne fil i dit OneDrive.
Selv om teksten i de firkantede parenteser i makroen ser underlig ud, får du et helt normalt billede, når du indsætter en skabelon.
Tips og noter
Der er et par vigtige aspekter, som jeg bør påpege. For det første skal du logge ind på din OneDrive-konto, hver gang du opretter eller indsætter en skabelon med makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[]. Selv om du er logget ind på OneDrive-appen. Jeg ved, det er irriterende, men Microsoft bekymrer sig meget om din sikkerhed og har ikke tænkt sig at implementere Single Sign-on-funktionen endnu.
Her er en liste over formater, som du kan bruge i vores Shared Email Templates: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Desuden er der en begrænsning på 4 Mb for en fil. Hvis dine billeder ikke opfylder disse kriterier, vil de simpelthen ikke være tilgængelige på en liste, hvor du kan vælge.
Tip. Hvis du har valgt den forkerte konto, er det ikke nødvendigt at lukke tilføjelsesprogrammet og starte forfra. Du skal blot klikke på det blå sky-ikon for at skifte mellem dine OneDrive-konti:
Husk, at hvis du opretter et sæt skabeloner og beslutter dig for at dele dem med resten af dit team, skal du give dine holdkammerater adgang til din OneDrive-mappe. Jeg har dækket dette tilfælde for dig, scroll op, hvis du gik glip af det.
Lad os sige, at du har oprettet et par skabeloner med ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[], men har glemt at dele OneDrive-mappen med resten af teamet. Du vil kunne indsætte en sådan skabelon uden problemer, men tilføjelsesprogrammet vil vise dig en meddelelse, når du indsætter den:
Bare rolig, det er bare en påmindelse om, at denne fil kun er tilgængelig for dig, og da andre brugere ikke har den delt, kan de ikke indsætte den. Du vil få dette billede indsat lige efter at have klikket på Luk Men brugeren, der forsøger at bruge denne skabelon, får følgende fejl:
Jeg tror ikke, at det er nødvendigt at fortælle dig, hvordan du løser dette problem ;)
Tip. Du kan også tilføje billeder individuelt for hver bruger. Lyder det utroligt? Tjek dette ud: Sådan laver du en dynamisk Outlook-e-mailskabelon til den aktuelle bruger.
Det var alt, hvad jeg ville fortælle dig om at indsætte billeder fra OneDrive. Jeg håber, at denne del af vejledningen var klar og nyttig, og at du vil nyde den enkle og bekvemme brug af vores Shared Email Templates. Du er velkommen til at installere den fra Microsoft Store og anvende din nye viden i praksis ;)
Hvis der er nogen spørgsmål tilbage, så stil dem i kommentarfeltet. Jeg hjælper dig gerne!
