Vandaag gaan we onze invoegtoepassing Gedeelde e-mailsjablonen nader bekijken en meer te weten komen over de supergebruikelijke opties om afbeeldingen toe te voegen. Ik heb een reeks tutorials voor u voorbereid waarin ik u door het hele proces begeleid, u verschillende benaderingen voor het invoegen van afbeeldingen laat zien en u de voor- en nadelen van elk daarvan vertel.

Maak kennis met gedeelde e-mailsjablonen

Laat ik beginnen met wat verduidelijking voor degenen die nieuw zijn bij Ablebits en niet begrijpen wat het is. Ons team heeft onlangs een gloednieuwe tool voor Outlook geïntroduceerd en het Shared Email Templates genoemd. Wat doet het? Het bespaart u tijd! U hoeft niet steeds dezelfde tekst te typen of te kopiëren-plakken. U voert gewoon Shared Email Templates uit, selecteert het gewenste sjabloon en plakt het in uwe-mail. Wilt u opmaak, hyperlinks, afbeeldingen of bijlagen toevoegen? Geen probleem!

En omdat Gedeelde e-mailsjablonen een cloud-gebaseerde invoegtoepassing is, kunt u dezelfde sjablonen op meerdere apparaten gebruiken en gaat er geen brief verloren. En als u wilt dat anderen ook toegang hebben tot dezelfde sjablonen, kunt u een team aanmaken en uw sjablonen met anderen delen.

Aangezien we het vandaag over afbeeldingen hebben, zal ik u een voorbeeld geven. Aangezien we nu aan de vooravond van de feestdagen staan, wordt er binnenkort een kerstnieuwsbrief naar al uw contacten gestuurd. Wilt u in elke e-mail steeds weer dezelfde tekst plakken en bewerken? Of drukt u liever op het pictogram Plakken, zodat de nodige tekst, opmaak en natuurlijk een kerstkaartje worden toegevoegd? Kijk, een vooraf opgeslagensjabloon creëert in één klik een verzendklare e-mail:

Als je denkt dat het te moeilijk voor je is en dat je het beter op de ouderwetse manier kunt doen, geef dit artikel dan een paar minuten van je tijd. Geloof me, je zult verbaasd zijn hoe makkelijk het is ;)

Hoe plaatst u uw foto's op OneDrive

Misschien vraagt u zich af waar de afbeeldingen die u in gedeelde e-mailsjablonen gebruikt, moeten worden opgeslagen. In deze en volgende tutorials vertel ik u over alle mogelijke opslagplaatsen en plaatsen, zodat u kunt kiezen wat het beste bij u past.

Ik wil graag beginnen met OneDrive. Naar mijn bescheiden mening is dit het gemakkelijkste platform om een afbeelding in uw sjabloon op te nemen en deze eventueel met uw collega's te delen. Als u nieuw bent met OneDrive en geen idee hebt wat dit platform is en wat u moet doen, geen probleem. Ik heb een kleine leidraad voor u opgesteld die u zal helpen om vertrouwd te raken met OneDrive en er net zoveel plezier aan te beleven als ik.

Als je je echter een pro voelt in OneDrive, sla dan de eerste twee secties over en spring meteen naar het maken van sjablonen ;)

Laten we eerst je OneDrive openen. Ga naar office.com en meld je aan. Klik dan op het pictogram van de app launcher en kies OneDrive:

Tip. Ik raad u aan om alle bestanden die u gaat gebruiken in gedeelde e-mailsjablonen in één map te plaatsen. Zo kunt u ze snel terugvinden (voor het geval u er bijvoorbeeld een moet vervangen) en eventueel delen met anderen.

Er zijn 2 manieren om een map met afbeeldingen op uw OneDrive te plaatsen:

• Maak een nieuwe map aan en vul deze met de benodigde bestanden:

U kunt de afbeeldingen toevoegen met behulp van de uploaden optie of selecteer gewoon de nodige bestanden in uw Verkenner, sleep ze naar uw OneDrive.

Hit uploaden -> Map , blader naar de benodigde map op uw PC en klik op Open :

In een ogenblik worden de gekozen bestanden toegevoegd aan je OneDrive. Nu heb je je bestanden op OneDrive. Zie je wel? Makkelijk! :)

Voor meer informatie, zie:

• Hoe veilig bestanden delen met OneDrive
• Hoe gedeelde bestanden in OneDrive te bekijken en het delen te stoppen

De OneDrive-map delen met een team

Als je wilt dat je teamgenoten sjablonen met foto's gebruiken, moet je niet alleen de sjablonen delen, maar ook de foto's. Maak je foto's gedeeld:

1. Verzamel alle bestanden die u wilt gebruiken in gemeenschappelijke sjablonen in één map op uw OneDrive, klik er met de rechtermuisknop op en kies Toegang beheren :

Opmerking: houd er rekening mee dat deze oefening niet werkt voor uw persoonlijke OneDrive-account. U moet de bestanden plaatsen en delen in uw zakelijke OneDrive waartoe u en uw collega's toegang hebben.

De mappen die u met anderen hebt gedeeld, zijn gemarkeerd met een klein pictogram van een persoon:

Als jij het bent met wie iemand de bestanden/mappen heeft gedeeld, zie je ze in de Gedeelde sectie van uw OneDrive:

Nu bent u klaar voor het gemakkelijkste deel. Laten we een afbeelding invoegen in uw e-mailsjablonen.

Een afbeelding van OneDrive invoegen in een Outlook-bericht

Nu je helemaal klaar bent - je hebt je bestanden op je OneDrive en de nodige mappen zijn gedeeld met de nodige mensen - laten we die illustraties toevoegen aan je sjablonen. We hebben een speciale macro geïntroduceerd voor dergelijke gevallen - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - die de gekozen foto rechtstreeks vanuit je OneDrive in een Outlook-bericht zal plakken. Laten we stap voor stap te werk gaan:

1. Start Gedeelde e-mailsjablonen en maak een nieuwe sjabloon.
2. Open de Macro invoegen en kies ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE:

U ziet de macro ingevoegd in uw sjabloon met een reeks willekeurige tekens tussen vierkante haken. Er is geen fout, vergissing of bug, u hoeft niets te bewerken :) Het is gewoon een uniek pad naar dit bestand in uw OneDrive.

Hoewel de tekst tussen vierkante haken van de macro er vreemd uitziet, krijg je een volkomen normaal beeld wanneer je een sjabloon plakt.

Tips en opmerkingen

Er zijn een paar belangrijke aspecten waarop ik moet wijzen. Ten eerste moet u zich aanmelden bij uw OneDrive-account telkens wanneer u een sjabloon maakt of invoegt met de ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] macro. Ook al bent u aangemeld bij de OneDrive-app. Ik weet het, het is irritant, maar Microsoft maakt zich veel zorgen over uw veiligheid en gaat de Single Sign-on-functie nog niet implementeren.

Ook worden niet alle afbeeldingsformaten ondersteund. Hier is de lijst van formaten die u kunt gebruiken in onze Gedeelde e-mailtemplates: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Bovendien is er een beperking van 4 Mb voor een bestand. Als uw afbeeldingen niet aan deze criteria voldoen, zullen ze gewoon niet beschikbaar zijn in een lijst om uit te kiezen.

Tip: Als u het verkeerde account hebt gekozen, hoeft u de invoegtoepassing niet te sluiten en opnieuw te beginnen. Klik gewoon op het blauwe wolkenpictogram om te wisselen tussen uw OneDrive-accounts:

Houd er rekening mee dat als u een reeks sjablonen maakt en besluit deze te delen met de rest van uw team, u uw teamgenoten toegang moet geven tot uw OneDrive-map. Ik heb dit geval voor u behandeld, scroll naar boven als u het hebt gemist.

Stel dat u een paar sjablonen hebt gemaakt met ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] maar vergeten bent de OneDrive-map te delen met de rest van het team. U kunt zo'n sjabloon zonder problemen plakken, maar de invoegtoepassing geeft een melding bij het plakken:

Geen zorgen, het is gewoon een herinnering dat dit specifieke bestand alleen voor u beschikbaar is en omdat andere gebruikers het niet gedeeld hebben, kunnen zij het niet invoegen. U krijgt deze afbeelding geplakt direct na het klikken op Sluit De gebruiker die dit sjabloon probeert te gebruiken, krijgt echter de volgende foutmelding:

Ik denk dat het niet nodig is om je te vertellen hoe je dit probleem moet oplossen ;)

Tip: U kunt ook voor elke gebruiker afzonderlijk foto's toevoegen. Klinkt dat ongelooflijk? Kijk dan hier: Hoe maak je dynamische Outlook e-mailsjablonen voor de huidige gebruiker.

Dat is alles wat ik je wilde vertellen over het invoegen van afbeeldingen uit OneDrive. Ik hoop dat dit deel van de tutorial duidelijk en nuttig was en dat je zult genieten van de eenvoud en het gemak van onze gedeelde e-mailsjablonen. Voel je vrij om het uit de Microsoft Store te installeren en je nieuwe kennis in de praktijk toe te passen ;)

Als er nog vragen zijn, stel ze dan in het commentaarveld. Ik help je graag!