Í dag ætlum við að skoða nánar samnýtt tölvupóstsniðmát viðbótina okkar og fræðast meira um ofurgagnlegar valkosti þess til að bæta við myndum. Ég hef útbúið sett af námskeiðum fyrir þig þar sem ég mun leiða þig í gegnum allt ferlið, sýna þér mismunandi aðferðir við að setja inn myndir og segja þér kosti og galla hverrar þeirra.

Kynntu þér sniðmát fyrir sameiginleg tölvupóst

Leyfðu mér að byrja með smá skýringar fyrir þá sem eru nýir í Ablebits og skilja ekki hvað það er. Lið okkar kynnti glænýtt tól fyrir Outlook nýlega og kallaði það Shared Email Templates. Hvað er það að gera? Það sparar þér tíma! Það er engin þörf á að skrifa eða copy-pastea sama textann aftur og aftur. Þú keyrir bara Shared Email Templates, veldu sniðmátið sem þú vilt og límir það inn í tölvupóstinn þinn. Þarftu að varðveita snið, tengla, myndir eða bæta við viðhengjum? Ekkert mál!

Að auki, þar sem Shared Email Templates er skýjabundið viðbót, geturðu notað sömu sniðmátin á mörgum tækjum, enginn stafur glatast. Og ef þú vilt að aðrir hafi aðgang að sömu sniðmátunum líka, geturðu búið til teymi og deilt sniðmátunum þínum með öðrum.

Eins og við erum að tala um myndir í dag, leyfðu mér að gefa þér dæmi. Þar sem við erum á barmi frí núna er jólafréttabréf að verða sent út til allra tengiliða þinna. Viltu líma og breyta sama textanum aftur og afturí hverjum tölvupósti? Eða viltu frekar ýta á Paste táknið svo að nauðsynlegur texti, snið og auðvitað jólapóstkort bætist við? Sjáðu, fyrirfram vistað sniðmát býr til tölvupóst sem er tilbúinn til að senda með einum smelli:

Ef þú heldur að það sé of erfitt fyrir þig og þú ættir að gera það á gamaldags hátt, vinsamlegast gefðu þessari grein nokkrar mínútur af tíma þínum. Treystu mér, það kemur þér á óvart hversu auðvelt það er ;)

Hvernig á að setja myndirnar þínar á OneDrive

Þú gætir verið að velta fyrir þér staðsetningu myndanna sem þú gætir notað í sameiginlegum tölvupósti Sniðmát. Ég skal segja þér frá öllum mögulegum geymslum og stöðum í þessu og eftirfarandi kennsluefni svo að þú gætir valið þann sem hentar þér betur.

Mig langar að byrja með OneDrive. Að mínu hógværa áliti er þetta auðveldasti vettvangurinn til að fella mynd inn í sniðmátið þitt frá og deila henni með samstarfsfólki þínu ef þörf krefur. Ef þú ert nýr í OneDrive og hefur ekki hugmynd um hvað þessi vettvangur er og hvað þú ættir að gera, ekkert mál. Ég hef útbúið smá leiðbeiningar fyrir þig sem mun hjálpa þér að kynnast OneDrive og njóta þess eins mikið og ég.

Ef þér finnst þú hins vegar vera atvinnumaður í OneDrive skaltu sleppa fyrstu tveimur hlutunum og hoppa rétt til að búa til sniðmát ;)

Í fyrsta lagi skulum við opna OneDrive. Farðu á office.com og skráðu þig inn. Smelltu síðan á ræsiforritstáknið og veldu OneDrive:

Ábending. Ég mæli með að þú setjir allar skrárnarþú ætlar að nota í Samnýtt tölvupóstsniðmát í einni möppu. Það mun hjálpa þér að finna þau fljótt (ef þú þarft til dæmis að skipta um einn þeirra) og deila með öðru fólki ef þörf krefur.

Það eru tvær leiðir til að setja möppu með myndum á OneDrive:

• Búðu til nýja möppu og fylltu hana síðan með nauðsynlegum skrám:

Þú getur bætt myndunum við með því að nota Hlaða upp valmöguleikann eða einfaldlega velja nauðsynlegar skrár í File Explorer, draga þær og sleppa þeim í OneDrive.

Ýttu á Hlaða upp -> Mappa , flettu að nauðsynlegri möppu á tölvunni þinni og smelltu á Opna :

Eftir augnablik verða valdar skrár bætt við OneDrive þinn. Nú hefurðu skrárnar þínar á OneDrive. Sjáðu? Auðvelt! :)

Nánari upplýsingar er að finna í:

• Hvernig á að deila skrám á öruggan hátt með OneDrive
• Hvernig á að skoða samnýttar skrár í OneDrive og hætta að deila

Deildu OneDrive möppunni með teymi

Ef þú vilt að liðsfélagar þínir noti sniðmát með einhverjum myndum þarftu ekki aðeins að deila sniðmátunum heldur líka myndunum. Við skulum láta myndirnar þínar deila:

1. Safnaðu öllum skrám sem þú átt að nota í algengum sniðmátum í eina möppu á OneDrive, hægrismelltu á hana og veldu Stjórna aðgangi :

Athugið. Vinsamlegast hafðu í huga að þessi æfing mun ekki virka fyrir persónulega OneDrive reikninginn þinn. Þú þarft að setja og deila skrám í OneDrive fyrirtækinu þínu sem þú og samstarfsmenn þínir hafa aðgang að.

Möppurnar sem þú hefur deilt með öðrum eru merktar með litlu tákni af einstaklingi:

Ef það ert þú sem einhver deildi skránum/möppunum með, Ég mun sjá þær í Shared hlutanum á OneDrive:

Nú ertu tilbúinn fyrir auðveldasta hlutann. Við skulum setja mynd inn í tölvupóstsniðmátin þín.

Hvernig á að setja mynd frá OneDrive inn í Outlook skilaboð

Þegar allt er tilbúið - þú fékkst skrárnar þínar á OneDrive og nauðsynlegar möppur eru deilt með nauðsynlegu fólki - við skulum bæta þessum myndskreytingum við sniðmátin þín. Við kynntum sérstaka fjölvi fyrir slík tilvik - ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] - sem mun líma valda mynd inn í Outlook skilaboð beint frá OneDrive þínum. Förum skref fyrir skref:

1. Keyrum Shared Email Templates og búum til nýtt sniðmát.
2. Opnaðu Insert Macro fellilistann og veldu ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE :

Þú munt sjá makróið sett inn í sniðmátið þitt með setti af handahófi stöfum í hornklofa. Það er engin villa, mistök eða villa, engin þörf á að breyta neinu :) Það er bara einstök slóð að þessari skrá í OneDrive þínum.

Þó textinn í ferningnum sviga á fjölvi lítur undarlega út, þú færð fullkomlega eðlilega mynd þegar þú límir sniðmát.

Ábendingar og athugasemdir

Það eru nokkrir mikilvægir þættir Ég ætti að benda á. Fyrst þarftu að skrá þig inn á OneDrive reikninginn þinn í hvert skipti sem þú býrð til eða setur inn sniðmát með ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] fjölva. Jafnvel þó þú sért skráður inn á OneDrive appið. Ég veit, það er pirrandi en Microsoft hefur miklar áhyggjur af öryggi þínu og ætlar ekki að innleiða Single Sign-on eiginleikann ennþá.

Einnig eru ekki öll myndsnið studd. Hér er listi yfir snið sem þú getur notað í sniðmát fyrir sameiginlega tölvupóst: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg. Að auki er takmörkun 4 Mb fyrir skrá. Ef myndirnar þínar passa ekki við þessi skilyrði verða þær einfaldlega ekki tiltækar á lista til að velja.

Ábending. Ef þú hefur valið rangan reikning þarftu ekki að loka viðbótinni og byrja alveg frá byrjun. Smelltu baraá bláa skýjatákninu til að skipta á milli OneDrive reikninganna þinna:

Vinsamlegast hafðu í huga að ef þú býrð til sett af sniðmátum og ákveður að deila þeim með restinni af teyminu þínu, Þú þarft að veita liðsfélögum þínum aðgang að OneDrive möppunni þinni. Ég fékk þetta tilfelli fyrir þig, flettu upp ef þú misstir af því.

Segjum að þú hafir búið til nokkur sniðmát með ~%INSERT_PICTURE_FROM_ONEDRIVE[] en gleymdir að deila OneDrive möppunni með restinni af teyminu. Þú munt geta límt slíkt sniðmát án vandræða en viðbótin mun sýna þér tilkynningu þegar þú límir:

Engar áhyggjur, þetta er bara áminning um að þetta tiltekin skrá er aðeins í boði fyrir þig og þar sem aðrir notendur hafa henni ekki deilt munu þeir ekki geta sett hana inn. Þú munt hafa þessa mynd límda strax eftir að þú smellir á Loka . Hins vegar mun notandinn sem reynir að nota þetta sniðmát fá eftirfarandi villu:

Ég tel að það sé engin þörf á að segja þér hvernig á að laga þetta vandamál ;)

Ábending. Þú getur líka bætt við myndum fyrir sig fyrir hvern notanda. Hljómar ótrúlegt? Skoðaðu þetta bara: Hvernig á að búa til kraftmikið Outlook tölvupóstsniðmát fyrir núverandi notanda.

Það er allt sem ég vildi segja þér um að setja inn myndir frá OneDrive. Ég vona að þessi hluti kennslunnar hafi verið skýr og gagnlegur og þú munt njóta einfaldleikans og þæginda sniðmátanna fyrir sameiginlega tölvupósta. Ekki hika við að setja uppþað frá Microsoft Store og notaðu nýju þekkingu þína í reynd ;)

Ef það eru einhverjar spurningar eftir, vinsamlegast spurðu þær í athugasemdahlutanum. Ég mun vera fús til að hjálpa!